Hoe maak ik een werkbon aan?

Een werkbon registreert wat er op een werf gepresteerd is: de uren van je werknemers, het materieel dat ingezet werd en de artikels die verbruikt zijn. Zo weet je per dag en per project wat een werk gekost heeft.

Een werkbon is geen factuur, maar je kan er wel een factuur of een order van maken.

Een werkbon aanmaken

Je maakt een werkbon het best aan op de plaats waar het werk al gekend is, zodat de klant, het project en het adres meteen meekomen:

• In de module werkbonnen — klik op de actieknop toevoegen. Alles vul je zelf in.
• Vanuit een planningitem — open het planningitem en klik in het blok overzicht op de + naast Werkbonnen.
• Vanuit een project, order, klant, installatie, aankooporder of aankoopfactuur — ook daar staat de + naast Werkbonnen in het blok overzicht. Bij een project en een aankoopfactuur heb je bovendien de actieknop maak werkbon.
• Automatisch na een stockwijziging — zet de schakelaar werkbon aanmaken na stockwijziging inboeken aan via instellingen > stockwijzigingen > werkbon maken na inboeken. Elke ingeboekte stockwijziging levert dan een werkbon op met de gebruikte artikels erop.

Werk je met Wappy, dan hoef je zelf niets aan te maken: je monteur vult de werkbon in de app in en die komt automatisch in Robaws terecht, gelinkt aan het planningitem.

De werkbonfiche invullen

Werkbon gegevens

Bovenaan staat de kaart werkbon gegevens met de algemene gegevens van de werkbon. Welke velden je precies ziet, hangt af van je instellingen en van welke modules je gebruikt.

Werk je met extra velden, dan komen die onderaan dezelfde kaart te staan.

Adres

Het adresblok is het werfadres — dus waar het werk uitgevoerd wordt, niet het facturatieadres van je klant. Kies je een project, een order of een klant, dan stelt Robaws het bijhorende adres voor.

Werknemer uren

In het blok werknemer uren registreer je wie hoelang gewerkt heeft.

Uren voeg je altijd toe met een uurcode: een artikel van het type 'uurcode - werknemer'. Die uurcode bepaalt de kostprijs en de verkoopprijs van het uur. Hoe je uurcodes aanmaakt en aan je werknemers koppelt, lees je in hoe ga ik om met uren / bewerking in Robaws. Werk je met uursoorten, dan neemt Robaws de uursoort van de uurcode automatisch over op de uurlijn.

Het blok is één tabel. Je klikt op lijn toevoegen en vult per lijn de werknemer, de uurcode en het aantal uren in. Daarnaast staan opmerkingen, te factureren uren, kostprijs, prijs, btw en totaal. Er komen kolommen bij zodra je de bijhorende functie gebruikt: uursoort, activiteit, post, en startuur, einduur en pauze (m).

Je kan één werkbon per werknemer maken, of één werkbon voor een hele ploeg: je voegt dan gewoon meerdere lijnen of kaarten toe.

De kolommen startuur, einduur en pauze (m) verschijnen pas als de schakelaars ingave tijdstip start/stop en ingave pauze aanstaan. Die vind je bij de Wappy-kaart van de werkboninstellingen, maar ze gelden ook voor de werkbon in Robaws zelf.

Materieel uren

Het blok materieel uren registreert hoelang een machine of voertuig ingezet is. Je kiest per lijn het materieel, het bijhorende artikel (een uurcode van het type materieel), het aantal en de eenheid. Daarnaast staan te factureren aantal, kostprijs, prijs, btw en totaal.

Kilometers

In het blok kilometers vul je per werknemer de km heen en de km terug in. Robaws telt die op in km totaal. In de kolom mobiliteit kies je het mobiliteitstype dat de vergoeding bepaalt; hoe je die types opzet, lees je in hoe pas ik een mobiliteitsvergoeding toe.

De knop doe een gok wist de bestaande kilometerlijnen en maakt een nieuwe lijn per werknemer uit het blok werknemer uren. Robaws vult die lijnen niet in op basis van een routeberekening, maar met wat al gekend is:

• de kilometers die op de projectfiche staan, en het mobiliteitstype uit het veld mobiliteit van de werknemer;
• daarbovenop een tweede lijn met de afstand woon/werk van de werknemer, als bij hem de schakelaar woon/werk mobiliteit toepassen aanstaat.

