Licenties Wappy

Sinds we bij Robaws werken met het automatisch billing systeem zullen de licenties van Wappy afgedwongen worden. Er zijn 3 verschillende licenties met hun eigen functionaliteiten. Meer informatie rond de prijzen van de verschillende licenties kan je terugvinden op de website van Wappy (https://www.wappy.io/).

Verschillende licenties:
Basic: de planning kan gezien worden op de app met bijhorende informatie, maar je kan zelf niets registreren
Standaard : de planning kan gezien worden, eigen uren kunnen geregistreerd worden en ook materiaal kan toegevoegd worden aan de werkbon. Met deze licentie kan je ook nieuwe opdrachten toevoegen.
Teams : met deze licentie kan je alles doen wat je ook in een standaard licentie kan doen. Bijkomend kan je hier ook registratie doen voor andere werknemers.

Instellingen rond Wappy

Wappy is beschikbaar in 5 verschillende talen (Nederlands, Frans, Engels, Slovaaks en Roemeens). Dit kan je instelling in de app zelf.

Om een gebruiker voor Wappy toe te voegen druk je op je eigen gebruikersnaam rechts bovenaan en klik je door naar de gebruikers. Vervolgens druk je op het + teken bovenaan. Je vult de profiel gegevens voor deze gebruiker toe. De gebruiker logt steeds in met een e-mailadres die je toevoegt. Je kan ook maar 1 gebruiker per e-mailadres aanmaken. Belangrijk is dat Wappy actief staat bij de gebruiker. Anders zal deze gebruiker niet kunnen inloggen in Wappy. Voor een gebruiker die enkel toegang heeft tot Wappy gebruik je de gebruikersrol 'werkbon'.

Via de werkbon instellingen heb je heel wat instellingen die je rond Wappy kan instellen. Hieronder een uitleg over de verschillende instellingen:


Track and Trace: als deze functie geactiveerd is, dan kunnen alle werknemers waarvan de locatievoorziening aan ligt, gevolgd worden. Ook kan je deze track and trace gegevens terugvinden in Robaws als de werkbon doorgestuurd werd.
Rechtstreeks werkbon naar klant versturen: wil je de werkbon na controle rechtstreeks doorsturen naar de klant, dan kan je deze functie activeren. De e-mailtemplate die als eerste ingevuld staat, wordt gebruikt als e-mail. Je werkbon wordt verstuurd naar het algemeen e-mailadres van de klant die ingevuld is in de klantenfiche.
Project en klanten kunnen opzoeken: je kan de gebruikers van de applicatie extra toegang verlenen tot bepaalde functionaliteiten van Robaws. Als je deze functie gaat activeren dan kunnen de gebruikers bijvoorbeeld klanten en projecten gaan opzoeken. Je kan deze functies ook afzonderlijk activeren.
Ingave pauze: als deze functie geactiveerd is, dan kan de gebruiker zelf zijn pauze gaan instellen. Hiermee wordt rekening gehouden bij de registratie van de werkuren.
Ingave start/stop: onderaan het scherm heb je een start-stop knop. Als je deze knop indrukt begint de tijd te lopen, als de werken gedaan zijn kan je daarna op stop drukken. Het systeem berekent dan zo automatisch de tijd dat je bezig geweest bent aan de werken. Als deze functie ingeschakeld is zal je de start-knop zien, anders niet.
Versnelde ingave start/stop: als deze functie ingeschakeld is, dan kan je eerst alle informatie met betrekking tot de uren invullen alvorens op start te drukken. Nadat je daarna op de stop-knop drukt omdat de werken gedaan zijn, hoef je deze informatie niet meer achteraf in te vullen.
Activiteiten en posten: deze functie moet ingeschakeld zijn als je wil met activiteiten en posten gaan werken in wappy.
Toon/bewerk totale werktijd: met deze functie ben je in de mogelijk om de totale werktijd te gaan aanpassen.
Toon tijd toevoegen knop: met deze functie kan je handmatig de tijd invullen die je gewerkt hebt en hoef je geen gebruik te maken van de start-stop knop
Minuten interval: je kan het aantal minuten die je nodig hebt voor de werkuren aanpassen bij deze functie. Als je per 30 minuten werkt, kan je bij minuten interval 30 invullen, dan verspringen de minuten van 0 naar 30.
Aantal dagen in de toekomst/in het verleden dat planning zichtbaar is; je kan instellen gedurende welke periode een planningsitem zichtbaar moet zijn/blijven. Bijvoorbeeld indien je alle werkbonnen altijd pas op vrijdag verwerkt, dan kan je het aantal dagen bij de planning uit het verleden op 5 plaatsen. Zo blijven jouw opdrachten van de voorbije week zichtbaar. Als je wil dat je werknemers de planning voor de komende 5 dagen ziet, dan zet je het aantal dagen in de toekomst dat de planning zichtbaar is op 5.
Aantal dagen in het verleden dat de werkbonnen zichtbaar zijn: in Wappy kan je ook de voltooide werkbonnen die reeds verzonden zijn naar Robaws raadplegen. Met deze functie kan je instellen hoelang deze voltooide werkbonnen in de app blijven staan.
Project/klant/werknemer statussen: hiermee kan je de getoonde statussen in Wappy gaan werken. Als je bijvoorbeeld enkel de actieve werknemers wil gaan tonen, dan moet je bij status werknemer 'actief' gaan invullen. De statussen die je hier invult moeten overeen komen met de statussen die je gebruikt binnen deze modules.

