Etats d'avancement | aperçu général

Accès rapide vers la section :

• écran de vue d'ensemble des états d'avancement
• comment créer un nouvel état d'avancement ?
• structure générale de la fiche d'état d'avancement
• modifier les lignes de l'état d'avancement
• ajouter des lignes / éléments supplémentaires (ex. décompte, 2e devis, bon de travail, commande)
• PDF état d'avancement, calendrier des délais, révision de prix
• envoyer l'état d'avancement
• facturer l'état d'avancement
• établir le prochain état d'avancement

Écran de vue d'ensemble

Vous pouvez personnaliser la vue d'ensemble des états d'avancement via les paramètres : quelles colonnes souhaitez-vous, dans quel ordre, quels filtres rapides ? De plus, chaque utilisateur peut créer et personnaliser ses propres vues d'ensemble.

Via l'écran de vue d'ensemble, vous pouvez effectuer des modifications en masse pour plusieurs états d'avancement à la fois.

Les états d'avancement peuvent être supprimés, archivés ou verrouillés via les boutons d'action en haut, et peuvent être exportés vers Excel.

Créer un nouvel état d'avancement

Un état d'avancement part toujours d'un projet. Vous pouvez créer un nouvel état d'avancement de 2 façons :

• soit depuis la vue d'ensemble en cliquant sur le bouton d'action '+ ajouter' en haut
• soit depuis un projet > insights > vue d'ensemble > états d'avancement en cliquant sur '+'

Dans les deux cas, il vous sera demandé sur quel devis l'état d'avancement peut être basé. Les devis actifs sur le projet sont sélectionnés par défaut, les autres non. Vous pouvez sélectionner plusieurs devis pour les convertir en un seul état d'avancement.

Structure générale de la fiche d'état d'avancement

Données de l'état d'avancement

Onglets et champs supplémentaires

Comme pour les autres modules dans Robaws, il est également possible dans les états d'avancement d'ajouter des remarques, des fichiers ou des tâches.

Spécifiquement pour l'état d'avancement, il y a 2 onglets supplémentaires : calendrier des délais et formules de révision.

Vous pouvez également créer des champs supplémentaires via les paramètres pour conserver des informations sur l'état d'avancement.

Modifier les lignes de l'état d'avancement

Lignes de l'état d'avancement

L'état d'avancement contient immédiatement toutes les lignes reprises du devis. On avance toujours sur la superstructure (nom de l'article/du poste), pas sur la sous-structure (détail de calcul) d'un poste.

• Dans la colonne 'Prévu', le nombre prévu dans le devis est affiché.
• Dans la colonne 'Précédent', le nombre déjà avancé dans le(s) état(s) d'avancement précédent(s) est affiché.

Ces deux quantités ne peuvent en principe pas être modifiées (sauf si la ligne est cochée comme décompte).

Les lignes conservent le type de ligne de la source (ex. le devis), mais cela peut être ajusté manuellement. Pratique si vous souhaitez encore vérifier certaines lignes.

En bas à droite, vous voyez le montant total de l'état d'avancement et le % d'achèvement.

Remplir l'achèvement

• Dans les colonnes 'Actuel' (quantité) et '% Total' (%), vous pouvez remplir l'achèvement actuel, l'un des champs se modifie automatiquement avec l'autre. Vous pouvez le faire manuellement, ligne par ligne.
• Il est également possible de remplir un % pour toutes les lignes à la fois via le bouton d'action '%' en haut. Cela n'a d'effet que sur toutes les lignes qui n'ont pas encore été modifiées manuellement. Vous pouvez ensuite les ajuster manuellement.

La somme de prévu + actuel est affichée dans la colonne 'Total'. C'est donc le montant avancé jusqu'à aujourd'hui pour cette ligne. Il y a une colonne Total %, Total (quantité) et Total €.

La couleur du Total (quantité) change comme suit :

• si le total est inférieur au prévu : noir
• si le total est égal au prévu : vert
• si le total est supérieur au prévu : orange

s prix peuvent être ajustés manuellement ou via une révision de prix.

Modifications en masse

Dans un état d'avancement, vous pouvez effectuer différentes opérations en « masse ». Pour ce faire, sélectionnez un certain nombre de lignes à l'aide de la case à cocher, puis cliquez sur le bouton droit de la souris. Un menu s'affiche vous offrant la possibilité de supprimer ou de modifier les lignes sélectionnées. Des données telles que le taux de TVA, la clé de répartition, la formule de révision et le type peuvent être modifiées en masse.

Ajouter des lignes / éléments supplémentaires

Sur l'état d'avancement, des lignes peuvent être ajoutées manuellement, mais une façon plus pratique est d'ajouter des éléments supplémentaires via le bouton d'action '+ Ajouter' en haut.

Cela permet d'ajouter un devis supplémentaire, un décompte, un bon de travail ou une commande à l'état d'avancement en cours.

Ces lignes sont alors automatiquement placées sous les lignes d'état d'avancement existantes, chacune avec un titre pour indiquer clairement leur provenance.

