Licenties Wappy

Sinds we bij Robaws werken met een 'automated billing system' zullen de licenties van Wappy afgedwongen worden. Er zijn 3 verschillende licenties met hun eigen functionaliteiten.
Een actueel prijsoverzicht van de verschillende licenties kan je terugvinden op de website van Wappy.

Verschillende licenties:
Basic: de planning kan met bijhorende projectinformatie geraadpleegd worden in de app. De werknemer kan echter geen werkuren en/of materiaal registreren.
Standaard : de planning kan geraadpleegd worden, werkuren kunnen geregistreerd worden en ook materiaal kan toegevoegd worden aan de werkbon. Met deze licentie krijgt de werknemer ook de mogelijkheid om eigen opdrachten toe te voegen.
Teams : deze licentie heeft dezelfde eigenschappen als een standaard licentie. Een werknemer kan naast het registreren van eigen werkuren ook werkuren van andere werknemers registreren. Deze licentie wordt zo vaak toegekend aan een werfleider, ploegchef, ...

Instellingen rond Wappy

Wappy is beschikbaar in meerdere talen (Nederlands, Frans, Engels, Slovaaks, Roemeens, Bulgaars, Pools, Albanees, Turks, Portugees, Oekraïens). De taal kan je instellen in de app zelf.

Om een gebruiker voor Wappy toe te voegen, klik je rechtsboven in jouw Robaws-omgeving op je eigen gebruikersnaam en klik je door naar de gebruikers. Vervolgens klik je bovenaan op het plusteken. Je vult de profielgegevens voor deze gebruiker aan. De gebruiker logt steeds in met het e-mailadres dat je registreert. Je kan slechts één gebruiker per e-mailadres aanmaken. Belangrijk is dat Wappy actief staat bij de gebruiker. Indien Wappy niet actief staat, dan zal deze gebruiker niet kunnen inloggen in Wappy. Voor een gebruiker die enkel toegang heeft tot Wappy gebruik je de gebruikersrol 'werkbon'.

Via instellingen > werkbonnen kan je de functionaliteiten van Wappy configureren. Hieronder een toelichting van de verschillende functies:



Track and Trace: als deze functie geactiveerd is, dan kunnen alle werknemers (locatievoorziening op het toestel is ingeschakeld) gevolgd worden. Ook kan je deze track and trace gegevens raadplegen in de werkbon die naar Robaws doorgestuurd werd.
Rechtstreeks werkbon naar klant versturen: de werknemer krijgt de mogelijkheid om rechtstreeks vanuit Wappy de werkbon door te sturen naar de klant. De eerste e-mailtemplate wordt gebruikt als basis voor deze e-mail. De werkbon wordt verstuurd naar het algemeen e-mailadres van de klant dat ingevuld is in de klantenfiche.
Project en klanten kunnen opzoeken: je kan de gebruikers van de applicatie extra toegang verlenen tot bepaalde functionaliteiten van Robaws. Als je deze functie activeert, dan kunnen de gebruikers bijvoorbeeld klanten en projecten opzoeken. Je kan deze functies ook afzonderlijk activeren.
Ingave pauze: als deze functie geactiveerd is, dan kan de gebruiker zelf zijn pauze ingeven. Hiermee wordt rekening gehouden bij de registratie van de werkuren.
Ingave start/stop: onderaan het scherm heb je een start-stop knop. Als je deze knop indrukt begint de tijd te lopen, als de werken gedaan zijn kan je daarna op stop drukken. Het systeem berekent zo automatisch de tijd dat je bezig geweest bent aan de werken. Als deze functie ingeschakeld is zal je de start-knop zien, anders niet.
Versnelde ingave start/stop: als deze functie ingeschakeld is, dan kan je eerst alle informatie met betrekking tot de uren invullen alvorens op start te drukken. Nadat je daarna op de stop-knop drukt omdat de werken gedaan zijn, hoef je deze informatie niet meer achteraf in te vullen.
Activiteiten en posten: deze functie moet ingeschakeld zijn als je activiteiten en posten wil registeren in Wappy.
Toon/bewerk totale werktijd: met deze functie ben je in de mogelijkheid om de totale werktijd aan te passen.
Toon tijd toevoegen knop: met deze functie kan je handmatig de tijd invullen die je gewerkt hebt en hoef je geen gebruik te maken van de start-stop knop
Minuten interval: je kan het aantal minuten die je nodig hebt voor de werkuren aanpassen bij deze functie. Als je per 30 minuten werkt, kan je bij minuten interval 30 invullen, dan verspringen de minuten van 0 naar 30.
Aantal dagen in de toekomst/in het verleden dat planning zichtbaar is: je kan instellen gedurende welke periode een planningsitem zichtbaar moet zijn/blijven. Bijvoorbeeld indien je alle werkbonnen altijd pas op vrijdag verwerkt, dan kan je het aantal dagen bij de planning uit het verleden op 5 plaatsen. Zo blijven jouw opdrachten van de voorbije week zichtbaar. Als je wil dat je werknemers de planning voor de komende 5 dagen ziet, dan zet je het aantal dagen in de toekomst dat de planning zichtbaar is op 5.
Aantal dagen in het verleden dat de werkbonnen zichtbaar zijn: in Wappy kan je de voltooide werkbonnen die reeds verzonden zijn naar Robaws blijven raadplegen. Met deze functie kan je instellen hoelang deze voltooide werkbonnen in de app mogen blijven staan.
Project/klant/werknemer statussen: hiermee kan je de projecten/klanten/werknemers in Wappy beperken. Als je bijvoorbeeld enkel de actieve werknemers wil tonen, dan moet je bij status werknemer 'actief' invullen. De statussen die je hier invult moeten overeen komen met de statussen die je gebruikt binnen deze modules.

