Verhuurbonnen (BINNENKORT)

Verhuurt je bedrijf bepaalde artikelen of materieel? Dit kan in Robaws binnen de module 'verhuur'.

Voorbeeld verhuurmodule

Ik heb in mijn firma een graafmachine die verhuurd wordt aan klanten die hiervan gebruik maken tijdens hun werken. Voor deze graafmachine betaalt de klant een bepaalde prijs op basis van de gehuurde periode. Daarnaast kunnen ook extra diensten zoals het transport, reinigen,.. aangerekend worden bij verhuur van deze graafmachine.

Klinkt bovenstaand voorbeeld je bekend in de oren? Dan zal de verhuurmodule in Robaws voor jou zeker een meerwaarde bieden in je werking.

Voorbereiding

Voordat we aan de slag kunnen met de verhuurmodule zijn er enkele zaken belangrijk.

Als eerste zorg je ervoor dat de instellingen correct staan.

Ten tweede hebben we een verhuurartikel nodig. Volg onderstaande stappen om de artikelen voor verhuur correct aan te maken.

1. Maak een nieuw artikel aan via het overzicht van de artikelen.
2. Kies voor het veld 'artikel type' het type 'verhuur'.
3. Zodra je het artikeltype op 'verhuur' gezet hebt, krijg je een extra kader 'verhuurtarief' op de artikelfiche. Deze prijzen worden op de verhuurbonnen gebruikt + op de factuur die je vanuit de verhuurbon genereert. Hieronder vind je meer uitleg terug hoe je dit precies instelt.

4. Rechts op de artikelfiche vind je de kostprijs en verkoopprijs terug. Deze prijzen worden op de offerte gebruikt + op de factuur die je vanuit de offerte genereert.

Gebruik verhuurbonnen

Het gebruik van verhuurbonnen situeert zich volledig in de module 'verhuurbonnen'. Deze module moet je eerst activeren in je gebruikersrol.

Wil je een offerte maken voordat de verhuur begint? Dan kan je dit doen via de offerte module. Je kan het artikel toevoegen aan de offerte.

Let op: Op de offerte verschijnen de kostprijs en verkoopprijs van de artikelfiche en niet de prijzen van de verhuurtarieven.

Los van de specifieke werking van verhuurbonnen die hieronder wordt toegelicht, kan je net als in andere modules ook bestanden toevoegen, opmerkingen plaatsen, taken aanmaken en extra velden opstellen.

Uitgaande verhuur (= start van de verhuur)

Om een uitgaande verhuur te registreren, maak je een nieuwe verhuurbon aan. Dit doe je op het + teken in het overzicht van de verhuurbonnen.

Een verhuur hangt vast aan een project, dus je zal altijd een project moeten koppelen aan de verhuurbon. De klant en het bedrijf worden automatisch overgenomen uit het project.

Het bedrijf heeft later een belangrijke invloed bij het afsluiten van een periode en opmaken van factuur/werkbon.

Om een uitgaande verhuur te registreren, doorloop je volgende stappen:

1. Geef de correcte datum in (start verhuur). Deze datum wordt gebruikt om de verhuurperiode te registreren.
2. Koppel een project.
3. Voeg de gewenste verhuurartikelen toe.
4. Geef in de kolom 'UIT' het aantal artikelen in die verhuurd worden. Het aantal dagen wordt hier niet ingegeven.
5. Geef eventueel het aantal keer 'extra diensten' in die je bij start van de verhuur uitvoert (en achteraf zal aanrekenen).
6. Onderaan de verhuurbon kan je bij 'items' nog extra artikelen toevoegen die je bij start van de verhuur meegeeft en later aangerekend zullen worden. Dit zullen meestal verbruiksgoederen zijn: schuurpads, filters, ...

Voorbeeld:

Ik ga mijn 3 graafmachines verhuren voor het gebruik op werf P260051. Samen met de verhuur van deze graafmachine wordt transport aangerekend omdat ik deze graafmachines zelf moet leveren.

Inkomende verhuur (= einde van de verhuur)

Om een inkomende verhuur te registreren, maak je een nieuwe verhuurbon aan. Dit doe je op het + teken in het overzicht van de verhuurbonnen.

Een verhuur hangt vast aan een project, dus je zal altijd een project moeten koppelen aan de verhuurbon. De klant en het bedrijf worden automatisch overgenomen uit het project.

Het bedrijf heeft later een belangrijke invloed bij het afsluiten van een periode en opmaken van factuur/werkbon.

