Verkoopfacturen | Algemene uitleg

Navigeer snel naar het onderdeel over:

• Overzichtsscherm
• Hoe stel ik een factuur op?
• Nummering of pro forma
• Detail van de factuur
• Betaling ontvangen
• Doorsturen naar de klant
• Doorsturen naar de boekhouder
• Creditnota's

Overzichtsscherm

Het overzicht van de facturen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.

Zo kan je bijvoorbeeld een overzicht maken van alle facturen die je via Peppol kan versturen, die je nog naar de boekhouder moet sturen, die nog betaald moeten worden,...

Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere facturen ineens.
Facturen kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.

Hoe stel ik een factuur op?

Er zijn meerdere manieren om tot een factuur te komen. De logica is telkens dezelfde: vanuit het document dat je wenst te factureren (offerte, project, vordering, ...) kan je klikken op het € teken om het om te zetten tot een factuur. Hieronder vermelden we een aantal specificiteiten voor de meest courante modules.
Daarnaast is het ook mogelijk om een losse factuur op te stellen door in het overzichtsscherm van de facturen bovenaan op toevoegen te klikken.

Offerte of project factureren

• Je kan ervoor kiezen om de offerte volledig te factureren door bovenaan op het € teken te klikken (te activeren via instellingen > offerte > instellingen > rechtstreeks factuur maken). Dan wordt de complete offerte overgenomen op de factuur (enkel de bovenbouw, niet de gecalculeerde onderbouw).
• Je kan er ook voor kiezen om een deel van de offerte te factureren, bijvoorbeeld om een voorschotfactuur op te stellen. Dit doe je vanuit de financiële planning van de offerte. Indien je al een project gemaakt hebt vanuit de offerte, vind je deze financiële planning ook op het project terug. Dan kan je ook van daaruit een deel van de offerte factureren.
• Aan een project kan je meerdere offertes koppelen. Het is niet mogelijk om vanuit de financiële planning fases uit verschillende offertes op één factuur te combineren.

Vordering factureren

Je stelt de vorderingsstaat op om de uitgevoerde werken bij te houden en deze daarna te factureren. Vanuit de vorderingsstaat kan je (al dan niet na goedkeuring van de klant) een factuur opstellen door op het € teken bovenaan te klikken.

• Dit kan een cumulatieve factuur zijn (waarbij de vorige deelfacturen weergegeven worden op de factuur) of een simpele factuur (waarbij er enkel het bedrag van de huidige vorderingsstaat wordt weergegeven).
• Dit kan een gedetailleerde factuur zijn (waarbij alle lijnen van de vorderingsstaat worden overgenomen op de factuur) of een eenvoudige factuur (waarbij één totaalbedrag wordt weergegeven op de factuur). Het courantste is de eenvoudige factuur, met de vorderingsstaat in bijlage.

Maak je soms een voorschotfactuur aan (vb 20% bij ondertekening van de offerte), nog voor de werken van start gegaan zijn, en factureer je daarna verder via een vorderingsstaat? Je kan de voorschotfactuur ofwel meteen afhouden van de eerste vordering, ofwel naar keuze progressief / op het einde afhouden van de vordering.

Order factureren

In een order kan je werken via de lijnen (items) -> als je deze wilt factureren klik je bovenaan op het € teken.
Je kan ook uitvoeringsgebaseerd factureren, dan werk je in het tabblad 'uitvoering' -> als je deze wilt factureren klik je op het woordje 'factureren' in het tabblad 'uitvoering'.

Werkbon factureren

Je kan één of meerdere werkbonnen samen factureren, door bovenaan in de werkbon of op het overzicht op het € teken te klikken.
Via de instellingen kan je de facturatiestrategie bepalen (alle lijnen gedetailleerd tonen of niet, welke info tonen op de pdf,...)

Als je liever de werkbonnen groepeert en ze daarna ineens wilt factureren voor een bepaalde periode, dan kan je de werkbonnen op een order groeperen. Vul telkens hetzelfde ordernummer toe aan de werkbon zodat het ook op die werkbon wordt toegevoegd. Alle lijnen van de werkbonnen (uren, artikelen, materieel) vind je terug op het order onder het tabblad 'uitvoering'. Je kan hier ook lijnen van een aankoopfactuur aan toevoegen zodat alles netjes ineens wordt gefactureerd.

Abonnement factureren

Bij het aanmaken van een abonnement, kies je of dit een factuur of een order moet genereren. Kies je voor een factuur, dan zal volgens de gekozen periodiciteit (6 maanden, een jaar, ...) een factuur automatisch opgesteld worden. Deze bevindt zich dan tussen je andere facturen.

Verhuurperiode factureren

Vanuit de verhuurmodule hou je bij welke items in verhuur zijn en welke teruggebracht werden. Op het einde van de verhuurperiode kan je een factuur opstellen via het afsluiten van de boekingsperiode.

