Dit artikel is ook beschikbaar in:

Installaties | Algemeen

In de module installaties houd je de toestellen bij die je bij een klant plaatst of geplaatst hebt: boilers, warmtepompen, airco's, omvormers van zonnepanelen ... Elke installatie heeft een eigen serienummer, merk, adres en status. Zo weet je altijd wat er bij welke klant staat, op welk project het geplaatst is en wanneer het volgende onderhoud nodig is. De module installaties zit in alle licenties: Starter, Go en Pro. Het automatisch plannen van onderhoud via de module onderhoudsbeurten zit in de licenties Go en Pro.

Een installatie staat bij je klant en volg je daar op, bijvoorbeeld met een jaarlijks onderhoud. Je eigen machines, gereedschap en voertuigen beheer je in de module materieel.

Navigeer snel naar:

het overzicht van je installaties
een nieuwe installatie aanmaken
de installatiefiche en haar velden
het onderhoudsschema van een installatie
de verschillende tabbladen
de actieknoppen

Antwoorden op veelgestelde vragen vind je in de installaties-FAQ.

Overzichtsscherm

Het overzicht van je installaties kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren. Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere installaties ineens.

Met de zoekbalk zoek je onder meer op naam, serienummer, merk, status, klant, eindklant, project, artikel, leverancier, stocklocatie, abonnement en adres.

Weergaven

Naast de tabelweergave heeft het installatieoverzicht nog twee weergaven:

Kanban: je installaties als kaartjes, in een kolom per status.
Kaart: je installaties op een kaart, op basis van het adres van de installatie.

Een nieuwe installatie aanmaken

Een nieuwe installatie maak je altijd vanuit een template. Een template is een voorbeeldinstallatie waarin bepaalde velden al ingevuld staan, zoals het merk, het artikel of het onderhoudsschema. Je maakt templates aan in de instellingen. Een nieuwe installatie start je op verschillende manieren:

vanuit het overzicht van je installaties, via de actieknop Toevoegen (+). Heb je meerdere templates, dan kies je er een.
vanuit een project, via het plusteken naast 'Installaties' in het blok Overzicht. Robaws vult het project, de klant, de eindklant en het werfadres in.
vanuit een klant, via het plusteken naast 'Installaties' in het blok Overzicht. Robaws vult de klant en het klantadres in.
vanuit een abonnement, via het plusteken naast 'Installaties' in het blok Overzicht. Robaws vult het abonnement en de klant in.
vanuit een artikel van het type Installatie, via het plusteken naast 'Installaties' in het blok Overzicht. Het artikel wordt meteen gekoppeld, samen met zijn onderhoudsschema's.
vanuit het overzicht via de actieknop Dupliceren, op basis van een bestaande installatie. Het serienummer, de certificaten, de bestanden en de opmerkingen gaan niet mee.

Zie je de actieknop Toevoegen niet in het overzicht? Dan bestaat er nog geen template. Maak er eerst een aan in de instellingen.

Daarnaast ontstaat een installatie ook automatisch. Boek je een stockwijziging met een artikel van het type Installatie en een serienummer, dan maakt Robaws de installatie aan als ze nog niet bestaat. Heb je een lijst met installaties? Dan kan je die importeren.

De installatiefiche

De installatiefiche bestaat uit de blokken Installatie gegevens, Gebruik details, Onderhoudsschema, Adres en Overzicht. Daaronder vind je de tabbladen.

Installatie gegevens

Hier leg je de vaste kenmerken van de installatie vast.

