Notes de livraison | Général
Une note de livraison est une liste des articles ou du matériel qui quittent votre entreprise. Vous pouvez la considérer comme un bon d'expédition que vous remettez au chauffeur ou avec la livraison. Votre client la signe à la réception, et vous en faites ensuite en un clic une facture ou un changement de stock. Le module notes de livraison est compris dans les licences Go et Pro. Vous donnez accès à un utilisateur via les droits sur les notes de livraison dans son rôle d'utilisateur.
Naviguez rapidement vers :
- l'aperçu des notes de livraison
- la création d'une nouvelle note de livraison
- la fiche de la note de livraison et ses champs
- les différents onglets
- faire signer une note de livraison
- facturer et adapter le stock
- les boutons d'action
Écran d'aperçu
Vous pouvez adapter l'aperçu des notes de livraison via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs notes de livraison à la fois.
Vues
Outre la vue tableau, l'aperçu des notes de livraison dispose encore de deux vues :
- Kanban : vos notes de livraison sous forme de cartes, dans une colonne par statut. En haut de chaque colonne figure le total hors TVA.
- Carte : vos notes de livraison sur une carte, sur base de l'adresse de la note de livraison.
Créer une nouvelle note de livraison
Vous démarrez une nouvelle note de livraison de différentes manières :
- depuis un ordre, via le bouton d'action Faire note de livraison en haut de la fiche de l'ordre ou via le signe plus à côté de 'Notes de livraison' dans le bloc Vue générale. Robaws reprend le client, le projet, la personne de contact, la référence client, l'entreprise, l'adresse et toutes les lignes de l'ordre.
- depuis un projet, via le signe plus à côté de 'Notes de livraison' dans le bloc Vue générale. Robaws reprend le client, la personne de contact, la référence client et l'entreprise du projet, avec l'adresse du chantier comme adresse. Les lignes, vous les complétez vous-même.
- depuis un fournisseur, via le signe plus à côté de 'Notes de livraison' dans le bloc Vue générale. Robaws complète alors uniquement le fournisseur.
- depuis l'aperçu de vos notes de livraison, via le bouton d'action Ajouter (+). Vous complétez alors tout vous-même.
Chaque nouvelle note de livraison reçoit un nouveau numéro, le Statut début et l'Annotation standard des paramètres. Vous devenez le responsable et la date de livraison est aujourd'hui. Une nouvelle note de livraison ressemble fortement à une précédente ? Sélectionnez alors celle-ci dans l'aperçu et utilisez le bouton d'action Dupliquer.
La fiche de la note de livraison
La fiche de la note de livraison se compose des blocs Données note de livraison, Adresse et Vue générale. En dessous, vous trouvez les onglets.
Données note de livraison
Champ | Explication |
|---|---|
Date | La date de la note de livraison. |
Ordre | L'ordre pour lequel vous livrez. Si vous choisissez un ordre, Robaws complète le projet, le client et la personne de contact. |
Projet | Le projet pour lequel vous livrez. Si vous choisissez un projet, Robaws complète le client, la personne de contact, la référence client et l'entreprise. |
Client | Le client à qui la livraison est destinée. |
Personne de contact | Choisissez une des personnes de contact de ce client. |
Référence client | La référence de votre client, par exemple son numéro de commande. Elle figure sur le pdf. |
Statut | Le statut de la note de livraison. Dans les paramètres, vous déterminez aussi quel statut une note de livraison reçoit automatiquement après la facturation. |
Entreprise | (visible si vous avez plusieurs entreprises) Choisissez laquelle de vos entreprises effectue la livraison. |
Responsable | L'utilisateur qui assure le suivi de la note de livraison. |
Fournisseur | Le fournisseur d'où proviennent les marchandises, le cas échéant. Il figure sur le pdf. |
Date de réception | La date à laquelle les marchandises ont été reçues. |
Date de commande | La date à laquelle les marchandises sont livrées. |
Remarques | Texte libre, par exemple une instruction pour le chauffeur. La remarque figure en gras sur le pdf. Un texte fixe se règle avec l'Annotation standard dans les paramètres. |
Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci apparaissent en bas de ce bloc. Si vous créez la note de livraison à partir d'un projet, Robaws reprend le contenu des champs supplémentaires que vous avez créés de la même manière pour les projets et les notes de livraison.
