Comment puis-je retenir un dépôt de garantie sur ma facture ?
Avec un dépôt de garantie, vous retenez temporairement une partie du montant de la facture. Votre client ne doit payer cette partie qu'après un délai déterminé, comme garantie que les travaux ont effectivement été exécutés. Robaws calcule le montant, le déduit du montant ouvert, le reprend sur le PDF et le libère à nouveau après le délai.
Par exemple : sur une facture de 1.000 €, il y a un dépôt de garantie de 10 % avec un délai de 30 jours. Votre client ne doit donc payer ces 100 € qu'après 30 jours. À partir du jour qui suit le délai, ces 100 € sont de nouveau ajoutés au montant ouvert.
Activer le dépôt de garantie
Activez la fonction via paramètres > factures > dépôt de garantie > 'Activer dépôt de garantie'. Dès que le dépôt de garantie est actif, le bouton 'Gérer les modèles de dépôt de garantie' apparaît dans la même carte, et chaque facture reçoit un cadre supplémentaire 'Dépôt de garantie'.
Créer des modèles de dépôt de garantie
Les modèles sont facultatifs, mais pratiques si vous utilisez toujours les mêmes dépôts de garantie. Vous les gérez via paramètres > factures > dépôt de garantie > 'Gérer les modèles de dépôt de garantie'. Par modèle, vous complétez :
Champ | Explication |
|---|---|
Nom | Le nom du modèle. |
Type de dépôt de garantie | Montant fixe, Pourcentage TVA comprise ou Pourcentage hors TVA. |
Montant fixe ou Pourcentage | Le montant ou le pourcentage que vous souhaitez appliquer. Le champ que vous voyez dépend du type de dépôt de garantie choisi. |
Nombre de jours | Le nombre de jours utilisé pour déterminer le délai. |
Description en PDF | Cette description est reprise sur le PDF, sur la ligne du dépôt de garantie. Si vous la laissez vide, le terme standard 'Dépôt de garantie' est utilisé. |
Description dans le commentaire du pdf | Le texte qui apparaît comme commentaire sur le PDF. Vous pouvez le traduire par langue via l'icône de langue. |
Placer un dépôt de garantie sur une facture
Vous pouvez attribuer un dépôt de garantie à une facture de deux manières :
- Manuellement sur la facture.
- Via un modèle créé dans les paramètres.
Cliquez dans le cadre 'Dépôt de garantie' sur 'Ajouter dépôt de garantie'. S'il existe des modèles, vous en choisissez un. S'il n'existe pas de modèles, vous obtenez un dépôt de garantie vide du type Montant fixe avec la date de la facture comme délai, et vous réglez tout directement sur la facture.
Sur la facture elle-même, vous gérez : Type de dépôt de garantie, le montant ou le pourcentage, Nombre de jours, Délai de dépôt de garantie et Description en PDF.
Où retrouvez-vous le dépôt de garantie ?
- Sur la facture, dans le montant ouvert bleu : le dépôt de garantie diminue le montant total ouvert.
- Sur le PDF : sous le montant total apparaît une ligne supplémentaire 'Dépôt de garantie' (ou votre propre description) qui est déduite du total.
- Sur l'aperçu des factures et paiements. Il s'agit d'un PDF distinct que vous ouvrez sur la facture via le bouton d'action pdf > 'Aperçu des factures et paiements' ; il s'ouvre dans un nouvel onglet. Vous pouvez aussi l'envoyer en pièce jointe lorsque vous envoyez la facture par e-mail. Dans cet aperçu, une colonne supplémentaire 'Retenue - (non encore exigible)' reprend le montant retenu et la date d'échéance. Cette colonne n'apparaît que si l'aperçu contient au moins une facture avec un dépôt de garantie qui n'est pas encore échu.
Ne confondez pas le dépôt de garantie avec la retenue d'une avance : il s'agit d'une autre fonction, que vous retrouvez dans la facture d'avance et dans la combinaison de facture d'avance et d'états d'avancement.
Mis à jour le : 28/08/2026
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