Question 1

XRechnung senden

Accepted Answer

Verkaufsrechnungen über XRechnung versenden

Was ist XRechnung (E-Rechnung) und warum ist sie wichtig?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland Pflicht. Unternehmen müssen dann E-Rechnungen in einem standardisierten Format erstellen und versenden. Eine der zentralen Vorgaben dafür ist die XRechnung, ein strukturiertes Datenmodell, das die Rechnungsverarbeitung digital und automatisiert ermöglicht.

Die Einführung der XRechnung begann bereits 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G). Jetzt wird dieses Format durch das Wachstumschancengesetz auch auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Das bedeutet, dass ab 2025 alle Unternehmen, Freiberufler und Selbstständige in Deutschland ihre Rechnungen elektronisch im UBL oder CII-Format an andere Unternehmen senden müssen.

Warum Robaws die perfekte Lösung ist

Robaws unterstützt dich bei der Umstellung auf XRechnung, indem es dir alle Werkzeuge bietet, um diese Verpflichtung problemlos zu erfüllen. Mit Robaws kannst du nicht nur XRechnungen erstellen, sondern auch direkt versenden – per E-Mail, Download oder über das PEPPOL-Netzwerk. Darüber hinaus hilft Robaws dir, die E-Rechnungen zu empfangen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Dies macht Robaws zur idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse fit für die Zukunft machen wollen.

Youtube Erklärvideo

${youtube}[XRechnung - 3 einfache Wege zum

Question 2

Import (Allgemein)

Accepted Answer

Mit dem Import-Tool können Sie schnell und einfach große Datenmengen in Robaws einfügen. Das macht den Wechsel von einer anderen Software zu Robaws zum Kinderspiel. Dieses Tool ist auch nützlich, wenn Sie z. B. eine große Anzahl von Kunden hinzufügen oder schnell eine Massenänderung vornehmen möchten.

Welche Module können Sie importieren?

Kontenrahmen (accountancycodes)
Kunden + Ansprechpartner (clients)
Lieferanten + Ansprechpartner (suppliers)
Mitarbeiter (employees)
Projekte (projects)
Bestellungen (purchases)
Angebote (offers)
Aufträge (orders)
Rechnungen (invoices)
Gutschriften & Stornorechnungen (credits)
Eingangsrechnungen (incominginvoices)
Artikel (articles)
Staffelpreise (articlestierprices)
[Geräte & Betriebsmittel](/de/article/betriebsmittel-importieren

Question 3

Briefpapier hinzufügen

Accepted Answer

Briefpapier hinzufügen

Um Briefpapier (und Briefbögen) hinzuzufügen, gehen Sie zu ** Allgemeine Einstellungen > Firma **

Hier wählen Sie das entsprechende Unternehmen aus (falls Sie mehrere Unternehmen in der Umgebung haben).

Auf der Seite, die sich dann öffnet, können Sie Ihr Briefpapier hochladen.

Hoch- oder Querformat?

Sie haben die Möglichkeit, sowohl Hochformat als auch Querformat Briefpapier hochzuladen. Auf welchem Dokument wird dieses Briefpapier konkret angewendet?

Briefpapier Hochformat: Jedes Verkaufsdokument (Angebot, Rechnung, Arbeitsauftrag, …)
Briefpapier Querformat: Ein Anspruchserklärung, ein internes Kalkulationsdokument aus dem Angebot / der Abrechnung.

Briefpapier ab 2ter Seite?

Genau! Das Briefpapier, das Sie als Standard einstellen, gilt für jede Seite eines Dokuments.

Wenn Sie möchten, dass das Briefpapier nur auf der ersten Seite eines Dokuments angezeigt wird, können Sie wählen, ein zweites Briefpapier hochzuladen, das auf jeder weiteren Seite eines Dokuments angezeigt wird.

Aktivieren Sie dazu die Funktion "Briefpapier ab 2ter Seite". Anschließend haben Sie d

Question 4

Was ist ein 'Artikel' in Robaws? – Funktionen und Einsatzmöglichkeiten

Accepted Answer

Artikel in Robaws

Artikel in Robaws sind viel mehr als nur ein Name mit Preis, Menge und Einheit. Sie können bereits alles in Ihr Angebot übernehmen, vom Lagerort bis zu den Preisentwicklungen verschiedener Lieferanten.

