Factures d'achat | Explication générale

Naviguez rapidement vers la partie concernant :

• Pourquoi gérer les factures d'achat dans Robaws ?
• Écran d'aperçu
• Comment envoyer les factures d'achat vers Robaws ?
• Numérotation ou pro forma
• Détail de la facture d'achat
• Paiement de la facture d'achat
• Transmettre au comptable
• Notes de crédit
• Flux d'approbation
• Facture confidentielle

Pourquoi gérer les factures d'achat dans Robaws ?

Vous pouvez choisir de gérer vos factures d'achat dans Robaws.
Ce n'est pas nécessaire pour votre comptabilité, étant donné que celle-ci ne se fait pas dans Robaws, mais cela présente de nombreux avantages.

Écran d'aperçu

L'aperçu des factures d'achat peut être adapté via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? En outre, chaque utilisateur peut créer et personnaliser ses propres aperçus.

Ainsi, vous pouvez par exemple créer un aperçu de toutes les factures que vous avez reçues via Peppol, que vous devez encore envoyer au comptable, qui doivent encore être payées, ...

Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs factures d'achat à la fois.
Les factures d'achat peuvent être supprimées, archivées ou verrouillées via les boutons d'action en haut, et peuvent être exportées vers excel.

Envoyer les factures d'achat vers Robaws

Il existe différentes manières de faire entrer des factures d'achat et des notes de crédit dans Robaws. Les plus courantes sont :

• automatiquement via Peppol
• en les transmettant depuis votre boîte mail, avec ou sans reconnaissance OCR

Vous pouvez aussi choisir d'ajouter manuellement une facture d'achat dans Robaws :

• Cliquez en haut de l'aperçu sur + pour ajouter une facture d'achat ou sur - pour ajouter une note de crédit, chargez le document (seuls les fichiers pdf ou les images sont acceptés) et complétez vous-même les données.
• Cliquez en haut de l'aperçu sur « télécharger des factures d'achat », choisissez vers quelle Robawsbox la facture peut être envoyée et sélectionnez un fichier. Via la reconnaissance OCR choisie, la facture d'achat sera partiellement ou entièrement lue dans Robaws.

Possibilités supplémentaires :

• Un bon de commande peut être converti en facture d'achat. Pour ce faire, allez sur le bon de commande, et cliquez dans l'aperçu sur + à côté de « factures d'achat ». Toutes les lignes du bon de commande sont alors reprises dans la facture d'achat. Vous pouvez encore télécharger vous-même le fichier dans la facture d'achat.
• Via l' app Robaws, un ticket de caisse, une note de frais ou un autre document peut être transmis simplement comme facture d'achat. Pour ce faire, cliquez dans le menu sur « upload achat ». Cette option n'est visible que si l'OCR est activé dans Robaws.

Numérotation ou pro forma

Une facture d'achat est toujours liée à un journal . Ce journal détermine entre autres la numérotation des factures d'achat et notes de crédit. Si vous travaillez avec différents journaux, vous pouvez configurer à quel journal une nouvelle facture d'achat/note de crédit doit être ajoutée.
Vous pouvez aussi choisir ici si une facture d'achat/note de crédit est numérotée automatiquement ou d'abord enregistrée comme pro forma .

Détail de la facture d'achat

Dans les données de facturation, les données figurant sur la facture d'achat sont reprises. Vous pouvez également indiquer ici si cette facture d'achat est confidentielle et quel statut elle a.

À droite, un certain nombre de données du fournisseur sont visibles, celles-ci proviennent de la fiche fournisseur dans Robaws. De cette manière, vous pouvez rapidement vérifier si les coordonnées bancaires et le numéro de TVA sont corrects et si vous avez conservé des remarques concernant ce fournisseur.

En bas, vous retrouvez les lignes de facture. Vous pouvez attribuer chaque ligne de facture séparément à un projet, du matériel, une activité, une commande, ...
Vous pouvez aussi déjà déterminer à quel compte du grand livre cette ligne sera attribuée dans votre logiciel de comptabilité.

Comme dans d'autres modules, vous pouvez également ajouter ici des remarques, des fichiers et des tâches.
N'oubliez pas que vous pouvez aussi créer ici des champs supplémentaires pour conserver des infos de manière structurée !

Paiement de la facture d'achat

Dans les données de facturation, vous trouvez le montant en cours. C'est le montant total de la facture moins les paiements enregistrés.

Depuis l'aperçu, vous pouvez sélectionner les factures souhaitées et les payer de différentes manières :

• payer via une liaison avec votre logiciel de comptabilité
• payer via une liaison avec une plateforme bancaire
• via un fichier de paiement que vous initiez depuis Robaws

Si vous n'initiez pas le paiement via Robaws, vous pouvez aussi l'enregistrer manuellement.

• modifiez le statut en « Payé » -> cela fait passer le montant en cours à 0
• cliquez sur le montant en cours et enregistrez votre paiement -> si le montant en cours est maintenant de 0 €, le statut passera automatiquement à « payé »

Dans l'aperçu, vous retrouvez en haut le bouton d'action « € », en dessous vous trouvez l'aperçu de toutes les transactions bancaires. Celles-ci sont chargées s'il existe une liaison active avec un logiciel de comptabilité ou une plateforme bancaire.

Transmettre au comptable

Les factures d'achat sont envoyées sous forme de fichier UBL vers le logiciel de comptabilité. Ce fichier UBL contient la facture d'achat en pdf et toutes les données (en code) de la facture d'achat. Depuis l'aperçu, vous pouvez sélectionner les factures d'achat souhaitées et, en fonction de votre logiciel de comptabilité :

• si le logiciel de comptabilité est en ligne (via une liaison ou non) : les envoyer au comptable en cliquant en haut sur l'icône « envoyer au comptable »
• Si le logiciel de comptabilité n'est pas en ligne, vous pouvez télécharger les factures d'achat dans un fichier zip et les fournir à votre comptable ou les charger manuellement dans le logiciel de comptabilité. Pour ce faire, cliquez sur l'icône « UBL ».

Notes de crédit

Une note de crédit suit dans les grandes lignes le même flux que la facture d'achat, mais il y a un certain nombre de spécificités :

• Ainsi, vous pouvez indiquer quelle facture est créditée et éventuellement lettrer le montant de cette note de crédit sur une facture.
• Les notes de crédit peuvent suivre la même numérotation que les factures d'achat ou être numérotées séparément. Vous déterminez cela dans le journal.

Flux d'approbation

Dans Robaws, vous pouvez choisir que seules les factures d'achat approuvées puissent être payées. Vous pouvez pour cela mettre en place un flux d'approbation afin que certaines personnes approuvent d'abord cette facture.

Facture d'achat confidentielle

Une facture d'achat peut être cochée comme confidentielle , afin que seules certaines personnes puissent la voir et la traiter.

Mis à jour le : 05/07/2026