Veld	Uitleg
Naam	De naam van de installatie.
Serienummer	Het serienummer van de installatie. Het is uniek: twee installaties kunnen niet hetzelfde serienummer hebben. Je wijzigt het via het potlood naast het veld. Het serienummer staat ook in de barcode of QR-code van de installatie.
Merk	Het merk van de installatie.
Stocklocatie	Waar de installatie zich bevindt zolang ze niet geplaatst is, bijvoorbeeld in je magazijn. Je stocklocaties beheer je via de actieknop Stocklocaties in het overzicht van je artikelen.
Artikel	Het artikel van het type Installatie dat bij deze installatie hoort. Je kan enkel artikelen van dat type kiezen. Staat er op het artikel een onderhoudsschema, dan neemt de installatie dat over. Krijg je later een aankoopfactuur binnen, dan kies je op de lijn het artikel én, via het serienummer, de juiste installatie.
Leverancier	De leverancier bij wie je de installatie aankocht.
Status	De status van de installatie, voor een vlotte opvolging in het overzicht. Je statussen maak je aan in de instellingen.
Bedrijf	(zichtbaar als je meerdere bedrijven hebt) Het bedrijf waartoe de installatie behoort.
Abonnement	Het abonnement waaronder deze installatie valt, bijvoorbeeld een onderhoudscontract. Is dat abonnement niet meer actief, dan maakt Robaws voor deze installatie geen nieuwe onderhoudsbeurten meer aan.
Planning groep	(zichtbaar met rechten op de dagplanning) Groepeer je installaties in de dagplanning.

Werk je met extra velden, dan komen die onderaan dit blok.

Gebruik details

Hier noteer je voor wie en waar de installatie geplaatst is.

Veld	Uitleg
Werknemer	De werknemer die bij de installatie hoort, bijvoorbeeld de technieker die ze plaatste.
OA	De onderaannemer die bij de installatie hoort.
Op project	Het project waarop de installatie geplaatst is.
Klant	De klant bij wie de installatie staat.
Eindklant	De eindklant bij wie de installatie staat, als je werkt voor een klant die zelf voor iemand anders werkt.

Kies je een project, dan vult Robaws de klant, de eindklant en het werfadres van dat project in. Omgekeerd beperken een ingevulde klant en eindklant je keuze tot de projecten van die twee.

De klant, de eindklant, het project en het adres gaan automatisch mee naar alles wat je vanuit de installatie aanmaakt: een werkbon, een order, een abonnement en de orders voor het onderhoud. Boek je een stockwijziging voor de installatie, dan past Robaws deze velden automatisch aan.

Onderhoudsschema

Moet de installatie regelmatig onderhouden worden? Dan leg je hier vast welk onderhoud nodig is en wanneer de volgende uitvoering is. Elke lijn bestaat uit een Type onderhoud (een onderhoudsbeurt template, bijvoorbeeld 'Jaarlijks onderhoud warmtepomp') en de datum van de Volgende uitvoering.

Via Lijn toevoegen kies je een bestaande onderhoudsbeurt template, of kies je Aangepast... om voor deze installatie een eigen schema op te maken.
Heeft het gekoppelde artikel een onderhoudsschema, dan komt dat automatisch op de installatie, met als volgende uitvoering de eerste herhaling na vandaag. Die lijn kan je op de installatie niet verwijderen.
Via het icoon Toon historiek op een lijn zie je alle onderhoudsbeurten van die lijn.

Voeg je zelf een lijn toe, vul dan ook de Volgende uitvoering in. Zolang die datum leeg is, maakt Robaws voor die lijn geen onderhoudsbeurten aan.

Op basis van dit schema maakt Robaws de onderhoudsbeurten en de bijhorende orders zelf aan, een aantal dagen voor de volgende uitvoering. Hoe je dat instelt en opvolgt, lees je in Service en onderhoud: stap voor stap van onderhoudsschema tot werkbon.

Adres

Het adres waar de installatie effectief staat, met het veld Locatie voor een verdere omschrijving, bijvoorbeeld 'stookplaats kelder' of 'dak achterbouw'. Op basis van dit adres toont Robaws de installatie op de kaart. Het adres gaat mee naar de werkbonnen en orders die je vanuit de installatie aanmaakt.

Overzicht

Hier zie je in één oogopslag alles wat aan de installatie gekoppeld is: Dagplanning, Orders, Abonnementen, Werkbonnen, Facturen, Bestellingen, Aankoopfacturen, Stockwijziging en Onderhoudsbeurten, met een grafiek erbij. Klik op een module om de gekoppelde documenten te bekijken. Via het plusteken maak je meteen een planningsitem, een order, een abonnement of een werkbon voor deze installatie.

