Artikelen over: Best practices per module

Aankoopfacturen

De module aankoopfacturen is inbegrepen in de Robaws pro licentie


TIP: bekijk onze webinar over aankoopfacturen om snel een inzicht te krijgen in deze module.


Navigeer snel naar het onderdeel over:


Waarom aankoopfacturen in Robaws beheren?


Je kan ervoor kiezen om je aankoopfacturen in Robaws te beheren.

Dit is niet noodzakelijk voor je boekhouding, aangezien deze niet in Robaws gebeurt, maar heeft wel heel wat voordelen:

  • complete nacalculatie van je projecten
  • geconnecteerd: koppeling met de bestellingen, mogelijkheid om door te factureren aan klanten, ...
  • overzichtelijk: alle documenten zitten in dezelfde software (verkoopfacturen, offertes, aankoopfacturen, vorderingen, ...)
  • handige extra's in Robaws: goedkeuringsflow voor de betaling, confidentiële aankoopfacturen,
  • koppeling met Peppol, boekhoudpakketten, banking platforms: betaling en doorsturen naar boekhouder via 1 druk op de knop
  • geen pre-accounting software meer nodig
  • helder en personaliseerbaar overzicht van betaalde / te betalen aankoopfacturen, overzicht van alle aankoopfacturen per leverancier,...


Overzichtsscherm


Het overzicht van de aankoopfacturen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.

Zo kan je bijvoorbeeld een overzicht maken van alle facturen die je via Peppol hebt ontvangen, die je nog naar de boekhouder moet sturen, die nog betaald moeten worden,...


Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere aankoopfacturen ineens.

Aankoopfacturen kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.


Aankoopfacturen naar Robaws sturen


Er zijn verschillende manieren om aankoopfacturen en creditnota's binnen te halen in Robaws. De meest courante zijn:


Je kan er ook voor kiezen om manueel een aankoopfactuur toe te voegen aan Robaws:

  • Klik bovenaan het overzicht op + om een aankoopfactuur toe te voegen of op - om een creditnota toe te voegen, laad het document op (enkel .jpg of .pdf formaat worden aanvaard) en vul de gegevens zelf aan.
  • Klik bovenaan het overzicht op 'aankoopfacturen uploaden', kies naar welke Robawsbox de factuur gestuurd mag worden en selecteer een bestand. Via de gekozen OCR herkenning zal de aankoopfactuur deels of volledig worden ingelezen in Robaws.


Aankoopfactuur uploaden


Extra mogelijkheden:

  • Een bestelbon kan omgezet worden naar een aankoopfactuur. Ga hiervoor naar de bestelbon, en klik in het overzicht op + bij 'aankoopfacturen'. Alle lijnen van de bestelbon worden dan overgenomen naar de aankoopfactuur. Je kan het bestand zelf nog uploaden in de aankoopfactuur.
  • Via de Robaws app kan op een eenvoudige manier een kasticket, kostennota of ander document worden doorgestuurd als aankoopfactuur. Klik hiervoor in het menu op 'upload aankoop'. Deze optie is enkel zichtbaar indien OCR geactiveerd is in Robaws.


Nummering of pro forma


Een aankoopfactuur wordt altijd aan een dagboek gekoppeld. Dit dagboek bepaalt onder andere de nummering van de aankoopfacturen en creditnota's. Als je met verschillende dagboeken werkt, kan je instellen aan welk dagboek een nieuwe aankoopfactuur/creditnota moet toegevoegd worden.

Hier kan je er ook voor kiezen of een aankoopfactuur/creditnota automatisch genummerd wordt of eerst als pro forma wordt geregistreerd.



Detail van de aankoopfactuur


Bij de facturatiegegevens worden de gegevens overgenomen die op de aankoopfactuur staan. Hier kan je verder ook aanduiden of deze aankoopfactuur confidentieel is en welke status ze heeft.


Rechts staan een aantal leveranciersgegevens zichtbaar, deze komen uit de leveranciersfiche in Robaws. Op die manier kan je snel controleren of de bankgegevens en het BTW nummer kloppen en of je opmerkingen hebt bijgehouden ivm deze leverancier.


Onderaan vind je de factuurlijnen terug. Elke factuurlijn kan je apart toewijzen aan een project, materieel, een activiteit, een order, ...

Je kan eveneens al bepalen aan welke grootboekrekening deze lijn zal worden toegewezen in je boekhoudpakket.


Net als in andere modules kan je ook hier opmerkingen, bestanden en taken toevoegen.

Vergeet niet dat je ook hier extra velden kan aanmaken om op een gestructureerde manier info bij te houden!


Betaling van de aankoopfactuur


Bij de facturatiegegevens vind je het openstaand bedrag. Dit is het totaalbedrag van de factuur min de geregistreerde betalingen.


Tip: je kan het openstaand bedrag als kolom toevoegen in het overzicht van de aankoopfacturen.


Vanuit het overzicht kan je de gewenste facturen selecteren en betalen op verschillende manieren:


Als je de betaling niet via Robaws initieert, kan je deze ook manueel registreren.

  • wijzig de status naar 'Betaald' -> dit zorgt ervoor dat het openstaand bedrag naar 0 wijzigt
  • klik op het openstaand bedrag en registreer je betaling -> indien het openstaand bedrag nu 0€ is, zal de status automatisch wijzigen naar 'betaald'


Op het overzicht vind je bovenaan de actieknop '€' terug, hieronder vind je het overzicht van alle banktransacties. Deze worden ingeladen indien er een koppeling met een boekhoudpakket of een banking-platform actief staat.


Doorsturen naar de boekhouder


Aankoopfacturen worden als UBL-bestand verstuurd naar het boekhoudpakket. Dit UBL-bestand bevat de aankoopfactuur in pdf en alle gegevens (in code) van de aankoopfactuur. Vanuit het overzicht kan je de gewenste aankoopfacturen selecteren en ze in functie van je boekhoudpakket:

  • indien het boekhoudpakket online is (al dan niet via een koppeling): naar de boekhouder sturen door bovenaan op het icoon 'verstuur naar boekhouder' te klikken
  • Indien het boekhoudpakket niet online staat, kan je de aankoopfacturen downloaden in een zipfile en deze aan je boekhouder bezorgen of manueel inladen in het boekhoudprogramma. Klik hiervoor op het icoon 'UBL'.


Activeer het juiste icoon via instellingen > aankoopfacturen > UBL download of UBL e-mail



Creditnota's


Een creditnota volgt in grote lijnen dezelfde flow als de aankoopfactuur, maar er zijn een aantal specificiteiten:


Goedkeuringsflow


In Robaws kan je ervoor kiezen dat enkel goedgekeurde aankoopfacturen betaald mogen worden. Je kan hiervoor een goedkeuringsflow opzetten zodat bepaalde personen deze factuur eerst goedkeuren.


Confidentiële aankoopfactuur


Een aankoopfactuur kan als confidentieel aangevinkt worden, zodat enkel bepaalde personen deze kunnen zien en verwerken.



Bijgewerkt op: 06/08/2025

Was dit artikel nuttig?

Deel uw feedback

Annuleer

Dankuwel!