Workflow van project naar werkbon

Stap 1: Aanmaken van een dagplanningsitem

Vanuit je project maak je via het tabblad 'planning' een planningsitem aan in de dagplanning. Via het opmaken van het planningsitem kan je alle informatie invullen die van toepassing is voor dit item. Dit doe je via de verschillende tabbladen 'item', 'detail', 'bestanden' en 'taken'.
Als je dit planningsitem koppelt aan werknemers, dan zullen deze werknemers dit planningsitem met bijhorende informatie kunnen raadplegen in Wappy.

Stap 2: Werkbon opmaken via een planningsitem in Wappy

Je kan via de Wappy app dit planningsitem openen en via de app een werkbon opmaken. Je doet dit ook door de verschillende tabbladen in te vullen.
Een toelichting over de verschillende tabbladen:

Info: in dit tabblad zie je alle informatie die voorzien werd via Robaws. Je kan het adres raadplegen en rechtstreeks doorklikken naar een gps-applicatie zoals Waze, Google Maps, ... Je kan het telefoonnummer van een contactpersoon raadplegen en rechtstreeks opbellen. Je kan ook de details en bestanden terugvinden die van toepassing zijn voor dit specifieke planningsitem.
Uren: via 'toevoegen' kan je de gewerkte uren registreren. Dit kan je op verschillende manieren doen afhankelijk van de instellingen die je voorzien hebt voor Wappy.
Materiaal: in dit tabblad wordt het materiaal weergegeven dat eerder werd toegevoegd in het planningsitem via Robaws. Je kan steeds het materiaal toevoegen dat je nodig had bij het uitvoeren van de opdracht en dat doorgerekend moet worden naar de klant. Dit doe je via de knop 'materiaal toevoegen'. Materiaal toevoegen kan op 3 verschillende manieren: via de zoekfunctie, via de subgroepen, via de scanner.
Extra: hier kan je een foto toevoegen die je op de werf kan maken als bewijs voor de uitgevoerde opdracht. Je kan ook een opmerking voor de klant of interne opmerking toevoegen die op de werkbon verschijnt. De kilometers worden hier ook berekend. Dit kan automatisch via 'doe een gok' of manueel via 'toe te voegen'.
Verstuur: in dit tabblad wordt een samenvatting van de geregistreerde uren en het geregistreerde materiaal weergegeven. Dit als extra controle alvorens je via dit tabblad de werkbon zou versturen. Je kiest er zelf voor om een e-mailadres toe te voegen of de werkbon te laten ondertekenen, maar dit is niet verplicht. Wanneer je op de knop 'verstuur werkbon' klikt wordt deze verstuurd naar Robaws en zal deze in Wappy verdwijnen. Je kan deze werkbon wel nog steeds opvragen via 'voltooide werkbonnen'.