Tabbladen

Historiek

De historiek toont de stockwijzigingen van deze installatie: wanneer ze van welke locatie naar welke locatie ging, voor welk project en door welke werknemer.

Historiek van de stockwijzigingen bij een installatie

Bestanden

Hier voeg je bestanden toe die bij deze installatie horen, bijvoorbeeld de handleiding, het keuringsattest of foto's van de plaatsing.

Opmerkingen

Opmerkingen gebruik je om intern te communiceren over deze installatie en als geheugensteun. Ze komen niet op een document voor je klant.

Taken

Zoals in alle modules kan je ook vanuit een installatie een taak aanmaken.

Planning

Alle opdrachten uit de dagplanning waarop deze installatie staat, bijvoorbeeld voor de plaatsing, een onderhoud of een herstelling. Van hieruit plan je ook meteen een nieuwe opdracht in.

Certificaten

Keuringen, attesten en andere certificaten van de installatie bewaar je hier digitaal. Klik op Toevoegen en vul de Naam, de Datum en de Vervaldatum in, en voeg het bestand toe.

Robaws stuurt geen melding wanneer een certificaat vervalt. Volg je vervaldatums op via de actieknop Excel in het overzicht: die export bevat een tabblad per certificaat, met de vervaldatum per installatie.

Actieknoppen

In het overzichtsscherm

Voor de meeste actieknoppen in het overzicht vink je eerst links de installaties aan waarop je de actie wil uitvoeren.

Actieknop	Uitleg
Toevoegen	Maak een nieuwe installatie aan op basis van een template, zie Een nieuwe installatie aanmaken.
Dupliceren	Maak een nieuwe installatie op basis van de geselecteerde installatie. Selecteer daarvoor precies één installatie.
Onderhouden aanmaken	(moersleutel) Laat Robaws meteen de onderhoudsbeurten en orders aanmaken die volgens de onderhoudsschema's nodig zijn, voor al je installaties. Anders gebeurt dat elke nacht automatisch. Meer uitleg in Service en onderhoud: stap voor stap van onderhoudsschema tot werkbon.
Excel	Exporteer de installaties uit het overzicht naar Excel, met een extra tabblad voor de onderhoudsschema's en een tabblad per certificaat.
Verwijderen, Archiveren, Vergrendelen	Zie de uitleg in de tabel hieronder.

Op de installatiefiche

Bovenaan de installatiefiche staat een rij actieknoppen. De naam van een actieknop verschijnt zodra je er met je muis over zweeft.

Actieknop	Uitleg
E-mail	Stuur een mail vanuit de installatie met een e-mailtemplate.
Standaard documenten	Maak een standaard document op vanuit de installatie, bijvoorbeeld een opleveringsattest.
Barcode	Maak een pdf met de naam van de installatie en de QR-code of barcode van het serienummer, om op het toestel te kleven. Of het een QR-code of een barcode wordt, kies je in de algemene instellingen.
Verwijderen	De installatie verdwijnt uit de overzichten en Robaws plant er geen onderhoud meer voor. Gebruik dit voor een foutief aangemaakte installatie. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Archiveren	De installatie verdwijnt uit de overzichten, maar blijft gekoppeld aan de werkbonnen, orders, ... Gebruik dit voor een installatie die niet meer bij de klant staat. Robaws blijft wel onderhoud plannen volgens het onderhoudsschema: verwijder daarom eerst de lijnen van het onderhoudsschema, of maak hun Volgende uitvoering leeg. Meer uitleg in Archiveren en verwijderen.
Vergrendelen	De installatie kan niet meer gewijzigd worden. Meer uitleg in Vergrendelen.
Audit log	(zichtbaar voor beheerders) De historiek van het ophalen en opslaan van de installatie.

Zie je Verwijderen, Archiveren of Vergrendelen niet? Dan heeft je gebruikersrol geen recht om installaties aan te passen of te verwijderen. Gearchiveerde en verwijderde installaties vind je terug via de geavanceerde filters in het overzicht.

Bijgewerkt op: 20/10/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!