Nummering of pro forma

Een factuur wordt altijd aan een dagboek gekoppeld. Dit dagboek bepaalt onder andere de nummering van de facturen en creditnota's. Als je met verschillende dagboeken werkt, kan je instellen aan welk dagboek een nieuwe factuur/creditnota moet toegevoegd worden.
Hier kan je er ook voor kiezen of een factuur/creditnota automatisch genummerd wordt of eerst als pro forma wordt geregistreerd.

Detail van de factuur

Bij de facturatiegegevens worden de gegevens overgenomen:

• uit de klantfiche (vb betaalvoorwaarde)
• uit de oorspronkelijke module (vb klantreferentie had je al op de offerte ingevuld)
• uit de instellingen (vb opmerkingen)

Je kan ze zelf wijzigen of verder aanvullen.

Rechts staan een aantal klantgegevens zichtbaar, deze komen uit de klantenfiche in Robaws. Op die manier kan je snel controleren of er een apart facturatiemail staat ingesteld, wat de normale betaalvoorwaarde is voor deze klant, hoeveel onbetaalde facturen er nog zijn en of je opmerkingen hebt bijgehouden ivm deze klant.

Onderaan vind je de factuurlijnen terug. Elke factuurlijn kan je apart toewijzen aan een project, een order, verhuurbon, werkbon, ...
Je kan eveneens al bepalen aan welke grootboekrekening deze lijn zal worden toegewezen in je boekhoudpakket.

Net als in andere modules kan je ook hier opmerkingen, bestanden en taken toevoegen.
Vergeet niet dat je ook hier extra velden kan aanmaken om op een gestructureerde manier info bij te houden!

Betaling ontvangen

Bij de facturatiegegevens vind je het openstaand bedrag. Dit is het totaalbedrag van de factuur min de geregistreerde betalingen.
Je kan dit manueel opvolgen of automatisch laten opvolgen via een integratie.

Manueel registreren

• wijzig de status naar 'Betaald' -> dit zorgt ervoor dat het openstaand bedrag naar 0 wijzigt
• OF klik op het openstaand bedrag en registreer het ontvangen bedrag -> indien het openstaand bedrag nu 0€ is, zal de status automatisch wijzigen naar 'betaald'

Automatisch registreren

De integratie met bepaalde boekhoudpakketten zorgt ervoor dat de betalingen meteen in Robaws geregistreerd worden op de juiste factuur, zodat je facturen altijd up to date zijn.
Indien je boekhoudpakket dit niet toestaat, kan je ook een koppeling leggen met een banking-platform zoals Ponto of Codabox, zodat de betalingen automatisch in Robaws binnenkomen en via de gestructureerde mededeling aan de juiste factuur worden toegewezen.

Op het overzicht van de facturen vind je bovenaan de actieknop '€' terug, hieronder vind je het overzicht van alle banktransacties. Deze worden ingeladen indien er een koppeling met een boekhoudpakket of een banking-platform actief staat.

Doorsturen naar de klant

Je kan je factuur op verschillende manieren naar je klant versturen, in bulk vanuit het overzicht of één per één vanuit de factuur.

• per mail: door bovenaan op de knop 'e-mail' te klikken. In de mail zal meteen het emailadres van de klant worden ingevuld (facturatie-adres indien gekend, anders het algemeen emailadres). Dit kan je manueel wijzigen indien je niet in bulk stuurt.
• via Peppol: facturen worden als UBL-bestand verstuurd via Peppol. Dit UBL-bestand bevat de factuur in pdf en alle gegevens (in code) van de factuur.

Doorsturen naar de boekhouder

Facturen worden als UBL-bestand verstuurd naar het boekhoudpakket. Dit UBL-bestand bevat de factuur in pdf en alle gegevens (in code) van de factuur. Vanuit het overzicht kan je de gewenste facturen selecteren en ze in functie van je boekhoudpakket:

• indien het boekhoudpakket online is (al dan niet via een koppeling): naar de boekhouder sturen door bovenaan op het icoon 'verstuur naar boekhouder' te klikken
• Indien het boekhoudpakket niet online staat, kan je de facturen downloaden in een zipfile en deze aan je boekhouder bezorgen of manueel inladen in het boekhoudprogramma. Klik hiervoor op het icoon 'UBL'.

Creditnota's

Een creditnota volgt in grote lijnen dezelfde flow als de factuur, maar er zijn een aantal specificiteiten:

• Zo kan je aangeven welke factuur gecrediteerd wordt en eventueel het bedrag van deze creditnota afpunten van een factuur.
• Creditnota's kunnen dezelfde nummering volgen als de facturen of apart genummerd worden. Dit bepaal je in het dagboek.

Bijgewerkt op: 24/06/2026