Staat bij een werknemer de schakelaar mobiliteit toepassen uit, dan krijgt hij geen projectlijn.

Items

Op het tabblad items zet je wat er verbruikt of geplaatst is: artikels, materieel en installaties. Dat zijn de lijnen die straks op je factuur komen. Naast artikel, omschrijving, aantal, eenheid en de prijskolommen kan je hier ook met posten en activiteiten werken. Met de kolom lijn kies je het lijntype, bijvoorbeeld om een tussentitel of een tekstlijn toe te voegen.

Handtekening

Op een smartphone, tablet of pc met touchscreen laat je de klant op het tabblad handtekening aftekenen, met zijn naam in het veld getekend door. Zo heb je meteen een bewijs dat je met de factuur kan meesturen.

Of die handtekening ook op de pdf komt, bepaalt de schakelaar pdf handtekening bij de werkboninstellingen. Staat die uit, dan komt er een tekstueel handtekeningblok op de pdf.

Bestanden en foto's

Op het tabblad bestanden hangen de documenten en foto's van de werkbon — ook wat je monteur via Wappy uploadt. Het aantal bestanden staat als teller op het tabblad.

Wil je die foto's op de werkbon-pdf, zet dan per pdf-template de schakelaar toon foto's op pdf aan via instellingen > werkbon instellingen > pdf > templates. Robaws neemt dan alle afbeeldingen van de werkbon mee, alfabetisch op bestandsnaam, met de bestandsnaam eronder.

Opmerkingen, taken en formulieren

Op het tabblad opmerkingen houd je een interne conversatie over de werkbon bij. Op taken zet je wat er nog moet gebeuren. Werk je met formulieren, dan komen de ingevulde formulieren op het tabblad formulieren. Elk van die tabbladen toont een teller met het aantal items.

Artikels snel op je lijnen zetten

Je hoeft de lijnen van een werkbon niet één per één op te bouwen. Er zijn drie snellere wegen.

Zoeken en naar het klembord kopiëren

Druk ergens in Robaws op F2 om het venster artikelen te openen. Daar zoek je in drie tabbladen: artikel, post en artikelgroep. Vink aan wat je nodig hebt en klik op naar klembord kopiëren. Ga daarna naar het tabblad items van je werkbon, klik met de rechtermuisknop op een lijn en kies plakken.

Lijnen kopiëren en plakken

Op de blokken werknemer uren, materieel uren en op het tabblad items werkt hetzelfde principe binnen Robaws zelf. Vink de lijnen aan, klik met de rechtermuisknop en kies kopiëren. Open een andere werkbon, klik met de rechtermuisknop op de plaats waar de lijnen moeten komen en kies plakken. Handig als je week na week dezelfde ploeg of dezelfde machines registreert.

Artikels uit een webshop

Werk je met een webshopkoppeling, dan laad je artikels rechtstreeks in vanuit je leverancier. Klik op de actieknop webshops (of druk op F3), open de webshop en vul je mandje. Met importeer artikelen uit mandje naar Robaws komen die artikels in je artikelbibliotheek terecht, en meteen ook op je klembord, zodat je ze op de werkbonlijnen kan plakken.

Robaws ondersteunt onder andere Van Marcke, Rexel, Cebeo, Facq, Desco, Deschacht, Dupont, Würth en Technische Unie. Je activeert en configureert ze via instellingen > integraties. Zijn er nog geen webshops ingesteld, dan krijg je daar een melding van.

Je werkbonnen bekijken

Rechtsboven in de module wissel je met drie actieknoppen tussen drie weergaven:

• Tabel — het klassieke overzicht met je eigen kolommen, filters en sortering. Hoe je dat instelt, lees je in gebruik van overzichtsschermen.
• Analyse — de totalen van je uren, kostprijs en verkoopprijs, met grafieken per werknemer, per uurcode, per project en per kilometers. De analyse volgt je filters en zoekterm uit de tabel.
• Kalender — een gedetailleerd beeld van de prestaties per werknemer, met het aantal uren per prestatie. Is een werknemer afwezig, dan zie je dat ook op de kalender.

