Klanten
Een goede klantenfiche vormt de basis voor een offerte, project, factuur,... Daarnaast heb je vanuit de klantenfiche een overzicht van alle modules waaraan deze klant gelinkt is, en kan je ook snel meer info raadplegen over deze klant, vb de inhoudingsplicht opvragen.
Navigeer snel naar:
het overzicht van de klanten
een nieuwe klant aanmaken
de klantenfiche
de verschillende tabbladen
de actieknoppen (info, inhoudingsplicht, ...)
Het overzicht van de klanten kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere klanten ineens.
Klanten kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.
Maak een nieuwe klant aan door op het overzicht bovenaan te klikken op de actieknop Toevoegen (+).
Een aantal velden worden automatisch al ingevuld (taal, betaalvoorwaarde, BTW tarief, kredietlimiet, verantwoordelijke, status). Via de instellingen kan je de standaard invulwaarde bepalen.
Heb je een hele lijst met klanten? Dan kan je deze importeren.
Onder de algemene klant gegevens en de adres gegevens zijn er verschillende tabbladen voorzien: onder andere 'Contacten' om de verschillende contactpersonen van deze klant bij te houden en 'Financieel' om de financiële gegevens van de klant in te vullen.
Daarnaast is er ook een overzicht van alle modules waaraan deze klant gelinkt is.
Bij de klant gegevens kan je de algemene info van je klant invullen, onder andere naam, BTW nummer, e-mailadres, tel, BTW tarief.
Tip: voeg je een zakelijke klant toe, dan kan je meteen het BTW nummer invoeren. Hierna volgt een check van het BTW nummer in de VIES-databank en wordt de bedrijfsnaam en het adres automatisch ingevuld in de klantenfiche. Wordt het BTW nummer niet herkend, dan beschikt de VIES-databank wellicht over onvolledige informatie of zijn de bedrijfsgegevens incorrect. Dit is enkel geldig voor BTW nummers uit de EU landen.
Het BTW tarief dat je toekent op de klantenfiche zal gebruikt worden wanneer je een offerte of factuur maakt voor deze klant, tenzij je een artikel selecteert waaraan er een BTW tarief toegekend werd. Dan zal het BTW tarief van het artikel voorrang hebben op het BTW tarief van de klantenfiche.
Net als bij alle modules in Robaws kan je ook in de klantenfiche extra velden naar keuze aanmaken via de instellingen.
Voorbeeld: via een extra veld 'contact via:' kan je aanduiden hoe deze klant bij jullie bedrijf terechtgekomen is.
Tip: als je dezelfde extra velden aanmaakt bij klant en sommige andere modules, dan kan de inhoud van de velden automatisch worden overgenomen.
Robaws heeft een automatische link met Google Maps. Bij het invullen van het adres zoekt Robaws automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer je op de plaats van 'Geef een locatie op' de klantnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de klant.
Dit geeft een overzicht van alle bestaande offerten, werkbonnen, facturen,... van de klant.
Klik op de tekst om een gedetailleerd overzicht te krijgen van een bepaalde module. Voorbeeld: klik op Facturen om een overzicht te krijgen van alle facturen van deze klant.
Klik op het + teken naast een lijn om een nieuwe offerte, factuur, order,... aan te maken voor deze klant.
Gebruikers die geen toegang hebben tot bepaalde modules, zullen deze niet zien staan in het overzicht en de grafiek.
Wanneer de klant verschillende contactpersonen heeft, voeg je deze hier toe. Wanneer je een offerte, project, factuur of e-mail opmaakt kan je dan de juiste contactpersoon selecteren uit deze lijst, zodat meteen deze contactgegevens (e-mail adres, GSM,...) gebruikt worden bij verdere communicatie.
Opmerkingen kunnen gebruikt worden om contactmomenten en informatie van de klant bij te houden. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.
Voorbeeld: je kan hier bijhouden welke informatie bij het laatste telefoongesprek is uitgewisseld met de klant, welke problemen er geweest zijn met deze klant,...
