Leveranciers
Een goede leveranciersfiche vormt de basis voor een bestelbon, aankoopfactuur,... Daarnaast heb je vanuit de leveranciersfiche een overzicht van alle modules waaraan deze leverancier gelinkt is, en kan je ook snel meer info raadplegen over deze leverancier, vb de inhoudingsplicht opvragen.
Navigeer snel naar:
het overzicht van de leveranciers
een nieuwe leverancier aanmaken
de leveranciersfiche
de verschillende tabbladen
de actieknoppen (info, inhoudingsplicht, ...)
Het overzicht van de leveranciers kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere leveranciers ineens.
Leveranciers kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.
Maak een nieuwe leverancier aan door op het overzicht bovenaan te klikken op de actieknop Toevoegen (+).
Een aantal velden worden automatisch al ingevuld (taal, betaalvoorwaarde, standaard BTW, status). Via de instellingen kan je de standaard invulwaarde bepalen.
Heb je een hele lijst met leveranciers? Dan kan je deze importeren.
Onder de algemene leveranciersgegevens en de adres gegevens zijn er verschillende tabbladen voorzien: onder andere 'Contacten' om de verschillende contactpersonen van deze leverancier bij te houden en 'Financieel' om de financiële gegevens van de leverancier in te vullen.
Daarnaast is er ook een overzicht van alle modules waaraan deze leverancier gelinkt is.
Bij de leveranciersgegevens kan je de algemene info van je levereancier invullen, onder andere naam, BTW nummer, e-mailadres, tel, bankrekening.
Tip: voer eerst het BTW nummer in. Hierna volgt een check van het BTW nummer in de VIES-databank en wordt de bedrijfsnaam en het adres automatisch ingevuld in de leveranciersfiche. Wordt het BTW nummer niet herkend, dan beschikt de VIES-databank wellicht over onvolledige informatie of zijn de bedrijfsgegevens incorrect. Dit is enkel geldig voor BTW nummers uit de EU landen.
Net als bij alle modules in Robaws kan je ook in de leveranciersfiche extra velden naar keuze aanmaken via de instellingen.
Robaws heeft een automatische link met Google Maps. Bij het invullen van het adres zoekt Robaws automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer je op de plaats van 'Geef een locatie op' de leveranciersnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de leverancier.
Tip: zijn er meerdere vestigingen? Dan kan je deze als aparte leveranciers aanmaken (met hetzelfde BTW nummer)
Dit geeft een overzicht van alle bestaande projecten, levernotas, bestellingen en aankoopfacturen van de leverancier.
Het overzicht van de projecten geeft weer op welke projecten deze leverancier als bouwpartner werd toegevoegd
Klik op de tekst om een gedetailleerd overzicht te krijgen van een bepaalde module. Voorbeeld: klik op Bestellingen om een overzicht te krijgen van alle bestellingen van deze leverancier.
Klik op het + teken naast een lijn om een nieuwe bestelbon, aankoopfactuur,... aan te maken voor deze klant.
Gebruikers die geen toegang hebben tot bepaalde modules, zullen deze niet zien staan in het overzicht en de grafiek.
Wanneer de leverancier verschillende contactpersonen heeft, voeg je deze hier toe. Wanneer je een bestelbon opmaakt, of wanneer je de leverancier als bouwpartner toevoegt op een project, kan je de juiste contactpersoon selecteren uit deze lijst, zodat meteen deze contactgegevens (e-mail adres, GSM,...) gebruikt worden bij verdere communicatie.
Opmerkingen kunnen gebruikt worden om contactmomenten en informatie van de leverancier bij te houden. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.
Voorbeeld: je kan hier bijhouden welke informatie bij het laatste telefoongesprek is uitgewisseld met de leverancier,...
Bij bestanden kan je documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Bestanden die te maken hebben met een specifieke bestelling, hou je niet bij op de leveranciersfiche maar op de bestelling of het project.
Voorbeeld: je kan hier een raamovereenkomst bijhouden.
Zoals in alle modules is het mogelijk om ook vanuit de leveranciersfiche een taak aan te maken.
Bepaal de betaalvoorwaarde van deze leverancier. Via de leveranciersinstellingen bepaal je welke betaalvoorwaarde standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe leverancier. Op de aankoopfactuur kan je hiervan afwijken.
Indien met de DICO-integratie gewerkt wordt, kan hier de GLN code van de leverancier worden ingevuld.
Met deze actieknop kan je mails versturen naar de leveranciers. Je kan hier kiezen voor de verschillende e-mailtemplates die je kan opmaken bij de instellingen.
Via de infobutton kan je meteen doorklikken naar een aantal websites, o.a. om de inhoudingsplicht te controleren, meer informatie over deze leverancier terug te vinden enz.
