Aanmaak

In de leveranciersmodule kan je via de zoekfunctie extra filteren op BTW nummer, adres of leveranciersnaam.

Fiche

Leverancier gegevens

Je kan steeds extra velden gaan toevoegen in de instellingen -> leveranciers. Deze worden dan weergegeven onder de standaardvelden in Robaws.
Type bouwpartners kan je instellen via de instellingen -> projecten -> in vakje 'type bouwpartner' kan je zelf een type aanmaken. Belangrijk is dat de functie 'bouwpartners' aanligt.
Om personen toe te voegen om te kunnen selecteren voor goedkeuringsaanvraag, ga je naar instellingen -> aankoopfactuur instellingen -> in het blauwe vakje 'goedkeuringsaanvragen' kan je personen gaan toevoegen die je later in de leveranciersgegevens kan selecteren. Aan deze personen koppel je de juiste gebruiker zodat zij de melding krijgen van de goedkeuringsaanvraag.

Adres

Onder 'adres' kan je het adres van de leverancier ingeven. Dit kan je doen aan de hand van Google coordinaten.

Overzicht

Bij 'overzicht' kan je een financiële samenvatting raadplegen. Je kan hier bekijken hoeveel er reeds door een leverancier gefactureerd werd per levernota, bestelling en factuur.

Tabbladen

Contactpersonen

Wanneer de klant verschillende contactpersonen heeft, voeg je deze hier toe. Wanneer je een offerte, project, factuur of e-mail opmaakt kan je de juiste contactpersoon selecteren. Je krijgt ook de mogelijkheid om bij iedere klant afzonderlijk opmerkingen te plaatsen. Dit is bedoeld om intern te communiceren en als geheugensteun.

Opmerkingen

Opmerkingen kunnen gebruikt worden om laatste contacten en informatie van de klant bij te houden. Een collega kan zo bijvoorbeeld opvolgen welke informatie bij het laatste telefoongesprek is uitgewisseld met de klant.

Bestanden

Bij bestanden kan je documenten, foto's, PDF's en andere documenten toevoegen. Dit kan nuttig zijn voor de interne communicatie alsook gebruikt worden als geheugensteun.

Taken

Voor informatie over het opmaken van taken kan je doorklikken naar volgende link: Het opmaken van taken.

Financieel

Onder dit tabblad kan je een standaard betaalvoorwaarde toevoegen met betrekking tot deze leveranciers. In het overzicht kan je alle facturen en creditnota's zien.

Acties

Inhoudingsplicht: vergeet deze belangrijke stap zeker niet bij het aanmaken van een nieuwe leverancier of bij het begin van een nieuw project. Zo ontloop je de kans op onbetaalde facturen.
Auditlog: deze knop kan je gebruik om een zicht te krijgen op de historiek van het ophalen en opslaan van deze fiche.

Tips & Tricks

Bouwpartners

Als je bij jouw leverancier een contactpersoon invoert, dan wordt dit beschouwd als de bouwpartner. Je kan meerdere contactpersonen toevoegen bij de leverancier.
De bouwpartners waar je mee samenwerkt, kan je dan ook toevoegen bij het project . Je voegt de leverancier toe en selecteert het type bouwpartner die van toepassing is (bv. architect, veiligheidscoördinator, ...). De verschillende types heb je eerder reeds ingesteld in instellingen.

Onderaannemers prestatiefiche werknemers

Als onderaannemer is het mogelijk om de prestatiefiche van jouw werknemers te downloaden vanuit het Robawsportaal. Wat moet je hiervoor doen?
Bij jouw leverancier klik je op het pijltje bij het vakje OA Portaal URL:



Als je hier hebt op geklikt, dan krijg je een automatisch een link. Als je dan doorklikt op het icoontje 'wereldbol'
dan krijgt u dit:



Hier kan je de datum invullen van wanneer tot wanneer je de prestatiefiche wenst. Daarna kan je de prestatiefiche downloaden van jouw werknemers.

Bijgewerkt op: 30/10/2023