Matériels | Général
Dans le module matériel, vous assurez le suivi des biens d'usage que vous gérez vous-même : machines, outils, véhicules... Chaque appareil se gère comme un matériel distinct, avec son propre numéro de série, sa marque, son emplacement et son statut. Vous savez ainsi toujours où se trouve un appareil, qui l'utilise, sur quel projet il est déployé et si le contrôle est encore valable. Le module matériel est compris dans toutes les licences : Starter, Go et Pro.
Naviguez rapidement vers :
- l'aperçu de votre matériel
- la création d'un nouveau matériel
- la fiche du matériel et ses champs
- les différents onglets
- déplacer et prêter du matériel
- enregistrer les heures de matériel
- les boutons d'action
- la différence entre matériel et installations
Écran d'aperçu
Vous pouvez adapter l'aperçu de votre matériel via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs matériels à la fois.
Avec la barre de recherche, vous recherchez entre autres par nom, numéro de série, marque, statut, article lié, emplacement des stocks, emplacement, projet, client, fournisseur et l'employé qui utilise le matériel.
Vues
Outre la vue tableau, l'aperçu du matériel dispose encore de deux vues :
- Kanban : votre matériel sous forme de cartes, dans une colonne par statut.
- Carte : votre matériel sur une carte, sur base de l'adresse du matériel.
Créer un nouveau matériel
Vous créez toujours un nouveau matériel à partir d'un modèle. Un modèle est un matériel d'exemple dans lequel certains champs sont déjà complétés. Vous créez les modèles dans les paramètres. Vous démarrez un nouveau matériel de différentes manières :
- depuis l'aperçu de votre matériel, via le bouton d'action Ajouter (+). Si vous avez plusieurs modèles, vous en choisissez un.
- depuis un article du type Matériel, via le signe plus à côté de 'Matériel' dans le bloc Vue générale. L'article est alors immédiatement lié.
- depuis un projet ou un client, via le signe plus à côté de 'Matériel' dans le bloc Vue générale. Robaws complète le projet, le client et l'adresse du chantier ou l'adresse du client.
- depuis l'aperçu, via le bouton d'action Dupliquer, sur la base d'un matériel existant. Le numéro de série, les certificats et les fichiers ne sont pas repris.
Par ailleurs, du matériel se crée aussi automatiquement. Si vous comptabilisez un changement de stock avec un article du type Matériel et un numéro de série, Robaws crée le matériel s'il n'existe pas encore. Vous avez une liste de matériel ? Vous pouvez alors l'importer.
La fiche du matériel
La fiche du matériel se compose des blocs Données matériel, Utiliser détails, Adresse et Vue générale. En dessous, vous trouvez les onglets.
Données matériel
Vous y consignez les caractéristiques fixes du matériel.
Champ | Explication |
|---|---|
Nom | Le nom du matériel. |
Numéro de série | Le numéro de série du matériel. Il est unique : deux matériels ne peuvent pas avoir le même numéro de série. Vous le modifiez via le crayon à côté du champ. Le numéro de série figure aussi dans le code-barres ou le code QR du matériel. |
Marque | La marque du matériel. |
Emplacement des stocks | L'endroit où se trouve le matériel en ce moment. Robaws l'adapte automatiquement lorsque vous déplacez le matériel. |
Article | L'article du type Matériel qui correspond à ce matériel. Vous pouvez ainsi placer le matériel sur un devis, un ordre ou une facture. |
Fournisseur | Le fournisseur auprès duquel vous avez acheté le matériel. |
Statut | Le statut du matériel, pour un suivi fluide dans l'aperçu. Vous créez vos statuts dans les paramètres. |
Entreprise | (visible si vous avez plusieurs entreprises) L'entreprise à laquelle appartient le matériel. |
Planification groupe | (visible avec des droits sur le planning journalier) Regroupez votre matériel dans le planning journalier. |
Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci apparaissent en bas de ce bloc.
Utiliser détails
Vous notez ici qui utilise le matériel en ce moment.
Champ | Explication |
|---|---|
Travailleur | L'employé qui utilise le matériel en ce moment. |
Sous-traitant | Le sous-traitant qui utilise le matériel en ce moment. |
Sur projet | Le projet sur lequel le matériel est déployé en ce moment. |
Client | Le client pour qui le matériel est utilisé en ce moment. |
Client final | Le client final pour qui le matériel est utilisé en ce moment. |
Si vous déplacez le matériel avec un changement de stock, Robaws adapte automatiquement ces champs.
Adresse
L'adresse où se trouve le matériel, avec le champ Emplacement pour une description libre, par exemple 'entrepôt, étagère 3'. Sur base de cette adresse, Robaws affiche le matériel sur la carte. Si vous déplacez le matériel vers un projet, l'adresse du chantier de ce projet devient l'adresse du matériel.
