Devis | Général
Le devis est le point de départ de votre flux de travail dans Robaws : du devis au projet, à l'ordre ou à la facture. Dans la fiche de devis, vous indiquez pour qui est le devis, vous construisez le prix avec des articles et des postes, et vous créez la suite en un clic. Le module devis est compris dans les licences Starter, Go et Pro.
Naviguez rapidement vers :
- l'aperçu des devis
- la création d'un nouveau devis
- la fiche de devis et ses champs
- la structure du devis : lignes, calcul et totaux
- les différents onglets
- les boutons d'action
Écran d'aperçu
Vous pouvez adapter l'aperçu des devis via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Tous les champs de la fiche de devis, y compris les champs de date et vos champs supplémentaires, peuvent être ajoutés comme colonne, et vous pouvez filtrer ou trier sur ces champs.
Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs devis à la fois.
Vue Analyse
Outre la vue tableau, l'aperçu des devis dispose d'une vue Analyse. Celle-ci affiche par responsable et par statut combien de devis sont en cours et pour quel montant, et traduit cela en un chiffre d'affaires attendu sur base du 'Succès %' de chaque statut. L'analyse tient compte des filtres actifs à ce moment-là. Comment lire et régler les chiffres, vous le lisez dans Devis | Analyse.
Créer un nouveau devis
Vous démarrez un nouveau devis de deux manières :
- depuis l'aperçu de vos devis, via le bouton d'action Ajouter (+)
- depuis une autre fiche (par exemple un client ou un projet), via le signe plus à côté de 'Devis'
Dans les deux cas, vous choisissez un modèle de devis. Si vous n'avez qu'un seul modèle, Robaws saute ce choix et crée immédiatement le devis.
Un modèle est soit un devis simple, soit un devis calculé. Vous le déterminez lors de la création du modèle, et cela détermine la manière dont vous structurez le devis et si vous pouvez faire un post-calcul par la suite.
Lors de la création, Robaws complète déjà un certain nombre de champs : la Date, le Responsable (l'utilisateur qui crée le devis), les champs de date et, si vous avez plusieurs entreprises, l'Entreprise. Via les paramètres, vous déterminez entre autres après combien de jours tombent la date d'expiration, la date de suivi et la date limite.
Vous avez reçu un devis ou un métré dans un fichier ? Vous pouvez alors charger un métré dans votre devis.
La fiche de devis
- En haut figure le numéro du devis, avec à côté les boutons d'action. Robaws attribue ce numéro automatiquement ; vous en réglez la structure dans les paramètres.
- En dessous figurent les données du devis et les champs de date.
- En dessous, vous trouvez les onglets, avec dans le premier onglet le contenu du devis.
- En bas à droite figure le montant total du devis.
Données du devis
Tous les champs de la fiche de devis peuvent être utilisés comme code de remplacement dans vos textes et vos pdf.
