Welkom bij de handleiding over de algemene instellingen van Robaws. In dit artikel helpen we je stap voor stap door de algemene instellingen van Robaws. Deze instellingen vormen de basis van het software-programma. Zowel als nieuwe gebruiker of als reeds bestaande gebruiker kan je op basis van deze instellingen jouw omgeving naar wens of wil inrichten.

Je gaat naar instellingen > algemeen om de pagina met de algemene instellingen te verkrijgen.

Nadat je wijzigingen aangepast hebt in de instellingen, is het belangrijk om rechts onderaan op 'activeer instellingen' te klikken om deze effectief toe te passen binnen jouw Robaws omgeving.

Stamgegevens

Financieel

Rubriek	Uitleg
BTW-tarieven	Instellen van de BTW-tarieven die gebruikt worden binnen Robaws.
Betaalvoorwaarden	Instellen van de betaalvoorwaarden die gebruikt worden voor de facturatie.
Prijsgroep	Je kan een klant toevoegen aan een prijsgroep om op die manier korting te kunnen geven aan de klant.
Grootboekrekening	De grootboekrekeningen kunnen in Robaws gebruikt worden in functie van de boekhouding.
Valuta	Je kan gebruik maken van afwijkende valuta. De valuta die je wenst te gebruiken, kan je hier aanmaken.
Aantal formules	Aantal formules worden gebruikt om het aantal uit een offerte te bepalen op basis van parameters van een formule.
Korting- en toeslagregels	Een algemene regel korting of toeslag toevoegen op de factuur.

Planning

Rubriek	Uitleg
Verlofperiodes	Je kan standaard verlofperiodes ingeven zodat deze doorkomen naar de dagplanning.
Planning type	De planning types worden gebruikt in de dagplanning om onderandere kleuren te geven aan het overzicht van de dagplanning.
Planning resources	Planning resources zijn handig in gebruik indien je met vaste teams van werknemers/arbeiders werkt.
Herhalende periodes	Bij deze instelling kan je standaard herhalende periodes instellen die gebruikt worden voor een terugkerend planningsitem.

Werknemer

Rubriek	Uitleg
Inhouding of bijbetaling	Aan een aan- of afwezigheid kan een bijbetaling of inhouding gekoppeld worden.
Werknemersrollen	Aan de werknemersrol kan je uurcodes koppelen die je toewijst aan een bepaalde werknemer.

Overige

Rubriek	Uitleg
Bedrijf	Je kan 1 of meerdere bedrijven aanmaken die je binnen de omgeving wenst te gebruiken.
Eenheden	Aanmaken van eenheden waarmee je wenst te werken.
Type	Aanmaken van types die je bij de posten/offerten/vorderingen kan gebruiken. (voorbeeld: SOG, VH)
Herhalende periodes	Bij deze instelling kan je standaard herhalende periodes instellen die gebruikt worden voor een terugkerend planningsitem.
Mobiliteit	Verschillende soorten mobiliteit kunnen aangemaakt worden om toe te passen op de kilometervergoeding van de werknemer.
Loontype	De loontypes worden gebruikt om de mobiliteit in te stellen.
Kassa	Aanmaken van verschillende kassa's die gebruikt kunnen worden in de kassa-module.
Activiteiten	Activiteiten kunnen gebruikt worden doorheen volledig Robaws met het oog op de nacalculatie.
Formulieren	Formulieren aanmaken om deze te laten invullen in Wappy .

Instellingen

Instelling	Uitleg
Standaard BTW-land	De standaard landcode die ingevuld wordt bij klanten en leveranciers in het veld voorzien voor BTW-nummer.
Tijdzone	De tijdzone waarin je je bevindt.
Taal	De standaard taal die gebruikt wordt.
Themakleur & accentkleur	Deze kleuren worden gebruikt voor de weergave van jouw Robaws-omgeving.
Aangepaste dashboard-URL	Indien je werkt met een Power BI kan je de URL daarvan ingeven in dit veld. Onder de module 'dashboard' zal je dit te zien krijgen.
Aantal rijen in overzicht	Hiermee kan je zelf beslissen wat de aantallen zijn die je op 1 pagina kan zien in Robaws.
Barcode	Hier kan je de keuze maken tussen barcode of QR-code.
Eindklant	Het gebruik van eindklant kan je hier activeren. Van zodra dit geactiveerd is, kan je gebruik maken van de eindklant.
Post beperken tot offertes	Als je deze functie activeert, zorg je ervoor dat je de posten enkel kan selecteren binnen een offerte, maar niet in andere modules.
Korting	Als je dit activeert zal je gebruik kunnen maken van kortingen die je op de lijnen kan toevoegen.
Staffelprijzen	Via de artikelfiche kan je staffelprijzen instellen die gebruikt worden in de verkoop.
Verberg materieel in gebruik	Als deze functie aanligt, kan je materieel die in gebruik is niet meer selecteren. Dit is enkel van toepassing wanneer er op de materieel-fiche iets toegewezen is onder 'in gebruik'.
Stockreservaties	Als deze functie geactiveerd is, kan je artikelen gedurende een periode in een stockreservatie steken. Dit heeft invloed op de voorraad van de artikelen.