Stap 3: Raadplegen van de werkbon in Robaws

In de module 'werkbonnen' kan je de doorgestuurde werkbonnen terugvinden. Op de werkbon vind je alle informatie terug die je ingegeven had in Wappy.

Aanmaken van een werkbon rechtstreeks vanuit Wappy

De eerste manier om een werkbon te versturen naar Robaws werd hierboven besproken.
De tweede manier om een werkbon te versturen naar Robaws is door die werkbon aan te maken in Wappy zelf en deze door te sturen naar Robaws. Je doet dit via volgende stappen:

1) Klik in het scherm van werkbonnen in Wappy rechtsonder op het plusteken.
2) Kies een datum en uur voor de werkbon.
3) Selecteer een project en/of klant indien dit van toepassing is.
4) Geef een titel aan de werkbon.
5) Klik op 'toevoegen'
6) Doorloop nu volledig stap 2 van 'werkbon opmaken via planningsitem in Wappy' om alle gegevens van de werkbon in te vullen.

FAQ

Wappy staat actief bij een gebruiker maar die kan zijn planningsitems niet zien in Wappy?

Als je in de dagplanning werknemers gaat inplannen is het belangrijk dat de gebruiker ook gezien wordt als een werknemer en gekoppeld is aan een werknemer. Als je via jouw eigen gebruikersnaam doorklikt naar de gebruikers, dan kan je bij de profielgegevens een werknemer selecteren en toewijzen aan deze gebruiker.

Het kan gebeuren dat je opdrachten aanmaakt voor jouw personeel maar ze zelf niet kan zien in Wappy. Dit komt omdat je mogelijks jezelf hebt gekoppeld met een werknemer. Als die koppeling geactiveerd staat zullen enkel de werkbonnen weergegeven worden die ingepland zijn op jouw naam.

Waarom worden er 2 werkbonnen aangemaakt in Robaws na het versturen uit Wappy?

Wanneer er tijdens het opmaken van de werkbon in Wappy 'regie' werd aangeduid, dan zal alles (werkuren en/of materiaal) wat als regie werd geregistreerd als aparte werkbon verschijnen in Robaws. Er zullen zo 2 werkbonnen aangemaakt worden voor één opdracht.

Bestanden die we gekoppeld hebben op project niveau zijn niet of net wel zichtbaar in Wappy?

Bij de instellingen > project heb je de optie 'Wappy standaard aan bij bestand'. Als je wil dat bestanden standaard weergegeven worden, dan activeer je deze functie. Schakel deze functie uit indien je de bestanden niet standaard zichtbaar wil weergeven in Wappy.
Je kan ook de bestanden individueel delen in Wappy. Als je in een project naar de bestanden gaat, dan krijg je de mogelijkheid om bij elk bestand op het oranje icoontje met 3 bolletjes te klikken. Je krijgt vervolgens het icoontje van Wappy (W) te zien. Als dit icoontje in het groen weergegeven wordt, dan wil dit zeggen dat het bestand gedeeld wordt in Wappy. Als dit icoontje in het grijs weergeven wordt, dan wordt dit bestand niet gedeeld in Wappy.



Wens je alle foto's samen te raadplegen die je via Wappy hebt ingevoerd in een werkbon en hebt toegekend aan een project? Klik dan in het project op de 'paperclip' die in het tabblad inzichten t.h.v. de werkbonnen weergegeven wordt.

Foutmelding: er is een probleem met je internetverbinding.

Krijg je deze foutmelding te zien in Wappy, dan ben je wellicht meer dan 14 dagen niet meer actief geweest in Wappy. Indien dit het geval is, dan vervalt het inlogtoken en wordt deze melding weergegeven. Het volstaat om even uit- en in te loggen in Wappy om het probleem op te lossen.

Bijgewerkt op: 23/05/2023