Champ | Explication |
|---|---|
Date | Date du devis. Complétée automatiquement lors de la création et modifiable manuellement. Si vous modifiez la date, la date d'expiration, la date de suivi et la date limite se décalent aussi. |
Projet | Le projet lié au devis. Complété automatiquement dès que vous créez un projet à partir du devis, mais vous pouvez aussi choisir vous-même un projet existant. Le client, le client final, la personne de contact, la référence client et l'entreprise de ce projet sont alors repris. |
Client | Le client au nom duquel le devis est établi : celui qui signe et qui paie. L'adresse du client est proposée comme adresse du projet. |
Personne de contact | Choisissez une des personnes de contact de ce client. |
Client final | (visible si Client final est activé dans les paramètres généraux) Le client final : impliqué dans le devis, mais il ne signe pas et ne paie pas. En dessous, vous choisissez aussi une personne de contact du client final. |
Référence client | La référence du client pour ce devis. Elle est reprise sur le projet, l'ordre, l'abonnement et la facture que vous créez à partir de ce devis. |
Entreprise | (visible si vous avez plusieurs entreprises) Choisissez laquelle de vos entreprises établit ce devis. |
Kilomètres | (visible si Afficher adresse est activé dans les paramètres des devis) La distance entre l'adresse de votre entreprise et l'adresse du projet (aller simple). Robaws complète ce champ automatiquement ; vous pouvez le modifier manuellement. Dans un devis calculé, vous pouvez calculer avec ce champ, par exemple pour une indemnité de déplacement. |
Concerne | Une courte description du devis. Si Offer description comme nom du planification est activé dans le projet, ceci devient le nom de planification du projet que vous créez à partir du devis. |
Statut | Le statut du devis. Un certain nombre de statuts changent automatiquement, par exemple lorsque vous créez un projet ou une facture à partir du devis ou lorsque la date de suivi est atteinte. Le statut qui suit alors, vous le réglez dans les paramètres. Vous pouvez aussi modifier le statut manuellement. |
Actif sur projet | (visible si un projet est lié) Coché : le devis compte dans le post-calcul du projet. Vous pouvez ainsi par exemple lier plusieurs révisions à un projet sans qu'elles comptent toutes. Dans le projet, vous voyez les devis actifs en bleu et les devis non actifs en orange. |
Responsable | Complété automatiquement avec l'utilisateur qui crée le devis et modifiable manuellement. |
Norme de temps | (visible pour un devis calculé si vous travaillez avec des normes de temps) Choisissez quelle norme de temps le devis utilise. |
Devise et Taux de change | (visible si Utilisez multi currency est activé dans les paramètres généraux) La devise du devis. Si vous choisissez un client avec sa propre devise, celle-ci est reprise. |
Champs de date
Les champs de date vous donnent un aperçu du timing du devis. Vous pouvez les ajouter comme colonne dans l'aperçu et filtrer ou trier sur ces champs.
Champ | Explication |
|---|---|
Date d'expiration | Jusqu'à quand ce devis est-il valable ? Par défaut 30 jours après la date du devis ; vous adaptez ce nombre via Nombre de jours avant la date d'expiration dans les paramètres des devis. |
Date de suivi | Quand assurez-vous le suivi de ce devis ? Par défaut 14 jours après la création ; vous adaptez ce nombre via Nombre de jours pour la date de suivi dans les paramètres des devis. Si la date de suivi est atteinte et que le devis se trouve dans un des Statuts dans lesquels la cotation peut être suivie, il reçoit automatiquement le Statut de suivi que vous avez choisi dans les paramètres. |
Reçu | Quand avez-vous reçu la demande de devis ? Complété avec le jour de la création et ne se décale pas si vous modifiez la date du devis. |
Date d'expiration | Quand le devis doit-il être envoyé au client au plus tard ? Par défaut 2 jours après la date du devis ; vous adaptez ce nombre via Nombre de jours avant la date limite dans les paramètres des devis. |
Date de devis | À compléter vous-même si une date d'adjudication est connue. |
Champs supplémentaires
Comme pour tous les modules dans Robaws, vous pouvez aussi créer des champs supplémentaires au choix sur le devis via les paramètres.
Adresse du projet
Sur base de l'adresse du projet, Robaws calcule les Kilomètres. Si vous liez un client ou un projet au devis alors que l'adresse du projet est encore vide, Robaws reprend l'adresse du client ou du projet, respectivement. S'il y a déjà une adresse, une fenêtre contextuelle apparaît en haut à droite, dans laquelle vous choisissez si vous voulez reprendre l'adresse du client ou du projet que vous venez de lier. Si l'adresse de ce devis est différente, vous l'écrasez tout simplement.
Vue générale
Si une demande de prix ou un ordre est lié au devis, le bloc Vue générale apparaît. Cliquez sur un module pour consulter les fiches liées.
Structure du devis
Vous rédigez le contenu du devis dans le premier onglet, Devis. Celui-ci se compose d'une introduction, des lignes de devis et d'une fin.
