Product updates - 2025
Functionele aanpassingen worden voortaan op donderdag geïntegreerd in Robaws. Indien de nieuwe functies een grote impact hebben op de werking in Robaws, voorzien we om hiervoor steeds een filmpje te maken.
Robaws App: Aan de modules 'klanten' en 'projecten' zijn 2 tabs toegevoegd, namelijk 'installaties' en 'abonnementen'. Zo kan je vanop de klanten/projectfiche op de Robaws App raadplegen welke installaties en abonnementen gekoppeld zijn aan deze klanten of projecten. Je kan van daaruit doorklikken naar de installatie of abonnement om de info, bestanden en opmerkingen van dit document op te roepen.
Prijsgroep: Op de klantenfiche is het mogelijk om een aangepaste prijsgroep in te stellen. Je volgt in dat geval geen template voor een prijsgroep uit de instellingen, maar maakt een prijsgroep aan die specifiek voor deze klant van toepassing is. Deze prijsgroep zal enkel op deze klantenfiche gebruikt kunnen worden en kan niet gekopieerd worden naar instellingen of naar een andere klantenfiche. Om dit te doen doorloop je volgende stappen: klantenfiche > prijsgroep > combobox openklikken > aangepast > instellingen voor deze prijsgroep maken.
Mandagenregister PDF: Indien er werkuren in de 'order uitvoering' geregistreerd staan, wordt er nu ook gekeken naar de facturatie status van deze lijnen. Indien er lijnen zijn die op status 'niet factureren' staan, zullen deze lijnen ook niet meegenomen worden op de PDF van het mandagenregister.
Uurcontrole: De kolom 'order' werd toegevoegd in de detailweergave van de geregistreerde uren in de uurcontrole. Deze kolom wordt automatisch ingevuld als er aan de werkbon een order gekoppeld is.
DICO: De bestellingen en projecten referentie zullen nu ook automatisch op de lijnen van de aankoopfactuur ingevuld worden indien deze gevonden worden in Robaws bij het verwerken van een incoming invoice DICO bericht.
2BA: Er is een nieuwe knop toegevoegd aan de instellingen van 2BA die ervoor zorgt dat artikelen uit Robaws gesynchroniseerd worden met 2BA. Deze knop kan je vinden via instellingen > integraties > 2BA > koppelingsteken links bovenaan. Concreet zal bij het indrukken van deze knop én bevestigen van de actie een lookup gebeuren in de artikelbibliotheek en zoeken naar alle artikelen die voldoen aan volgende triggers:
Artikel heeft een artikelnummer
Artikel leverancier is gekend en heeft een GLN-nummer
Er is nog geen webshop gekoppeld aan deze artikel leverancier
Als aan bovenstaande triggers wordt voldaan, zal er voor al deze artikelen nogmaals een lookup gebeuren in 2BA. Als de combinatie gevonden wordt, dan wordt er een volledige artikel import gedaan vanuit 2BA voor dat artikel.
PAS OP: dit zal de gegevens van dat artikel en de artikelleverancier op de artikelfiche overschrijven met de gegevens die we uit 2BA halen!
Korting en toeslagen: Je kan een korting en toeslag toevoegen op de klantenfiche en projectfiche. Dit is een toevoeging in het kader van factureren vanuit de order uitvoering. Via klantenfiche > financieel > regie kortingen en toeslagen kan je dit voor de klant invullen. Voor project moet je eerst een functie activeren in de instellingen (instellingen > projecten > regie korting en toeslagen) daarna zal je op de projectfiche ook een korting en toeslag kunnen toevoegen. Als je op een order een klant/project/abonnement gekoppeld hebt met een korting of toeslag, zal deze meegenomen worden naar de factuur bij het maken van een factuur vanuit de orderuitvoering. De prioriteit om te bepalen wat meegenomen moet worden zit in volgende prio: 1. abonnement 2. project 3. klant.
Korting en toeslagen: Het is mogelijk om een progressieve korting/toeslag aan te maken. De progressieve korting/toeslag wordt berekend op het totaal bedrag van de factuur op dat moment. Indien er reeds een korting of toeslag actief is op die factuur/offerte zal de progressieve korting daarmee rekening houden. Een progressieve korting aanmaken doe je via instellingen > algemeen > korting en toeslagen. Je maakt een nieuwe toeslag/korting aan en daarop activeer je het vinkje 'progressief maken'. Eens de korting/toeslag aangemaakt is, kan je dit niet meer aanpassen.
Abonnementen: Mogelijkheid om een jaarlijkse prijs in te geven op het abonnement. Je kan deze ingeven per lijn en dan wordt de prijs berekend op basis van de herhaling die ingesteld staat op het abonnement. Omgekeerd kan je de prijs per herhaling ingeven en rekenen wij de jaarlijkse prijs uit. De jaarlijkse prijs kan je ook toevoegen aan het overzicht van de abonnementen.
Prijsgroepen: Je kan op een prijsgroep per calculatietype een marge op kostprijs te bepalen. Op deze manier kan je meer gedetailleerd marges bepalen. Je kan dit instellen via instellingen > algemeen > prijsgroepen.
Opsplitsen gebruikers en instellingen: De functie 'administrator' en 'gebruikers' zijn opgesplitst. Op deze manier kan je bepalen als een gebruiker enkel toegang moet hebben tot de gebruikers of tot de instellingen. Default zal dit voor alle gebruikers die de vroegere rol 'instellingen en gebruiker instellen' allebei geactiveerd zijn. Gebruikers die enkel toegang hebben tot de 'gebruikers' zullen geen gebruikersrollen kunnen aanpassen.
Projectbestelroutes: Je kan een project bestelroute toevoegen aan het overzicht van de artikelen. Je kan de project bestelroute ook toevoegen als snelle of geavanceerde filter. Daarnaast is het vanaf heden ook mogelijk om een project bestelroute aan te passen via een bulkaanpassing. Tot slot is de project bestelroute ook toegevoegd aan de automation flow van de artikelen.
Vervangingscodes: Er zijn enkele vervangingscodes toegevoegd:
Import: Aan de import template werd voor de module 'werknemers' de 'vaste pauze' toegevoegd.
Peppol: Peppol feedback berichten worden nu getoond in Robaws, op voorwaarde dat de ontvanger deze feedback verzendt. Dit is enkel van toepassing op de verzonden facturen via Peppol. Zelf verzenden we nog geen status berichten bij een ontvangen aankoopfactuur. Om de antwoorden te kunnen raadplegen, voeg je een nieuwe kolom 'Peppol antwoord' toe aan het overzicht van de facturen.
Interne bestelling: Als je een interne bestelling maakt, worden deze kosten standaard meegenomen naar de project nacalculatie als deze interne bestelling gekoppeld is aan een project. Indien je nu een interne bestelling maakt met daaraan een project gekoppeld, zal deze kost niet meer meegenomen worden INDIEN het vinkje 'verplaats naar locatie' geactiveerd is. Met deze functie geef je aan dat je het item verplaatst van de ene naar de andere stocklocatie en is het niet gewenst dat deze kosten geboekt worden op een project.
Automation: Vanaf nu is het mogelijk om voor de module 'verrekeningen' een Automation flow aan te maken.
Automation: Bij het aanmaken van een automation flow voor de module 'planning item' is een bijkomende mogelijke actie toegevoegd, namelijk 'werkbon aanmaken'. Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken om automatisch een werkbon aan te maken van zodra de datum van het planning item voorbij is.
Import: Het is nu mogelijk om via de import in Robaws de onderliggende lijnen van een samengesteld artikel te importeren. Er werd hiervoor aan de import template een bijkomend tabblad toegevoegd 'articlecomposites'.