Adresse
L'adresse où vous livrez. Elle figure comme Adresse de déchargement sur le pdf, et sur base de cette adresse, Robaws affiche la note de livraison sur la carte. Si vous choisissez un client ou un projet alors que l'adresse est encore vide, Robaws reprend l'adresse du client ou l'adresse du chantier du projet. S'il y a déjà une adresse, vous choisissez vous-même si vous voulez la reprendre.
Vue générale
Ici, vous voyez les Factures et le Changement de stock liés à la note de livraison. Cliquez sur un module pour consulter les documents liés, ou sur le signe plus pour créer immédiatement un nouveau document pour cette note de livraison. Voir Facturer et adapter le stock.
Onglets
Éléments
Ici se trouvent les lignes de la note de livraison : ce qui est livré. Outre les colonnes fixes (Article, Description, Quantité, Unité, Prix, Réduction, TVA et Total), vous choisissez avec la colonne Ligne le type de ligne, par exemple pour un intertitre ou une ligne de texte. Vous pouvez aussi afficher des colonnes supplémentaires :
Colonne | Explication |
|---|---|
Poste | (visible si Afficher nr. post est activé dans les paramètres) Liez la ligne à un poste. |
No. | (visible si Afficher nr. de ligne est activé dans les paramètres) Le numéro de ligne. |
Activité | (visible si Activité est activé dans les paramètres des factures) L'activité de la ligne. |
Remarques
Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur cette note de livraison et comme aide-mémoire.
Documents
Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent à cette note de livraison, par exemple une photo des marchandises livrées.
Tâches
Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis la note de livraison.
Faire signer une note de livraison
Votre client signe une note de livraison de deux manières :
- Sur papier : si Signature est activé dans les paramètres, une case pour la signature figure en bas du pdf. Imprimez la note de livraison et remettez-la avec la livraison.
- Numériquement : envoyez la note de livraison via le bouton d'action E-mail et cochez Signature pour la pièce jointe pdf. Votre client signe alors en ligne. La signature figure ensuite sur le pdf de la note de livraison. Comment cela fonctionne, vous le lisez dans Puis-je faire signer des documents numériquement ?
Dans un modèle d'e-mail, vous pouvez régler quel statut la note de livraison reçoit automatiquement après la signature.
Facturer et adapter le stock
Vous faites les deux depuis le bloc Vue générale de la note de livraison, via le signe plus.
- Factures : choisissez le journal. Robaws crée une facture avec le client, la personne de contact, la référence client, l'entreprise et toutes les lignes de la note de livraison. Si la note de livraison est liée à un ordre, les lignes de facture restent liées à cet ordre. La note de livraison reçoit ensuite le Statut facturation des paramètres. Vous créez chaque fois une facture par note de livraison.
- Changement de stock : Robaws crée un changement de stock avec les articles de la note de livraison, qui partent de votre emplacement de stock par défaut. Vérifiez-le et comptabilisez-le ensuite vous-même.
Boutons d'action
Dans l'écran d'aperçu
Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche la ou les note(s) de livraison sur la ou lesquelle(s) vous souhaitez exécuter l'action.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Ajouter | Créez une nouvelle note de livraison, voir Créer une nouvelle note de livraison. |
Dupliquer | Créez une nouvelle note de livraison sur la base de la note de livraison sélectionnée, avec le même client, la même adresse et les mêmes lignes. Sélectionnez pour cela exactement une note de livraison. |
Excel | Exportez les notes de livraison de l'aperçu vers Excel, avec par note de livraison entre autres le client, les dates, le statut, la référence client, le fournisseur et les champs supplémentaires. |
Supprimer, Archives, Verrouiller | Voir l'explication dans le tableau ci-dessous. |
Sur la fiche de la note de livraison
En haut de la fiche de la note de livraison se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Consultez le pdf de la note de livraison. Via la liste déroulante, vous choisissez un des modèles pdf que vous avez créés dans les paramètres. | |
Envoyez un e-mail depuis la note de livraison avec un modèle d'e-mail, par exemple pour la faire signer. Via E-mails envoyés, vous voyez quels e-mails ont déjà été envoyés. | |
Supprimer | La note de livraison disparaît des aperçus. Utilisez ceci pour une note de livraison créée par erreur. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Archives | La note de livraison disparaît des aperçus, mais reste liée aux factures, aux changements de stock, ... Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Verrouiller | La note de livraison ne peut plus être modifiée. Plus d'explications dans Verrouiller. |
Journal d'audit | (visible pour les administrateurs) L'historique de la consultation et de l'enregistrement de la note de livraison. |
Mis à jour le : 19/10/2026
Merci !