Meerdere bedrijven
Er kunnen in één Robaws-omgeving meerdere bedrijven aangemaakt worden. In dit artikel wordt enerzijds uitgelegd hoe je de bedrijven kan aanmaken en wat de desbetreffende instellingen zijn om meerdere bedrijven te gebruiken. Anderzijds wordt toegelicht welke meerwaarde je met het gebruik van deze verschillende bedrijven kan bereiken.
Je kan in Robaws meerdere bedrijven aanmaken en de bijhorende gegevens per bedrijf ingeven.
Een bedrijf aanmaken doe je via instellingen > algemeen > bedrijf (blauwe knop). Via het plusteken maak je een nieuw bedrijf aan.
Bij het aanmaken van een bedrijf voorzie je best volgende gegevens en documenten:
Dagboek: voeg het dagboek toe dat van toepassing is voor dit bedrijf.
btw-nummer en KvK-nummer: btw-nummer en KvK-nummer van het bedrijf.
Bankaccount: het bankrekeningnummer van het bedrijf. Dit bankrekeningnummer wordt verwerkt in de betalingsbestanden of wordt gebruikt voor de koppeling met Mollie en voor alle andere betalingsverrichtingen.
Adres: het adres van de maatschappelijke zetel van het bedrijf of adres van waaruit de verplaatsingen gebeuren. Dit adres wordt gebruikt om de kilometers automatisch te berekenen op basis van het project. Er wordt rekening gehouden met het projectadres en bedrijfsadres. Indien het adres niet ingevuld is, dan zullen de kilometers niet automatisch berekend kunnen worden.
Briefpapier: hier kan je een pdf-bestand inladen van je briefpapier. Dit briefpapier wordt gebruikt als achtergrond voor verschillende pdf-documenten die je uit Robaws kan exporteren, zoals offerten, facturen, werkbonnen,... Bij het briefpapier kunnen de marges volledig naar eigen wens ingesteld worden.
Briefpapier horizontaal: hier kan je een pdf-bestand inladen van je horizontaal briefpapier. Het horizontaal briefpapier wordt gebruikt als achtergrond voor verschillende pdf-documenten die je uit Robaws kan exporteren, zoals een vordering of calculatiedetail van een offerte.
Logo: het logo wordt nergens in de Robaws-omgeving weergegeven, maar wordt getoond op een externe website. Indien je ervoor kiest om een document digitaal te laten ondertekenen door de klant, dan wordt de klant via een link in de e-mail doorgestuurd naar een externe website. Op deze website verschijnt jouw bedrijfslogo en is het voor de klant duidelijk dat hij/zij een document van jouw bedrijf zal ondertekenen.
Binnen verschillende modules in Robaws kan je één van de voorziene bedrijven toewijzen aan het document. Op basis van jouw keuze wordt er rekening gehouden met de instellingen van het geselecteerde bedrijf. Zo zal Robaws het briefpapier gebruiken dat voor dat bedrijf voorzien werd, of zal Robaws bij de aanmaak van facturen meteen het juiste dagboek gebruiken.
Als je het bedrijf toekent aan een document, dan wordt dit bedrijf overgenomen naar een volgend document. (bv: als je een bedrijf instelt op een offerte en je zet de offerte om naar project, dan zal het bedrijf automatisch meegenomen worden naar het project).
Voeg in jouw overzichten altijd de kolom 'bedrijf' toe. Op deze manier kan je steeds vanuit het overzicht raadplegen voor welk bedrijf het document opgemaakt is. Je kan dit aanpassen via instellingen > module die van toepassing is > overzicht > toevoegen > kolomtype = 'standaard' > standaard kolom = 'bedrijf'
Als je verschillende bedrijven toegevoegd hebt in Robaws, dan maak je wellicht ook gebruik van verschillende dagboeken i.f.v. facturatie. Je zal meerdere dagboeken moeten toevoegen om de facturatie goed te laten verlopen.
Een extra dagboek toevoegen doe je via volgende stappen:
1) Ga naar instellingen > aan- of verkoopfacturen
2) Klik bij dagboeken op 'toevoegen'
3) Vul in onderstaand kader alle gegevens in met betrekking tot het dagboek. De gegevens van factuur en creditnota zijn dezelfde.
Naam: geef het dagboek een naam
Prefix: het voorzetsel van je factuurnummer (bijvoorbeeld Fyyyy -> F2023...)
Nummers factuurnummer: het aantal nummers dat nog na de prefix moet komen (bijvoorbeeld 4 -> F20230001)
UBL naar e-mailadres: wanneer je de facturen naar een UBL e-mailadres (postbus) van het boekhoudprogramma wil sturen, kan je een afzonderlijk e-mailadres per dagboek ingeven
Gebruik factuurnummers voor creditnota's: de factuurnummering loopt door. Er wordt een factuurnummer aan een creditnota toegekend. Indien je deze functie niet activeert, dan zal je voor de creditnota's een aparte nummering moeten instellen.
De instellingen voor verkoop- en aankoopfacturen kunnen via dezelfde, bovenstaande stappen ingesteld worden.
Wanneer je voor 2 afzonderlijke bedrijven een afzonderlijk dagboek aangemaakt hebt, dan krijg je bij het maken van een factuur de keuze voor welk dagboek je een factuur wenst op te maken.
Afhankelijk van je keuze zal de factuurnummering van dat dagboek gebruikt worden.
Op deze manier kan je binnen de modules facturen en aankoopfacturen een afzonderlijke boekhouding laten lopen en dit in één omgeving.
In het bedrijfsprofiel kunnen extra velden voorzien worden. Hiervoor ga je naar instellingen > algemene instellingen > bedrijf. Via bijkomende instellingen kan je extra velden aanmaken, die vervolgens zullen weergegeven worden in het bedrijfsprofiel.