Factuur/werkbonnen: Het is mogelijk om aan een e-mailtemplate van de facturen de PDF templates van werkbonnen te koppelen. Als je op de e-mailtemplate klikt op 'toevoegen', dan kan je nu kiezen voor een PDF-template van de werkbonnen.
Stockwijziging: In de module 'stockwijziging' kan je een extra kolom 'boekdatum' toevoegen. In deze kolom zal de datum weergegeven worden waarop de stockwijziging geboekt werd.
Export: Er zijn enkele export aanpassingen die gedaan werden:
-> Bestelling: kolom 'leveradres' werd toegevoegd
-> Artikelen: veld 'gewicht' werd toegevoeg (dit werd ook toegevoegd in de import)
-> Klanten: extra tabblad 'tarieven'
Robaws App: De goedkeuringsflow is doorgetrokken van de Robaws desktop naar de Robaws App. Vanaf nu is het dus mogelijk om de lopende goedkeuringsaanvragen te verwerken in de app. Op dit moment is het enkel mogelijk om de lopende goedkeuringsaanvragen te zien en nog niet de afgelopen goedkeuringsaanvragen. Deze moet je nog steeds raadplegen in Robaws desktop. Er is in het menu een extra 'tabje' toegevoegd, namelijk 'goedkeuringsaanvragen'. Hier kun je alle lopende goedkeuringsaanvragen raadplegen en openen. Je kan hier ook 3 acties ondernemen (weigeren, wachten of goedkeuren). Van zodra je hier een actie voor onderneemt, zal de goedkeuringsaanvraag verdwijnen uit de lijst. Enkel wanneer je kiest voor 'wachten' zal die verdwijnen, maar zal die opnieuw toegevoegd worden na refreshen. In Robaws zal je meteen kunnen raadplegen (na refreshen) wat de status van de goedkeuring is. Dit synchroniseert meteen met elkaar.
Projecten: Financiële planning die op de module 'offertes' zit, wordt nu ook doorgetrokken naar project. Dit vind je op het project onder de tab 'planning', daar heb je een nieuwe bijkomende tab 'financiële planning'. Dit zijn dezelfde venster uit de offerte met dezelfde info. Je kan dus zowel vanuit project als vanuit de offerte factureren, beide synchroniseren met elkaar. Indien je op één project meerdere offertes hebt die actief zijn op dat project, zullen alle vensters hier weergegeven worden.
Offertes: Het is mogelijk om in de financiële planning de offertes meerdere fases in één beweging te factureren. Hiervoor vertrek je nog steeds vanuit het tabblad 'financiële planning' op de offerte. Je gaat naar de fases en selecteert de fases die je samen wenst te factureren. Je klikt onderaan op 'factureren' en er wordt een factuur gemaakt waar beide fases samen opstaan. Naast de fase in de financiële planning zie je het bedrag die hoort bij deze specifieke fase.
Offertes: In een offerte heb je in het tabblad 'overzicht' nu een extra lijntje 'korting en toeslagen' zien. Hier zie je het bedrag waarvoor een korting of toeslag op het netto-bedrag aangerekend is voor deze offerte. Op deze manier krijg je hier een correcter beeld van.
Stockreservaties: Alle stockreservaties die op 0 staan, zullen automatisch gearchiveerd worden.
Installaties: In het overzicht van de installaties kan je een extra kolom 'volgende uitvoering' selecteren. Je krijgt dan in het overzicht de eerste volgende datum waarop een uitvoering moet gebeuren volgens het onderhoudsschema.
Artikelen: De datum bij 'artikel leveranciers' wordt automatisch aangepast bij het aanpassen van de prijs van de lijn. Mogelijke triggers die voor die aanpassing zorgen: manueel aanpassen van de prijs, update via excel import en update artikelprijs via een aankoopfactuur lijn.
Facturen: De vervangingscode ${paymentLink} kan nu gebruikt worden als klikbare link binnen de e-mailtemplates van de facturen. Hierdoor is het mogelijk om een aangepaste tekst toe te voegen die als hyperlink fungeert, met de betalingslink als achterliggende URL.
Betaalvoorwaarden: Via instellingen > algemeen > betaalvoorwaarden is het nu mogelijk om een vertaling te geven voor een betaalvoorwaarde.Als je op de factuur/aankoopfactuur een klant/leverancier koppelt voor een bepaalde taal, dan zal er teruggevallen worden op deze taal bij gebruik van de vervangingscode ${paymentCondition}.
Bestellingen: Voor alle subtypes van bestelling zullen de instellingen 'Toon lijn nrs' en 'Toon post nrs' in rekening gebracht worden. Deze instellingen vind je via instellingen > bestellingen > instellingen.
Opmaak: Elke PDF-template heeft zijn eigen instelling 'opmaak'. Je kan dus per PDF-template beslissen als je opmaak wil toevoegen of niet. Vroeger zat deze functie bij instellingen > algemeen > PDF > opmaak. Deze algemene instelling bestaat nog, maar heeft geen functie meer. Deze wordt enkel gebruikt om te bepalen wat er default geplaatst moet worden bij het aanmaken van een nieuwe PDF-template.
Calculatie: Vanaf vandaag zitten alle klanten default op de 'Calculatie V2'. Calculatie V2 zorgt voor een snellere werking van de calculatie binnen de posten en offerten. Hierdoor zouden de offertes/posten niet meer vastlopen.
Samengestelde artikelen: Wanneer een activiteit gekoppeld is op de artikelfiche van een artikel met calculatietype 'samengesteld', werd deze activiteit niet meegenomen naar alle onderliggende artikelen van dit samengesteld artikel. Dit zorgde voor een vertekend beeld in de nacalculatie van een project. Nu is het zo dat deze activiteit wel doorgetrokken wordt in de onderliggende lijnen waardoor de nacalculatie correct is.
Order: De optie 'Toon subtotalen' op het order is nu beschikbaar. Tot op heden werd het subtotaal getoond wanneer de kolom 'Totaal' of 'Totaal Incl. BTW' aanwezig was op de PDF-template. Nu heb je hier een specifieke optie voor. Indien er toch problemen zijn dat je de subtotalen niet ziet, zal je de opties 'Toon subtotalen' op de lijntypes via de algemene instellingen moeten aanpassen.
Peppol: Vanaf nu is het mogelijk om aankoopfacturen te ontvangen via Peppol. Meer informatie kan je terugvinden in dit artikel.
Facturen: Er zijn 2 nieuwe vervangingscodes voor de module facturen: ${gAccountPercentage} = G-rekening % / ${gAccountPayrollCostPercentage} = Loonkost %
Werkbonnen: Er zijn 2 nieuwe vervangingscodes voor de module werkbonnen: ${totalInclVat} = Totaal inclusief BTW / ${signatureImage} = handtekening uit Wappy
Voorraadwaarde: Er zijn 2 nieuwe strategieën toegevoegd om de voorraadwaarde te bepalen (FIFO & gemiddelde kostprijs). Deze strategie kan je selecteren via instellingen > artikelen > voorraadwaarde strategie. De voorraadwaarde kan je terugvinden via het tabblad 'analyse' in het overzichtsscherm van de module 'artikelen'. Meer info over de verschillende strategieën kan je terugvinden via dit artikel.
Service & onderhoud: De vlag 'Mag gecombineerd worden met andere onderhoudstemplates' op een onderhouds template werd vervangen door een dropdown menu waar je 3 verschillende keuzes van combinatiestrategieën hebt (altijd, nooit, enkel met dezelfde template). Op basis van deze strategie die je kiest zullen we bepalen als er meerder onderhoudsbeurten gekoppeld worden op 1 order. De keuze 'altijd' is de default keuze en zal standaard gebruikt worden.
