Installations | Général
Dans le module installations, vous assurez le suivi des appareils que vous placez ou avez placés chez un client : chaudières, pompes à chaleur, climatiseurs, onduleurs de panneaux solaires... Chaque installation a son propre numéro de série, sa marque, son adresse et son statut. Vous savez ainsi toujours ce qui se trouve chez quel client, sur quel projet l'installation a été placée et quand le prochain entretien est nécessaire. Le module installations est compris dans toutes les licences : Starter, Go et Pro. La planification automatique de l'entretien via le module Service de maintenances est comprise dans les licences Go et Pro.
Naviguez rapidement vers :
- l'aperçu de vos installations
- la création d'une nouvelle installation
- la fiche de l'installation et ses champs
- le calendrier de maintenance d'une installation
- les différents onglets
- les boutons d'action
Écran d'aperçu
Vous pouvez adapter l'aperçu de vos installations via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs installations à la fois.
Avec la barre de recherche, vous recherchez entre autres par nom, numéro de série, marque, statut, client, client final, projet, article, fournisseur, emplacement des stocks, abonnement et adresse.
Vues
Outre la vue tableau, l'aperçu des installations dispose encore de deux vues :
- Kanban : vos installations sous forme de cartes, dans une colonne par statut.
- Carte : vos installations sur une carte, sur base de l'adresse de l'installation.
Créer une nouvelle installation
Vous créez toujours une nouvelle installation à partir d'un modèle. Un modèle est une installation d'exemple dans laquelle certains champs sont déjà complétés, comme la marque, l'article ou le calendrier de maintenance. Vous créez les modèles dans les paramètres. Vous démarrez une nouvelle installation de différentes manières :
- depuis l'aperçu de vos installations, via le bouton d'action Ajouter (+). Si vous avez plusieurs modèles, vous en choisissez un.
- depuis un projet, via le signe plus à côté de 'Installations' dans le bloc Vue générale. Robaws complète le projet, le client, le client final et l'adresse du chantier.
- depuis un client, via le signe plus à côté de 'Installations' dans le bloc Vue générale. Robaws complète le client et l'adresse du client.
- depuis un abonnement, via le signe plus à côté de 'Installations' dans le bloc Vue générale. Robaws complète l'abonnement et le client.
- depuis un article du type Installation, via le signe plus à côté de 'Installations' dans le bloc Vue générale. L'article est immédiatement lié, avec ses calendriers de maintenance.
- depuis l'aperçu, via le bouton d'action Dupliquer, sur la base d'une installation existante. Le numéro de série, les certificats, les fichiers et les remarques ne sont pas repris.
Par ailleurs, une installation se crée aussi automatiquement. Si vous comptabilisez un changement de stock avec un article du type Installation et un numéro de série, Robaws crée l'installation si elle n'existe pas encore. Vous avez une liste d'installations ? Vous pouvez alors l'importer.
La fiche de l'installation
La fiche de l'installation se compose des blocs Détails d'installation, Utiliser détails, Calendrier de maintenance, Adresse et Vue générale. En dessous, vous trouvez les onglets.
Détails d'installation
Vous y consignez les caractéristiques fixes de l'installation.
Champ | Explication |
|---|---|
Nom | Le nom de l'installation. |
Numéro de série | Le numéro de série de l'installation. Il est unique : deux installations ne peuvent pas avoir le même numéro de série. Vous le modifiez via le crayon à côté du champ. Le numéro de série figure aussi dans le code-barres ou le code QR de l'installation. |
Marque | La marque de l'installation. |
Emplacement des stocks | L'endroit où se trouve l'installation tant qu'elle n'est pas placée, par exemple dans votre entrepôt. Vous gérez vos emplacements de stock via le bouton d'action Emplacements de stockage dans l'aperçu de vos articles. |
Article | L'article du type Installation qui correspond à cette installation. Vous ne pouvez choisir que des articles de ce type. Si un calendrier de maintenance figure sur l'article, l'installation le reprend. Si vous recevez plus tard une facture entrante, vous choisissez sur la ligne l'article et, à l'aide du numéro de série, la bonne installation. |
Fournisseur | Le fournisseur auprès duquel vous avez acheté l'installation. |
Statut | Le statut de l'installation, pour un suivi fluide dans l'aperçu. Vous créez vos statuts dans les paramètres. |
Entreprise | (visible si vous avez plusieurs entreprises) L'entreprise à laquelle appartient l'installation. |
Abonnement | L'abonnement dont relève cette installation, par exemple un contrat d'entretien. Si cet abonnement n'est plus actif, Robaws ne crée plus de nouveaux services de maintenance pour cette installation. |
Planification groupe | (visible avec des droits sur le planning journalier) Regroupez vos installations dans le planning journalier. |
Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci apparaissent en bas de ce bloc.
Utiliser détails
Vous notez ici pour qui et où l'installation a été placée.
Champ | Explication |
|---|---|
Travailleur | L'employé lié à l'installation, par exemple le technicien qui l'a placée. |
Sous-traitant | Le sous-traitant lié à l'installation. |
Sur projet | Le projet sur lequel l'installation a été placée. |
Client | Le client chez qui se trouve l'installation. |
Client final | Le client final chez qui se trouve l'installation, si vous travaillez pour un client qui travaille lui-même pour quelqu'un d'autre. |
Le client, le client final, le projet et l'adresse sont automatiquement transmis à tout ce que vous créez depuis l'installation : un bon de travail, un ordre, un abonnement et les ordres pour l'entretien. Si vous comptabilisez un changement de stock pour l'installation, Robaws adapte automatiquement ces champs.