Base versus décompte

Sur le décompte, il est indiqué si les lignes font partie de la base de l'état d'avancement (ex. lignes de devis, bon de travail, commande) ou si elles sont considérées comme un décompte. Cette distinction est faite en cochant ou non la colonne 'DC'.

Conséquence : sur le PDF et sur la facture, un montant total 'Base' et un montant total 'Décompte' seront créés.

Les lignes indiquées comme décompte peuvent être entièrement modifiées : vous pouvez également ajuster les quantités prévues et précédentes (contrairement aux lignes considérées comme base).

PDF de l'état d'avancement

En haut, vous pouvez afficher le PDF de l'état d'avancement via le bouton d'action 'pdf'. Plusieurs documents sont disponibles, l'état d'avancement lui-même s'appelle 'Pdf', c'est celui qui est envoyé par défaut au client.

Le PDF est affiché sur du papier à en-tête horizontal. Assurez-vous donc que celui-ci est bien configuré et que les marges sont adaptées pour que votre logo ne chevauche pas l'état d'avancement.

Les autres documents disponibles sont :

• Aperçu : donne un résumé de l'état d'avancement
• Calendrier des délais : affiche les jours du calendrier des délais de cet état d'avancement, ainsi qu'un aperçu du délai d'exécution prévu et restant
• Révision de prix : affiche le détail de la révision de prix appliquée à cet état d'avancement
• Créance : affiche le montant de cet état d'avancement en tant que créance

Ces documents ne sont pas dynamiques (ne peuvent pas être modifiés via les paramètres).

Envoyer l'état d'avancement

Comme pour les autres modules, l'état d'avancement peut être envoyé par e-mail depuis Robaws au client ou à un partenaire de construction (ex. l'architecte).

Cliquez pour cela sur le bouton d'action 'E-mail' en haut et choisissez l'un de vos modèles d'e-mail. Vous pouvez les personnaliser via les paramètres : choisissez le texte à envoyer par e-mail, et choisissez également les fichiers joints par défaut.

Via le modèle d'e-mail, vous pouvez demander au client de signer en ligne cet état d'avancement pour approbation (copiez le lien depuis l'e-mail du devis ou demandez le lien au support).

Le statut de l'état d'avancement change alors automatiquement vers envoyé, lu ou approuvé.

Si une adresse e-mail est renseignée dans la fiche client, elle sera suggérée lors de l'envoi.

Si vous souhaitez définir par projet l'adresse e-mail vers laquelle envoyer, vous pouvez le faire sur la fiche projet dans les données du projet > 'envoyer état d'avancement à'. Vous pouvez y définir une ou plusieurs adresses.

Facturer l'état d'avancement

L'état d'avancement peut facilement être converti en facture en cliquant sur le bouton d'action '€' en haut.

Si l'état d'avancement doit être facturé à plusieurs parties, vous pouvez utiliser la clé de répartition.

L'état d'avancement sera ajouté par défaut à la facture lorsque vous envoyez la facture au client.

Type de facturation

Selon le type de facturation choisi dans les données de l'état d'avancement, vous choisissez si la facture contient un résumé de l'état d'avancement ou un aperçu détaillé. Vous pouvez définir le type le plus utilisé via les paramètres.

1. Facture simple : sur la facture, 1 ligne de texte est affichée. Ce texte peut être modifié si souhaité via les paramètres (une deuxième ligne est ajoutée si une formule de révision a été appliquée à certaines lignes.)

2. Facture détaillée : sur la facture, toutes les lignes de l'état d'avancement sont affichées.

Stratégie de facturation

La facture peut soit contenir uniquement les montants de l'état d'avancement actuel, soit le montant total de tous les états d'avancement MOINS tous les montants déjà facturés. Il s'agit d'une facture cumulative.

Via les paramètres, vous pouvez déterminer si les factures sont toujours simples, cumulatives, ou si Robaws doit demander au moment où vous facturez un état d'avancement.

Le montant facturé reste le même, c'est uniquement un affichage différent.

Exemple : je facture l'état d'avancement en cours de 3 195,54 €. Sur un état d'avancement précédent, 3 041,04 € ont déjà été facturés.

Affichage de la facture simple : seul l'état d'avancement en cours est affiché

Affichage de la facture cumulative : la somme de tous les états d'avancement est affichée, et les factures précédentes en sont déduites

État d'avancement suivant

En général, un état d'avancement est établi pour une période donnée. Si tout n'a pas été exécuté, un nouvel état d'avancement sera établi pour la période suivante.

Pour ce faire, allez dans projet > insights > états d'avancement > cliquez sur '+'

L'État d'avancement 2 de ce projet est alors automatiquement créé. Celui-ci se base sur l'état d'avancement 1, et indique dans la colonne 'Précédent' les quantités déjà reprises dans le(s) état(s) d'avancement précédent(s).

Sur cet état d'avancement également, il est possible d'ajouter des lignes / éléments supplémentaires (comme un décompte, un bon de travail, un devis, une commande). Ceux-ci sont repris vers tous les états d'avancement ultérieurs à partir du moment de l'ajout.

Mis à jour le : 04/05/2026