Uurcontrole: Als er een werknemer is waaraan geen uurrooster gekoppeld is (bijvoorbeeld een freelancer), dan waren de geregistreerde uren niet zichtbaar in het overzicht 'uurcontrole'. Enkel wanneer je er met je muis op ging staan, of je klikte dit open, kon je deze uren zien. Dit is nu aangepast en zal je ook de uren die voor deze werknemers geregistreerd zijn zichtbaar hebben. Daarnaast werd er bij elk event een waarschuwing getoond 'geen werkschema geconfigureerd voor medewerker', dit is nu verplaatst naast de naam van de werknemer.
Werkbonnen: In het overzicht van de werkbonnen werd een extra filter 'werknemers' toegevoegd. Je kan nu in de werkbonnen filteren om enkel de werkbonnen van een specifieke werknemer te kunnen zien.
Vorderingen: In de vordering wordt rechts onderaan een % compleet toegevoegd. Dit percentage houdt weer hoeveel van de vordering reeds gevorderd werd. Dit kan ook als extra kolom toegevoegd worden in het overzicht van de vorderingen.
Order export: In de export van het order worden er enkele extra kolommen toegevoegd: titel, straat, straat 2, postcode, stad, land.
Verrekening: Vanaf heden is het mogelijk om op de module 'verrekening' gebruik te maken van standaard documenten. Dit zijn dezelfde standaard documenten van de offertes. Deze maakt je aan via instellingen > offerten > standaard documenten.
Offerten: Enkele vervangingscodes werden toegevoegd voor de module offerten. Het gaat over volgende vervangingscodes: ${assigneeEmail}, ${assigneeGsm}, ${assigneeTel}. Deze gegevens komen voort uit de werknemersfiche van de werknemer die gekoppeld staat aan de gebruikersfiche.
DICO: Bij het versturen via DICO wordt default steeds het bedrijfsadres ingevuld als leveradres. Er wordt nu een extra dialoog getoond waar je de mogelijkheid krijgt om een afwijkend afleveradres en naam in te geven. Dit adres zal dan het bedrijfsadres overschrijven.
Bestellingen: Voor het veld 'afleveradres' is het reeds mogelijk om bepaalde standaard adressen van stocklocaties in te geven. Dit doe je via instellingen > bestellingen > adressen. Via het oranje tekstballonnetje naast het veld 'afleveradres' op de bestellingsfiche kan je een keuze maken tussen de adressen. Nu worden daar ook de projectadressen en orderadressen weergegeven als mogelijkheid.
Wappy: Er is een mogelijkheid om de order media op te vragen. Dit doe je via het paperclipje in het order rechtsboven. Dit betreft alle media van de werkbonnen die gekoppeld zijn aan dat order.
Wappy: De tekst die je ingevuld hebt in het veld 'opmerkingen klant', worden nu ook weergegeven onder de tab 'verstuur' zodat je een compleet overzicht hebt om te tonen aan de klant.
Wappy: De opmerkingen op een order of een voltooide werkbon worden in realtime toegevoegd in Wappy. Er is hier geen extra synchronisatie nodig. Dit is op dit moment enkel nog maar in de richting van Robaws naar Wappy, maar niet andersom.
Wappy: Je krijgt een bij het selecteren van een activiteit op de urenregistratie of materialen registratie reeds een aantal voorgestelde activiteiten. Deze voorgestelde activiteiten worden uit het project gehaald. Alle activiteiten die op het project in de nacalculatie staan, worden daar weergegeven als voorgestelde activiteit.
Wappy: Als je gebruik maakt van de Teams-licentie voor Wappy, kan je uren registreren voor andere werknemers. We hebben een mogelijkheid voorzien om bij de urenregistratie alle werknemers die gekoppeld zijn aan een planningsitem in 1 beweging te selecteren om uren te registreren. Op deze manier hoef je ze niet meer manueel elk afzonderlijk toe te voegen. Er is uiteraard nog steeds de mogelijkheid om ze manueel te selecteren. Om de werknemers in 1 beweging allemaal te selecteren, klik je op het selectievakje naast 'my team'.
Werkbonnen: Rechtzetting van de aanpassing voor bepaling kostprijs van vorige week. Als je een leverancier hebt in een artikel van een uurcode, zal wanneer de werknemer deze leveranciers als werkgever heeft op de artikelfiche, de prijs van de artikelcode voor die leverancier gebruikt worden als kostprijs voor de uren. Indien dit niet het geval is, zal de kostprijs van de loonkost prioritair zijn boven de kostprijs van de uurcode.
Vorderingen: Bij het toepassen van een verdeelsleutel op een lijn van een vordering, krijg je bovenaan het pop-up scherm 'toepassen op alle lijnen'. Als je hierop klikt, zal de verdeelsleutel doorgetrokken worden naar alle andere lijnen van de vordering.
Verrekeningen: Het is nu mogelijk om manueel het nummer van een verrekening aan te passen. Dit doe je door in de verrekening bovenaan op het potlood icoontje te klikken.
Versturen via Peppol: Vroeger was het enkel mogelijk om een verkoopfactuur te versturen via Peppol via het overzichtsscherm van de verkoopfacturen. Vanaf nu is het ook mogelijk om dit te doen vanuit de factuur zelf. Dit doe je via hetzelfde icoontje, namelijk het cirkeltje met een mannetje in.
Materieel/installaties: Het gebruik van een template is nu mogelijk voor de modules materieel en installaties. Er zal standaard een 'default' template toegevoegd zijn in deze modules. Je kan deze templates bewerken of nieuwe templates toevoegen. Dit doe je via instellingen > materieel/installaties > templates.
Import: in de import template bij tabblad 'orders' zijn er enkele nieuwe kolommen toegevoegd -> UPDATE BY, TITLE, REMARK & ASSIGNEE.
Taken: Het is mogelijk om een mail te versturen vanuit de taken. Hiervoor moet je een e-mailtemplate aanmaken via instellingen > taak > e-mailtemplates. Je kan vanuit de taak zelf een mail versturen, maar meer gebruikelijk is om dit te verwerken in een automation flow.
Gebruikersrol: Je kan op een gebruikersrol nu ook de rechten voor 'dagplanning' bepalen. Zo kan je een 'read-only' functie voorzien voor de dagplanning zodat de gebruiker enkel de dagplanning kan raadplegen, maar geen verdere aanpassingen kan doen, noch een planningsitem verwijderen. Dit doe je via gebruikers > gebruikersrollen > dagplanning.
Algemeen: In alle numerieke velden, dus de velden waar je een getal kan invullen, kan je nu een berekening toepassen. Dit is van toepassing op alle modules en niet enkel op de module offerten.
Werkbonnen: Aanpassing bij bepaling van de kostprijs van de uren bij de werkbonnen. Als je een leverancier hebt in een artikel van een uurcode, zal wanneer de werknemer deze leveranciers als werkgever heeft op de artikelfiche, de prijs van de artikelcode voor die leverancier gebruikt worden als kostprijs voor de uren. Indien dit niet het geval is, zal de kostprijs van de uurcode prioritair zijn boven de loonkost van de werknemer.
Import artikelen: In de import kan je de staffelprijzen vanaf heden gaan updaten via de 'UPDATE BY' kolom.
Artikelen: Er is een instelling toegevoegd die bepaalt als 'samengesteld in artikelen' zichtbaar is in de artikelfiche. Deze instelling staat standaard aan, maar kan je manueel uitschakelen. Als de instelling uit staat, kan je echter ook geen gebruik meer maken van het calculatietype 'samengesteld'. De instelling vind je terug via instellingen > artikelen > instellingen.
