Aankoopfacturen | Algemeen

In de module aankoopfacturen verzamel je de facturen en creditnota's van je leveranciers. Je koppelt hun lijnen aan je projecten, orders en bestellingen, je betaalt ze en je stuurt ze door naar je boekhouder. Je boekhouding zelf gebeurt niet in Robaws, maar je aankoopfacturen in Robaws beheren heeft heel wat voordelen: je ziet je werkelijke kosten per project, en je weet welke facturen nog betaald moeten worden. De module aankoopfacturen zit in de licenties Starter, Go en Pro. Je geeft een gebruiker toegang via de rechten op aankoopfacturen in zijn gebruikersrol.

Navigeer snel naar:

• het overzicht van de aankoopfacturen
• een aankoopfactuur in Robaws krijgen
• dagboek, nummering en pro forma
• de aankoopfactuurfiche
• een aankoopfactuur betalen
• doorsturen naar je boekhouder
• creditnota's
• goedkeuringsflow en confidentiële facturen
• de actieknoppen

Overzichtsscherm

Het overzicht van de aankoopfacturen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Zo maak je bijvoorbeeld een overzicht van alle aankoopfacturen die via Peppol binnenkwamen, of van de facturen die nog betaald moeten worden. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere aankoopfacturen ineens.

Handige kolommen zijn onder meer Openstaand bedrag, Vervaldatum, Naar boekhouder, Goedkeuringsflow status en Oorsprong: die toont of een factuur via Peppol, de Robawsbox of manueel binnenkwam. Staat een factuur op een status waarin ze kan vervallen, dan toont de kolom Status hoeveel dagen ze al vervallen is, bijvoorbeeld 'Te betalen (12d)'. Creditnota's tellen negatief mee in de totalen.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het overzicht van de aankoopfacturen nog twee weergaven:

• Kanban: je aankoopfacturen als kaartjes, in een kolom per status. Bovenaan elke kolom staat het totaal exclusief btw.
• Analyse: je aankopen in de tijd. Je ziet deze weergave enkel als je gebruikersrol financiële info en analyses mag zien.

Een aankoopfactuur in Robaws krijgen

Een xml-bestand of een factuur via Peppol leest Robaws volledig in. Een pdf leest Robaws enkel in als je met OCR-herkenning werkt. Anders krijg je een aankoopfactuur met enkel de pdf, en vul je de gegevens zelf in.

Komt dezelfde factuur twee keer binnen via de Robawsbox, dan houdt Robaws de tweede standaard tegen en verwittigt het de beheerders. Vul je zelf een Factuur Nr. in dat bij die leverancier en op die datum al bestaat, dan krijg je de melding 'Nummer bestaat reeds'.

Dagboek, nummering en pro forma

Elke aankoopfactuur hoort bij een aankoopdagboek. Het dagboek bepaalt het bedrijf en de nummering van je aankoopfacturen en creditnota's. Je dagboeken stel je in via Instellingen > Algemeen, bij Stamgegevens > Financieel > Dagboeken.

• Maak je zelf een aankoopfactuur en heb je meerdere aankoopdagboeken, dan kies je het dagboek bij Toevoegen.
• Voor facturen via de Robawsbox kies je het dagboek per mailbox in de instellingen.

Staat Automatisch inboeken aan op het dagboek, dan krijgt een nieuwe aankoopfactuur meteen haar definitieve nummer. Staat het uit, dan start ze als pro forma, met het nummer PROFORMA. Met de actieknop Inboeken geef je ze daarna haar definitieve nummer. De datum van de factuur blijft daarbij dezelfde.

Zolang een aankoopfactuur niet ingeboekt is, kan je op de fiche nog het Type (factuur of creditnota) en het Dagboek wijzigen.

De aankoopfactuurfiche

Facturatie gegevens

Werk je met extra velden, dan komen die ook in dit blok.

Leveranciersgegevens en document

Rechts zie je de bankrekening, het btw-nummer en de opmerkingen voor facturatie uit de leveranciersfiche. Zo controleer je snel of alles klopt. Staat er op de factuur een ander rekeningnummer dan op de leveranciersfiche, dan zie je de melding Afwijking in bankrekeningnummer. Bij een betaling via Robaws gebruikt Robaws altijd de bankrekening van de leverancier. Met de knop ernaast werk je die bij.

