Werknemers
In Robaws kan je de werknemers toevoegen in de module 'werknemers'.
Een werknemersfiche is een verzamelplaats voor persoonlijke en werkgerelateerde gegevens van een werknemer. Deze zijn belangrijk in de werking.
De module 'werknemers' staat in Robaws in nauwe connectie met de dagplanning, werkbonnen en Wappy.
In dit artikel worden volgende zaken toegelicht:
- Overzichtsscherm
- Een nieuwe werknemer aanmaken
- De werknemersfiche
- De verschillende tabbladen op de werknemersfiche
- De actieknoppen
Overzichtsscherm
Het overzichtsscherm is het scherm waar je in 1 oogopslag een overzicht krijgt van alle werknemers in jouw bedrijf.
Het overzichtsscherm is een weergave van een aantal kolommen, gebaseerd op standaard en/of extra velden. De keuze en volgorde van de kolommen kan naar eigen keuze ingesteld worden.
Het overzichtsscherm biedt verschillende mogelijkheden:
- Verschillende tabbladen maken: bv. je maakt een apart tabblad voor werknemers in loondienst en zelfstandigen
- Snelle en geavanceerde filters gebruiken: bv. je stelt een snelle filter in voor alle werknemers met de status 'in dienst'
- Sorteren op de zichtbare kolommen: bv. je wil de werknemers sorteren op naam aflopend
In elke module is er standaard 1 overzicht toegevoegd die bij elke gebruiker altijd zichtbaar is.
Een nieuwe werknemer aanmaken
Een nieuwe werknemer aanmaken kan enkel vanuit het overzichtsscherm van de werknemers. Hiervoor klik je op het + teken links bovenaan bij de actieknoppen.
In een nieuwe werknemersfiche wordt de status automatisch ingevuld. Deze beginstatus kan je bepalen via de instellingen van de werknemers.
Andere velden moet je manueel invullen.
Heb je een hele lijst met werknemers? Je kan er ook voor kiezen om deze te importeren via excel.
De werknemersfiche
Een werknemersfiche is opgebouwd uit enkele blokken met standaard velden, mogelijk aangevuld met extra velden die je kan aanmaken via de instellingen.
In het onderstaand overzicht kan je alle velden met bijhorende uitleg terug vinden:
Werknemer gegevens
Dit venster bevat enkele persoonlijke gegevensvan de werknemer. Hieronder een overzicht van de minder vanzelfsprekende velden met daarbij horende uitleg:
Veld | Uitleg |
|---|---|
INSZ | Identificatienummer van de Sociale Zekerheid |
Detachering | Detachering is het proces waarbij een werkgever een werknemer tijdelijk uitleent aan een andere onderneming |
Wordt gebruikt om de werknemer onderverdelen in een bepaalde groep in het overzicht van de dagplanningsmodule | |
Het bedrijf waartoe de werknemer hoort - dit is enkel zichtbaar als je meerdere bedrijven actief hebt | |
Hier kan je de dagplanning voor de werknemer laten synchroniseren met Outlook of Google agenda | |
Wordt gebruikt om de werknemer te koppelen aan de juiste werknemer in Geo - enkel bij actieve koppeling met Geodynamics |
Samenwerkingsverband
Dit venster bevat enkele werk-gerelateerde gegevens van de werknemer. Hieronder een overzicht van de minder vanzelfsprekende velden met daarbij horende uitleg:
Veld | Uitleg |
|---|---|
AO-type | Je bepaalt welk type werknemer dit is (loondienst, zelfstandig, interim,..) - deze opties kunnen niet zelf aangemaakt worden |
Je bepaalt welke rol de werknemer krijgt. Op basis van de werknemersrol worden types werken vastgelegd voor deze werknemer o.b.v uurcodes | |
Je koppelt een uurrooster aan deze werknemer met het aantal uren die deze werknemer moet werken | |
De loonkost van de werknemer per uur wordt hier vastgelegd. Dit wordt gebruikt bij de kostprijzen van de werkbonnen | |
Je bepaalt als de werknemer mobiliteitsvergoeding moet krijgen voor de afgelegde afstanden | |
Woon/werk mobiliteit toepassen | Je bepaalt als de werknemer vergoeding moet krijgen voor woon-werk verkeer |
Standaard uurcode | Een standaard werk die de werknemer doet. Bij het opmaken van een werkbon wordt deze uurcode steeds gebruikt. |
Stocklocatie | Kan van toepassing zijn als je gebruik maakt van voorraadbeheer in Robaws |
Adres
Robaws heeft een automatische link met Google Maps. Bij het invullen van het adres bij 'Geef een locatie op' zoeken we in de bijhorende Google Maps kaart naar het juiste adres.
Het adres van de werknemer wordt gebruikt voor de woon/werk mobiliteit.
Inzichten
Dit geeft een overzicht van alle linken met deze werknemer. Je kan de linken naar werkbonnen, materieel en installaties hier terugvinden.
Het is niet mogelijk om via deze inzichten nieuwe zaken aan te maken. Je kan enkel snel doorklikken naar de zaken met een rechtstreekse link met deze werknemer.
De verschillende tabbladen op de werknemersfiche
Onderaan de werknemersfiche zijn er enkele tabbladen:
- Certificaten: certificaten die de werknemer nodig heeft om zijn werk uit te voeren, kunnen hier geregistreerd worden.
- Bestanden: alle bestanden die belangrijk zijn voor de werknemer worden hier toegevoegd.
- Opmerkingen: interne opmerkingen m.b.t. deze werknemer. De opmerkingen zijn enkel zichtbaar voor gebruikers die toegang hebben tot de werknemers in Robaws.
- Taken: overzicht van de taken die gekoppeld zijn aan deze werknemer.
- Planning: overzicht van alle data waarop de werknemer ingepland werd in de dagplanning. Je kan via deze weg ook nieuwe opdrachten aanmaken in de dagplanning.
- Inhouding/bijbetaling: een bedrag dat afgetrokken of bijgevoegd wordt aan het loon. Dit is belangrijk bij de koppeling met de sociale administratie.
De actieknoppen
In het overzicht van de werknemers en in de werknemersfiche zelf, vind je bovenaan enkele actieknoppen.
Vanuit deze actieknoppen kan je bepaalde vanzelfsprekende handelingen uitvoeren zoals: toevoegen, verwijderen, archiveren, exporteren naar excel.
Daarnaast heb je nog enkele specifieke actieknoppen:
Actieknop | Handeling |
|---|---|
Met de PDF-knop neem je een prestatiefiche van de werknemer met de gepresteerde uren/kilometers voor een specifieke periode. | |
Je kan een mail sturen naar de werknemers. Dit doe je door gebruik te maken van een e-mailtemplate. | |
Je kan een werknemersfiche vergrendelen. Dit zorgt ervoor dat er geen aanpassingen meer gedaan kunnen worden. |
Bijgewerkt op: 03/09/2025
Dankuwel!