Offertes | Algemeen

De offerte is het startpunt van je werkflow in Robaws: van offerte naar project, order of factuur. In de offertefiche leg je vast voor wie de offerte is, bouw je de prijs op met artikelen en posten, en maak je met één klik het vervolg aan. De module offertes zit in de licenties Starter, Go en Pro.

Navigeer snel naar:

• het overzicht van de offertes
• een nieuwe offerte aanmaken
• de offertefiche en haar velden
• de opbouw van de offerte: lijnen, calculatie en totalen
• de verschillende tabbladen
• de actieknoppen

Overzichtsscherm

Het overzicht van de offertes kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Alle velden van de offertefiche, ook de datumvelden en je extra velden, kan je als kolom toevoegen en erop filteren of sorteren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere offertes ineens.

Weergave Analyse

Naast de tabelweergave heeft het offerte-overzicht een weergave Analyse. Die toont per verantwoordelijke en per status hoeveel offertes er lopen en voor welk bedrag, en vertaalt dat naar een verwachte omzet op basis van het 'Succes %' van elke status. De analyse houdt rekening met de filters die op dat moment actief zijn. Hoe je de cijfers leest en instelt, lees je in Offertes | Analyse.

Een nieuwe offerte aanmaken

Een nieuwe offerte start je op twee manieren:

1. vanuit het overzicht van je offertes, via de actieknop Toevoegen (+)
2. vanuit een andere fiche (bijvoorbeeld een klant of een project), via het plusteken naast 'Offertes'

In beide gevallen kies je een offertetemplate. Heb je maar één template, dan slaat Robaws die keuze over en maakt het de offerte meteen aan.

Een template is ofwel een eenvoudige, ofwel een gecalculeerde offerte. Dat bepaal je bij het aanmaken van de template, en het bepaalt hoe je de offerte onderbouwt en of je later kan nacalculeren.

Bij het aanmaken vult Robaws al een aantal velden in: de Datum, de Verantwoordelijke (de gebruiker die de offerte aanmaakt), de datumvelden en, als je meerdere bedrijven hebt, het Bedrijf. Via de instellingen bepaal je onder andere na hoeveel dagen de vervaldatum, de opvolgdatum en de uiterste datum vallen.

Heb je een offerte of meetstaat in een bestand gekregen? Dan kan je een meetstaat uploaden in je offerte.

De offertefiche

1. Bovenaan staat het nummer van de offerte, met daarnaast de actieknoppen. Robaws kent het nummer automatisch toe; de opbouw ervan stel je in bij de instellingen.
2. Daaronder staan de offerte gegevens en de datumvelden.
3. Daaronder vind je de tabbladen, met in het eerste tabblad de inhoud van de offerte.
4. Rechts onderaan staat het totaalbedrag van de offerte.

Offerte gegevens

Alle velden van de offertefiche kan je als vervangingscode gebruiken in je teksten en pdf's.

Datumvelden

De datumvelden geven je een overzicht van de timing van de offerte. Je kan ze als kolom toevoegen in het overzicht en erop filteren of sorteren.

Extra velden

Net als bij alle modules in Robaws kan je ook op de offerte extra velden naar keuze aanmaken via de instellingen.

Projectadres

Op basis van het projectadres berekent Robaws de Kilometers. Koppel je een klant of een project aan de offerte terwijl het projectadres nog leeg is, dan neemt Robaws het adres van respectievelijk de klant of het project over. Staat er al een adres, dan verschijnt rechts bovenaan een pop-up waarin je kiest of je het adres van de net gekoppelde klant of het project wil overnemen. Wijkt het adres voor deze offerte af, dan overschrijf je het gewoon.

Overzicht

Is er aan de offerte een prijsaanvraag of order gekoppeld, dan verschijnt het blok Overzicht. Klik op een module om de gekoppelde fiches te bekijken.

Opbouw van de offerte

De inhoud van de offerte stel je op in het eerste tabblad, Offerte. Dat bestaat uit een inleiding, de offertelijnen en een slot.

Offertelijnen toevoegen

Per lijn kan je:

• een artikel ophalen uit je artikeldatabase
• een post ophalen uit je postdatabase (een post herken je aan het vierkante symbool)
• een vrije omschrijving intypen als je geen bestaand artikel hebt
• een artikel importeren uit een gekoppelde webshop

Met het lijntype in de kolom Lijn bepaal je hoe een lijn zich gedraagt en eruitziet: een hoofdstuk, een titel, een tekstlijn, een gewone lijn, een optie, ... Hoofdstukken groeperen de lijnen eronder en tonen hun subtotaal.

Druk op F2 voor een overzicht van al je artikels en posten: selecteer wat je nodig hebt, klik op naar klembord kopiëren en plak alles in één keer in je offerte. Gebruik sneltoetsen om nog sneller te werken.

Zweef je over een offertelijn, dan verschijnen enkele symbolen: vooraan een blok met puntjes (lijn verslepen met de linkermuisknop, lijn toevoegen met de rechtermuisknop), een pijltje om de onderbouw open te klikken en helemaal rechts een vuilnisbak om de lijn te verwijderen. Een verwijderde lijn kan je niet terughalen.