Vue générale
Ici, vous voyez en un coup d'œil où le matériel est utilisé : dans la Planification journalière, dans les Ordres, Abonnements, Bons de travail, Factures, Commandes, Factures entrantes et Changement de stock, avec un graphique. Cliquez sur un module pour consulter les documents liés. Via le signe plus, vous planifiez immédiatement le matériel dans le planning journalier, ou vous créez un ordre avec ce matériel.
Onglets
Historique
L'historique affiche les changements de stock de ce matériel : quand il a été déplacé de quel emplacement vers quel emplacement, pour quel projet et par quel employé.
Documents
Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent à ce matériel, par exemple le mode d'emploi ou la facture d'achat.
Remarques
Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur ce matériel et comme aide-mémoire.
Tâches
Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis le matériel, par exemple pour suivre un entretien.
Planification
Toutes les missions du planning journalier sur lesquelles ce matériel est planifié. D'ici, vous planifiez aussi immédiatement le matériel.
Certificats
Si le matériel doit être contrôlé ou entretenu régulièrement, vous conservez ici le certificat de contrôle sous forme numérique. Cliquez sur Ajouter, complétez le Nom, la Date et la Date d'expiration, et ajoutez le fichier. Par exemple : un camion subit un contrôle et est approuvé. Vous conservez le certificat de contrôle dans les certificats, avec la date du prochain contrôle comme date d'expiration.
Déplacer et prêter du matériel
Vous confiez un appareil à un employé, ou vous l'emmenez sur un chantier ? Enregistrez-le alors avec un changement de stock. Dès que vous le comptabilisez, Robaws adapte automatiquement l'Emplacement des stocks, les Utiliser détails et l'adresse du matériel. Le déplacement apparaît aussi dans l'onglet Historique. Le module changements de stock est compris dans la licence Pro.
Vous voulez uniquement savoir quand un appareil est déployé où ? Planifiez-le alors dans le planning journalier. Vous voyez ces missions dans l'onglet Planification.
Enregistrer les heures de matériel
Vous souhaitez suivre combien d'heures une machine tourne, par exemple pour refacturer ces heures ? Travaillez alors avec un article du type Code d'heure - matériel. Complétez ce code horaire sur l'article de votre matériel. Tout comme un code horaire pour les employés enregistre les heures prestées, un code horaire pour le matériel enregistre les heures de fonctionnement de vos machines. Si vous choisissez le matériel sur une ligne ou dans le bloc Heures d'équipement d'un bon de travail, Robaws complète lui-même ce code horaire. Quel type d'article choisir et quand, vous le lisez dans Quel type d'article choisir pour mes matériaux, mes heures et mes machines ?.
Boutons d'action
Dans l'écran d'aperçu
Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche le matériel sur lequel vous souhaitez exécuter l'action.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Ajouter | Créez un nouveau matériel sur la base d'un modèle, voir Créer un nouveau matériel. |
Dupliquer | Créez un nouveau matériel sur la base du matériel sélectionné. Sélectionnez pour cela exactement un matériel. |
Excel | Exportez le matériel de l'aperçu vers Excel, avec un onglet supplémentaire par certificat. |
Supprimer, Archives, Verrouiller | Voir l'explication dans le tableau ci-dessous. |
Sur la fiche du matériel
En haut de la fiche du matériel se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Envoyez un e-mail depuis le matériel avec un modèle d'e-mail. | |
Documents standards | Établissez un document standard depuis le matériel, par exemple un formulaire de prêt. |
Code-barres | Créez un pdf avec le nom du matériel et le code QR ou le code-barres du numéro de série, à coller sur l'appareil. Vous choisissez s'il s'agit d'un code QR ou d'un code-barres dans les paramètres généraux. Voir aussi Travailler avec des codes-barres. |
Supprimer | Le matériel disparaît des aperçus. Utilisez ceci pour un matériel créé par erreur. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Archives | Le matériel disparaît des aperçus, mais reste lié aux bons de travail, aux changements de stock, ... Utilisez ceci pour du matériel que vous n'avez plus. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Verrouiller | Le matériel ne peut plus être modifié. Plus d'explications dans Verrouiller. |
Journal d'audit | (visible pour les administrateurs) L'historique de la consultation et de l'enregistrement du matériel. |
Matériel ou installation ?
Robaws possède deux modules qui se ressemblent, mais ont un objectif différent :
- Le module matériel sert à gérer vos propres biens d'usage : machines, outils, véhicules...
- Le module installations sert à consigner ce que vous installez chez le client, par exemple un climatiseur, et sur quoi vous planifiez ensuite de l'entretien.
Il s'agit de deux modules distincts, chacun avec son propre aperçu et ses propres paramètres. Vous en lisez plus sur les installations dans Installations | Général.
Mis à jour le : 20/10/2026
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