Online ondertekenen: Bij het online ondertekenen van een document is het mogelijk om een opmerking mee te geven bij het goedkeuren.
Projecten: op het project is het nu ook mogelijk om een uitvoerder toe te voegen. Deze toevoeging heeft ook impact op de goedkeuringsflow, daar kan je nu ook een uitvoerder selecteren net zoals een projectleider. Ook in het overzicht kan je een extra kolom toevoegen voor de uitvoerder.
Geodynamics: vanaf heden is het ook mogelijk om bij het binnenhalen van de nacalculatie vanuit Geodynamics te werken met de totale tijdsduur ipv de start- en stoptijd. Hiervoor dien je de instelling te activeren via instellingen > integraties > geodynamics > gebruik tijdsduur.
Materieel/installaties: het is mogelijk om een eindklant toe te wijzen aan materieel en installaties.
Dagplanning: er is een bijkomende knop 'verplaats naar wachtkamer' op het detail van het planningsitem. Bij het gebruik van deze knop ga je een ingepland planningsitem verplaatsen naar de wachtkamer en ga je op dit planningsitem de datum en tijdstip verwijderen.
Order: Bij maken van een order vanuit een werkbon zullen de lijnen van de werkbon enkel toegevoegd worden aan het tabblad 'uitvoering' en niet op het tabblad 'items'. Dit is enkel het geval wanneer de functie 'uitvoering' actief is in je omgeving.
Extra velden: er is een nieuw 'type' extra veld, namelijk 'telefoon'. Als je gebruik maakt van dit extra veld kan je van op je toestel meteen bellen naar het nummer uit het veld door op het 'telefoon' symbooltje te klikken.
Dagboeken: de dagboeken vind je vanaf heden terug in de algemene instellingen (instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken). De reden van deze aanpassing is om een correctere flow te hebben bij het gebruik van de dagboeken. Je koppelt verplicht een bedrijf aan het dagboek (ook als je slechts met 1 bedrijf werkt).
Indien je een afwijkende nummering volgt voor creditnota's dan gewone facturen, dien je 2 aparte dagboeken aan te maken.
Projecten: Je kan extra kolommen toevoegen aan het 'financieel overzicht' en 'nacalculatie in project én overzicht'. Daarnaast is er ook een lijn 'totaal' toegevoegd in deze overzichten. Dit bedrag is de som van alle onderliggende bedragen in de kolom. De kolommen kan je toevoegen via instellingen > projecten > overzicht > nacalculatie overzicht/financieel overzicht. Ook in het blokje 'financieel' in het project zelf, heb je een bijkomende kolom, namelijk 'prognose'. Dit is de som van het gebudgetteerd + budget aanpassingen die gebeurd zijn voor dit project.
Facturen: Je kan een waarborg toevoegen aan de factuur. De waarborg is een bedrag die afgetrokken wordt van het totaalbedrag van de factuur totdat een deadline verstreken is. Je kan het toekennen als een vast bedrag of een percentage op het totaal bedrag incl. of excl. Om een waarborg toe te voegen aan een factuur, dien je hiervoor templates aan te maken via de instellingen ( instellingen > facturen > borg). Het toevoegen van de waarborg op de factuur doe je in het kader 'borg' op de factuur (zie afbeelding). In het overzicht scherm van de facturen, kan je ook extra kolommen toevoegen die betrekking hebben tot deze waarborg.
Automation: je kan vanaf nu Automation flows opstellen voor de modules 'materieel' en 'installatie'.
Artikelen: reeds enige tijd kan je de voorraadwaarde op een bepaalde datum raadplegen in het overzicht van de artikelen. De berekening achter deze waarde kan je nu opvragen door de excel te nemen. Dit doe je door naast de datum te klikken op het excel export teken. Hier gaan we een excel export nemen van alle artikelen die in Robaws zitten en gaan de velden 'kostprijs', 'beschikbare voorraad' en 'gereserveerde voorraad' aangepast worden naar de waardes van de datum die gevraagd werd.
Google Sheet: Er is een toevoeging aan de Google Sheet kan je bij module 'verkoopfactuur lijn' nu ook 'materieel' als attribuut toevoegen.
Overzichten: In het overzicht van de werknemers is het nu mogelijk om op 'bedrijf' te filteren. Het is ook mogelijk gemaakt om de kolom 'bedrijf' toe te voegen in het overzicht.
Algemeen: In het overzicht van een module, kan je voortaan wijzigingen aanbrengen in bulk. Hiervoor kan je één of meerdere lijnen selecteren in het overzicht. Druk je vervolgens op de rechtermuisknop, dan kan je kiezen voor de functie 'Bulk aanpassen'. Er wordt een pop-up venster weergegeven, waarbij je een eigenschap kan selecteren en vervolgens de waarde kan opgeven waarnaar deze dient gewijzigd te worden. Je kan de bulk aanpassing uitvoeren voor de geselecteerde items of meteen voor alle items in het overzicht.
Let op! Eenmaal je een aanpassing hebt doorgevoerd, kan je deze niet meer ongedaan maken. Je dient hiervoor een nieuwe aanpassing uit te voeren.
Aankoopfacturen: Via instellingen > aankoopfacturen > instellingen kan je de functie 'Voeg factuur nr. toe op de pdf' activeren. Activeer je deze functie, dan wordt het interne factuurnummer van Robaws als watermerk op het pdf-document van de aankoopfactuur weergegeven.
Bestellingen: Maak je een bestelbon aan, dan wordt er op vandaag steeds rekening gehouden met de kostprijs van het artikel. Wens je echter rekening te houden met de kostprijs van het artikel volgens de offerte, dan kan je via instellingen > bestellingen > instellingen de functie 'Geef voorkeur aan calculatie kostprijs' activeren. Op deze manier wordt de kostprijs uit de offerte gehanteerd en opgenomen in de bestelbon.
Abonnementen: In een abonnement kan je net zoals in een klanten- en projectfiche, een tabblad 'tarieven' raadplegen. Hierbij is het voortaan mogelijk om een speciale prijs toe te kennen aan één of meerdere artikelen. Dit is handig voor prijsafspraken die gemaakt worden i.f.v. een onderhoudscontract, ...
Vorderingen: De functionaliteit 'extra velden' is toegevoegd aan de module 'vorderingen'.
Artikelen: Je kan naast het overzicht van de artikelen, een extra weergave 'analyse' raadplegen. Via deze weergave is het mogelijk om een voorraadwaarde op basis van een specifieke datum te raadplegen. Dit betreft voorlopig een 1e versie van deze functionaliteit. Binnenkort zal deze functionaliteit verder uitgebreid worden met een exportfunctie, waarbij de voorraad en aantallen volgens een bepaalde datum geëxporteerd kunnen worden.
Updates 10/04/2025
Robaws App: Aan de modules 'klanten' en 'projecten' zijn 2 tabs toegevoegd, namelijk 'installaties' en 'abonnementen'. Zo kan je vanop de klanten/projectfiche op de Robaws App raadplegen welke installaties en abonnementen gekoppeld zijn aan deze klanten of projecten. Je kan van daaruit doorklikken naar de installatie of abonnement om de info, bestanden en opmerkingen van dit document op te roepen.
