Factures entrantes | Paramètres
Via Paramètres > Factures entrantes, vous déterminez le fonctionnement du module factures entrantes : comment les factures arrivent via la Robawsbox et l'OCR, comment vous les payez et les envoyez à votre comptable, et quels statuts elles reçoivent automatiquement. Cette page n'est visible que pour les administrateurs. Vos modifications sont enregistrées dès que vous quittez la page. Vous voulez les appliquer immédiatement ? Cliquez alors en bas à droite sur Activer paramètres : Robaws les enregistre et recharge la page. Comment travailler avec les factures entrantes, vous le lisez dans Factures entrantes | Général.
Le journal et la numérotation de vos factures entrantes se règlent dans les journaux, pas sur cette page.
Données de base
Vous ne voyez cette carte que si le flux d'approbation est disponible dans votre environnement. Sous Demandes d'approbation, vous activez le flux d'approbation, vous gérez les règles d'approbation et vous choisissez la règle standard. Un fournisseur avec sa propre règle suit cette règle.
Si le flux d'approbation est activé, vous choisissez aussi quel statut une facture entrante reçoit :
Paramètre | Explication |
|---|---|
État de la facture quand acceptation demandé | Dès que l'approbation est demandée. |
Statut de la facture en attente | Tant que tout le monde n'a pas encore décidé. |
État de la facture après acceptation | Dès que la facture est approuvée. |
État de la facture après le rejet | Dès que la facture est refusée. |
Vue générale
Vous déterminez ici à quoi ressemblent les vues de l'écran d'aperçu de vos factures entrantes. Ce que vous adaptez ici vaut pour chaque utilisateur. Par ailleurs, chaque utilisateur peut toujours créer et configurer ses propres aperçus.
Paramètre | Explication |
|---|---|
Filtres rapides | Choisissez quels filtres sont proposés par défaut dans votre aperçu. |
Vue système | Choisissez quelles colonnes vous souhaitez dans la vue tableau, et dans quel ordre. |
Infos de la carte | Déterminez le titre, le sous-titre et les champs de la carte dans la vue kanban. Au maximum 8 champs au total. |
Tags | Définissez des étiquettes qui apparaissent sur une carte dès qu'une facture entrante répond à votre condition. Au maximum 10 par module. |
Les infos de la carte et les tags valent pour tout l'environnement. Les colonnes se règlent séparément par aperçu.
Paramètres
Paramètre | Explication |
|---|---|
Faire correspondre automatiquement paiements avec factures entrantes | Robaws lie toutes les heures vos transactions bancaires sortantes à la bonne facture entrante, sur la base de la communication. Désactivé par défaut. |
Afficher TVA non déductible | Affichez la colonne TVA non déductible sur les lignes, si votre connexion comptable le permet. |
Charges à payer / constatées d’avance | Affichez les colonnes De et À sur les lignes, pour des frais qui s'étendent sur plusieurs périodes. |
Payer à l'échéance | Dans le fichier de paiement, la date d'échéance figure comme date de paiement, ou aujourd'hui si celle-ci est déjà dépassée. Si ce paramètre est désactivé, c'est toujours aujourd'hui. Activé par défaut. |
Ajouter le numéro de facture au PDF | Robaws place le numéro de la facture entrante sur le pdf, dès qu'elle est enregistrée. |
Créer automatiquement le fournisseur | Si une facture arrive d'un fournisseur qui n'existe pas encore dans Robaws, Robaws le crée. Si ce paramètre est désactivé, la facture arrive sans fournisseur. Activé par défaut. |
Télécharger UBL | Affichez le bouton d'action UBL, pour télécharger les UBL de vos factures entrantes. |
UBL email | Affichez le bouton d'action Envoyer à comptable, qui envoie vos factures entrantes sous forme d'UBL par e-mail à l'adresse ci-dessous. Voir Comment envoyer mes factures d'achat et de vente au comptable ? |
UBL envoyer à l'email, Note de crédit UBL envoyer à l'email | L'adresse e-mail à laquelle Robaws envoie les UBL de vos factures entrantes et de vos notes de crédit. Si une adresse e-mail figure sur le journal, celle-ci a la priorité. |
UBL Invoice note, UBL InvoiceLine note | Une remarque fixe que Robaws ajoute dans l'UBL, sur la facture ou sur chaque ligne. |
Intrastat | Activez ce paramètre si vous faites des déclarations Intrastat. Vous complétez la région par défaut, les transactions et le champ supplémentaire avec le code marchandise. Robaws vérifie ces données avant d'envoyer la facture à votre comptable. |
Champ supplémentaire
Vous souhaitez suivre sur une facture entrante quelque chose pour lequel il n'existe pas de champ standard ? Créez alors des champs supplémentaires.
