Employés | Général
Dans Robaws, vous pouvez ajouter les employés dans le module 'employés'.
Une fiche employé est un point de rassemblement des données personnelles et professionnelles d'un employé. Celles-ci sont importantes dans le fonctionnement.
Le module 'employés' est étroitement lié dans Robaws au planning journalier, aux bons de travail, aux demandes de congé et à Wappy.
Dans cet article, les éléments suivants sont expliqués :
- Écran d'aperçu
- Créer un nouvel employé
- La fiche employé
- Les différents onglets sur la fiche employé
- Les boutons d'action
Écran d'aperçu
L'écran d'aperçu est l'écran où vous obtenez en un coup d'œil un aperçu de tous les employés de votre entreprise.
L'écran d'aperçu est une présentation d'un certain nombre de colonnes, basée sur des champs standard et/ou supplémentaires. Le choix et l'ordre des colonnes peuvent être paramétrés selon votre propre choix.
L'écran d'aperçu offre différentes possibilités :
- Créer différents onglets : par ex. vous créez un onglet distinct pour les employés salariés et les indépendants
- Utiliser des filtres rapides et avancés : par ex. vous définissez un filtre rapide pour tous les employés ayant le statut 'en service'
- Trier sur les colonnes visibles : par ex. vous voulez trier les employés par nom décroissant
- Modifier les champs en masse : par ex. vous voulez adapter le coût salarial pour plusieurs employés à la fois
Dans chaque module, 1 aperçu est ajouté par défaut, qui est toujours visible pour chaque utilisateur.
Créer un nouvel employé
Créer un nouvel employé ne peut se faire qu'à partir de l'écran d'aperçu des employés. Pour cela, vous cliquez sur le signe + en haut à gauche au niveau des boutons d'action.
Dans une nouvelle fiche employé, le statut est rempli automatiquement. Ce statut initial peut être déterminé via les paramètres de l'employé.
Les autres champs doivent être remplis manuellement.
Vous avez toute une liste d'employés ? Vous pouvez aussi choisir de les importer via Excel.
La fiche employé
Une fiche employé est constituée de quelques blocs avec des champs standard, éventuellement complétés par des champs supplémentaires que vous pouvez créer via les paramètres.
Dans l'aperçu ci-dessous, vous pouvez retrouver tous les champs avec l'explication correspondante :
Données de l'employé
Cette fenêtre contient quelques données personnelles de l'employé. Ci-dessous un aperçu des champs les moins évidents avec l'explication correspondante :
Champ | Explication |
|---|---|
INSZ | Numéro d'identification de la Sécurité Sociale |
Détachement | Le détachement est le processus par lequel un employeur prête temporairement un employé à une autre entreprise |
Utilisé pour subdiviser l'employé dans un certain groupe dans l'aperçu du module de planning journalier | |
L'entreprise à laquelle l'employé appartient - ceci n'est visible que si vous avez plusieurs entreprises actives | |
Vous pouvez ici faire synchroniser le planning journalier de l'employé avec l'agenda Outlook ou Google | |
Utilisé pour lier l'employé au bon employé dans Geo - uniquement en cas de couplage actif avec Geodynamics | |
Utilisé pour lier l'employé au bon employé dans Prisma - uniquement en cas de couplage actif avec Sodeco |
Collaboration
Cette fenêtre contient quelques données professionnelles de l'employé. Ci-dessous un aperçu des champs les moins évidents avec l'explication correspondante :
Champ | Explication |
|---|---|
AO-type | Vous déterminez le statut de l'employé : Ouvrier ou Employé. Ces options sont fixes et ne peuvent pas être créées soi-même. La distinction salarié/indépendant/intérim se définit séparément via le champ Type (et, pour les indépendants/sous-traitants, via le fournisseur lié). |
Vous déterminez quel rôle l'employé reçoit. Sur la base du rôle des employés, des types de travaux sont définis pour cet employé sur la base de codes horaires. Ne remplissez ceci que si vous voulez limiter les codes horaires autorisés pour cet employé à une liste de choix. | |
Vous liez un horaire hebdomadaire à cet employé avec le nombre d'heures que cet employé doit prester | |
Le coût salarial de l'employé par heure est défini ici. Ceci est utilisé pour les prix de revient des bons de travail | |
Vous déterminez si l'employé doit recevoir une indemnité de mobilité pour les distances parcourues | |
Appliquer la mobilité domicile/travail | Vous déterminez si l'employé doit recevoir une indemnité pour les déplacements domicile-travail |
Code horaire standard | Un travail standard que l'employé effectue. Lors de l'établissement d'un bon de travail, ce code horaire est toujours rempli automatiquement. Remplissez ceci si cet employé utilise toujours le même code horaire. |
Emplacement des stocks | Peut être d'application si vous utilisez la gestion de stock dans Robaws |
Adresse
Robaws dispose d'un lien automatique avec Google Maps. Lors du remplissage de l'adresse dans 'Indiquez une localisation', nous recherchons la bonne adresse dans la carte Google Maps correspondante.
L'adresse de l'employé est utilisée pour la mobilité domicile/travail.
Analyses
Ceci donne un aperçu de tous les liens avec cet employé. Vous pouvez retrouver ici les liens vers les bons de travail, le matériel et les installations.
Il n'est pas possible de créer de nouveaux éléments via ces analyses. Vous pouvez uniquement accéder rapidement aux éléments ayant un lien direct avec cet employé.
Les différents onglets sur la fiche employé
En bas de la fiche employé, il y a quelques onglets :
- Certificats : les certificats dont l'employé a besoin pour exécuter son travail peuvent être enregistrés ici.
- Fichiers : tous les fichiers importants pour l'employé sont ajoutés ici.
- Remarques : remarques internes concernant cet employé. Les remarques ne sont visibles que pour les utilisateurs ayant accès aux employés dans Robaws.
- Tâches : aperçu des tâches liées à cet employé.
- Planning : aperçu de toutes les dates auxquelles l'employé a été planifié dans le planning journalier. Vous pouvez également, par ce biais, créer de nouvelles missions dans le planning journalier.
- Retenue/complément de paiement : un montant qui est déduit ou ajouté au salaire. Ceci est important lors du couplage avec l'administration sociale.
Les boutons d'action
Dans l'aperçu des employés et dans la fiche employé elle-même, vous trouvez en haut quelques boutons d'action.
À partir de ces boutons d'action, vous pouvez exécuter certaines actions évidentes telles que : ajouter, supprimer, archiver, exporter vers Excel.
En outre, vous disposez encore de quelques boutons d'action spécifiques :
Bouton d'action | Action |
|---|---|
Avec le bouton PDF, vous obtenez une fiche de prestations de l'employé avec les heures/kilomètres prestés pour une période spécifique. | |
Vous pouvez envoyer un e-mail aux employés. Vous faites cela en utilisant un modèle d'e-mail. | |
Vous pouvez verrouiller une fiche employé. Cela fait en sorte qu'aucune modification ne puisse plus être effectuée. |
Mis à jour le : 05/07/2026
Merci !