Daaronder staat het document: een pdf of een afbeelding. Kwam de factuur elektronisch binnen zonder pdf, dan toont Robaws een factuurbeeld, opgebouwd uit de gegevens van het bestand.

Items

Hier staan de factuurlijnen. Elke lijn kan je koppelen aan een project, een order, een bestelling, een post, materieel of een activiteit, en aan een grootboekrekening voor je boekhouding. Zo komen je kosten in de nacalculatie van het juiste project. Met het kruisje naast het project houd je een lijn buiten de nacalculatie.

Onderaan vul je het Totaal incl. BTW van de papieren factuur in. Klopt het niet met de som van de lijnen, dan zet de knop ernaast de lijnen gelijk met dat totaal.

Opmerkingen, Bestanden, Taken, Historiek

Hier communiceer je intern over de factuur, voeg je bestanden toe en maak je een taak aan. In Historiek zie je wie de factuur goedkeurde of weigerde.

Betalen

Het Openstaand bedrag is het totaal van de factuur min wat al betaald of gecrediteerd is.

• Met een betaalbestand: selecteer de facturen in het overzicht, klik op de actieknop Aankoopfacturen betalen en exporteer het betaalbestand. Dat lees je in bij je bank. Zie Hoe maak ik een betaalbestand aan?
• Via Ponto: werk je met de Ponto-koppeling, dan kies je bij dezelfde actieknop Verstuur naar Ponto.
• Zelf registreren: klik op het Openstaand bedrag, kies Eenvoudige registratie en vul de datum en het bedrag in. Of zet de factuur op je Betaaldstatus: Robaws registreert dan een betaling voor het volledige openstaande bedrag.

Betaalde je buiten Robaws en heb je een koppeling met je boekhoudpakket of je bank, dan komen de betalingen vanzelf op de factuur. Al je banktransacties zie je via de actieknop Banktransacties in het overzicht.

Zodra een factuur volledig betaald is, krijgt ze de Betaaldstatus uit de instellingen. Is ze maar deels betaald, dan krijgt ze de Status gedeeltelijk betaald.

Doorsturen naar je boekhouder

Robaws stuurt je aankoopfacturen als UBL-bestand naar je boekhouder: met de pdf en alle gegevens van de factuur erin.

• Is je boekhoudpakket gekoppeld, of stuur je je UBL's per e-mail naar je boekhouder, dan klik je op de actieknop Verstuur naar boekhouder. Zie Hoe verstuur ik mijn aan- en verkoopfacturen naar de boekhouder?
• Werk je zonder koppeling, dan download je de UBL's in een zip-bestand met de actieknop UBL.

Welke van deze knoppen je ziet, stel je in bij UBL download en UBL e-mail in de instellingen.

Robaws stuurt een aankoopfactuur enkel door als ze ingeboekt is, een leverancier en een Factuur Nr. heeft, en als het totaal klopt met de lijnen. Een factuur die al naar je boekhouder ging, krijgt bovenaan de waarschuwing 'Opgelet! Deze factuur is reeds verzonden naar de boekhouder.'

Creditnota's

Een creditnota van je leverancier voeg je toe met Creditnota toevoegen (−) in het overzicht, of ze komt binnen via Peppol of de Robawsbox. Op een creditnota staan twee extra velden:

• Gecrediteerde factuur: welke aankoopfactuur de creditnota corrigeert.
• Afpunten van: van welke aankoopfactuur het bedrag afgaat. Het openstaand bedrag van die factuur daalt dan met het bedrag van de creditnota.

Een creditnota kan je niet in een betaalbestand opnemen.

Goedkeuringsflow en confidentiële facturen

Met een goedkeuringsflow laat je een aankoopfactuur eerst goedkeuren voor je ze betaalt. Je stelt hem in bij Stamgegevens in de instellingen. Een factuur die nog niet goedgekeurd is, kan je niet opnemen in een betaalbestand of naar Ponto sturen.

Een confidentiële aankoopfactuur zien enkel de gebruikers die dat mogen volgens hun gebruikersrol, en de goedkeurders van die factuur. Is een leverancier confidentieel, dan zijn zijn nieuwe aankoopfacturen dat ook.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de aankoopfacturen aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Op de aankoopfactuurfiche

Bovenaan de aankoopfactuurfiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Bijgewerkt op: 09/11/2026