Prijsgroep: Op de klantenfiche is het mogelijk om een aangepaste prijsgroep in te stellen. Je volgt in dat geval geen template voor een prijsgroep uit de instellingen, maar maakt een prijsgroep aan die specifiek voor deze klant van toepassing is. Deze prijsgroep zal enkel op deze klantenfiche gebruikt kunnen worden en kan niet gekopieerd worden naar instellingen of naar een andere klantenfiche. Om dit te doen doorloop je volgende stappen: klantenfiche > prijsgroep > combobox openklikken > aangepast > instellingen voor deze prijsgroep maken.
Mandagenregister PDF: Indien er werkuren in de 'order uitvoering' geregistreerd staan, wordt er nu ook gekeken naar de facturatie status van deze lijnen. Indien er lijnen zijn die op status 'niet factureren' staan, zullen deze lijnen ook niet meegenomen worden op de PDF van het mandagenregister.
Uurcontrole: De kolom 'order' werd toegevoegd in de detailweergave van de geregistreerde uren in de uurcontrole. Deze kolom wordt automatisch ingevuld als er aan de werkbon een order gekoppeld is.
DICO: De bestellingen en projecten referentie zullen nu ook automatisch op de lijnen van de aankoopfactuur ingevuld worden indien deze gevonden worden in Robaws bij het verwerken van een incoming invoice DICO bericht.
2BA: Er is een nieuwe knop toegevoegd aan de instellingen van 2BA die ervoor zorgt dat artikelen uit Robaws gesynchroniseerd worden met 2BA. Deze knop kan je vinden via instellingen > integraties > 2BA > koppelingsteken links bovenaan. Concreet zal bij het indrukken van deze knop én bevestigen van de actie een lookup gebeuren in de artikelbibliotheek en zoeken naar alle artikelen die voldoen aan volgende triggers:
Artikel heeft een artikelnummer
Artikel leverancier is gekend en heeft een GLN-nummer
Er is nog geen webshop gekoppeld aan deze artikel leverancier
Als aan bovenstaande triggers wordt voldaan, zal er voor al deze artikelen nogmaals een lookup gebeuren in 2BA. Als de combinatie gevonden wordt, dan wordt er een volledige artikel import gedaan vanuit 2BA voor dat artikel.
PAS OP: dit zal de gegevens van dat artikel en de artikelleverancier op de artikelfiche overschrijven met de gegevens die we uit 2BA halen!
Updates 03/04/2025
Korting en toeslagen: Je kan een korting en toeslag toevoegen op de klantenfiche en projectfiche. Dit is een toevoeging in het kader van factureren vanuit de order uitvoering. Via klantenfiche > financieel > regie kortingen en toeslagen kan je dit voor de klant invullen. Voor project moet je eerst een functie activeren in de instellingen (instellingen > projecten > regie korting en toeslagen) daarna zal je op de projectfiche ook een korting en toeslag kunnen toevoegen. Als je op een order een klant/project/abonnement gekoppeld hebt met een korting of toeslag, zal deze meegenomen worden naar de factuur bij het maken van een factuur vanuit de orderuitvoering. De prioriteit om te bepalen wat meegenomen moet worden zit in volgende prio: 1. abonnement 2. project 3. klant.
Korting en toeslagen: Het is mogelijk om een progressieve korting/toeslag aan te maken. De progressieve korting/toeslag wordt berekend op het totaal bedrag van de factuur op dat moment. Indien er reeds een korting of toeslag actief is op die factuur/offerte zal de progressieve korting daarmee rekening houden. Een progressieve korting aanmaken doe je via instellingen > algemeen > korting en toeslagen. Je maakt een nieuwe toeslag/korting aan en daarop activeer je het vinkje 'progressief maken'. Eens de korting/toeslag aangemaakt is, kan je dit niet meer aanpassen.
| Voorbeeld 1 | Voorbeeld 2 |
|---|---|
| Factuurbedrag: € 1000,00 | Factuurbedrag € 1000,00 |
| Progressieve korting 10%: € 100,00 ( 1000*10%) | Toeslag € 500,00 |
| Toeslag: € 500,00 | Progressieve korting 10%: € 150,00 (1500*10%) |
| Totaal factuurbedrag: € 1400,00 | Totaal factuurbedrag: € 1350,00 |
Abonnementen: Mogelijkheid om een jaarlijkse prijs in te geven op het abonnement. Je kan deze ingeven per lijn en dan wordt de prijs berekend op basis van de herhaling die ingesteld staat op het abonnement. Omgekeerd kan je de prijs per herhaling ingeven en rekenen wij de jaarlijkse prijs uit. De jaarlijkse prijs kan je ook toevoegen aan het overzicht van de abonnementen.
Prijsgroepen: Je kan op een prijsgroep per calculatietype een marge op kostprijs te bepalen. Op deze manier kan je meer gedetailleerd marges bepalen. Je kan dit instellen via instellingen > algemeen > prijsgroepen.
Opsplitsen gebruikers en instellingen: De functie 'administrator' en 'gebruikers' zijn opgesplitst. Op deze manier kan je bepalen als een gebruiker enkel toegang moet hebben tot de gebruikers of tot de instellingen. Default zal dit voor alle gebruikers die de vroegere rol 'instellingen en gebruiker instellen' allebei geactiveerd zijn. Gebruikers die enkel toegang hebben tot de 'gebruikers' zullen geen gebruikersrollen kunnen aanpassen.
Projectbestelroutes: Je kan een project bestelroute toevoegen aan het overzicht van de artikelen. Je kan de project bestelroute ook toevoegen als snelle of geavanceerde filter. Daarnaast is het vanaf heden ook mogelijk om een project bestelroute aan te passen via een bulkaanpassing. Tot slot is de project bestelroute ook toegevoegd aan de automation flow van de artikelen.
Vervangingscodes: Er zijn enkele vervangingscodes toegevoegd:
| Vervangingscode toegevoegd | Toepassing |
|---|---|
| ${pause} | Je kan deze vervangingscode gebruiken bij de weergave van de werknemer uren op de pdf (instellingen > werkbonnen > PDF > open een PDF template > 'werknemer uren overzicht') |
| ${moveToLocation} | Selectievakje 'Verplaats Naar Locatie' op een interne bestelling |
| ${toLocation} | Het veld 'Naar Locatie' op een interne bestelling |
Import: Aan de import template werd voor de module 'werknemers' de 'vaste pauze' toegevoegd.
Updates 27/03/2025
Peppol: Peppol feedback berichten worden nu getoond in Robaws, op voorwaarde dat de ontvanger deze feedback verzendt. Dit is enkel van toepassing op de verzonden facturen via Peppol. Zelf verzenden we nog geen status berichten bij een ontvangen aankoopfactuur. Om de antwoorden te kunnen raadplegen, voeg je een nieuwe kolom 'Peppol antwoord' toe aan het overzicht van de facturen.
Interne bestelling: Als je een interne bestelling maakt, worden deze kosten standaard meegenomen naar de project nacalculatie als deze interne bestelling gekoppeld is aan een project. Indien je nu een interne bestelling maakt met daaraan een project gekoppeld, zal deze kost niet meer meegenomen worden INDIEN het vinkje 'verplaats naar locatie' geactiveerd is. Met deze functie geef je aan dat je het item verplaatst van de ene naar de andere stocklocatie en is het niet gewenst dat deze kosten geboekt worden op een project.
Automation: Vanaf nu is het mogelijk om voor de module 'verrekeningen' een Automation flow aan te maken.
Automation: Bij het aanmaken van een automation flow voor de module 'planning item' is een bijkomende mogelijke actie toegevoegd, namelijk 'werkbon aanmaken'. Dit kan je bijvoorbeeld gebruiken om automatisch een werkbon aan te maken van zodra de datum van het planning item voorbij is.
Import: Het is nu mogelijk om via de import in Robaws de onderliggende lijnen van een samengesteld artikel te importeren. Er werd hiervoor aan de import template een bijkomend tabblad toegevoegd 'articlecomposites'.