Aanmaken bedrijven
Je kan in Robaws meerdere bedrijven aanmaken en de bijhorende gegevens per bedrijf ingeven.
Een bedrijf aanmaken doe je via instellingen > algemeen > bedrijf (blauwe knop). Via het plusteken maak je een nieuw bedrijf aan.
Bij het aanmaken van een bedrijf voorzie je best volgende gegevens en documenten:
Dagboek: voeg het dagboek toe dat van toepassing is voor dit bedrijf.
btw-nummer en KvK-nummer: btw-nummer en KvK-nummer van het bedrijf.
Bankaccount: het bankrekeningnummer van het bedrijf. Dit bankrekeningnummer wordt verwerkt in de betalingsbestanden of wordt gebruikt voor de koppeling met Mollie en voor alle andere betalingsverrichtingen.
Adres: het adres van de maatschappelijke zetel van het bedrijf of adres van waaruit de verplaatsingen gebeuren. Dit adres wordt gebruikt om de kilometers automatisch te berekenen op basis van het project. Er wordt rekening gehouden met het projectadres en bedrijfsadres. Indien het adres niet ingevuld is, dan zullen de kilometers niet automatisch berekend kunnen worden.
Briefpapier: hier kan je een pdf-bestand inladen van je briefpapier. Dit briefpapier wordt gebruikt als achtergrond voor verschillende pdf-documenten die je uit Robaws kan exporteren, zoals offerten, facturen, werkbonnen,... Bij het briefpapier kunnen de marges volledig naar eigen wens ingesteld worden.
Briefpapier horizontaal: hier kan je een pdf-bestand inladen van je horizontaal briefpapier. Het horizontaal briefpapier wordt gebruikt als achtergrond voor verschillende pdf-documenten die je uit Robaws kan exporteren, zoals een vordering of calculatiedetail van een offerte.
Logo: het logo wordt nergens in de Robaws-omgeving weergegeven, maar wordt getoond op een externe website. Indien je ervoor kiest om een document digitaal te laten ondertekenen door de klant, dan wordt de klant via een link in de e-mail doorgestuurd naar een externe website. Op deze website verschijnt jouw bedrijfslogo en is het voor de klant duidelijk dat hij/zij een document van jouw bedrijf zal ondertekenen.
Toepassen van meerdere bedrijven binnen Robaws
Binnen verschillende modules in Robaws kan je één van de voorziene bedrijven toewijzen aan het document. Op basis van jouw keuze wordt er rekening gehouden met de instellingen van het geselecteerde bedrijf. Zo zal Robaws het briefpapier gebruiken dat voor dat bedrijf voorzien werd, of zal Robaws bij de aanmaak van facturen meteen het juiste dagboek gebruiken.
Als je het bedrijf toekent aan een document, dan wordt dit bedrijf overgenomen naar een volgend document. (bv: als je een bedrijf instelt op een offerte en je zet de offerte om naar project, dan zal het bedrijf automatisch meegenomen worden naar het project).
Voeg in jouw overzichten altijd de kolom 'bedrijf' toe. Op deze manier kan je steeds vanuit het overzicht raadplegen voor welk bedrijf het document opgemaakt is. Je kan dit aanpassen via instellingen > module die van toepassing is > overzicht > toevoegen > kolomtype = 'standaard' > standaard kolom = 'bedrijf'
Werken met meerdere bedrijven binnen facturatie
Aanmaken verschillende dagboeken per bedrijf
Als je verschillende bedrijven toegevoegd hebt in Robaws, dan maak je wellicht ook gebruik van verschillende dagboeken i.f.v. facturatie. Je zal meerdere dagboeken moeten toevoegen om de facturatie goed te laten verlopen.
Een extra dagboek toevoegen doe je via volgende stappen:
1) Ga naar instellingen > aan- of verkoopfacturen
2) Klik bij dagboeken op 'toevoegen'
3) Vul in onderstaand kader alle gegevens in met betrekking tot het dagboek. De gegevens van factuur en creditnota zijn dezelfde.
Naam: geef het dagboek een naam
Prefix: het voorzetsel van je factuurnummer (bijvoorbeeld Fyyyy -> F2023...)
Nummers factuurnummer: het aantal nummers dat nog na de prefix moet komen (bijvoorbeeld 4 -> F20230001)
UBL naar e-mailadres: wanneer je de facturen naar een UBL e-mailadres (postbus) van het boekhoudprogramma wil sturen, kan je een afzonderlijk e-mailadres per dagboek ingeven
Gebruik factuurnummers voor creditnota's: de factuurnummering loopt door. Er wordt een factuurnummer aan een creditnota toegekend. Indien je deze functie niet activeert, dan zal je voor de creditnota's een aparte nummering moeten instellen.
De instellingen voor verkoop- en aankoopfacturen kunnen via dezelfde, bovenstaande stappen ingesteld worden.
Aanmaken van facturen voor verschillende bedrijven
Wanneer je voor 2 afzonderlijke bedrijven een afzonderlijk dagboek aangemaakt hebt, dan krijg je bij het maken van een factuur de keuze voor welk dagboek je een factuur wenst op te maken.
Afhankelijk van je keuze zal de factuurnummering van dat dagboek gebruikt worden.
Op deze manier kan je binnen de modules facturen en aankoopfacturen een afzonderlijke boekhouding laten lopen en dit in één omgeving.
Extra velden
In het bedrijfsprofiel kunnen extra velden voorzien worden. Hiervoor ga je naar instellingen > algemene instellingen > bedrijf. Via bijkomende instellingen kan je extra velden aanmaken, die vervolgens zullen weergegeven worden in het bedrijfsprofiel.
Bijgewerkt op: 12/01/2024
Dankuwel!