Demandes de prix | Général
Vous sous-traitez une partie d'un devis à un sous-traitant, ou vous voulez savoir quel fournisseur est le moins cher ? Avec une demande de prix, vous demandez en une fois des prix à différents fournisseurs. Chaque fournisseur complète ses prix sur son propre portail fournisseur. Vous comparez les prix dans Robaws, vous chargez les prix du fournisseur que vous choisissez dans votre devis et vous transformez la demande de prix en commande. Le module demandes de prix est compris dans la licence Pro. Vous donnez accès à un utilisateur via les droits sur les demandes de prix dans son rôle d'utilisateur.
Naviguez rapidement vers :
- l'aperçu des demandes de prix
- la création d'une nouvelle demande de prix
- la fiche de demande de prix et ses champs
- la méthode du devis à la commande
- les boutons d'action
Écran d'aperçu
Vous pouvez adapter l'aperçu des demandes de prix via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer ses propres aperçus et les personnaliser. Via l'écran d'aperçu, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs demandes de prix à la fois.
Vues
Outre la vue tableau, l'aperçu des demandes de prix dispose encore d'une vue :
- Kanban : vos demandes de prix sous forme de cartes, dans une colonne par statut. En haut de chaque colonne figure le total hors TVA.
Créer une nouvelle demande de prix
Vous créez toujours une demande de prix à partir d'un modèle. Un nouvel environnement n'a pas encore de modèle : créez-en d'abord un dans les paramètres. Tant qu'il n'y a pas de modèle, vous ne voyez pas les boutons pour créer une demande de prix.
Vous lancez une nouvelle demande de prix de différentes manières :
- depuis un devis. Sélectionnez les lignes que vous souhaitez sous-traiter, y compris des lignes de la sous-structure d'un poste. Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Créer une demande de prix. Si vous avez plusieurs modèles, choisissez-en un. La demande de prix est immédiatement liée au devis et au projet.
- depuis un projet ou un fournisseur, via le signe plus à côté de 'Demandes de prix' dans le bloc Vue générale.
- depuis l'aperçu de vos demandes de prix, via le bouton d'action Ajouter (+).
Une nouvelle demande de prix reçoit un nouveau numéro ainsi que le statut, les lignes et les fournisseurs du modèle. Vous devenez le responsable. Robaws calcule la Date d'échéance et la Date d'expiration sur base des délais dans les paramètres. Une nouvelle demande de prix ressemble fortement à une précédente ? Sélectionnez alors celle-ci dans l'aperçu et utilisez le bouton d'action Dupliquer.
La fiche de demande de prix
La fiche de demande de prix se compose des blocs Demande de prix et Demandes de prix fournisseurs. En dessous, vous trouvez les onglets.
Demande de prix
Champ | Explication |
|---|---|
Statut | Le statut de la demande de prix. |
Entreprise | (visible si vous avez plusieurs entreprises) L'entreprise qui envoie la demande de prix. |
Référence | Une référence propre. Elle est reprise sur la commande que vous créez à partir de la demande de prix. |
Devis | Le devis pour lequel vous demandez des prix. Ce n'est qu'avec un devis que vous pouvez charger les prix d'un fournisseur dans ce devis. Si vous choisissez un devis, Robaws complète aussi le projet. |
Projet | Le projet de la demande de prix. Le fournisseur voit le nom du projet sur son portail, ainsi que l'adresse du devis ou, à défaut, celle du projet. |
Créé à | La date de la demande de prix. |
Date d'échéance | La date à laquelle vous attendez une réponse de vos fournisseurs. Robaws n'y tient pas le fournisseur : utilisez la date dans votre e-mail avec le code de remplacement ${dueDate}. |
Date d'expiration | Le dernier jour où un fournisseur peut encore réagir sur le portail. À partir du lendemain, il ne peut plus rien faire et il voit le message 'Date limite est dépassé'. |
Date d'approbation | La date à laquelle vous avez approuvé un fournisseur. Robaws la complète lui-même. |
Responsable | L'utilisateur qui suit la demande de prix. Il reçoit une notification lorsqu'un fournisseur soumet ou refuse ses prix. |
Si vous travaillez avec des champs supplémentaires, ceux-ci apparaissent sous ce bloc.
Demandes de prix fournisseurs
Ici, vous placez les fournisseurs auxquels vous demandez des prix, et vous suivez où en est chaque fournisseur. Comment les ajouter et envoyer la demande de prix, vous le lisez dans Demande de prix : étape par étape du devis à la commande.
Colonne | Explication |
|---|---|
Fournisseur | Le fournisseur. Vous ne pouvez ajouter chaque fournisseur qu'une seule fois. |
Personne de contact | La personne de contact du fournisseur qui reçoit l'e-mail. |
Statut | Où en est le fournisseur, voir le tableau des statuts. |
Total HTVA | Le total des prix de ce fournisseur. Cliquez dessus pour voir ses prix par ligne. |
Dernière interaction | Quand quelque chose s'est passé pour la dernière fois, par exemple un e-mail envoyé ou une visite du portail. |
Sur chaque ligne figurent des icônes : Approuver (la coche, apparaît lorsque vous survolez la ligne avec votre souris), Afficher les prix du fournisseur, Envoyer un e-mail, Afficher l'historique et la corbeille. En haut du bloc se trouvent les boutons Groupes de fournisseurs et Comparer les prix.