Aantal decimalen

Via deze functies kan je instellen met hoeveel #decimalen je wenst te werken.

Instelling	Uitleg
Aantal #decimalen	Het aantal decimalen over de volledige omgeving.
Aankoopprijs #decimalen	Het aantal decimalen die gebruikt worden bij de weergave van de aankoopprijs over de volledige omgeving.
Verkoopprijs #decimalen	Het aantal decimalen die gebruikt worden bij de weergave van de verkoopprijs over de volledige omgeving.
Aantal formula-aantal #decimalen	Het aantal decimalen die gebruikt worden bij de aantalformules.

PDF

Via de instellingen met betrekking tot PDF kan je enkele algemene instellingen maken die betrekking hebben op alle PDF's binnen Robaws. Er zijn echter nog specifieke instellingen per module. Deze kan je instellen bij het aanmaken van de dynamische pdf .

Instelling	Uitleg
Verberg 0 op pdf	Als deze functie geactiveerd is, zal je ervoor zorgen dat nullen op de pdf verborgen worden.
1 tabelhoofding per pagina	Als deze functie geactiveerd is, zorg je ervoor dat de hoofding van de kolommen van de tabel slecht 1x op elke pagina staat.
Omgekeerde header op PDF	De tekst in de hoofding van de PDF moet gewisseld worden.
Lijnen met 0 aantal niet tonen op pdf	Als deze functie actief is, worden alle lijnen die aantal 0 hebben niet weergegeven op de pdf.
Gebruik Markdown	Om opmaak toe te voegen aan de lijnen kan je gebruik maken van Markdown . In dit geval zijn de opmaakstijlen niet meer van toepassing.
Opmaak	Deze functie moet je activeren als je wenst gebruik te maken van de opmaak binnen uw documenten.
Totaal per BTW-tarief tonen	Op de pdf zie je een onderscheid en onderverdeling per BTW-tarief en zie je niet enkel het totaal BTW-bedrag staan.
Klantinformatie op PDF	Hier kan je een keuze maken tussen de klant of eindklant te tonen op de pdf.
Ruimte postnummer & lijnnummer	Via deze 2 instellingen kan je zelf de breedte van de kolom 'postnummer' en 'lijnnummer' instellen.
Instellingen m.b.t. foto	Met deze instellingen kan je het formaat van je foto aanpassen. Je kan dit doen voor de offerte en het formulier.

Hoofdniveau

Als je op een document verwijst naar gegevens uit een andere module kan je zelf beslissen welke gegevens van deze module weergegeven worden in de hoofdingen op de pdf. Je kan dit zelf instellen door gebruik te maken van vervangingscodes .

Opmaak

Via deze instelling kan je verschillende opmaakstijlen aanmaken en kan je ook specifieke instellingen doen m.b.t. de lijntypes die we binnen Robaws hebben.

PDF Lettertypen

Binnen Robaws maken we gebruik van een standaard lettertype. Indien je een specifieke huisstijl hebt met een specifiek lettertype, kan je dit lettertype hier uploaden om op de PDF-documenten te gebruiken.

Aanspreekvormen & rechtsvormen

Via deze instelling kan je aanspreekvormen en rechtsvormen aanmaken die je dan toevoegt aan de klanten- of leveranciersfiche.
Deze zijn voornamelijk van belang bij de briefwisseling of mailverkeer met de klant/leverancier.

Taken

Doorheen alle modules binnen Robaws kan er gebruik gemaakt worden van taken . Deze instellingen zijn van toepassen voor de taken overheen alle modules.

Instelling	Uitleg
Toon alleen taken binnen tijdsperiode (#dagen)	Hier kan je een specifiek aantal dagen instellen waarbij je de taken wil tonen, rekening houdend met de uiterste uitvoeringsdatum van de taak.
Statussen	Er kunnen statussen aangemaakt worden waaronder je een taak wenst te steken. Dit geeft de fase weer waarin de taak zich bevindt.

Bestanden

Onder de bestanden kan je een pdf-document uploaden die dan gebruikt kan worden om toe te voegen aan een e-mailtemplate richting de klant/leverancier.
Hier kan je bijvoorbeeld de algemene verkoopsvoorwaarden toevoegen die je dan later zal toevoegen als standaard bijlage in de mail naar de klant.

Bijgewerkt op: 17/12/2024