Bij bestanden kan je documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Bestanden die te maken hebben met een specifieke offerte of project, hou je niet bij op de klantenfiche maar op de offerte of het project.
Voorbeeld: je kan hier een raamovereenkomst bijhouden.
Voor een vlottere facturatie kan je financiële gegevens over deze klant voorprogrammeren.
Je kan hier onder andere ingeven wat de standaard betaalvoorwaarde is voor deze klant, wat zijn kredietstatus is (indien niet kredietwaardig verschijnt in elke module een rode balk ter informatie), en eventuele informatie over de facturatie bijhouden.
Zoals in alle modules is het mogelijk om ook vanuit de klantenfiche een taak aan te maken.
Voorbeeld: een klant belt en vraagt om langs te komen voor een eerste contact, dan kan je vanuit de klantfiche een taak aanmaken voor de offerte-verantwoordelijke om een afspraak in te plannen met de klant.
Je kan speciale tarieven voor een artikel afspreken met een klant onder het tabblad 'Tarieven'. Hiervoor klik je op 'toevoegen' en selecteert een artikel uit de Artikels-module. De 'Artikelnaam' is het stuk tekst die als artikel zichtbaar is op de offerte en factuur.
Deze mogelijkheid is vooral geschikt indien er een raamovereenkomst is met vastgelegde prijzen voor een beperkt aantal artikelen (dus enkel voor deze klant, en voor een bepaalde periode). Indien dit een bepaald type klant is waar je specifieke prijzen wilt aan toekennen, zijn prijsgroepen een betere optie.
Met deze actieknop kan je mails versturen naar de klanten. Je kan hier kiezen voor de verschillende e-mailtemplates die je kan opmaken bij de instellingen.
Je kan klanten in een een straal van 15km gemakkelijk terugvinden door op deze actieknop te klikken. Als je dit open klikt krijg je een kaart van Google Maps waar je de klanten kan zien met hun bijhorende locatie. Op deze manier kan je een efficiënte planning opmaken.
Via de infobutton kan je meteen doorklikken naar een aantal websites, o.a. om de inhoudingsplicht te controleren, meer informatie over deze klant terug te vinden enz.
Bij het controleren van de inhoudingsplicht, wordt altijd een foutmelding weergegeven op de website van de FOD Financiën. Klik gewoon op 'Check' om verder te gaan.
Via 'brieven' kan je een vrije tekst opstellen op het briefpapier van jouw bedrijf. Je klikt op 'toevoegen'. Na de opmaak van de brief kan je een PDF exporteren die je afdrukt of mailt naar de klant.
Deze knop kan je gebruik om een zicht te krijgen op de historiek van het ophalen en opslaan van deze klantenfiche.
Navigeer snel naar:
het overzicht van de klanten
een nieuwe klant aanmaken
de klantenfiche
de verschillende tabbladen
de actieknoppen (info, inhoudingsplicht, ...)
Overzichtsscherm
Het overzicht van de klanten kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere klanten ineens.
Klanten kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.
Een nieuwe klant aanmaken
Maak een nieuwe klant aan door op het overzicht bovenaan te klikken op de actieknop Toevoegen (+).
Een aantal velden worden automatisch al ingevuld (taal, betaalvoorwaarde, BTW tarief, kredietlimiet, verantwoordelijke, status). Via de instellingen kan je de standaard invulwaarde bepalen.
Heb je een hele lijst met klanten? Dan kan je deze importeren.
De klantenfiche
Onder de algemene klant gegevens en de adres gegevens zijn er verschillende tabbladen voorzien: onder andere 'Contacten' om de verschillende contactpersonen van deze klant bij te houden en 'Financieel' om de financiële gegevens van de klant in te vullen.
Daarnaast is er ook een overzicht van alle modules waaraan deze klant gelinkt is.