Workflow van project naar werkbon

Stap 1: Aanmaken van een dagplanningsitem

Vanuit je project maak je via een tabblad 'planning' een planningsitem aan in de dagplanning. Via het opmaken van het planningsitem kan je alle informatie reeds invullen die van toepassing is voor dit item. Dit doe je via de verschillende tabbladen 'item', 'detail', 'bestanden' en 'taken'.
Als je dit planningsitem gaat koppelen aan de correcte werknemers, dan zullen deze werknemers hun planningsitem met bijhorende informatie kunnen raadplegen in Wappy.

Stap 2: Werkbon opmaken via Wappy

Je kan via de Wappy app dit planningsitem gaan openen en via de app een werkbon gaan opmaken. Je doet dit ook door de verschillende tabbladen in te vullen. Hieronder korte informatie over de verschillende tabbladen:

Info: op dit tabblad zie je alle informatie die reeds ingevuld werd via Robaws. Je kan hier het adres raadplegen en rechtstreeks doorklikken naar de gps. Je kan het telefoonnummer van contactpersoon raadplegen en rechtstreeks bellen. Je kan hier ook de details en bestanden terugvinden die van toepassing zijn voor dit specifieke planningsitem.
Uren: via 'toevoegen' kan je de gewerkte uren gaan registreren. Dit kan je op verschillende manieren doen afhankelijk van de instellingen die je deed voor Wappy.
Materiaal: op dit tabblad zie je het materiaal staan die reeds werd toegevoegd in het planningsitem via Robaws. Je kan ook manueel materiaal gaan toevoegen die je nodig had bij het uitvoeren van deze werken en die doorgerekend moeten worden naar de klanten. Dit doe je via de knop 'materiaal toevoegen'. Materiaal toevoegen kan op 3 verschillende manieren: via de zoekfunctie, via de subgroepen, via de scanner.
Extra: hier kan je een foto gaan toevoegen die je op de werf kan maken als bewijs van de werken. Je kan ook een opmerking voor de klant of interne opmerking gaan toevoegen die op de werkbon verschijnt. De kilometers worden hier ook berekend. Dit kan via 'doe een gok' of via handmatig toe te voegen.
Verstuur: op dit tabblad zie je nog eens de geregistreerde uren en het geregistreerde materiaal. Dit is een controle pagina waar je een overzicht krijgt alvorens je via dit tabblad ook kan versturen. Je kiest ervoor om bijvoorbeeld een e-mailadres toe te voegen, of te laten ondertekenen, maar dit is niet verplicht. Wanneer je op de knop 'verstuur werkbon' klikt wordt deze verstuurd naar Robaws en zal in Wappy verdwijnen van je werkbonnen naar voltooide werkbonnen.

Stap 3: Raadplegen van de werkbon in Robaws

Bij de module 'werkbonnen' kan je de doorgestuurde werkbonnen terugvinden. Op de werkbon vind je alle informatie terug die je ingegeven had in Wappy.

FAQ

Wappy staat actief bij een gebruiker maar die kan zijn planningsitems niet zien in Wappy?

Als je in de dagplanning werknemers gaat inplannen is het belangrijk dat de gebruiker ook gezien wordt als een werknemer en gekoppeld is aan een werknemer. Als je via jouw eigen gebruikersnaam gaat doorklikken naar de gebruikers, dan kan je bij de profiel gegevens een werknemer gaan selecteren van deze gebruiker.

Het kan gebeuren dat je opdrachten aanmaakt voor jouw personeel maar ze zelf niet kan zien in Wappy. Dit komt omdat je mogelijks jezelf hebt gekoppeld met een werknemer. Als die koppeling geactiveerd staat zal er enkel vertoond worden wat ingepland staat op jouw naam.

Waarom worden er 2 werkbonnen aangemaakt in Robaws na het versturen uit Wappy?

Wanneer er bij het opmaken van de registratie in Wappy 'regie' werd gebruikt dan zal wat als regie werd geregistreerd als aparte werkbon tevoorschijn komen in Robaws. Er zullen 2 werkbonnen aangemaakt worden voor 1 registratie.

Bestanden die we gekoppeld hebben op project niveau zijn niet of net wel zichtbaar in Wappy?

Bij de project instellingen heb je de optie 'Wappy standaard aan bij bestand'. Als je wil dat de bestanden standaard getoond worden is het best dat je dit activeert, indien je net wenst dat deze niet standaard zichtbaar zien, zet je dit best niet actief.
Je kan ook de bestanden individueel gaan regelen. Als je bij de projecten naar de bestanden gaat, kan je bij elk bestand op het oranje bolletje met 3 puntje klikken. Daar heb je het tekentje van Wappy (bolletje met W). Als dit op groen staat, wil dit zeggen dat het bestand meegenomen wordt naar Wappy. Als dit op grijs staat, wordt dit niet meegenomen naar Wappy.



Wens je alle foto's samen te raadplegen die je via Wappy hebt ingevoerd voor een project? Dan kan je klikken in het project op het symbool 'paperclip' naast de werkbonnen via de inzichten.

Bijgewerkt op: 29/11/2022