Financieel
Betaalvoorwaarden
Een betaalvoorwaarde bepaalt de condities van een aankoop- en/of verkoopfactuur. Ze zijn belangrijk voor zowel de leverancier als de klant, omdat ze duidelijkheid geven over hoe en wanneer een factuur voldaan moet worden.
Dit zijn de belangrijkste onderdelen van betaalvoorwaarden:
Betalingstermijn: Dit is de periode waarin de factuur betaald moet worden. Een gebruikelijke betalingstermijn is bijvoorbeeld 30 dagen na factuurdatum, maar deze kan steeds variëren per klant of leveranciePopulairAantal formules
Met 'aantal formule' kan je voor een lijn het aantal onderbouwen in verschillende delen.
Per deel kan je parameters ingeven met een formule om het totaal te berekenen.
Ter voorbeeld: We maken een offerte om enkele bomen te verwijderen. De klant vraagt om deze te versnipperen en vraagt een prijs per kubieke meter.
We hebben ter plaatste een opmeting gemaakt van het aantal bomen, met een schatting van de gemiddelde dikte & hoogte. Door dit gedetailleerd in te geven, hebben we een correcteEnkele lezersBTW-tarieven
Een "btw-tarief" verwijst naar de belasting over toegevoegde waarde (btw) die wordt geheven op producten en diensten.
Het BTW-tarief wordt op een verkoopdocument vastgezet bij het toevoegen van een nieuwe lijn. De bepaling van het BTW-tarief gebeurt via volgende stappen.
Als er reeds lijnen zijn, wordt het BTW tarief van de lijn overgenomen naar de nieuwe lijn.
Als er nog geen lijnen zijn, wordt het BTW tarief van de klantenfiche overgenomen naar de nieuwe lijn indien er een klantEnkele lezersFinanciële korting
Wil je klanten aanmoedigen om snel te betalen, dan kan het toekennen van een financiële korting weleens een handig hulpmiddel zijn. Op de factuur staat dit vaak vermeld als korting contant of korting bij contante betaling.
Wil je een financiële korting geven aan je klant bij tijdig betalen, dan kan je deze koppelen aan een betaalvoorwaarde.
Voorbeeld:
*Je kent een financiële korting van 2% toe aan een klant die de facWeinig lezersHoe gebruik en verwerk ik een vreemde valuta?
Valuta verwijst naar de munteenheid die in een bepaald land wordt gebruikt voor transacties.
De standaard munteenheid die wij in Robaws gebruiken is 'euro' (€). Afwijkingen hiervan kunnen opgenomen worden in de klant- of leveranciersfiche. In dat geval worden de bedragen op de PDF van aankoop- of verkoopdocumenten omgezet naar de munteenheid ingesteld bij klant of leverancier.
In de aan- en verkoopfacturen kan je de valuta ook steeds manueel wijzigen.Weinig lezersKredietbeperking
Wil je je klanten aanmoedigen om snel te betalen, dan kan het toekennen van een kredietbeperking weleens een handig hulpmiddel zijn.
Een kredietbeperking houdt in dat, wanneer een klant binnen een termijn niet betaalt, dit bedrag hoeft te betalen.
Wil je een kredietbeperking aan de klant geven als ze niet tijdig betalen, dan kan je deze koppelen aan een betaalvoorwaarde.
Voorbeeld:
*Je kent een kredietbeperking van 1% toeWeinig lezers
Opmaak
Briefpapier
Het briefpapier van het bedrijf is een PDF-document waar het logo, adres, contactgegevens, BTW-nummer,.. op te vinden is. Het gebruik van een briefpapier zorgt voor een professionele uitstraling in de opmaak van de documenten richting klant/leverancier.
Gebruik
Briefpapier en horizonEnkele lezersMarkdown
Markdown is een simpele opmaaktaal die wordt gebruikt om tekst snel en gemakkelijk op te maken. Door gebruik te maken van gewone tekens en symbolen kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om tekst vetgedrukt, cursief, onderlijnd of als lijst weer te geven. Hierdoor kan je meteen zien hoe de opmaak eruit ziet, zonder dat je de specifieke instellingen voor de opmaak nodig hebt.
*Voorbeeld: Ik wens mijn omschrijving op de offerte in het vetgedrukt plaatsen. Hiervoor maak ik gebruik van 2 sterretjes. *Weinig lezersDynamische PDF-documenten
In Robaws is het mogelijk om vanuit de verschillende modules PDF-bestanden te exporteren. Deze PDF-bestanden worden gebruikt om naar een klant of leverancier te versturen.
De PDF-bestanden hebben in de meeste gevallen een vaste structuur. Echter is het ook mogelijk om van deze structuur af te wijken.
In dat geval kan je de PDF volledig naar eigen wens opstellen.
Mogelijkheden met de dynamische PDF:
Specifieke instelliWeinig lezersOpmaakstijlen
Door gebruik te maken van opmaakstijlen kan je een duidelijke opmaak geven aan je offerte. Dit zorgt ervoor dat de offerte overzichtelijk en duidelijk gestructureerd zijn richting de klant.