Bij het controleren van de inhoudingsplicht, wordt altijd een foutmelding weergegeven op de website van de FOD Financiën. Klik gewoon op 'Check' om verder te gaan.
Deze knop kan je gebruik om een zicht te krijgen op de historiek van het ophalen en opslaan van deze klantenfiche.
Navigeer snel naar:
het overzicht van de leveranciers
een nieuwe leverancier aanmaken
de leveranciersfiche
de verschillende tabbladen
de actieknoppen (info, inhoudingsplicht, ...)
Overzichtsscherm
Het overzicht van de leveranciers kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere leveranciers ineens.
Leveranciers kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.
Een nieuwe leverancier aanmaken
Maak een nieuwe leverancier aan door op het overzicht bovenaan te klikken op de actieknop Toevoegen (+).
Een aantal velden worden automatisch al ingevuld (taal, betaalvoorwaarde, standaard BTW, status). Via de instellingen kan je de standaard invulwaarde bepalen.
Heb je een hele lijst met leveranciers? Dan kan je deze importeren.
De leveranciersfiche
Onder de algemene leveranciersgegevens en de adres gegevens zijn er verschillende tabbladen voorzien: onder andere 'Contacten' om de verschillende contactpersonen van deze leverancier bij te houden en 'Financieel' om de financiële gegevens van de leverancier in te vullen.
Daarnaast is er ook een overzicht van alle modules waaraan deze leverancier gelinkt is.
Leveranciersgegevens
Bij de leveranciersgegevens kan je de algemene info van je levereancier invullen, onder andere naam, BTW nummer, e-mailadres, tel, bankrekening.
Tip: voer eerst het BTW nummer in. Hierna volgt een check van het BTW nummer in de VIES-databank en wordt de bedrijfsnaam en het adres automatisch ingevuld in de leveranciersfiche. Wordt het BTW nummer niet herkend, dan beschikt de VIES-databank wellicht over onvolledige informatie of zijn de bedrijfsgegevens incorrect. Dit is enkel geldig voor BTW nummers uit de EU landen.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Naam | Leveranciersnaam (wordt automatisch ingevuld indien je het BTW nummer invult en op enter klikt) |
| Rechtsvorm | Selecteer de rechtsvorm. Indien er een rechtsvorm ontbreekt, kan je deze toevoegen via de algemene instellingen. |
| Taal | Kies de taal. Dit bepaalt in welke taal de documenten zullen opgesteld worden. |
| BTW nr | Vul het BTW nummer in en klik op enter, dan worden automatisch de naam en het adres ingevuld indien deze gekend zijn in de VIES database. Indien het BTW nummer klopt, volgt een groen vinkje. Indien er al een leverancier bestaat met dit BTW nummer, wordt een waarschuwing getoond. |
| Confidentieel | Een leverancier kan als confidentieel aangevinkt worden. Dit betekent dat de aankoopfacturen van deze leverancier standaard als confidentieel zullen aangevinkt zijn. Via de gebruikersrollen kan bepaald worden of een gebruiker enkel niet-confidentiële of alle aankoopfacturen mag zien. |
| Type | Selecteer het type bouwpartner. Dit helpt je om te filteren in het overzicht, en zal vermeld worden als je deze leverancier als bouwpartner toevoegt op een project. |
| Standaard BTW | Selecteer het BTW tarief voor deze leverancier. Via de leveranciersinstellingen bepaal je welk BTW tarief standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe klant. De BTW tarieven beheer je via de algemene instellingen. |
| Grootboekrekening | (zichtbaar indien aangevinkt in de algemene instellingen) Kies het GBR voor de factuurlijnen van deze leverancier. Dit wordt overschreven door het GBR van het artikel en kan manueel aangepast worden op de factuurlijn. |
| Status | Selecteer de status van deze leverancier. Via de instellingen bepaal je welke status standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe leverancier, en kan je deze statussen beheren. |
| Goedkeuringsaanvraag aankoopfacturen | Selecteer de goedkeuringsaanvraag die voor elke aankoopfactuur van deze leverancier gevolgd moet worden. Per factuur kan hiervan afgeweken worden. |
| Goedkeuringsaanvraag bestellingen | Selecteer de goedkeuringsaanvraag die voor elke bestelbon van deze leverancier gevolgd moet worden. Per bestelbon kan hiervan afgeweken worden. |
| Telefoon | Vul het telefoonnummer in van de leverancier. Indien er meerdere zijn, kan je ze bij de contactpersonen invullen. |
| GSM | Vul het GSM nummer in van de leverancier. Indien er meerdere zijn, kan je ze bij de contactpersonen invullen. |
| Website | Vul de website van de leverancier in |
| Vul het algemeen e-mail van de leverancier in. Indien er meerdere zijn, kan je ze bij de contactpersonen invullen. Dit e-mail adres wordt enkel gebruikt indien er geen contactpersoon wordt toegekend op een bestelbon. | |
| Planning e-mail | Enkel in te vullen indien afwijkend van het algemeen e-mail adres: vul het e-mail adres in waar de planning naartoe moet gestuurd worden. |
| Bankrekening | IBAN nummer van de leverancier: zonder deze info kan er geen betaalbestand gemaakt worden |
| BIC | BIC nummer van de leverancier: zonder deze info kan er geen betaalbestand gemaakt worden |
| OA portaal URL | Voor leveranciers die onderaannemer zijn: door op het pijltje te klikken, kan je een unieke URL genereren die je aan je OA geeft. Hiermee heeft hij toegang tot het OA-portaal, daar vindt hij de prestaties van zijn werknemers voor jouw bedrijf. |
| Opmerkingen voor facturatie | Interne info die zichtbaar is bij het controleren van een aankoopfactuur. Dit dient als geheugensteuntje en is niet zichtbaar voor de leverancier. Voorbeeld: korting voor contact 2% wordt toegestaan |
| Bestelling info | Informatie die standaard op elke bestelbon vermeld zal worden naar deze leverancier. Voorbeeld: gelieve ons de leveringsdatum door te geven. |
Extra velden
Net als bij alle modules in Robaws kan je ook in de leveranciersfiche extra velden naar keuze aanmaken via de instellingen.
