Korting/afwijkende prijs
Hoe kan ik een afwijkende verkoopprijs toekennen?
Een korting zorgt ervoor dat je aan een bepaalde klant, project, groep klanten,.. een vermindering van de vooropgestelde prijs toekent. De verkoopprijs van een artikel wordt binnen Robaws ingesteld op de artikelfiche. Deze verkoopprijs wordt meegenomen op offerten, werkbonnen, facturen. Er zijn mogelijkheden om van deze prijs af te wijken. Dit kan in volgorde van prioriteit via volgende manieren: Je stelt een project tarief in. Je stelt een klant tarEnkele lezersKortingen en toeslagen
Een verkoopprijs in Robaws wordt bepaald in de artikelfiche. Er zijn enkele mogelijkheden om aan klanten een afwijkende prijs op deze verkoopprijs te geven. Via kortingen en toeslagen kan je een vast bedrag of percentage toevoegen aan het totaalbedrag van een factuur. Je kan een korting of toeslag betrekking laten hebben op het netto- of bruto bedrag van de factuur. Voorbeeld: *Je voWeinig lezersStaffelprijzen
Staffelprijzen zijn prijzen die bepaald worden afhankelijk van de hoeveelheid die je afneemt. Je kent op deze manier een bepaalde korting toe aan de verkoopsprijs vanaf een bepaalde hoeveelheid. Voorbeeld: De verkoopprijs van 1 zak cement bedraagt 4€. Van zodra je 100 zakken cement afneemt, bedraagt de verkoopprijs slechts 3,25€. Een staffelprijs kan je bepalen op basis van de hoeveelheden, maar kWeinig lezersPrijsgroepen
Een prijsgroep is een categorie die je toekent aan een klant. Op basis van prijsgroepen kan je een korting toekennen aan een groep klanten. Er zijn 2 manieren hoe je via gebruik van prijsgroepen korting kan toekennen: Je stelt een marge op kostprijs in voor deze prijsgroep. Deze korting geldt voor alle artikelen. Een prijsgroep koppelen aan een staffelprijs (https://support.robaws.com/nl/article/staffeWeinig lezersTarieven
In Robaws wordt de verkoopprijs voor een artikel bepaalt op de artikelfiche. Deze verkoopprijs wordt gebruikt op de verkoopdocument. Er zijn echter mogelijkheden om een afwijkende prijs te voorzien. In dat geval zal er op een verkoopdocument teruggevallen worden op deze afwijkende prijs. De mogelijkhedWeinig lezers
Financieel
Betaalvoorwaarden
Een betaalvoorwaarde bepaalt de condities van een aankoop- en/of verkoopfactuur. Ze zijn belangrijk voor zowel de leverancier als de klant, omdat ze duidelijkheid geven over hoe en wanneer een factuur voldaan moet worden. Dit zijn de belangrijkste onderdelen van betaalvoorwaarden: Betalingstermijn: Dit is de periode waarin de factuur betaald moet worden. Een gebruikelijke betalingstermijn is bijvoorbeeld 30 dagen na factuurdatum, maar deze kan steeds variëren per klant of leveranciePopulairAantal formules
Met 'aantal formule' kan je voor een lijn het aantal onderbouwen in verschillende delen. Per deel kan je parameters ingeven met een formule om het totaal te berekenen. Ter voorbeeld: We maken een offerte om enkele bomen te verwijderen. De klant vraagt om deze te versnipperen en vraagt een prijs per kubieke meter. We hebben ter plaatste een opmeting gemaakt van het aantal bomen, met een schatting van de gemiddelde dikte & hoogte. Door dit gedetailleerd in te geven, hebben we een correcteEnkele lezersBTW-tarieven
Een "btw-tarief" verwijst naar de belasting over toegevoegde waarde (btw) die wordt geheven op producten en diensten. Het BTW-tarief wordt op een verkoopdocument vastgezet bij het toevoegen van een nieuwe lijn. De bepaling van het BTW-tarief gebeurt via volgende stappen. Als er reeds lijnen zijn, wordt het BTW tarief van de lijn overgenomen naar de nieuwe lijn. Als er nog geen lijnen zijn, wordt het BTW tarief van de klantenfiche overgenomen naar de nieuwe lijn indien er een klantEnkele lezersFinanciële korting
Wil je klanten aanmoedigen om snel te betalen, dan kan het toekennen van een financiële korting weleens een handig hulpmiddel zijn. Op de factuur staat dit vaak vermeld als korting contant of korting bij contante betaling. Wil je een financiële korting geven aan je klant bij tijdig betalen, dan kan je deze koppelen aan een betaalvoorwaarde. Voorbeeld: *Je kent een financiële korting van 2% toe aan een klant die de facWeinig lezersValuta