Ajouter des lignes de devis
Par ligne, vous pouvez :
- reprendre un article de votre base de données d'articles
- reprendre un poste de votre base de données de postes (vous reconnaissez un poste au symbole carré)
- taper une description libre si vous n'avez pas d'article existant
- importer un article depuis une boutique en ligne liée
Avec le type de ligne dans la colonne Ligne, vous déterminez le comportement et l'aspect d'une ligne : un chapitre, un titre, une ligne de texte, une ligne ordinaire, une option, ... Les chapitres regroupent les lignes en dessous et affichent leur sous-total.
Appuyez sur F2 pour obtenir un aperçu de tous vos articles et postes : sélectionnez ce dont vous avez besoin, cliquez sur Copier dans le presse-papier et collez le tout en une fois dans votre devis. Utilisez les raccourcis clavier pour travailler encore plus vite.
Lorsque vous survolez une ligne de devis, quelques symboles apparaissent : à l'avant un bloc de points (déplacer la ligne avec le bouton gauche de la souris, ajouter une ligne avec le bouton droit), une flèche pour ouvrir la sous-structure et tout à droite une corbeille pour supprimer la ligne. Une ligne supprimée ne peut pas être récupérée.
Colonnes des lignes de devis
Certaines colonnes s'activent ou se désactivent via les paramètres des devis ou les paramètres généraux.
Champ | Explication |
|---|---|
Ligne | Le type de ligne de la ligne. |
N° | (visible si Afficher nr. de ligne est activé dans les paramètres des devis) Le numéro de ligne. Numérotez vos lignes manuellement, ou laissez Robaws le faire avec Numérotation automatique des lignes dans les paramètres ou une seule fois via Attribuer des numéros. |
Poste | (visible si Afficher nr. post est activé dans les paramètres des devis) Le numéro de poste de la ligne. |
Article | Choisissez un article ou un poste dans votre bibliothèque. Vous reconnaissez un poste au symbole carré. |
Matériel | (uniquement pour un devis simple, visible si Montrer matériel est activé dans les paramètres des devis) Liez du matériel à la ligne. |
Description | Le texte qui apparaît sur le pdf. Complété lorsque vous choisissez un article ou un poste, mais vous pouvez l'adapter. Vous pouvez y utiliser des codes de remplacement qui renvoient aux paramètres du poste. |
Clé de distribution | (visible si Utilisation des clés de répartition est activé dans les paramètres des états d'avancement) Détermine comment le montant de la ligne est réparti sur plusieurs parties lors de la facturation. |
Type | (visible si Afficher type (p.e. FF) est activé dans les paramètres des devis) Le type de la ligne, par exemple SOG, VH ou PM. |
Quantité | Si vous choisissez un article, la quantité minimale de la fiche article est complétée. |
Unité | Si vous choisissez un article, l'unité standard est complétée. Cliquez dessus pour choisir une unité alternative de l'article. |
Prix | Le prix de vente hors TVA. Pour un devis simple, vous modifiez le prix ici ; pour un devis calculé, un clic sur le prix ouvre la sous-structure. Pour un devis calculé, le prix s'affiche dans votre couleur du thème, et dans votre couleur d'accent si la ligne a un Prix spécial. |
Réduction | (visible si Réduction est activé dans les paramètres généraux) Un pourcentage de réduction par ligne. |
TVA | Complétée automatiquement : le taux de TVA de l'article, sinon celui du client, sinon le taux de TVA standard des paramètres clients. Vous pouvez le modifier par ligne. |
Total | Quantité × prix, hors TVA. |
La sous-structure d'une ligne
Dans un devis calculé, cliquez sur le prix (ou sur la flèche) pour ouvrir la sous-structure de la ligne. Vous y construisez la ligne à partir de lignes de coût, chacune avec une quantité, un prix de revient et une marge. Une ligne peut aussi être composée d'articles composés ou d'un poste avec des paramètres.
- Type de calcul : chaque ligne de coût reçoit un type de calcul : Consommables (les articles de consommation que vous mettez en œuvre dans les travaux), Main-d'œuvre (les heures de vos travailleurs), Matériel (articles d'usage et machines, par exemple un disque de meuleuse), Sous-traitant (sous-traitance), Composé ou Autres (coûts qui ne relèvent d'aucun autre type, comme le transport ou une assurance). Le type de calcul détermine quelle marge de l'onglet Marges s'applique à la ligne, et dans le post-calcul, vos coûts sont ventilés par type de calcul.