Adres
Robaws heeft een automatische link met Google Maps. Bij het invullen van het adres zoekt Robaws automatisch naar de bijhorende Google Maps kaart. Wanneer je op de plaats van 'Geef een locatie op' de leveranciersnaam invoert zal er door Google Technologie gezocht worden naar het adres van de leverancier.
Tip: zijn er meerdere vestigingen? Dan kan je deze als aparte leveranciers aanmaken (met hetzelfde BTW nummer)
Overzicht
Dit geeft een overzicht van alle bestaande projecten, levernotas, bestellingen en aankoopfacturen van de leverancier.
Het overzicht van de projecten geeft weer op welke projecten deze leverancier als bouwpartner werd toegevoegd
Klik op de tekst om een gedetailleerd overzicht te krijgen van een bepaalde module. Voorbeeld: klik op Bestellingen om een overzicht te krijgen van alle bestellingen van deze leverancier.
Klik op het + teken naast een lijn om een nieuwe bestelbon, aankoopfactuur,... aan te maken voor deze klant.
Gebruikers die geen toegang hebben tot bepaalde modules, zullen deze niet zien staan in het overzicht en de grafiek.
Tabbladen
Contactpersonen
Wanneer de leverancier verschillende contactpersonen heeft, voeg je deze hier toe. Wanneer je een bestelbon opmaakt, of wanneer je de leverancier als bouwpartner toevoegt op een project, kan je de juiste contactpersoon selecteren uit deze lijst, zodat meteen deze contactgegevens (e-mail adres, GSM,...) gebruikt worden bij verdere communicatie.
Opmerkingen
Opmerkingen kunnen gebruikt worden om contactmomenten en informatie van de leverancier bij te houden. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.
Voorbeeld: je kan hier bijhouden welke informatie bij het laatste telefoongesprek is uitgewisseld met de leverancier,...
Bestanden
Bij bestanden kan je documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Bestanden die te maken hebben met een specifieke bestelling, hou je niet bij op de leveranciersfiche maar op de bestelling of het project.
Voorbeeld: je kan hier een raamovereenkomst bijhouden.
Taken
Zoals in alle modules is het mogelijk om ook vanuit de leveranciersfiche een taak aan te maken.
Financieel
Bepaal de betaalvoorwaarde van deze leverancier. Via de leveranciersinstellingen bepaal je welke betaalvoorwaarde standaard wordt ingevuld bij het aanmaken van een nieuwe leverancier. Op de aankoopfactuur kan je hiervan afwijken.
Indien met de DICO-integratie gewerkt wordt, kan hier de GLN code van de leverancier worden ingevuld.
Actieknoppen
Mail versturen
Met deze actieknop kan je mails versturen naar de leveranciers. Je kan hier kiezen voor de verschillende e-mailtemplates die je kan opmaken bij de instellingen.
Info: inhoudingsplicht, KBO, Companyweb,...
Via de infobutton kan je meteen doorklikken naar een aantal websites, o.a. om de inhoudingsplicht te controleren, meer informatie over deze leverancier terug te vinden enz.
Bij het controleren van de inhoudingsplicht, wordt altijd een foutmelding weergegeven op de website van de FOD Financiën. Klik gewoon op 'Check' om verder te gaan.
Auditlog
Deze knop kan je gebruik om een zicht te krijgen op de historiek van het ophalen en opslaan van deze klantenfiche.
Bijgewerkt op: 06/06/2025
Dankuwel!