Kolommen van de offertelijnen

Sommige kolommen zet je aan of uit via de offerte-instellingen of de algemene instellingen.

De onderbouw van een lijn

Bij een gecalculeerde offerte klik je op de prijs (of het pijltje) om de onderbouw van de lijn te openen. Daar bouw je de lijn op uit kostlijnen, elk met een hoeveelheid, een kostprijs en een marge. Een lijn kan ook opgebouwd zijn uit samengestelde artikelen of uit een post met parameters.

• Calculatietype: elke kostlijn krijgt een calculatietype: Materiaal (verbruiksartikelen die je in het werk verwerkt), Arbeid (de uren van je werknemers), Materieel (gebruiksartikelen en machines, bijvoorbeeld een slijpschijf), OA (onderaanneming), Samengesteld of Overige (kosten die in geen ander type passen, zoals transport of een verzekering). Het calculatietype bepaalt welke marge uit het tabblad Marges op de lijn van toepassing is, en in de nacalculatie worden je kosten per calculatietype opgesplitst.
• Activiteit: koppel een kostlijn aan een activiteit, bijvoorbeeld 'voorbereiding'. Zo krijg je een analyse per activiteit op de offerte en in de nacalculatie.
• Totaliteit: vink dit aan voor een kost die je één keer aanrekent, ongeacht het aantal op de lijn. Voorbeeld: een lijn 'grondwerken' bevat een extra kraan van € 200 per dag. Met totaliteit wordt de kraan één keer aangerekend en niet vermenigvuldigd met het aantal m³.
• Marge: geef per kostlijn een marge in procent, of vul de eindprijs in. Meer daarover lees je in Hoe bepaal ik mijn marges op mijn offerte?
• Aparte prijs: zet je een aparte prijs op de lijn, dan wordt de prijs niet meer uit de onderbouw berekend. Over zo'n lijn worden ook geen directe kosten verdeeld.

De opmaak van je lijnen (lettertype, vet, ...) pas je aan met opmaakstijlen.

Knoppen boven de offertelijnen

Calculatietabbladen

Een gecalculeerde offerte heeft boven de lijnen vijf calculatietabbladen. Een eenvoudige offerte toont enkel de lijnen.

• Detail: de offertelijnen zelf, zoals hierboven beschreven.
• Parameters: formules die voor alle lijnen van de offerte gelden, bijvoorbeeld één keer het aantal verdiepingen ingeven voor de hele offerte. Zie Hoe calculeer ik een offerte met calculatietypes, posten en parameters?
• Directe kosten: bedragen die je voor deze offerte maakt en doorrekent aan je klant zonder dat ze als aparte lijn op de offerte verschijnen, zoals een CAR-verzekering of een veiligheidscoördinator. Robaws verdeelt ze over je offertelijnen: standaard gelijk, of in verhouding tot de prijs van de lijn als Directe kosten verdelen afhankelijk van de prijs aanstond in de offerte-instellingen toen je de offerte aanmaakte. Zie Hoe voeg ik directe en indirecte kosten toe aan mijn offerte?
• Marges: stel een commissie in, reken met de Indirecte kosten marge je indirecte kosten door en pas met de Standaard marge de marge per calculatietype aan voor alle lijnen tegelijk (Totaal of Relatief).
• Overzicht: een analyse van de offerte, met een totaaltabel en grafieken per calculatietype en per activiteit. Beweeg met je muis over de grafieken om de bedragen en percentages te zien.

Totalen, toeslagen en kortingen

Rechts onderaan de fiche zie je het totaalbedrag van de offerte. Via de link Toeslagen en kortingen onder de lijnen voeg je een korting of toeslag toe op de hele offerte.

Tabbladen

Offerte

Hier stel je de inhoud van de offerte op: een Inleiding, de offertelijnen en een Slot. De inleiding en het slot klik je open en schrijf je zelf, of je laadt via Standaard teksten een standaardtekst in die je in de instellingen voorzag. Daarna werk je de tekst af met de teksteditor.

Opmerkingen

Opmerkingen gebruik je om intern te communiceren over deze offerte en als geheugensteun. Ze zijn niet zichtbaar voor de klant.

Bestanden

Hier voeg je bestanden toe die bij deze offerte horen, zoals plannen, foto's of het lastenboek. Staat Verplaats bestanden naar project bij aanmaak aan in de offerte-instellingen, dan verhuizen de bestanden mee naar het project dat je van de offerte maakt.

Taken

Zoals in alle modules kan je ook vanuit de offerte een taak aanmaken.
Voorbeeld: een taak voor een collega om de opmeting op de werf te doen.

Financiële planning

Hier zet je de financiële planning van de offerte klaar: in welke fases en voor welk percentage of bedrag je factureert.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de offerte(s) aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Op de offertefiche

Bovenaan de offertefiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Rechts naast de actieknoppen staat de Volgende synchronisatie: Robaws slaat je offerte automatisch op volgens het interval in sync (m) in de offerte-instellingen. Klik op synchroniseer nu om meteen op te slaan. Staat het interval op 0, dan is de automatische synchronisatie uitgeschakeld.

Bijgewerkt op: 14/10/2026