In de kalender zit ook de uur controle. Klik je op een dag van een werknemer, dan open je zijn uren en keur je ze goed met opslaan & goedkeuren. Je kan er ook aanwezigheidsuren toevoegen of afwezigheidsuren toevoegen. Alles daarover staat in uurcontrole.

Een werkbon factureren

Selecteer één of meerdere werkbonnen in het overzicht en klik op de actieknop maak factuur. Op de werkbonfiche zelf staat diezelfde actieknop, waar je meteen het dagboek en het factuursjabloon kiest.

Robaws groepeert daarbij per klant: zitten er werkbonnen van verschillende klanten in je selectie, dan krijg je meerdere facturen. Verstuur je een factuur met meerdere werkbonnen via mail, dan worden die werkbonnen tot één pdf samengevoegd.

Met de actieknop maak order zet je een werkbon om in een order in plaats van een factuur. Beide actieknoppen verschijnen enkel als de schakelaars maak factuur en maak order aanstaan bij de werkboninstellingen.

Meer over de verschillende manieren van factureren lees je in hoe factureer ik één of meerdere werkbonnen en in te factureren uren.

Facturatiestrategie

De facturatiestrategie bepaalt hoe gedetailleerd de werkbon op de factuur komt. Je stelt ze in via instellingen > werkbon instellingen > instellingen in het veld facturatiestrategie:

Welke strategie je kiest, bepaalt ook welke extra velden verschijnen. Bij 1 regel per werkbon vul je in 1 regel per werkbon totaallijn vermelding in wat er als omschrijving op die totaallijn moet staan. Bij detail per werkbon krijg je drie velden om de omschrijving zelf vorm te geven: werknemer uren detail vermelding, materieel uren detail vermelding en lijn detail vermelding bij facturatie. In al die velden werk je met vervangingscodes.

Mandagenregister

Vanuit het werkbonnenoverzicht vraag je via de actieknop pdf > mandagenregister een pdf op met de gepresteerde mandagen. Heb je werkbonnen geselecteerd, dan gaat het over die werkbonnen; zonder selectie neemt Robaws je volledige huidige weergave, dus inclusief je filters en je zoekterm.

De pdf sorteert eerst per project (alfabetisch) en daarbinnen per week (chronologisch). Werk je met meerdere bedrijven, dan krijgt elk bedrijf zijn eigen deel in dezelfde pdf.

Welke gegevens van de werknemer op de pdf komen, bepaal je zelf in het veld werknemer formaat via instellingen > werkbon instellingen > mandagenregister. Standaard staat daar ${employeeFullName}, maar je kan het aanvullen met bijvoorbeeld ${insz}, ${employeeFunction} of ${employeeNationality}. In dezelfde kaart stel je ook de verklaring, de voettekst en de te exporteren statussen in.

Je vraagt hetzelfde mandagenregister ook op vanuit het pdf-menu van een order en van een factuur.

Werkbon templates voor Wappy

Krijg je van je monteurs foto's en documenten door via Wappy, dan wil je die graag geordend terugvinden. Met een werkbon template leg je de mappenstructuur vast die een werkbon meekrijgt.

Zo zet je dat op:

• Maak de template aan via instellingen > werkbon instellingen > wappy > werkbon templates. Je kiest maak blanco template en bouwt de mappen zelf op, of kies bestaande om de mappenstructuur van een bestaande werkbon over te nemen. Met template bewerken pas je de mappen later nog aan.
• Koppel de template aan de order in het veld wappy werkbon template op de orderfiche. De werkbonnen die uit die order voortkomen, nemen de mappen over.
• Zet de schakelaar toon documentmappen aan bij de werkboninstellingen, zodat je monteur de mappen ook in Wappy ziet.

Instellingen

Alles hierboven stel je in via het tandwielicoon in de module werkbonnen, of via instellingen > werkbon instellingen. De belangrijkste kaarten:

Wil je dat bepaalde gebruikers geen verkoopprijzen op de werkbon zien, dan regel je dat niet hier maar bij de rechten van je gebruikers, met het recht verkoopprijzen verbergen op werkbon. Die gebruikers zien op de werkbon ook geen marges, totalen en analysebedragen meer.

Bijgewerkt op: 08/09/2026