Statuts
Paramètre | Explication |
|---|---|
Statut de la facture après création du bon de travail | Le statut qu'une facture entrante reçoit lorsque vous en faites un bon de travail avec Faire bon de travail. |
Statut début | Le statut d'une nouvelle facture entrante. |
Statut après envoi au comptable | Le statut dès que la facture a été envoyée à votre comptable. |
Statut payé | Le statut dès que la facture est entièrement payée. Si vous mettez vous-même une facture sur ce statut, Robaws enregistre un paiement pour l'ensemble du solde restant dû. |
Statut partiellement payée | Le statut dès qu'une partie est payée. |
Statut impayé | Le statut lorsqu'une facture payée est de nouveau ouverte, par exemple parce que vous supprimez un paiement. |
Statut livraison après payement | Le statut que les commandes sur les lignes reçoivent dès que la facture reçoit le Statut payé. |
Statuts où une facture peut expirer, Statut d'expiration | Si la date d'échéance est dépassée et que la facture se trouve dans un de ces statuts, elle reçoit le Statut d'expiration. |
Nouveau statut après l'initiation du paiement | Le statut dès que vous reprenez la facture dans un fichier de paiement ou que vous l'envoyez à Ponto. Si vous choisissez ici votre Statut payé, Robaws enregistre immédiatement aussi le paiement. |
Si vous laissez un champ vide, le statut ne change pas automatiquement. En dessous, vous créez la liste des statuts pour vos factures entrantes. Comment fonctionnent les statuts, vous le lisez dans Utilisation des statuts.
OCR
Activez Actif pour faire lire avec l'OCR les pdf qui arrivent via la Robawsbox. L'OCR n'est pas compris dans votre abonnement : vous voyez le prix par facture dans cette carte. Lisez aussi Qu'est-ce que la reconnaissance OCR et comment fonctionne-t-elle ? et Quelle est la différence entre l'OCR rapide et l'OCR premium ?
Robawsbox
Vous réglez ici comment vos factures entrantes arrivent par e-mail. Voir Comment envoyer mes factures entrantes vers Robaws via la Robawsbox ?
Paramètre | Explication |
|---|---|
Bloquez et signalez les factures entrantes en double via robawsbox | Si une facture arrive avec le même fournisseur, le même No.facture et la même date qu'une facture existante, Robaws la bloque et avertit les administrateurs. Activé par défaut. |
Lancer automatiquement la demande d'acceptation des factures d'achat via Robawsbox | (avec le flux d'approbation) Robaws demande immédiatement l'approbation pour chaque facture qui arrive. |
Essayez de lier des articles, Essayez de lier les commandes de fournitures | Robaws lie les lignes d'une facture entrante à vos articles et à vos commandes. Activés par défaut. |
Boîtes aux lettres | Par boîte aux lettres, vous choisissez l'adresse e-mail, l'entreprise, le Journal et le Journal note de crédit, de quels expéditeurs la boîte aux lettres accepte des e-mails, et comment elle traite une pièce jointe : lire un UBL, appliquer l'OCR (Rapidement ou Prime) ou traiter le pdf comme note de crédit. |
Modèle d'e-mail
Ici, vous créez les modèles d'e-mail avec lesquels vous envoyez une facture entrante par e-mail, par exemple à votre fournisseur.
Documents standards
Créez ici des documents standards que vous ajoutez comme pièce jointe à vos modèles d'e-mail.
Mis à jour le : 09/11/2026
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