Valuta verwijst naar de munteenheid die in een bepaald land wordt gebruikt voor transacties. De standaard munteenheid die wij in Robaws gebruiken is 'euro' (€). Afwijkingen hiervan kunnen opgenomen worden in de klant- of leveranciersfiche. In dat geval worden de bedragen op de PDF van aankoop- of verkoopdocumenten omgezet naar de munteenheid ingesteld bij klant of leverancier. In de aan- en verkoopfacturen kan je de valuta ook steeds wijzigen.Weinig lezersKredietbeperking
Wil je je klanten aanmoedigen om snel te betalen, dan kan het toekennen van een kredietbeperking weleens een handig hulpmiddel zijn. Een kredietbeperking houdt in dat, wanneer een klant binnen een termijn niet betaalt, dit bedrag hoeft te betalen. Wil je een kredietbeperking aan de klant geven als ze niet tijdig betalen, dan kan je deze koppelen aan een betaalvoorwaarde. Voorbeeld: *Je kent een kredietbeperking van 1% toeWeinig lezers
Gebruikers
Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe?
Een gebruiker is een account waarmee je kan inloggen in Robaws. Afhankelijk van de rechten die op de gebruikersrol van deze gebruiker staan, kan hij/zij informatie raadplegen en/of aanpassen. Een nieuwe gebruiker kan je aanmaken via jouw naam (rechtsboven) gebruikers +teken bovenaan. Om een gebruiker aan te maken doorloop je volgende stappen: Ken een ID toe: dit is een uniek e-mailadres van de gebruiker Ken eePopulairGebruikersrollen
Aan een gebruiker wordt een gebruikersrol toegekend om te bepalen welke rechten een gebruiker krijgt. Het doel van de gebruikersrol is om ervoor te zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de functie die ze nodig hebben om hun werk naar behoren uit te voeren. Voorbeeld: *Een projectleider mag enkel toegang hebbenWeinig lezers
Opmaak
Briefpapier
Het briefpapier van het bedrijf is een PDF-document waar het logo, adres, contactgegevens, BTW-nummer,.. op te vinden is. Het gebruik van een briefpapier zorgt voor een professionele uitstraling in de opmaak van de documenten richting klant/leverancier. Gebruik Briefpapier en horizonEnkele lezersMarkdown
Markdown is een simpele opmaaktaal die wordt gebruikt om tekst snel en gemakkelijk op te maken. Door gebruik te maken van gewone tekens en symbolen kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om tekst vetgedrukt, cursief, onderlijnd of als lijst weer te geven. Hierdoor kan je meteen zien hoe de opmaak eruit ziet, zonder dat je de specifieke instellingen voor de opmaak nodig hebt. *Voorbeeld: Ik wens mijn omschrijving op de offerte in het vetgedrukt plaatsen. Hiervoor maak ik gebruik van 2 sterretjes. *Weinig lezersDynamische PDF-documenten
In Robaws is het mogelijk om vanuit de verschillende modules PDF-bestanden te exporteren. Deze PDF-bestanden worden gebruikt om naar een klant of leverancier te versturen. De PDF-bestanden hebben in de meeste gevallen een vaste structuur. Echter is het ook mogelijk om van deze structuur af te wijken. In dat geval kan je de PDF volledig naar eigen wens opstellen. Mogelijkheden met de dynamische PDF: Specifieke instelliWeinig lezersOpmaakstijlen
Door gebruik te maken van opmaakstijlen kan je een duidelijke opmaak geven aan je offerte. Dit zorgt ervoor dat de offerte overzichtelijk en duidelijk gestructureerd zijn richting de klant. Het resultaat van deze opmaakstijlen zal je verkrijgen door het PDF-bestand van het document te exporteren. Er zijn 3 mogelijkheden om de opmaakstijlen toe te passen in Robaws: Bij het opmaken van je offerte, order, verrekening, ... kies je lijn per lWeinig lezersLijntypes
In Robaws werken we met enkele vaste lijntypes waaruit gekozen kan worden. Deze lijntypes hebben elk een eigen functie. Deze dragen bij tot de structuur alsook tot het geven van een opmaak van een pdf-document.Weinig lezersLettertype en lettergrootte
Het lettertype wordt in Robaws gebruikt bij het versturen van e-mailberichten en het genereren van een pdf-document. Om ervoor te zorgen dat de pdf-documenten allemaal in dezelfde opmaak zijn, hanteren we een standaard lettertype en standaard lettergrootte (Helvetica, 10 punten). Er zijn afwijkende groottes mogelijk voor een lijntype (https://support.robaws.com/nl/article/liWeinig lezers
E-mail versturen
E-mail template