Factuur/werkbonnen: Het is mogelijk om aan een e-mailtemplate van de facturen de PDF templates van werkbonnen te koppelen. Als je op de e-mailtemplate klikt op 'toevoegen', dan kan je nu kiezen voor een PDF-template van de werkbonnen.
Stockwijziging: In de module 'stockwijziging' kan je een extra kolom 'boekdatum' toevoegen. In deze kolom zal de datum weergegeven worden waarop de stockwijziging geboekt werd.
Export: Er zijn enkele export aanpassingen die gedaan werden:
-> Bestelling: kolom 'leveradres' werd toegevoegd
-> Artikelen: veld 'gewicht' werd toegevoeg (dit werd ook toegevoegd in de import)
-> Klanten: extra tabblad 'tarieven'
Updates 20/03/2025
Robaws App: De goedkeuringsflow is doorgetrokken van de Robaws desktop naar de Robaws App. Vanaf nu is het dus mogelijk om de lopende goedkeuringsaanvragen te verwerken in de app. Op dit moment is het enkel mogelijk om de lopende goedkeuringsaanvragen te zien en nog niet de afgelopen goedkeuringsaanvragen. Deze moet je nog steeds raadplegen in Robaws desktop. Er is in het menu een extra 'tabje' toegevoegd, namelijk 'goedkeuringsaanvragen'. Hier kun je alle lopende goedkeuringsaanvragen raadplegen en openen. Je kan hier ook 3 acties ondernemen (weigeren, wachten of goedkeuren). Van zodra je hier een actie voor onderneemt, zal de goedkeuringsaanvraag verdwijnen uit de lijst. Enkel wanneer je kiest voor 'wachten' zal die verdwijnen, maar zal die opnieuw toegevoegd worden na refreshen. In Robaws zal je meteen kunnen raadplegen (na refreshen) wat de status van de goedkeuring is. Dit synchroniseert meteen met elkaar.
Projecten: Financiële planning die op de module 'offertes' zit, wordt nu ook doorgetrokken naar project. Dit vind je op het project onder de tab 'planning', daar heb je een nieuwe bijkomende tab 'financiële planning'. Dit zijn dezelfde venster uit de offerte met dezelfde info. Je kan dus zowel vanuit project als vanuit de offerte factureren, beide synchroniseren met elkaar. Indien je op één project meerdere offertes hebt die actief zijn op dat project, zullen alle vensters hier weergegeven worden.
Offertes: Het is mogelijk om in de financiële planning de offertes meerdere fases in één beweging te factureren. Hiervoor vertrek je nog steeds vanuit het tabblad 'financiële planning' op de offerte. Je gaat naar de fases en selecteert de fases die je samen wenst te factureren. Je klikt onderaan op 'factureren' en er wordt een factuur gemaakt waar beide fases samen opstaan. Naast de fase in de financiële planning zie je het bedrag die hoort bij deze specifieke fase.
Offertes: In een offerte heb je in het tabblad 'overzicht' nu een extra lijntje 'korting en toeslagen' zien. Hier zie je het bedrag waarvoor een korting of toeslag op het netto-bedrag aangerekend is voor deze offerte. Op deze manier krijg je hier een correcter beeld van.
Stockreservaties: Alle stockreservaties die op 0 staan, zullen automatisch gearchiveerd worden.
Installaties: In het overzicht van de installaties kan je een extra kolom 'volgende uitvoering' selecteren. Je krijgt dan in het overzicht de eerste volgende datum waarop een uitvoering moet gebeuren volgens het onderhoudsschema.
Artikelen: De datum bij 'artikel leveranciers' wordt automatisch aangepast bij het aanpassen van de prijs van de lijn. Mogelijke triggers die voor die aanpassing zorgen: manueel aanpassen van de prijs, update via excel import en update artikelprijs via een aankoopfactuur lijn.
Facturen: De vervangingscode ${paymentLink} kan nu gebruikt worden als klikbare link binnen de e-mailtemplates van de facturen. Hierdoor is het mogelijk om een aangepaste tekst toe te voegen die als hyperlink fungeert, met de betalingslink als achterliggende URL.
Betaalvoorwaarden: Via instellingen > algemeen > betaalvoorwaarden is het nu mogelijk om een vertaling te geven voor een betaalvoorwaarde.Als je op de factuur/aankoopfactuur een klant/leverancier koppelt voor een bepaalde taal, dan zal er teruggevallen worden op deze taal bij gebruik van de vervangingscode ${paymentCondition}.
Bestellingen: Voor alle subtypes van bestelling zullen de instellingen 'Toon lijn nrs' en 'Toon post nrs' in rekening gebracht worden. Deze instellingen vind je via instellingen > bestellingen > instellingen.
Opmaak: Elke PDF-template heeft zijn eigen instelling 'opmaak'. Je kan dus per PDF-template beslissen als je opmaak wil toevoegen of niet. Vroeger zat deze functie bij instellingen > algemeen > PDF > opmaak. Deze algemene instelling bestaat nog, maar heeft geen functie meer. Deze wordt enkel gebruikt om te bepalen wat er default geplaatst moet worden bij het aanmaken van een nieuwe PDF-template.
Calculatie: Vanaf vandaag zitten alle klanten default op de 'Calculatie V2'. Calculatie V2 zorgt voor een snellere werking van de calculatie binnen de posten en offerten. Hierdoor zouden de offertes/posten niet meer vastlopen.
Samengestelde artikelen: Wanneer een activiteit gekoppeld is op de artikelfiche van een artikel met calculatietype 'samengesteld', werd deze activiteit niet meegenomen naar alle onderliggende artikelen van dit samengesteld artikel. Dit zorgde voor een vertekend beeld in de nacalculatie van een project. Nu is het zo dat deze activiteit wel doorgetrokken wordt in de onderliggende lijnen waardoor de nacalculatie correct is.
Order: De optie 'Toon subtotalen' op het order is nu beschikbaar. Tot op heden werd het subtotaal getoond wanneer de kolom 'Totaal' of 'Totaal Incl. BTW' aanwezig was op de PDF-template. Nu heb je hier een specifieke optie voor. Indien er toch problemen zijn dat je de subtotalen niet ziet, zal je de opties 'Toon subtotalen' op de lijntypes via de algemene instellingen moeten aanpassen.
Updates 13/03/2025
Peppol: Vanaf nu is het mogelijk om aankoopfacturen te ontvangen via Peppol. Meer informatie kan je terugvinden in dit artikel.
Facturen: Er zijn 2 nieuwe vervangingscodes voor de module facturen: ${gAccountPercentage} = G-rekening % / ${gAccountPayrollCostPercentage} = Loonkost %
Werkbonnen: Er zijn 2 nieuwe vervangingscodes voor de module werkbonnen: ${totalInclVat} = Totaal inclusief BTW / ${signatureImage} = handtekening uit Wappy
Updates 06/03/2025
Voorraadwaarde: Er zijn 2 nieuwe strategieën toegevoegd om de voorraadwaarde te bepalen (FIFO & gemiddelde kostprijs). Deze strategie kan je selecteren via instellingen > artikelen > voorraadwaarde strategie. De voorraadwaarde kan je terugvinden via het tabblad 'analyse' in het overzichtsscherm van de module 'artikelen'. Meer info over de verschillende strategieën kan je terugvinden via dit artikel.