Einige Robaws-Kunden gehen sogar so weit, dass sie ein Favoritensystem mit Emojis in den Zusatzfeldern einrichten. Ein weiteres Beispiel ist ein Zusatzfeld, in dem alle Übersetzungen des Artikelnamens hinterlegt sind, damit die Mitarbeiter auf die Baustelle, den Artikel in ihrer Muttersprache finden können.

Was ist mit allen Feldern im Artikelstamm?

Das Artikelfiche besteht aus mehreren Feldern und Funktionen:

| Feld | Beschreibung | | ---- | | Artikeltyp | Jeder Artikel enthält einen Artikeltyp. Mehr Informationen über diese Funktion findest du im folgenden Artikel: Artikeltypen | | Name | Interner Artikelname. | | Verkaufsname | Externer Artikelname, der auf dem Angebot angezeigt wird. Wenn kein Verkaufsname eingegeben wird, wird der 'Name' als Verkaufsname auf dem Angebot angezeigt. | | Artikel Nr. | Referenznummer, die dem Artikel zugeordnet ist und in einem Katalog leicht zu finden ist. Dies kann eine interne Nummer oder eine Herstellernummer sein. | | Feld-Typ | Möglichkeit, Artikel einem bestimmten Typ zuzuweisen. Diese Typen können über Einstellungen > Artikel konfiguriert werden. | | Marke | Markenname des Artikels. | | Linie | Standardmäßig kann ein Linientyp dem Artikel zugewiesen werden. Zum Beis

Question 5

Mahnwesen mit Robaws

Accepted Answer

Wie kann ich eine Mahnung an meine Kunden senden?

Mit Robaws haben Sie volle Kontrolle über Ihre Rechnungen und Zahlungserinnerungen. Dank eines klaren, visuell strukturierten Überblicks sehen Sie auf einen Blick den Status all Ihrer Rechnungen – ob bezahlt, offen oder verfallen.

Mit nur wenigen Klicks erstellen und versenden Sie Mahnungen direkt aus dem System an Ihre Kunden. Sparen Sie Zeit und Stress, indem Sie Mahnungen automatisieren und jederzeit den Überblick über Ihre Finanzen behalten.

Die einfache Handhabung der Mahnfunktion in Robaws sorgt dafür, dass keine Rechnung übersehen wird und Zahlungen schneller bei Ihnen eintreffen.

Mahnwesen - Übersicht mit Status Überfällig

1. Überprüfen und Anpassen der Mahnungsstatus

Standardmäßig bietet Robaws die folgenden Status:

gesendet
überfällig
Mahnung (1, 2, 3, …)
bezahlt

Falls Sie die Namen dieser Status anpassen möchten, müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Felder ebenfalls korrekt angepasst werden.

Rechnungseinstellungen > Status

Schritte:

Gehen Sie in die ** Rechnungseinstellungen **.
Überprüfen Sie die Standard-Status und passen Sie sie nach Bedarf an.
Wenn Sie Änderungen vornehmen, stellen Sie sicher, dass die Statusnamen i

Question 6

E-Rechnung empfangen

Accepted Answer

E-Rechnung empfangen und verarbeiten mit Robaws

Ab dem 01.01.2025 wird es in Deutschland verpflichtend, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Robaws ist optimal darauf vorbereitet, Ihnen den Übergang in diese neue Ära der digitalen Rechnungsbearbeitung zu erleichtern.

Mit Robaws können Sie XRechnung (CII und UBL) sowie ZUGFeRD-Rechnungen nahtlos empfangen und automatisch verarbeiten. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Rechnung effizient in Robaws registrieren und nutzen können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die maschinenlesbar und vollständig digital ist. Sie entspricht der EU-Norm EN 16931 und enthält strukturierte Daten, die direkt in Systeme wie Robaws eingelesen werden können. Im Vergleich dazu sind PDFs lediglich digitale Versionen von Papierrechnungen.

Die gängigen Formate in Deutschland:

XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.

2. ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das PDF und XML-Daten kombiniert, um sowohl maschinen- als auch menschenlesbar zu sein.

E-Rechnung in Robaws verarbeiten

Schritt 1: Hochladen oder Weiterleiten der E-Rechnung

Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre E-Rechnung in Robaws zu registrieren:

Manuell hochladen:

Navigieren Sie zur Übersicht Eingangsrechnungen.
Klicken Sie auf „Rechnung hochladen“ und wählen Sie Ihre XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei aus.
Robaws ex

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