Om een offerte, factuur, bestelling, .. te kunnen verzenden via email heb je een email template nodig. Courante communicatie leg je vast in een template zodat je bij het versturen van een email hierop kan verder werken. Voordelen: Tijd besparen: Je hoeft je tekst niet elke keer opnieuw in te voeren. Consistent: Zo zorg je ervoor dat jouw communicatie door meerdere collega's op een consistente en professionele manier wordt verzonden. Fouten vermijden: in de template bepaal jePopulairTypes e-mailaccounts
Bij het aanmaken van een e-mailaccount krijg je een keuze uit verschillende types e-mailaccounts. Verschillende types: OFFICE365OAUTH2 GMAILOAUTH2 SMTP EXCHANGE ROBAWS OFFICE365OAUTH2 Via dit type leggen wij een koppeling tussen jouw OFFICE mailadres en Robaws. Bij het versturen van een mail vanuit Robaws, geven wij aan OFFICE de opdracht om deze mail te versturen vanuit uw account. De verstuurde mailWeinig lezersE-mailaccount aanmaken
In Robaws heb je de mogelijkheid om mails te versturen. Om hierin te slagen, moet je een e-mailaccount aanmaken. Via deze e-mailaccount maken wij verbinding met uw mailserver (bijvoorbeeld Office of Gmail) om de mails te versturen. Er zijn verschillende types e-mailaccounts waarmee je binnen Robaws kan werken. Er zijn 2 verschillende manieren om een e-mailaccount aan te maken: E-mailaccount per gebruiker E-mailaccoWeinig lezersFoutmeldingen bij het versturen van e-mails
Het kan gebeuren dat je bij het versturen van mails of instellen van e-mailaccount een foutmelding krijgt. Deze foutmelding geeft een specifiek probleem weer waardoor de mail niet verstuurd kan worden. Deze foutmeldingen verschijnen rechtsboven via een pop-up. Daarnaast wordt hiervoor ook een notificatie aangemaakt. Deze notificatie kan je open klikken om meer details over de foutmelding te zien. Iedere foutmelding bestaatWeinig lezersDigitaal ondertekenen
Binnen Robaws bieden wij de mogelijkheid om de verstuurde documenten naar klanten digitaal te laten ondertekenen. Digitaal ondertekenen biedt meerdere voordelen ten opzichte van de traditionele papieren handtekening. Enkele voordelen: Efficiëntie en tijdsbesparing: de klanten kunnen vrijwel meteen ondertekenen zonder te hoeven wachten op fysieke verzendingen via post. Kostenbesparing: er is minder administratief werk Transparantie: je kan nagaan wanneer een document verzondenWeinig lezersE-mail komt toe in spam
Bij het versturen van een e-mail vanuit Robaws kan het gebeuren dat deze e-mail toekomt in spam/ongewenste mails bij de klant of leverancier. E-mail tester Als je weet dat mails in ongewenste mails terechtkomen, kan je een test doen om te bekijken als er stappen zijn die je kan aanpakken om dit te voorkomen. Je gaat hiervoor naar de volgende website https://www.mail-tester.com/. Daar verschijnt er een test e-mailadres die je kunt kopiëren en plakken en waarWeinig lezersTracking pixel
Bij het versturen van mails vanuit Robaws kunnen we een tracking pixel meesturen. Dit is een klein stukje code die meegestuurd wordt met de e-mail waardoor we kunnen achterhalen als een mail geopend werd of niet. Door gebruik te maken van statussen kan je hierdoor in Robaws makkelijk een verzonden mail opvolgen. Opvolging via statussen Om een mail te versturen naar een klant, dien je een e-mailtemplate (https://support.robawsWeinig lezersE-mailaccount per gebruiker
In Robaws heb je de mogelijkheid om mails te versturen. Om hierin te slagen, moet je een e-mailaccount aanmaken. Via deze e-mailaccount maken wij verbinding met uw mailserver (bv Office of Gmail) om de mails te versturen. Er zijn verschillende types e-mailaccounts waarmee je binnen Robaws kan werken. Dit mailadres kan je instellen op het gebruikersprWeinig lezersE-mailaccount per module/bedrijf
In Robaws heb je de mogelijkheid om mails te versturen. Om hierin te slagen, moet je een e-mailaccount aanmaken. Via deze e-mailaccount maken wij verbinding met uw mailserver (bv. Office of Gmail) om de mails te versturen. Er zijn verschillende types e-mailaccounts waarmee je binnen Robaws kan werken. Dit mailadres kan je instellen per module/bedrijWeinig lezers
Bestanden en documenten
Standaard document
Een standaard document is een pdf-document die je rechtstreeks in Robaws opmaakt. Het document bevat informatie die je uit de velden in Robaws op de PDF kan plaatsen. Voordelen: Door gebruik te maken van vervangingscodes wordt het standaard document automatisch ingevuld Bij het exporteren van het standaard document, wordt gebruik gemaakt van het briefpapierEnkele lezersHoe maak ik een formulier aan?