Het resultaat van deze opmaakstijlen zal je verkrijgen door het PDF-bestand van het document te exporteren.
Er zijn 3 mogelijkheden om de opmaakstijlen toe te passen in Robaws:
Bij het opmaken van je offerte, order, verrekening, ... kies je lijn per lWeinig lezersLijntypes
In Robaws werken we met enkele vaste lijntypes waaruit gekozen kan worden. Deze lijntypes hebben elk een eigen functie. Deze dragen bij tot de structuur alsook tot het geven van een opmaak van een pdf-document.Weinig lezersLettertype en lettergrootte
Het lettertype wordt in Robaws gebruikt bij het versturen van e-mailberichten en het genereren van een pdf-document.
Om ervoor te zorgen dat de pdf-documenten allemaal in dezelfde opmaak zijn, hanteren we een standaard lettertype en standaard lettergrootte (Helvetica, 10 punten).
Er zijn afwijkende groottes mogelijk voor een lijntype (https://support.robaws.com/nl/article/liWeinig lezers
E-mail versturen
E-mail template
Om een offerte, factuur, bestelling, .. te kunnen verzenden via email heb je een email template nodig. Courante communicatie leg je vast in een template zodat je bij het versturen van een email hierop kan verder werken.
Voordelen:
Tijd besparen: Je hoeft je tekst niet elke keer opnieuw in te voeren.
Consistent: Zo zorg je ervoor dat jouw communicatie door meerdere collega's op een consistente en professionele manier wordt verzonden.
Fouten vermijden: in de template bepaal jePopulairTypes e-mailaccounts
Bij het aanmaken van een e-mailaccount krijg je een keuze uit verschillende types e-mailaccounts.
Verschillende types:
OFFICE365OAUTH2
GMAILOAUTH2
SMTP
EXCHANGE
ROBAWS
OFFICE365OAUTH2
Via dit type leggen wij een koppeling tussen jouw OFFICE mailadres en Robaws. Bij het versturen van een mail vanuit Robaws, geven wij aan OFFICE de opdracht om deze mail te versturen vanuit uw account. De verstuurde mailWeinig lezersFoutmeldingen bij het versturen van e-mails
Het kan gebeuren dat je bij het versturen van mails of instellen van e-mailaccount een foutmelding krijgt. Deze foutmelding geeft een specifiek probleem weer waardoor de mail niet verstuurd kan worden.
Deze foutmeldingen verschijnen rechtsboven via een pop-up. Daarnaast wordt hiervoor ook een notificatie aangemaakt. Deze notificatie kan je open klikken om meer details over de foutmelding te zien.
Iedere foutmelding bestaatWeinig lezersE-mailaccount aanmaken
In Robaws heb je de mogelijkheid om mails te versturen. Om hierin te slagen, moet je een e-mailaccount aanmaken. Via deze e-mailaccount maken wij verbinding met uw mailserver (bijvoorbeeld Office of Gmail) om de mails te versturen.
Er zijn verschillende types e-mailaccounts waarmee je binnen Robaws kan werken.
Er zijn 2 verschillende manieren om een e-mailaccount aan te maken:
E-mailaccount per gebruiker
E-mailaccoWeinig lezersKan ik documenten digitaal laten ondertekenen?
Binnen Robaws bieden wij de mogelijkheid om de verstuurde documenten naar klanten digitaal te laten ondertekenen.
Digitaal ondertekenen biedt meerdere voordelen ten opzichte van de traditionele papieren handtekening.
Enkele voordelen:
Efficiëntie en tijdsbesparing: de klanten kunnen vrijwel meteen ondertekenen zonder te hoeven wachten op fysieke verzendingen via post.
Kostenbesparing: er is minder administratief werk
Transparantie: je kan nagaan wanneer een document verzondenWeinig lezersTracking pixel
Bij het versturen van mails vanuit Robaws kunnen we een tracking pixel meesturen. Dit is een klein stukje code die meegestuurd wordt met de e-mail waardoor we kunnen achterhalen als een mail geopend werd of niet. Door gebruik te maken van statussen kan je hierdoor in Robaws makkelijk een verzonden mail opvolgen.
Opvolging via statussen
Om een mail te versturen naar een klant, dien je een e-mailtemplate (https://support.robawsWeinig lezersE-mail komt toe in spam
Bij het versturen van een e-mail vanuit Robaws kan het gebeuren dat deze e-mail toekomt in spam/ongewenste mails bij de klant of leverancier.
E-mail tester
Als je weet dat mails in ongewenste mails terechtkomen, kan je een test doen om te bekijken als er stappen zijn die je kan aanpakken om dit te voorkomen.
Je gaat hiervoor naar de volgende website https://www.mail-tester.com/.