Le statut d'un fournisseur
Statut | Quand |
|---|---|
À envoyer | Le fournisseur figure sur la demande de prix, mais n'a pas encore reçu d'e-mail. |
Envoyé | Vous avez envoyé au fournisseur un e-mail avec un modèle d'e-mail fournisseur. |
Calculant | Le fournisseur a cliqué sur le portail sur Oui, je vais compter. |
Soumis | Le fournisseur a soumis ses prix. Le responsable reçoit une notification. |
Décliné | Le fournisseur a cliqué sur Non, je ne vais pas compter. La ligne devient rouge et le responsable reçoit une notification. Si le fournisseur a laissé une remarque, vous la lisez via l'icône d'info à côté du statut. |
Approuvé | Vous avez approuvé ce fournisseur. La ligne devient verte. |
Via Afficher l'historique sur la ligne d'un fournisseur, vous voyez ce qu'il a fait et quand, par exemple quand il a consulté le portail ou téléchargé les fichiers.
Onglets
Éléments
Ici figurent les lignes pour lesquelles vous demandez un prix, avec leur article, leur description, leur quantité et leur unité. Avec la colonne Ligne, vous choisissez le type de ligne. Une description détaillée est transmise au portail, de sorte que le fournisseur sait exactement ce que vous demandez. Si vous travaillez avec une introduction et une conclusion, celles-ci figurent au-dessus et en dessous des lignes.
Sous les lignes, vous trouvez l'onglet Fichiers pour les fournisseurs. Les fichiers que vous placez ici, comme des plans ou un cahier des charges, chaque fournisseur peut les télécharger sur son portail, séparément ou ensemble dans un fichier ZIP.
Remarques
Vous utilisez les remarques pour communiquer en interne sur cette demande de prix et comme aide-mémoire. Vos fournisseurs ne les voient pas.
Documents
Ici, vous ajoutez des fichiers qui appartiennent à cette demande de prix et qui sont uniquement pour vous. Vos fournisseurs ne les voient pas.
Tâches
Comme dans tous les modules, vous pouvez aussi créer une tâche depuis la demande de prix.
Du devis à la commande
Comment envoyer une demande de prix à vos fournisseurs, comparer les prix, approuver un fournisseur et en faire une commande, vous le lisez étape par étape dans Demande de prix : étape par étape du devis à la commande.
Boutons d'action
Dans l'écran d'aperçu
Pour la plupart des boutons d'action dans l'aperçu, cochez d'abord à gauche la ou les demande(s) de prix sur la(les)quelle(s) vous souhaitez exécuter l'action.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Ajouter | Créez une nouvelle demande de prix à partir d'un modèle, voir Créer une nouvelle demande de prix. |
Dupliquer | Créez une nouvelle demande de prix sur la base de la demande de prix sélectionnée, avec les mêmes lignes et les mêmes fournisseurs. Ces fournisseurs reçoivent de nouveau le statut À envoyer. Sélectionnez pour cela exactement une demande de prix. |
Groupes de fournisseurs | Créez des groupes de fournisseurs auxquels vous envoyez ensemble une demande de prix. Donnez un nom au groupe et choisissez éventuellement la personne de contact par fournisseur. |
Excel | Exportez les demandes de prix de l'aperçu vers Excel. |
Supprimer, Archives, Verrouiller | Voir l'explication dans le tableau ci-dessous. |
Sur la fiche de demande de prix
En haut de la fiche de demande de prix se trouve une rangée de boutons d'action. Le nom d'un bouton d'action apparaît dès que vous le survolez avec votre souris.
Bouton d'action | Explication |
|---|---|
Consultez le pdf de la demande de prix. Via la liste déroulante, vous choisissez un des modèles pdf que vous avez créés dans les paramètres. | |
Passer commande | Créez une commande d'achat pour le fournisseur approuvé, voir Étape 6 : passez la commande. |
Envoyez un e-mail depuis la demande de prix. Choisissez un modèle d'e-mail général, ou un modèle d'e-mail fournisseur puis Tous les ou un seul fournisseur. Via E-mails envoyés, vous voyez quels e-mails ont déjà été envoyés. | |
Documents standards | Établissez un document standard depuis la demande de prix. |
Changer le numéro | Donnez un autre numéro à cette demande de prix. Voir Comment modifier un numéro de document ? |
Supprimer | La demande de prix disparaît des aperçus. Utilisez ceci pour une demande de prix créée par erreur. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Archives | La demande de prix disparaît des aperçus, mais reste liée au devis, au projet et à la commande. Plus d'explications dans Archiver et supprimer. |
Verrouiller | La demande de prix ne peut plus être modifiée. Plus d'explications dans Verrouiller. |
Journal d'audit | (visible pour les administrateurs) L'historique de la consultation et de l'enregistrement de la demande de prix. |
Mis à jour le : 04/11/2026
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