Deze feature zorgt ervoor dat er een mogelijkheid is om rechtstreeks in Robaws verschillende attesten, zoals een reinigingsattest CV-ketels, digitaal op te maken. Je kan ze aanmaken om daarna toe te voegen aan een planningsopdracht en deze digitaal in te vullen in Wappy. *Voorbeeld: we maken een formulier 'reinigingsattest CV-ketel' aan. * Voorbereiding Een formulier kan je aanmaken via instellingen algemeen stamgegevens overige. Via de schuifknop zorg je ervoor dat je deze functWeinig lezersGebruik van bestanden in Robaws
Bestanden kunnen documenten, afbeeldingen of andere digitale bestanden zijn die worden geüpload in de omgeving. Dit maakt het eenvoudig om informatie te centraliseren en voor alle gebruikers toegankelijk te maken. De bestanden kunnen ook bijgevoegd worden om via mail te versturen naar de klant. In Robaws hebben we enkele functionaliteiten met betrekking tot de bestanden die belangrijk zijn voor het gebruik ervan: Mappenstructuur Foto's bewerken rechtstreeks in Robaws BestanWeinig lezersAlgemene bestanden
Wil je in een e-mailtemplate een bestand toevoegen, dan moet je dit eerst toevoegen aan de algemene bestanden die je kan terugvinden bij de algemene instellingen. Voorbeeld: *Je voegt de 'algemene verkoopsvoorwaarden' toe aan de instellingen. Dit document voeg je ook toe aaWeinig lezers
Overzichten
Statussen
Statussen geven aan in welke fase een offerte, project, factuur,... zich bevindt. Dit kan helpen om snel inzicht te krijgen in de voortgang van dit document. Door de status én de daaraan verbonden kleur zorgen we ervoor dat er goeie visualisatie is in het overzicht. Het gebruik van de statussen is tot slot een goed communicatiemiddel tussen de verschillende gebruikers binnen Robaws. Het zorgt ervoor dat de samenwerking onderlinEnkele lezersArchiveren en verwijderen
In Robaws heb je de mogelijkheid om documenten te verwijderen of te archiveren. Dit kan je gebruiken om bijvoorbeeld foutief aangemaakte documenten niet meer weer te geven of om het aantal documenten in het overzicht scherm te beperken. "Archiveren" en "verwijderen" zijn beide manieren om gegevens te bewaren, maar ze verschillen in hun aanpak en doel: Archiveren: het item verdwijnt uit de overzicht schermen (httWeinig lezersOverzichtschermen
Een overzicht scherm is het scherm waar je in 1 oogopslag een overzicht krijgt van alle aangemaakte gegevens voor een bepaalde module. Je kan belangrijke informatie zien zoals bijvoorbeeld klantgegevens, statistieken, … . Daarnaast dient zo’n scherm ook als een startpunt van waaruit je telkens kunt vertrekken. Een overzicht scherm kan ofwel persoonlijk of gedeeld zijn. Echter is het steeds zo dat aanpassingen op een overzicht scherm enkel voor jou persoonlijk zichtbaar zijn. Op deze manierWeinig lezersFilters in het overzichtscherm
In een overzicht scherm kan je werken met standaard filters en geavanceerde filters. Door gebruik te maken van de filters kan je het bereik verkleinen en focussen op enkele specifieke zoekfuncties. Het gebruik van filters kan op 2 manieren: Snelle filters Geavanceerde filters Snelle filters De snelle filters kan je instellen via de instellingen en zijn specifiek voor een bepaalde module. Deze filters worden weergegeven in het overziWeinig lezersTabbladen in het overzichtscherm
In het overzicht scherm is het mogelijk om te werken met meerdere tabbladen of 'bakjes'. Het gebruik van meerdere tabbladen geeft heel wat voordelen: Je kan een tabblad maken per zoekterm die je vaak gebruikt Indien je werkt met meerdere bedrijven kan je per bedrijf een tabblad gebruiken Je kan een overzicht volledig inrichten naar eigen wens zonder dat dit invloed heeft voor andere geWeinig lezersSorteren in het overzichtscherm