Service & onderhoud: De vlag 'Mag gecombineerd worden met andere onderhoudstemplates' op een onderhouds template werd vervangen door een dropdown menu waar je 3 verschillende keuzes van combinatiestrategieën hebt (altijd, nooit, enkel met dezelfde template). Op basis van deze strategie die je kiest zullen we bepalen als er meerder onderhoudsbeurten gekoppeld worden op 1 order. De keuze 'altijd' is de default keuze en zal standaard gebruikt worden.
Uurcontrole: Als er een werknemer is waaraan geen uurrooster gekoppeld is (bijvoorbeeld een freelancer), dan waren de geregistreerde uren niet zichtbaar in het overzicht 'uurcontrole'. Enkel wanneer je er met je muis op ging staan, of je klikte dit open, kon je deze uren zien. Dit is nu aangepast en zal je ook de uren die voor deze werknemers geregistreerd zijn zichtbaar hebben. Daarnaast werd er bij elk event een waarschuwing getoond 'geen werkschema geconfigureerd voor medewerker', dit is nu verplaatst naast de naam van de werknemer.
Werkbonnen: In het overzicht van de werkbonnen werd een extra filter 'werknemers' toegevoegd. Je kan nu in de werkbonnen filteren om enkel de werkbonnen van een specifieke werknemer te kunnen zien.
Vorderingen: In de vordering wordt rechts onderaan een % compleet toegevoegd. Dit percentage houdt weer hoeveel van de vordering reeds gevorderd werd. Dit kan ook als extra kolom toegevoegd worden in het overzicht van de vorderingen.
Order export: In de export van het order worden er enkele extra kolommen toegevoegd: titel, straat, straat 2, postcode, stad, land.
Updates 27/02/2025
Verrekening: Vanaf heden is het mogelijk om op de module 'verrekening' gebruik te maken van standaard documenten. Dit zijn dezelfde standaard documenten van de offertes. Deze maakt je aan via instellingen > offerten > standaard documenten.
Offerten: Enkele vervangingscodes werden toegevoegd voor de module offerten. Het gaat over volgende vervangingscodes: ${assigneeEmail}, ${assigneeGsm}, ${assigneeTel}. Deze gegevens komen voort uit de werknemersfiche van de werknemer die gekoppeld staat aan de gebruikersfiche.
DICO: Bij het versturen via DICO wordt default steeds het bedrijfsadres ingevuld als leveradres. Er wordt nu een extra dialoog getoond waar je de mogelijkheid krijgt om een afwijkend afleveradres en naam in te geven. Dit adres zal dan het bedrijfsadres overschrijven.
Bestellingen: Voor het veld 'afleveradres' is het reeds mogelijk om bepaalde standaard adressen van stocklocaties in te geven. Dit doe je via instellingen > bestellingen > adressen. Via het oranje tekstballonnetje naast het veld 'afleveradres' op de bestellingsfiche kan je een keuze maken tussen de adressen. Nu worden daar ook de projectadressen en orderadressen weergegeven als mogelijkheid.
Wappy: Er is een mogelijkheid om de order media op te vragen. Dit doe je via het paperclipje in het order rechtsboven. Dit betreft alle media van de werkbonnen die gekoppeld zijn aan dat order.
Wappy: De tekst die je ingevuld hebt in het veld 'opmerkingen klant', worden nu ook weergegeven onder de tab 'verstuur' zodat je een compleet overzicht hebt om te tonen aan de klant.
Wappy: De opmerkingen op een order of een voltooide werkbon worden in realtime toegevoegd in Wappy. Er is hier geen extra synchronisatie nodig. Dit is op dit moment enkel nog maar in de richting van Robaws naar Wappy, maar niet andersom.
Wappy: Je krijgt een bij het selecteren van een activiteit op de urenregistratie of materialen registratie reeds een aantal voorgestelde activiteiten. Deze voorgestelde activiteiten worden uit het project gehaald. Alle activiteiten die op het project in de nacalculatie staan, worden daar weergegeven als voorgestelde activiteit.
Wappy: Als je gebruik maakt van de Teams-licentie voor Wappy, kan je uren registreren voor andere werknemers. We hebben een mogelijkheid voorzien om bij de urenregistratie alle werknemers die gekoppeld zijn aan een planningsitem in 1 beweging te selecteren om uren te registreren. Op deze manier hoef je ze niet meer manueel elk afzonderlijk toe te voegen. Er is uiteraard nog steeds de mogelijkheid om ze manueel te selecteren. Om de werknemers in 1 beweging allemaal te selecteren, klik je op het selectievakje naast 'my team'.
Updates 20/02/2025
Werkbonnen: Rechtzetting van de aanpassing voor bepaling kostprijs van vorige week. Als je een leverancier hebt in een artikel van een uurcode, zal wanneer de werknemer deze leveranciers als werkgever heeft op de artikelfiche, de prijs van de artikelcode voor die leverancier gebruikt worden als kostprijs voor de uren. Indien dit niet het geval is, zal de kostprijs van de loonkost prioritair zijn boven de kostprijs van de uurcode.
Vorderingen: Bij het toepassen van een verdeelsleutel op een lijn van een vordering, krijg je bovenaan het pop-up scherm 'toepassen op alle lijnen'. Als je hierop klikt, zal de verdeelsleutel doorgetrokken worden naar alle andere lijnen van de vordering.
Verrekeningen: Het is nu mogelijk om manueel het nummer van een verrekening aan te passen. Dit doe je door in de verrekening bovenaan op het potlood icoontje te klikken.
Versturen via Peppol: Vroeger was het enkel mogelijk om een verkoopfactuur te versturen via Peppol via het overzichtsscherm van de verkoopfacturen. Vanaf nu is het ook mogelijk om dit te doen vanuit de factuur zelf. Dit doe je via hetzelfde icoontje, namelijk het cirkeltje met een mannetje in.
Materieel/installaties: Het gebruik van een template is nu mogelijk voor de modules materieel en installaties. Er zal standaard een 'default' template toegevoegd zijn in deze modules. Je kan deze templates bewerken of nieuwe templates toevoegen. Dit doe je via instellingen > materieel/installaties > templates.
Import: in de import template bij tabblad 'orders' zijn er enkele nieuwe kolommen toegevoegd -> UPDATE BY, TITLE, REMARK & ASSIGNEE.
Taken: Het is mogelijk om een mail te versturen vanuit de taken. Hiervoor moet je een e-mailtemplate aanmaken via instellingen > taak > e-mailtemplates. Je kan vanuit de taak zelf een mail versturen, maar meer gebruikelijk is om dit te verwerken in een automation flow.
Gebruikersrol: Je kan op een gebruikersrol nu ook de rechten voor 'dagplanning' bepalen. Zo kan je een 'read-only' functie voorzien voor de dagplanning zodat de gebruiker enkel de dagplanning kan raadplegen, maar geen verdere aanpassingen kan doen, noch een planningsitem verwijderen. Dit doe je via gebruikers > gebruikersrollen > dagplanning.
Filmpje updates 20/02/2025
Updates 13/02/2025
Algemeen: In alle numerieke velden, dus de velden waar je een getal kan invullen, kan je nu een berekening toepassen. Dit is van toepassing op alle modules en niet enkel op de module offerten.
Werkbonnen: Aanpassing bij bepaling van de kostprijs van de uren bij de werkbonnen. Als je een leverancier hebt in een artikel van een uurcode, zal wanneer de werknemer deze leveranciers als werkgever heeft op de artikelfiche, de prijs van de artikelcode voor die leverancier gebruikt worden als kostprijs voor de uren. Indien dit niet het geval is, zal de kostprijs van de uurcode prioritair zijn boven de loonkost van de werknemer.
Import artikelen: In de import kan je de staffelprijzen vanaf heden gaan updaten via de 'UPDATE BY' kolom.
