Factures entrantes | Général

Dans le module factures entrantes, vous rassemblez les factures et notes de crédit de vos fournisseurs. Vous liez leurs lignes à vos projets, ordres et commandes, vous les payez et vous les transmettez à votre comptable. Votre comptabilité elle-même ne se fait pas dans Robaws, mais gérer vos factures entrantes dans Robaws présente de nombreux avantages : vous voyez vos coûts réels par projet, et vous savez quelles factures doivent encore être payées. Le module factures entrantes est compris dans les licences Starter, Go et Pro. Vous donnez accès à un utilisateur via les droits sur les factures entrantes dans son rôle d'utilisateur.

Naviguez rapidement vers :

• l'aperçu des factures entrantes
• comment recevoir une facture entrante dans Robaws
• le journal, la numérotation et la pro forma
• la fiche de facture entrante
• payer une facture entrante
• l'envoi à votre comptable
• les notes de crédit
• le flux d'approbation et les factures confidentielles
• les boutons d'action

Écran d'aperçu

Vous pouvez adapter l'aperçu des factures entrantes via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Vous créez par exemple un aperçu de toutes les factures entrantes reçues via Peppol, ou des factures qui doivent encore être payées. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs factures entrantes à la fois.

Parmi les colonnes utiles figurent Solde restant dû, Date d'expiration, Envoyé au comptable, Statut demande d'approbation et Origine : celle-ci indique si une facture est arrivée via Peppol, via la Robawsbox ou manuellement. Si une facture se trouve dans un statut dans lequel elle peut expirer, la colonne Statut indique depuis combien de jours elle est expirée, par exemple 'À payer (12d)'. Les notes de crédit sont comptées négativement dans les totaux.

Vues

Outre la vue tableau, l'aperçu des factures entrantes dispose encore de deux vues :

• Kanban : vos factures entrantes sous forme de cartes, dans une colonne par statut. En haut de chaque colonne figure le total hors TVA.
• Analyse : vos achats dans le temps. Vous ne voyez cette vue que si votre rôle d'utilisateur peut voir les informations financières et les analyses.

Recevoir une facture entrante dans Robaws

Robaws lit entièrement un fichier xml ou une facture reçue via Peppol. Robaws ne lit un pdf que si vous travaillez avec la reconnaissance OCR. Sinon, vous obtenez une facture entrante avec uniquement le pdf, et vous complétez vous-même les données.

Si la même facture arrive deux fois via la Robawsbox, Robaws bloque par défaut la deuxième et en avertit les administrateurs. Si vous complétez vous-même un No.facture qui existe déjà chez ce fournisseur et à cette date, vous recevez le message 'Numéro déjà connu'.

Journal, numérotation et pro forma

Chaque facture entrante appartient à un journal d'achat. Le journal détermine l'entreprise et la numérotation de vos factures entrantes et notes de crédit. Vous configurez vos journaux via Paramètres > Général, sous Données de base > Financier > Journaux.

• Si vous créez vous-même une facture entrante et que vous avez plusieurs journaux d'achat, vous choisissez le journal avec Ajouter.
• Pour les factures via la Robawsbox, vous choisissez le journal par boîte aux lettres dans les paramètres.

Si Numérotation automatique est activé sur le journal, une nouvelle facture entrante reçoit immédiatement son numéro définitif. Si ce n'est pas le cas, elle commence comme pro forma, avec le numéro PROFORMA. Avec le bouton d'action Enregistrer, vous lui donnez ensuite son numéro définitif. La date de la facture reste alors la même.

Tant qu'une facture entrante n'est pas enregistrée, vous pouvez encore modifier sur la fiche le Type (facture ou note de crédit) et le Journal.

La fiche de facture entrante

Données facturation

Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci figurent aussi dans ce bloc.

Données fournisseur et document

À droite, vous voyez le compte bancaire, le numéro de TVA et les remarques pour la facturation de la fiche fournisseur. Vous vérifiez ainsi rapidement si tout est correct. Si la facture mentionne un autre numéro de compte que la fiche fournisseur, vous voyez le message Écart de numéro de compte bancaire. Lors d'un paiement via Robaws, Robaws utilise toujours le compte bancaire du fournisseur. Avec le bouton à côté, vous le mettez à jour.