Klant gegevens
Bij de klant gegevens kan je de algemene info van je klant invullen, onder andere naam, BTW nummer, e-mailadres, tel, BTW tarief.
Tip: voeg je een zakelijke klant toe, dan kan je meteen het BTW nummer invoeren. Hierna volgt een check van het BTW nummer in de VIES-databank en wordt de bedrijfsnaam en het adres automatisch ingevuld in de klantenfiche. Wordt het BTW nummer niet herkend, dan beschikt de VIES-databank wellicht over onvolledige informatie of zijn de bedrijfsgegevens incorrect. Dit is enkel geldig voor BTW nummers uit de EU landen.
Het BTW tarief dat je toekent op de klantenfiche zal gebruikt worden wanneer je een offerte of factuur maakt voor deze klant, tenzij je een artikel selecteert waaraan er een BTW tarief toegekend werd. Dan zal het BTW tarief van het artikel voorrang hebben op het BTW tarief van de klantenfiche.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Naam | Klantnaam (wordt automatisch ingevuld indien je het BTW nummer invult en op enter klikt) |
| Rechtsvorm | Selecteer de rechtsvorm. Niet nodig bij particulieren. Indien er een rechtsvorm ontbreekt, kan je deze toevoegen via de algemene instellingen. |
| Titel | Aanspreektitel van particulieren |
| Taal | Kies de taal. Dit bepaalt in welke taal de documenten (offerte, factuur, vorderingsstaat, ...) opgesteld zullen worden. |
| BTW nr | Vul het BTW nummer in en klik op enter, dan worden automatisch de naam en het adres ingevuld indien deze gekend zijn in de VIES database. Indien het BTW nummer klopt, volgt een groen vinkje. Indien er al een klant bestaat met dit BTW nummer, wordt een waarschuwing getoond. |
| Standaard BTW | Selecteer het BTW tarief voor deze klant. Via de klant instellingen bepaal je welk BTW tarief standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe klant. De BTW tarieven beheer je via de algemene instellingen. |
| Grootboekrekening | (zichtbaar indien aangevinkt in de algemene instellingen) Kies het GBR voor de factuurlijnen van deze klant. Dit wordt overschreven door het GBR van het artikel en kan manueel aangepast worden op de factuurlijn. |
| Status | Selecteer de status van deze klant. Via de klant instellingen bepaal je welke status standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe klant, en kan je deze statussen beheren. |
| Prijsgroep | (zichtbaar indien aangevinkt in de algemene instellingen) Indien je meerdere prijsgroepen hebt ingesteld, selecteer je hier de prijsgroep waartoe deze klant behoort, dit zorgt ervoor dat hij andere prijzen krijgt. |
| Opvolgdatum | (zichtbaar indien aangevinkt in de klant instellingen) Vul in wanneer je deze klant wenst op te volgen. Is vooral handig als je dit veld gebruikt in je overzicht van de klanten. |
| Telefoon | Vul het telefoonnummer in van de klant |
| GSM | Vul het GSM nummer in van de klant. Indien er meerdere zijn, kan je ze bij de contactpersonen invullen. |
| Website | Vul de website van de klant in |
| Algemene e-mail | Vul het algemeen e-mail van de klant in. Indien er meerdere zijn, kan je ze bij de contactpersonen invullen. Dit e-mail adres wordt enkel gebruikt indien er geen contactpersoon wordt toegekend op een offerte, project, factuur enz. |
| Facturatie e-mail | Enkel in te vullen indien afwijkend van het algemeen e-mail adres: vul het e-mail adres in waar de factuur naartoe moet gestuurd worden. |
| External Id | (zichtbaar indien aangevinkt in de klant instellingen) Vul hier indien gewenst een klantnummer uit een ander pakket in (vb boekhoudprogramma, oud ERP,...) |
| Verantwoordelijke | (zichtbaar indien aangevinkt in de klant instellingen) Bepaal de verantwoordelijke van deze klant. Dit wordt standaard ingevuld met de gebruiker die deze klant heeft aangemaakt. |
| Bereikbaar via Peppol | Indien je geregistreerd bent bij Peppol, checkt Robaws of deze klant ook geregistreerd is (check op basis van BTW nr van de klant). |
Extra velden
Net als bij alle modules in Robaws kan je ook in de klantenfiche extra velden naar keuze aanmaken via de instellingen.