Daar verschijnt er een test e-mailadres die je kunt kopiëren en plakken en waarWeinig lezersE-mailaccount per gebruiker
In Robaws heb je de mogelijkheid om mails te versturen. Om hierin te slagen, moet je een e-mailaccount aanmaken. Via deze e-mailaccount maken wij verbinding met uw mailserver (bv Office of Gmail) om de mails te versturen.
Er zijn verschillende types e-mailaccounts waarmee je binnen Robaws kan werken.
Dit mailadres kan je instellen op het gebruikersprWeinig lezersE-mailaccount per module/bedrijf
In Robaws heb je de mogelijkheid om mails te versturen. Om hierin te slagen, moet je een e-mailaccount aanmaken. Via deze e-mailaccount maken wij verbinding met uw mailserver (bv. Office of Gmail) om de mails te versturen.
Er zijn verschillende types e-mailaccounts waarmee je binnen Robaws kan werken.
Dit mailadres kan je instellen per module/bedrijWeinig lezersHoe verstuur ik mails vanuit Robaws?
Offertes versturen, facturen versturen, bestellingen plaatsen bij een leverancier,... Het kan allemaal rechtstreeks vanuit Robaws!
Door gebruik te maken van de mogelijkheid om een e-mailaccount te koppelen aan jouw Robaws omgeving, kan je de mails vanuit jouw profiel versturen.
Om de mail te versturen, maken wij gebruik van de e-mailserver waarmee jij in je bedrijf werkt. Werk je bijvoorbeeld met een Google-account, dan gaan we de mails met deze server versturen.Weinig lezers
Gebruik activiteiten
Een 'activiteit' kan je beschouwen als kapstok of kostendrager, waaronder tal van artikelen kunnen gegroepeerd worden.
Voorbeeld: grondwerken, ruwbouwwerken, afwerking, ...
Activiteiten kan je toevoegen aan de artikelfiche. Deze functionaliteit is tweedeling:
Projectnacalculatie : alle activiteiten en onderliggende artikelen worden overzichtelijk weergegeven in de projectnacalculatie
Boekhouding : een activiteit wordt gezien als 'kostendrager' . De kosten die vallen ondEnkele lezersTaken
Een taak is een werkopdracht die door een verantwoordelijke uitgevoerd moet worden.
Het gebruik van taken in Robaws heeft enkele voordelen:
Efficiënter werken: helpen processen binnen het bedrijf te versnellen
Tijdbeheer: aan taken kan je deadlines toekennen waardoor deze opdrachten op tijd worden uitgevoerd
Samenwerking verbeteren: gebruik van taken zorgen voor een betere coördinatie tussen afdelingen in het bedrijf
Risicovermindering: taken zorgen ervoor dat regels en proEnkele lezersVergrendelen
Deze feature zorgt ervoor dat documenten, zoals een offerte, factuur, werkbon, ... kunnen vergrendeld worden.
Eenmaal een document vergrendeld is, kunnen de gegevens niet meer gewijzigd worden.
Ter voorbeeld: we gaan een factuur nadat hij verstuurd is naar de boekhouder vergrendelen. Het is niet gewenst dat er nog aanpassingen kunnen gedaan worden aan deze factuur eens dit reeds in het boekhoudprogramma zit.
Document vergrendelen
Er zijn 3 mogelijkheden om een document te vergrendelenWeinig lezersGrootboekrekeningen
Grootboekrekeningen gebruik je in Robaws om volautomatisch verkoop & aankoopfacturen in te boeken via één van onze boekhoudintegraties.
Gebruik
Op elke factuurlijn kan je een grootboekrekening kiezen. Indien je specifieke grootboekrekeningen hebt voor bepaalde artikels, kan je dit in de artikelfiche reeds voor configureren. Je kan afwijken in de artikelfiche voor verkoop en aankoop.
Bij doorsturen van een factuur zal er per lijn volgende logica gehanteerd worden tot er een grootboekrekeWeinig lezersHoe kan ik een bedrijf toevoegen?
Standaard is er één bedrijf beschikbaar in Robaws. Deze informatie wordt gebruikt voor:
Berekenen van de kilometers op basis van bedrijfsadres en projectadres
Aangepast briefpapier waarop alle pdf documenten worden afgedrukt
Uitvoering van betalingen op basis van het rekeningnummer
Instellingen boekhoudintegratie
Peppol afzender
Afschermen van offertes, projecten, .. per bedrijf met gebruikersrollen (https://support.robaws.com/nl/article/gebruikeWeinig lezersVergrendelperiodes
Door gebruik te maken van deze feature kan je ervoor zorgen dat werkbonnen, aankoopfacturen en interne bestellingen na het afsluiten van een periode automatisch vergrendeld worden.
Gebruik
Documenten die binnen een bepaalde periode vallen, zullen automatisch vergrendeld worden. Eens een document vergrendeld werd, kan je dit niet manueel terugdraaien. Je kan de vergrendeling enkel ongedaan maken door de vergrendelperiode terug te draaien.Weinig lezers