En dessous figure le document : un pdf ou une image. Si la facture est arrivée par voie électronique sans pdf, Robaws affiche une image de facture, construite à partir des données du fichier.

Éléments

Ici figurent les lignes de facture. Vous pouvez lier chaque ligne à un projet, un ordre, une commande, un poste, du matériel ou une activité, et à un compte du grand livre pour votre comptabilité. Vos coûts arrivent ainsi dans le post-calcul du bon projet. Avec la petite croix à côté du projet, vous gardez une ligne en dehors du post-calcul.

En bas, vous complétez le Total TVAC de la facture papier. S'il ne correspond pas à la somme des lignes, le bouton à côté aligne les lignes sur ce total.

Remarques, Documents, Tâches, Historique

Ici, vous communiquez en interne sur la facture, vous ajoutez des fichiers et vous créez une tâche. Dans Historique, vous voyez qui a approuvé ou refusé la facture.

Payer

Le Solde restant dû est le total de la facture moins ce qui a déjà été payé ou crédité.

• Avec un fichier de paiement : sélectionnez les factures dans l'aperçu, cliquez sur le bouton d'action Payer les factures d'achat et exportez le fichier de paiement. Vous le chargez ensuite chez votre banque. Voir Comment créer un fichier de paiement ?
• Via Ponto : si vous travaillez avec l'intégration Ponto, vous choisissez Envoyer à Ponto sous le même bouton d'action.
• Vous-même : cliquez sur le Solde restant dû, choisissez Enregistrement simple et complétez la date et le montant. Ou mettez la facture sur votre Statut payé : Robaws enregistre alors un paiement pour l'ensemble du solde restant dû.

Si vous avez payé en dehors de Robaws et que vous avez une connexion avec votre logiciel de comptabilité ou votre banque, les paiements arrivent d'eux-mêmes sur la facture. Vous voyez toutes vos transactions bancaires via le bouton d'action Paiements dans l'aperçu.

Dès qu'une facture est entièrement payée, elle reçoit le Statut payé des paramètres. Si elle n'est payée qu'en partie, elle reçoit le Statut partiellement payée.

Envoyer à votre comptable

Robaws envoie vos factures entrantes à votre comptable sous forme de fichier UBL : avec le pdf et toutes les données de la facture.

• Si votre logiciel de comptabilité est connecté, ou si vous envoyez vos UBL par e-mail à votre comptable, vous cliquez sur le bouton d'action Envoyer à comptable. Voir Comment envoyer mes factures d'achat et de vente au comptable ?
• Si vous travaillez sans connexion, vous téléchargez les UBL dans un fichier zip avec le bouton d'action UBL.

Lesquels de ces boutons vous voyez, vous le réglez avec Télécharger UBL et UBL email dans les paramètres.

Robaws n'envoie une facture entrante que si elle est enregistrée, qu'elle a un fournisseur et un No.facture, et que le total correspond aux lignes. Une facture qui a déjà été envoyée à votre comptable reçoit en haut l'avertissement 'Attention! Cette facture a déjà été envoyée au comptable.'

Notes de crédit

Vous ajoutez une note de crédit de votre fournisseur avec Créer note de crédit (−) dans l'aperçu, ou elle arrive via Peppol ou la Robawsbox. Sur une note de crédit figurent deux champs supplémentaires :

• Facture liée : quelle facture entrante la note de crédit corrige.
• Déduire de : de quelle facture entrante le montant est déduit. Le solde restant dû de cette facture diminue alors du montant de la note de crédit.

Vous ne pouvez pas reprendre une note de crédit dans un fichier de paiement.

Flux d'approbation et factures confidentielles

Avec un flux d'approbation, vous faites d'abord approuver une facture entrante avant de la payer. Vous le configurez sous Données de base dans les paramètres. Une facture qui n'est pas encore approuvée ne peut pas être reprise dans un fichier de paiement ni envoyée à Ponto.

Une facture entrante confidentielle n'est visible que pour les utilisateurs autorisés selon leur rôle d'utilisateur, et pour les approbateurs de cette facture. Si un fournisseur est confidentiel, ses nouvelles factures entrantes le sont aussi.

Boutons d'action

Dans l'écran d'aperçu

Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche les factures entrantes sur lesquelles vous souhaitez exécuter l'action.

Sur la fiche de facture entrante

En haut de la fiche de facture entrante se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.

Mis à jour le : 09/11/2026