Voorbeeld: via een extra veld 'contact via:' kan je aanduiden hoe deze klant bij jullie bedrijf terechtgekomen is.
Tip: als je dezelfde extra velden aanmaakt bij klant en sommige andere modules, dan kan de inhoud van de velden automatisch worden overgenomen.
Adres
Robaws heeft een automatische link met Google Maps. Bij het invullen van het adres zoekt Robaws automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer je op de plaats van 'Geef een locatie op' de klantnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de klant.
Overzicht
Dit geeft een overzicht van alle bestaande offerten, werkbonnen, facturen,... van de klant.
Klik op de tekst om een gedetailleerd overzicht te krijgen van een bepaalde module. Voorbeeld: klik op Facturen om een overzicht te krijgen van alle facturen van deze klant.
Klik op het + teken naast een lijn om een nieuwe offerte, factuur, order,... aan te maken voor deze klant.
Gebruikers die geen toegang hebben tot bepaalde modules, zullen deze niet zien staan in het overzicht en de grafiek.
Tabbladen
Contactpersonen
Wanneer de klant verschillende contactpersonen heeft, voeg je deze hier toe. Wanneer je een offerte, project, factuur of e-mail opmaakt kan je dan de juiste contactpersoon selecteren uit deze lijst, zodat meteen deze contactgegevens (e-mail adres, GSM,...) gebruikt worden bij verdere communicatie.
Opmerkingen
Opmerkingen kunnen gebruikt worden om contactmomenten en informatie van de klant bij te houden. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.
Voorbeeld: je kan hier bijhouden welke informatie bij het laatste telefoongesprek is uitgewisseld met de klant, welke problemen er geweest zijn met deze klant,...
Bestanden
Bij bestanden kan je documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Bestanden die te maken hebben met een specifieke offerte of project, hou je niet bij op de klantenfiche maar op de offerte of het project.
Voorbeeld: je kan hier een raamovereenkomst bijhouden.
Financieel
Voor een vlottere facturatie kan je financiële gegevens over deze klant voorprogrammeren.
Je kan hier onder andere ingeven wat de standaard betaalvoorwaarde is voor deze klant, wat zijn kredietstatus is (indien niet kredietwaardig verschijnt in elke module een rode balk ter informatie), en eventuele informatie over de facturatie bijhouden.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Klant sinds | Datum waarop de klantenfiche werd aangemaakt (wordt automatisch ingevuld, kan manueel aangepast worden) |
| Betaalvoorwaarde | Bepaal de betaalvoorwaarde van deze klant. Via de klant instellingen bepaal je welke betaalvoorwaarde standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe klant. Op de factuur kan je hiervan afwijken. |
| Factuur via | De manier waarop de factuur bij voorkeur wordt verstuurd. Indien de klant bij Peppol is aangemeld wordt dit veld automatisch op Peppol gezet. Staat anders default op post (zie reden hieronder), maar dit heeft geen enkele impact op het versturen van de factuur. |
| E-factuur ok door | Bij het verzenden van een elektronische factuur moet de klant hiervoor gegeven hebben. Hier kan ingevuld worden wie de goedkeuring gegeven heeft. |
| E-factuur ok op | Datum van goedkeuring |
| Kredietstatus | Kies de kredietstatus van de klant: 'Geen gegevens' en 'Kredietwaardig' zijn ter info (geen melding op de fiches)'Niet kredietwaardig' en 'Boekhouding raadplegen' zorgen voor een rode balk in elke fiche die wordt geraadpleegd. Dit is niet zichtbaar voor de klant en blokkeert de werking in Robaws niet, maar is een indicatie die in het oog springt in elke module: zie afbeelding onder deze tabel. |