In een overzicht scherm kan je sorteren op waarden in elke kolom in Robaws. Je hebt 2 mogelijkheden om te sorteren van kolommen: Oplopend sorteren: hierbij staat het pijltje naar boven. Het laagste of oudste zal bovenaan staan, het hoogste of nieuwste onderaan. Aflopend sorteren: hierbij staat het pijltje naar beneden. Het hoogste of nieuwste zal bovenaan staan, het laagste of oudste onderaan. Je kan sorteren op één kolom. In daWeinig lezers
Gebruik activiteiten
Een 'activiteit' kan je beschouwen als kapstok of kostendrager, waaronder tal van artikelen kunnen gegroepeerd worden. Voorbeeld: grondwerken, ruwbouwwerken, afwerking, ... Activiteiten kan je toevoegen aan de artikelfiche. Deze functionaliteit is tweedeling: Projectnacalculatie : alle activiteiten en onderliggende artikelen worden overzichtelijk weergegeven in de projectnacalculatie Boekhouding : een activiteit wordt gezien als 'kostendrager' . De kosten die vallen ondEnkele lezersTaken
Een taak is een werkopdracht die door een verantwoordelijke uitgevoerd moet worden. Het gebruik van taken in Robaws heeft enkele voordelen: Efficiënter werken: helpen processen binnen het bedrijf te versnellen Tijdbeheer: aan taken kan je deadlines toekennen waardoor deze opdrachten op tijd worden uitgevoerd Samenwerking verbeteren: gebruik van taken zorgen voor een betere coördinatie tussen afdelingen in het bedrijf Risicovermindering: taken zorgen ervoor dat regels en proEnkele lezersVergrendelen
Deze feature zorgt ervoor dat documenten, zoals een offerte, factuur, werkbon, ... kunnen vergrendeld worden. Eenmaal een document vergrendeld is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden. Ter voorbeeld: we gaan een factuur nadat hij verstuurd is naar de boekhouder vergrendelen. Het is niet gewenst dat er nog aanpassingen kunnen gedaan worden aan deze factuur eens dit reeds in het boekhoudprogramma zit. Document vergrendelen Er zijn 3 mogelijkheden om een document te vergrendelenWeinig lezersGrootboekrekeningen
Grootboekrekeningen gebruik je in Robaws om volautomatisch verkoop & aankoopfacturen in te boeken via één van onze boekhoudintegraties. Gebruik Op elke factuurlijn kan je een grootboekrekening kiezen. Indien je specifieke grootboekrekeningen hebt voor bepaalde artikels, kan je dit in de artikelfiche reeds voor configureren. Je kan afwijken in de artikelfiche voor verkoop en aankoop. Bij doorsturen van een factuur zal er per lijn volgende logica gehanteerd worden tot er een grootboekrekeWeinig lezersBedrijf
Standaard is er één bedrijf beschikbaar in Robaws. Deze informatie wordt gebruikt voor: Berekenen van de kilometers op basis van bedrijfsadres en projectadres Aangepast briefpapier waarop alle pdf documenten worden afgedrukt Uitvoering van betalingen op basis van het rekeningnummer Instellingen boekhoudintegratie Peppol afzender Afschermen van offertes, projecten, .. per bedrijf met gebruikersrollen (https://support.robaws.com/nl/article/gebruikeWeinig lezersVergrendelperiodes
Door gebruik te maken van deze feature kan je ervoor zorgen dat werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen na het afsluiten van een periode automatisch vergrendeld worden. Gebruik Documenten die binnen een bepaalde periode vallen, zullen automatisch vergrendeld worden. Eens een document vergrendeld werd, kan je dit niet manueel terugdraaien. Je kan de vergrendeling enkel ongedaan maken door de vergrendelperiode terug te draaien.Weinig lezers