- Activité : liez une ligne de coût à une activité, par exemple 'préparation'. Vous obtenez ainsi une analyse par activité sur le devis et dans le post-calcul.
- Totalité : cochez ceci pour un coût que vous facturez une seule fois, quelle que soit la quantité sur la ligne. Exemple : une ligne 'terrassement' contient une grue supplémentaire à 200 € par jour. Avec la totalité, la grue est facturée une seule fois et n'est pas multipliée par le nombre de m³.
- Marge : indiquez par ligne de coût une marge en pourcentage, ou complétez le prix final. Vous en lisez davantage dans Comment déterminer mes marges sur mon devis ?
- Prix spécial : si vous mettez un prix spécial sur la ligne, le prix n'est plus calculé à partir de la sous-structure. Aucun coût direct n'est non plus réparti sur une telle ligne.
Vous adaptez la mise en forme de vos lignes (police, gras, ...) avec des styles de mise en page.
Boutons au-dessus des lignes de devis
Champ | Explication |
|---|---|
Importer | Chargez un métré (Excel, XML, ...). Si le devis a déjà des lignes, Robaws demande d'abord si elles peuvent être écrasées. |
Mise à jour tarifaire | Récupérez les prix actuels pour les lignes sélectionnées. Voir Comment modifier les prix sur un devis ? |
Télécharger | Téléchargez les lignes en Excel : Simple, Calculé ou comme Bill of ... (materials, work, machines ou subcontractors). |
Webshops | Recherchez des articles dans une boutique en ligne liée et ajoutez-les au devis. |
... | Plus d'actions : Attribuer les postes (liez les lignes d'un métré chargé à vos propres postes sur base du numéro de poste ; seules les lignes sans poste sont complétées), Mettre à jour les postes, Réinitialiser les articles composés, Réinitialiser les normes de temps, Attribuer des numéros (attribuez une seule fois des numéros de ligne), Remplacer un article (remplacez un article par un autre sur toutes les lignes du devis) et Ajuster le prix de l'article. Si vous travaillez avec des métrés, vous trouvez ici aussi Synchroniser les mesures. |
Onglets de calcul
Un devis calculé a cinq onglets de calcul au-dessus des lignes. Un devis simple affiche uniquement les lignes.
- Détail : les lignes de devis elles-mêmes, comme décrit ci-dessus.
- Paramètres : des formules qui s'appliquent à toutes les lignes du devis, par exemple indiquer une seule fois le nombre d'étages pour tout le devis. Voir Comment calculer un devis avec des types de calcul, des postes et des paramètres ?
- Coûts directs : des montants que vous engagez pour ce devis et que vous répercutez sur votre client sans qu'ils apparaissent comme ligne distincte sur le devis, comme une assurance TRC ou un coordinateur de sécurité. Robaws les répartit sur vos lignes de devis : par défaut de manière égale, ou en proportion du prix de la ligne si Coûts directs répartis en fonction du prix était activé dans les paramètres des devis lorsque vous avez créé le devis. Voir Comment ajouter des coûts directs et indirects à mon devis ?
- Marges : réglez une commission, répercutez vos coûts indirects avec la Marge des coûts indirects et adaptez avec la Marge standard la marge par type de calcul pour toutes les lignes à la fois (Total ou Relativement).
- Vue générale : une analyse du devis, avec un tableau des totaux et des graphiques par type de calcul et par activité. Passez la souris sur les graphiques pour voir les montants et les pourcentages.
Totaux, majorations et remises
En bas à droite de la fiche, vous voyez le montant total du devis. Via le lien Majorations et remises sous les lignes, vous ajoutez une réduction ou un supplément sur l'ensemble du devis.