| Kredietlimiet | Vul hier het bedrag in van de kredietlimiet van deze klant. Dit bedrag wordt overgenomen op de barometer 'onbetaalde facturen' : zodra de klant voor 80% van dit bedrag aan onbetaalde facturen heeft openstaan, komt hij in de gele zone. Zodra dit bedrag is overschreden, komt hij in de rode zone. Deze barometer is zichtbaar in de klantenfiche en in de factuurfiche. |
| Bankrekening en BIC | bankgegevens van de klant |
| Opmerkingen voor facturatie | Interne info die zichtbaar is bij het opstellen van een factuur. Dit dient als geheugensteuntje bij het opstellen van de factuur en is niet zichtbaar voor de klant. Voorbeeld: gelieve altijd persoon X in cc te zetten bij het versturen van de factuur |
| Ten aanzien van | Naam die op de factuur vermeld wordt (naast de naam van de klant en de eventuele contactpersoon) |
| Apart factuuradres | Vink aan indien er een ander adres op de factuur moet staan -> dan verschijnt een extra adresveld |
| GLN | Indien met de DICO-integratie gewerkt wordt, kan hier de GLN code van de klant worden ingevuld. |
| Belgisch KBO nummer | Enkel indien de klant geen BTW nr heeft maar wel een KBO nummer (in kader van Peppol) |
| Regie kortingen & toeslagen | Selecteer hier een korting/toeslag regel die voor deze klant standaard toegepast zal worden op order en project. |
Taken
Zoals in alle modules is het mogelijk om ook vanuit de klantenfiche een taak aan te maken.
Voorbeeld: een klant belt en vraagt om langs te komen voor een eerste contact, dan kan je vanuit de klantfiche een taak aanmaken voor de offerte-verantwoordelijke om een afspraak in te plannen met de klant.
Tarieven
Je kan speciale tarieven voor een artikel afspreken met een klant onder het tabblad 'Tarieven'. Hiervoor klik je op 'toevoegen' en selecteert een artikel uit de Artikels-module. De 'Artikelnaam' is het stuk tekst die als artikel zichtbaar is op de offerte en factuur.
Deze mogelijkheid is vooral geschikt indien er een raamovereenkomst is met vastgelegde prijzen voor een beperkt aantal artikelen (dus enkel voor deze klant, en voor een bepaalde periode). Indien dit een bepaald type klant is waar je specifieke prijzen wilt aan toekennen, zijn prijsgroepen een betere optie.
Actieknoppen
Mail versturen
Met deze actieknop kan je mails versturen naar de klanten. Je kan hier kiezen voor de verschillende e-mailtemplates die je kan opmaken bij de instellingen.
Klanten nabij
Je kan klanten in een een straal van 15km gemakkelijk terugvinden door op deze actieknop te klikken. Als je dit open klikt krijg je een kaart van Google Maps waar je de klanten kan zien met hun bijhorende locatie. Op deze manier kan je een efficiënte planning opmaken.
Info: inhoudingsplicht, KBO, Companyweb,...
Via de infobutton kan je meteen doorklikken naar een aantal websites, o.a. om de inhoudingsplicht te controleren, meer informatie over deze klant terug te vinden enz.
Bij het controleren van de inhoudingsplicht, wordt altijd een foutmelding weergegeven op de website van de FOD Financiën. Klik gewoon op 'Check' om verder te gaan.
Brieven
Via 'brieven' kan je een vrije tekst opstellen op het briefpapier van jouw bedrijf. Je klikt op 'toevoegen'. Na de opmaak van de brief kan je een PDF exporteren die je afdrukt of mailt naar de klant.
Auditlog
Deze knop kan je gebruik om een zicht te krijgen op de historiek van het ophalen en opslaan van deze klantenfiche.
Bijgewerkt op: 04/06/2025
Dankuwel!