Calendrier de maintenance
L'installation doit-elle être entretenue régulièrement ? Vous fixez alors ici quel entretien est nécessaire et quand a lieu la prochaine exécution. Chaque ligne se compose d'un Type de maintenance (un module d'entretien, par exemple 'Entretien annuel pompe à chaleur') et de la date de la Prochaine exécution.
- Via Ajouter une ligne, vous choisissez un module d'entretien existant, ou vous choisissez Custom... pour établir un calendrier propre à cette installation.
- Si l'article lié a un calendrier de maintenance, celui-ci arrive automatiquement sur l'installation, avec comme prochaine exécution la première répétition après aujourd'hui. Vous ne pouvez pas supprimer cette ligne sur l'installation.
- Via l'icône Afficher l'historique sur une ligne, vous voyez tous les services de maintenance de cette ligne.
Sur la base de ce calendrier, Robaws crée lui-même les services de maintenance et les ordres correspondants, un certain nombre de jours avant la prochaine exécution. Comment configurer et suivre cela, vous le lisez dans Service et entretien : étape par étape, du calendrier de maintenance au bon de travail.
Adresse
L'adresse où l'installation se trouve effectivement, avec le champ Emplacement pour une description plus précise, par exemple 'chaufferie cave' ou 'toit annexe'. Sur base de cette adresse, Robaws affiche l'installation sur la carte. L'adresse est transmise aux bons de travail et aux ordres que vous créez depuis l'installation.
Vue générale
Ici, vous voyez en un coup d'œil tout ce qui est lié à l'installation : Planification journalière, Ordres, Abonnements, Bons de travail, Factures, Commandes, Factures entrantes, Changement de stock et Service de maintenances, avec un graphique. Cliquez sur un module pour consulter les documents liés. Via le signe plus, vous créez immédiatement un élément de planification, un ordre, un abonnement ou un bon de travail pour cette installation.
Onglets
Historique
L'historique affiche les changements de stock de cette installation : quand elle est passée de quel emplacement à quel emplacement, pour quel projet et par quel employé.
Documents
Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent à cette installation, par exemple le mode d'emploi, l'attestation de contrôle ou des photos du placement.
Remarques
Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur cette installation et comme aide-mémoire. Elles ne figurent pas sur un document destiné à votre client.
Tâches
Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis une installation.
Planification
Toutes les missions du planning journalier sur lesquelles figure cette installation, par exemple pour le placement, un entretien ou une réparation. D'ici, vous planifiez aussi immédiatement une nouvelle mission.
Certificats
Vous conservez ici sous forme numérique les contrôles, attestations et autres certificats de l'installation. Cliquez sur Ajouter, complétez le Nom, la Date et la Date d'expiration, et ajoutez le fichier.
Boutons d'action
Dans l'écran d'aperçu
Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche les installations sur lesquelles vous souhaitez exécuter l'action.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Ajouter | Créez une nouvelle installation sur la base d'un modèle, voir Créer une nouvelle installation. |
Dupliquer | Créez une nouvelle installation sur la base de l'installation sélectionnée. Sélectionnez pour cela exactement une installation. |
Créer des maintenances | (clé à molette) Laissez Robaws créer immédiatement les services de maintenance et les ordres nécessaires selon les calendriers de maintenance, pour toutes vos installations. Sinon, cela se fait automatiquement chaque nuit. Plus d'explications dans Service et entretien : étape par étape, du calendrier de maintenance au bon de travail. |
Excel | Exportez les installations de l'aperçu vers Excel, avec un onglet supplémentaire pour les calendriers de maintenance et un onglet par certificat. |
Supprimer, Archives, Verrouiller | Voir l'explication dans le tableau ci-dessous. |
Sur la fiche de l'installation
En haut de la fiche de l'installation se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Envoyez un e-mail depuis l'installation avec un modèle d'e-mail. | |
Documents standards | Établissez un document standard depuis l'installation, par exemple une attestation de réception. |
Code-barres | Créez un pdf avec le nom de l'installation et le code QR ou le code-barres du numéro de série, à coller sur l'appareil. Vous choisissez s'il s'agit d'un code QR ou d'un code-barres dans les paramètres généraux. |
Supprimer | L'installation disparaît des aperçus et Robaws ne planifie plus d'entretien pour elle. Utilisez ceci pour une installation créée par erreur. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Archives | L'installation disparaît des aperçus, mais reste liée aux bons de travail, aux ordres, ... Utilisez ceci pour une installation qui ne se trouve plus chez le client. Robaws continue toutefois de planifier l'entretien selon le calendrier de maintenance : supprimez donc d'abord les lignes du calendrier de maintenance, ou videz leur Prochaine exécution. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Verrouiller | L'installation ne peut plus être modifiée. Plus d'explications dans Verrouiller. |
Journal d'audit | (visible pour les administrateurs) L'historique de la consultation et de l'enregistrement de l'installation. |
Mis à jour le : 20/10/2026
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