Artikelen: Er is een instelling toegevoegd die bepaalt als 'samengesteld in artikelen' zichtbaar is in de artikelfiche. Deze instelling staat standaard aan, maar kan je manueel uitschakelen. Als de instelling uit staat, kan je echter ook geen gebruik meer maken van het calculatietype 'samengesteld'. De instelling vind je terug via instellingen > artikelen > instellingen.
Online ondertekenen: Bij het online ondertekenen van een document is het mogelijk om een opmerking mee te geven bij het goedkeuren.
Filmpje updates 13/02/2025
Updates 06/02/2025
Projecten: op het project is het nu ook mogelijk om een uitvoerder toe te voegen. Deze toevoeging heeft ook impact op de goedkeuringsflow, daar kan je nu ook een uitvoerder selecteren net zoals een projectleider. Ook in het overzicht kan je een extra kolom toevoegen voor de uitvoerder.
Geodynamics: vanaf heden is het ook mogelijk om bij het binnenhalen van de nacalculatie vanuit Geodynamics te werken met de totale tijdsduur ipv de start- en stoptijd. Hiervoor dien je de instelling te activeren via instellingen > integraties > geodynamics > gebruik tijdsduur.
Materieel/installaties: het is mogelijk om een eindklant toe te wijzen aan materieel en installaties.
Dagplanning: er is een bijkomende knop 'verplaats naar wachtkamer' op het detail van het planningsitem. Bij het gebruik van deze knop ga je een ingepland planningsitem verplaatsen naar de wachtkamer en ga je op dit planningsitem de datum en tijdstip verwijderen.
Order: Bij maken van een order vanuit een werkbon zullen de lijnen van de werkbon enkel toegevoegd worden aan het tabblad 'uitvoering' en niet op het tabblad 'items'. Dit is enkel het geval wanneer de functie 'uitvoering' actief is in je omgeving.
Updates 30/01/2025
Extra velden: er is een nieuw 'type' extra veld, namelijk 'telefoon'. Als je gebruik maakt van dit extra veld kan je van op je toestel meteen bellen naar het nummer uit het veld door op het 'telefoon' symbooltje te klikken.
Dagboeken: de dagboeken vind je vanaf heden terug in de algemene instellingen (instellingen > algemeen > stamgegevens > financieel > dagboeken). De reden van deze aanpassing is om een correctere flow te hebben bij het gebruik van de dagboeken. Je koppelt verplicht een bedrijf aan het dagboek (ook als je slechts met 1 bedrijf werkt).
Indien je een afwijkende nummering volgt voor creditnota's dan gewone facturen, dien je 2 aparte dagboeken aan te maken.
Projecten: Je kan extra kolommen toevoegen aan het 'financieel overzicht' en 'nacalculatie in project én overzicht'. Daarnaast is er ook een lijn 'totaal' toegevoegd in deze overzichten. Dit bedrag is de som van alle onderliggende bedragen in de kolom. De kolommen kan je toevoegen via instellingen > projecten > overzicht > nacalculatie overzicht/financieel overzicht. Ook in het blokje 'financieel' in het project zelf, heb je een bijkomende kolom, namelijk 'prognose'. Dit is de som van het gebudgetteerd + budget aanpassingen die gebeurd zijn voor dit project.
Facturen: Je kan een waarborg toevoegen aan de factuur. De waarborg is een bedrag die afgetrokken wordt van het totaalbedrag van de factuur totdat een deadline verstreken is. Je kan het toekennen als een vast bedrag of een percentage op het totaal bedrag incl. of excl. Om een waarborg toe te voegen aan een factuur, dien je hiervoor templates aan te maken via de instellingen ( instellingen > facturen > borg). Het toevoegen van de waarborg op de factuur doe je in het kader 'borg' op de factuur (zie afbeelding). In het overzicht scherm van de facturen, kan je ook extra kolommen toevoegen die betrekking hebben tot deze waarborg.
Filmpje update 30/01/2025
Updates 23/01/2025
Automation: je kan vanaf nu Automation flows opstellen voor de modules 'materieel' en 'installatie'.
Artikelen: reeds enige tijd kan je de voorraadwaarde op een bepaalde datum raadplegen in het overzicht van de artikelen. De berekening achter deze waarde kan je nu opvragen door de excel te nemen. Dit doe je door naast de datum te klikken op het excel export teken. Hier gaan we een excel export nemen van alle artikelen die in Robaws zitten en gaan de velden 'kostprijs', 'beschikbare voorraad' en 'gereserveerde voorraad' aangepast worden naar de waardes van de datum die gevraagd werd.
Updates 16/01/2025
Google Sheet: Er is een toevoeging aan de Google Sheet kan je bij module 'verkoopfactuur lijn' nu ook 'materieel' als attribuut toevoegen.
Overzichten: In het overzicht van de werknemers is het nu mogelijk om op 'bedrijf' te filteren. Het is ook mogelijk gemaakt om de kolom 'bedrijf' toe te voegen in het overzicht.
Updates 09/01/2025
Algemeen: In het overzicht van een module, kan je voortaan wijzigingen aanbrengen in bulk. Hiervoor kan je één of meerdere lijnen selecteren in het overzicht. Druk je vervolgens op de rechtermuisknop, dan kan je kiezen voor de functie 'Bulk aanpassen'. Er wordt een pop-up venster weergegeven, waarbij je een eigenschap kan selecteren en vervolgens de waarde kan opgeven waarnaar deze dient gewijzigd te worden. Je kan de bulk aanpassing uitvoeren voor de geselecteerde items of meteen voor alle items in het overzicht.
Let op! Eenmaal je een aanpassing hebt doorgevoerd, kan je deze niet meer ongedaan maken. Je dient hiervoor een nieuwe aanpassing uit te voeren.
| Functie 'Bulk aanpassen' in overzicht | Pop-up venster 'Bulk aanpassen' |
|---|---|
 |  |
Aankoopfacturen: Via instellingen > aankoopfacturen > instellingen kan je de functie 'Voeg factuur nr. toe op de pdf' activeren. Activeer je deze functie, dan wordt het interne factuurnummer van Robaws als watermerk op het pdf-document van de aankoopfactuur weergegeven.
Bestellingen: Maak je een bestelbon aan, dan wordt er op vandaag steeds rekening gehouden met de kostprijs van het artikel. Wens je echter rekening te houden met de kostprijs van het artikel volgens de offerte, dan kan je via instellingen > bestellingen > instellingen de functie 'Geef voorkeur aan calculatie kostprijs' activeren. Op deze manier wordt de kostprijs uit de offerte gehanteerd en opgenomen in de bestelbon.
Abonnementen: In een abonnement kan je net zoals in een klanten- en projectfiche, een tabblad 'tarieven' raadplegen. Hierbij is het voortaan mogelijk om een speciale prijs toe te kennen aan één of meerdere artikelen. Dit is handig voor prijsafspraken die gemaakt worden i.f.v. een onderhoudscontract, ...
Vorderingen: De functionaliteit 'extra velden' is toegevoegd aan de module 'vorderingen'.
Artikelen: Je kan naast het overzicht van de artikelen, een extra weergave 'analyse' raadplegen. Via deze weergave is het mogelijk om een voorraadwaarde op basis van een specifieke datum te raadplegen. Dit betreft voorlopig een 1e versie van deze functionaliteit. Binnenkort zal deze functionaliteit verder uitgebreid worden met een exportfunctie, waarbij de voorraad en aantallen volgens een bepaalde datum geëxporteerd kunnen worden.
Filmpje updates 09/01/2025
Bijgewerkt op: 09/04/2025
Dankuwel!