Onglets
Devis
Ici, vous rédigez le contenu du devis : une Introduction, les lignes de devis et une Fin. L'introduction et la fin, vous les dépliez et les rédigez vous-même, ou vous chargez via Texte standardisé un texte standard que vous avez prévu dans les paramètres. Ensuite, vous finalisez le texte avec l'éditeur de texte.
Remarques
Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur ce devis et comme aide-mémoire. Elles ne sont pas visibles pour le client.
Fichiers
Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent à ce devis, comme des plans, des photos ou le cahier des charges. Si Déplacer les fichiers vers le projet lors de la création est activé dans les paramètres des devis, les fichiers sont déplacés vers le projet que vous créez à partir du devis.
Tâches
Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis le devis.
Exemple : une tâche pour un collègue afin de faire le métré sur le chantier.
Planification financière
Ici, vous préparez la planification financière du devis : en quelles phases et pour quel pourcentage ou montant vous facturez.
Boutons d'action
Dans l'écran d'aperçu
Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche le(s) devis sur le(s)quel(s) vous souhaitez exécuter l'action.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Ajouter | Créez un nouveau devis, voir Créer un nouveau devis. |
Dupliquer | Créez un nouveau devis sur la base du devis sélectionné, avec un nouveau numéro. À ne pas confondre avec une révision. |
Envoyez un e-mail aux clients des devis sélectionnés, sur la base d'un modèle d'e-mail. | |
Excel | Exportez les devis de l'aperçu vers Excel. |
Passer commande | (visible si Faire directement achat est activé dans les paramètres des devis) Commandez le matériel des devis sélectionnés via Passer commande rapidement. |
Supprimer, Archives, Verrouiller | Voir l'explication dans le tableau ci-dessous. |
Sur la fiche de devis
En haut de la fiche de devis se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Afficher le PDF | Consultez le pdf du devis. Via la liste déroulante, vous choisissez un pdf spécifique, par exemple un Bill of ... ou, pour un devis calculé, le Pdf des calculs. |
Envoyez le devis par e-mail au client avec un modèle d'e-mail. Vous pouvez aussi faire signer le devis numériquement. | |
Documents standards | Choisissez quel modèle pdf vous utilisez pour ce devis. |
Mesures | (visible si les métrés sont activés) Ouvrez les métrés du devis. |
Créer une révision | Créez une nouvelle version du devis. Dès que des révisions existent, ce bouton d'action s'appelle Révisions. |
Créer un projet | Créez un projet pour ce devis. |
Faire ordre | (visible si Faire directement ordre est activé dans les paramètres des devis) Créez un ordre pour ce devis. |
Faire abonnement | (visible si Faire abonnement directement est activé dans les paramètres des devis) Créez un abonnement pour ce devis. |
Facturer | (visible si Faire directement facture est activé dans les paramètres des devis) Facturez le devis intégralement. |
Passer commande | (visible si Faire directement achat est activé dans les paramètres des devis) Commandez le matériel du devis via Passer commande rapidement. Une commande rapide depuis le devis ne conserve pas d'historique : vous pouvez commander le même matériel à chaque fois à nouveau. Commandez donc plutôt depuis le projet. |
Changer le numéro | (visible tant que le devis n'est pas verrouillé) Modifiez le numéro du devis manuellement. |
Supprimer | Le devis disparaît des aperçus. Utilisez ceci pour un devis créé par erreur. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Archives | Le devis disparaît des aperçus, mais reste lié au projet, à la facture, ... Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Verrouiller | Le devis ne peut plus être modifié. Plus d'explications dans Verrouiller. |
Exportation | Exportez le devis comme fichier. |
Journal d'audit | (visible pour les administrateurs) L'historique de la consultation et de l'enregistrement du devis. Les modifications sont conservées sur les champs, pas sur les lignes. |
À droite des boutons d'action figure la Prochaine synchronisation : Robaws enregistre votre devis automatiquement selon l'intervalle dans sync (m) dans les paramètres des devis. Cliquez sur synchroniser maintenant pour enregistrer immédiatement. Si l'intervalle est réglé sur 0, la synchronisation automatique est désactivée.
Mis à jour le : 14/10/2026
Merci !