Prijsaanvragen | Instellingen
Via Instellingen > Prijsaanvragen bepaal je hoe de module prijsaanvragen werkt: hoelang je leveranciers de tijd krijgen, wat ze op hun portaal zien, met welke mails je ze aanschrijft en met welke templates je een prijsaanvraag start. Deze pagina is enkel zichtbaar voor beheerders. Je wijzigingen worden opgeslagen zodra je de pagina verlaat. Neem ook een kijkje bij de algemene instellingen: die hebben impact op verschillende modules, dus ook op je prijsaanvragen. Hoe je met prijsaanvragen werkt, lees je in Prijsaanvragen | Algemeen.
Overzicht
Hier bepaal je hoe de weergaven van het overzichtsscherm van je prijsaanvragen eruitzien. Wat je hier aanpast, geldt voor elke gebruiker. Daarnaast kan elke gebruiker nog zijn eigen overzichten aanmaken en naar wens instellen.
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Snelle filters | Kies welke filters standaard klaarstaan in je overzicht. |
Systeem overzicht | Kies welke kolommen je in de tabelweergave wil, en in welke volgorde. |
Kaartinfo | Bepaal de titel, de ondertitel en de velden van het kaartje in de kanbanweergave. Samen maximaal 8 velden. |
Tags | Stel labels in die op een kaartje verschijnen zodra een prijsaanvraag aan je voorwaarde voldoet. Maximaal 10 per module. |
Kaartinfo en tags gelden voor de hele omgeving. De kolommen stel je apart in per overzicht.
Instellingen
Bovenaan deze kaart wijzig je het nummer van de volgende prijsaanvraag via Wijzig volgend nummer.
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Toon post nr. | Toon de kolom met het postnummer bij de lijnen van de prijsaanvraag en op het leveranciersportaal. |
Toon lijn nrs. | Toon de kolom met het lijnnummer bij de lijnen van de prijsaanvraag en op het leveranciersportaal. |
Voeg artikel naam bij een prijsaanvraag, Leverancierskorting tonen, Geef voorkeur aan calculatie kostprijs | Deze schakelaars hebben op dit moment geen invloed op je prijsaanvragen. |
Inleiding & slottekst gebruiken | Zet een inleiding en een slot boven en onder de lijnen van de prijsaanvraag. Je leverancier ziet ze op zijn portaal. Vaste teksten maak je bij Standaard teksten. |
Termijn voor indiening van offertes | Het aantal dagen na het aanmaken van een prijsaanvraag waarop de Vervaldatum valt. Standaard 30 dagen. |
Extra termijn na indieningsdeadline | Het aantal dagen na de vervaldatum waarop de Uiterste datum valt: de laatste dag waarop een leverancier nog kan reageren op het portaal. Standaard 5 dagen. |
Contact info | De contactgegevens die je leverancier op zijn portaal ziet. Gebruik vervangingscodes van de verantwoordelijke, bijvoorbeeld ${assignee}, ${assigneeEmail} en ${assigneeTel}, zodat de leverancier altijd de juiste persoon contacteert. |
Extra velden
Net als bij alle modules in Robaws kan je ook voor een prijsaanvraag extra velden naar keuze aanmaken.
Standaard teksten
Maak hier vaste teksten aan die je op een prijsaanvraag als inleiding of slot kiest, bijvoorbeeld je voorwaarden voor onderaannemers. Je ziet ze enkel als Inleiding & slottekst gebruiken aanstaat.
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Templates | Stel één of meerdere pdf-templates op voor je prijsaanvragen: welke kolommen er op de pdf komen, in welke opmaak, en welke hoofding er bovenaan staat, ook in andere talen. Per template bepaal je onder meer of de inleiding en het slot erop komen en of de uitgebreide omschrijving van de lijnen erop komt. Je templates verschijnen op de prijsaanvraagfiche onder de actieknop Pdf. |
Statussen
Maak hier de statussen van je prijsaanvragen aan en geef elke status een kleur voor het overzicht. Een nieuwe prijsaanvraag krijgt de status van de template waaruit je hem maakt.
Instelling | Uitleg |
|---|---|
Status bij goedkeuren | De status die de prijsaanvraag krijgt zodra je een leverancier goedkeurt. Laat je dit leeg, dan blijft de status ongewijzigd. |
Dit zijn de statussen van de prijsaanvraag zelf. De status van elke leverancier (Te verzenden, Verzonden, ...) past Robaws zelf aan, zie De status van een leverancier.
Templates
Je maakt een nieuwe prijsaanvraag altijd aan vanuit een template. Een template is een voorbeeldprijsaanvraag waarin je al vastlegt wat voor elke nieuwe prijsaanvraag van dat soort gelijk is, zoals de status, vaste lijnen of de leveranciers die je altijd aanschrijft. Een nieuwe omgeving heeft nog geen template. Zolang er geen template is, kan je geen prijsaanvraag aanmaken.
- Klik op Toevoegen en geef de template een naam.
- Kies Maak blanco template om van een lege prijsaanvraag te vertrekken, of Kies bestaande om een bestaande prijsaanvraag als voorbeeld te nemen.
- Via Template bewerken vul je de velden van de template in.
Pas je een template later aan, dan verandert er niets aan de prijsaanvragen die je er al mee maakte.
Standaard documenten
Stel hier de standaard documenten op die je vanuit een prijsaanvraag wil gebruiken, bijvoorbeeld een raamcontract voor onderaannemers. Ze verschijnen op de prijsaanvraagfiche onder de actieknop Standaard documenten.
Algemene e-mailtemplates
Maak hier de e-mailtemplates aan voor mails over de prijsaanvraag die geen persoonlijke portaallink nodig hebben, bijvoorbeeld de pdf van de prijsaanvraag. Je kiest ze op de prijsaanvraagfiche via de actieknop E-mail. Per template bepaal je ook welke status de prijsaanvraag automatisch krijgt na het verzenden en na het lezen van de mail.
Leverancier e-mailtemplates
Met een leverancier e-mailtemplate stuur je een mail naar één leverancier, of naar alle leveranciers van een prijsaanvraag ineens. Elke leverancier krijgt zijn eigen mail. Zet in de tekst de vervangingscode ${portalLink}: die wordt de persoonlijke link naar het leveranciersportaal van die leverancier. Zodra je zo'n mail verstuurt, krijgt de leverancier de status Verzonden. Per template bepaal je ook welke status de prijsaanvraag zelf automatisch krijgt na het verzenden en na het lezen van de mail.
Maak bijvoorbeeld een template om de prijsaanvraag te versturen, een om een leverancier eraan te herinneren en een om hem te laten weten dat hij de opdracht krijgt. Je kiest ze op de lijn van een leverancier via E-mail verzenden, of bovenaan de fiche via de actieknop E-mail.
Bijgewerkt op: 04/11/2026
Dankuwel!