Om een inkomende verhuur te registreren, doorloop je volgende stappen:

1. Geef de correcte datum in (einde verhuur). Deze datum wordt gebruikt om de verhuurperiode te registreren.
2. Koppel een project.
3. Voeg de gewenste verhuurartikelen toe.
4. Geef in de kolom 'IN' het aantal artikelen in die terug ontvangen worden. Het aantal dagen wordt hier niet ingegeven.
5. Geef eventueel het aantal keer 'extra diensten' in die je bij einde van de verhuur uitvoert (en achteraf zal aanrekenen).
6. Onderaan de verhuurbon kan je bij 'items' nog extra artikelen toevoegen die je bij einde van de verhuur gebruikt hebt en later aangerekend zullen worden. Dit zullen meestal verbruiksgoederen zijn: schuurpads, schoonmaakgerei,...

Belangrijk: Indien het inkomend aantal verhuurartikelen hoger ligt dan het uitgaand aantal verhuurartikelen, zal je een foutmelding krijgen en kan je de boekingsperiode bijgevolg niet afsluiten.

Voorbeeld:

Van mijn 3 verhuurde graafmachines ga ik ze alle drie terug ontvangen na de verhuurperiode. Er wordt hiervoor ook reinigen aangerekend per machine om de graafmachines volledig te reinigen.

Verhuurperiode afsluiten - werkbon of factuur aanmaken

Je bepaalt eenmalig in de instellingen of je de verhuurbonnen wilt verrekenen via een werkbon of via een factuur. Alle verhuurbonnen zullen de gekozen facturatiestrategie volgen.

Verhuurbonnen worden niet afzonderlijk verrekend, maar wel per periode. Deze boekingsperiode is een tijdsperiode die je zelf bepaalt. Als je deze boekingsperiode afsluit, zullen alle verhuurbonnen die binnen deze periode vallen, verrekend worden. De boekingsperiode kan je per bedrijf afsluiten, zodat enkel de verhuurbonnen van één van je bedrijven verrekend worden.

Doorloop volgende stappen om een boekingsperiode af te sluiten:

1. Maak een boekingsperiode aan via de actieknop bovenaan in het overzicht van de verhuurbonnen.
2. Geef een van- en tot datum in voor de boekingsperiode.
3. Selecteer het bedrijf waarvoor deze boekingsperiode van toepassing is.
4. Klik op boeken om de boekingsperiode te sluiten en alle openstaande verhuurartikelen op een factuur/werkbon te plaatsen.

Zodra een periode geboekt is, worden alle verhuurbonnen van het gekoppelde bedrijf in die periode vergrendeld en op een factuur of werkbon geplaatst.

Indien er nog lopende huurperiodes zijn, wordt reeds het deel dat binnen de periode valt op de factuur/werkbon geplaatst.

Extra mogelijkheden en aandachtspunten

Extra diensten instellen

Je kan extra diensten aanmaken die gekoppeld aan een verhuur kunnen aangerekend worden.

Eigenschappen

• De extra diensten worden op elke verhuurbon getoond en zijn voor alle artikelen van toepassing. Je kan ze niet aan of uitzetten per artikel.
• Per artikel kan je wel de prijs van de extra dienst instellen.

Voorbeeld: extra dienst 'reinigen' - als je een graafmachine verhuurt, wordt automatisch een extra dienst 'reinigen' aangerekend na verhuur.

Aanmaken

Deze extra diensten maak je zelf aan in de instellingen.

Een extra dienst heeft een 'type': dit bepaalt of deze extra dienst al meteen voor een IN/UIT beweging zorgt. Lees zeker de uitleg bij de instellingen en hieronder goed na om dit correct in te stellen, zodat je vermijdt dat er dubbele IN/UIT bewegingen geregistreerd worden!

Type extra dienst

N/A:

• op de verhuurbon zal je het aantal IN of UIT eerst invullen en kan je indien gewenst deze dienst bijkomend selecteren.
• hiermee kan je aantal IN of UIT verschillen van het aantal extra dienst
• Voorbeeld: ik verhuur 3 pompen en lever ze zelf bij de klant: UIT = 3 stuks, extra dienst 'transport' = 1 stuk

IN of UIT

• op de verhuurbon zal je enkel deze dienst invullen, en dit zorgt meteen ook voor een IN/UIT registratie van hetzelfde aantal.
• het aantal IN/UIT kan dus niet verschillen van deze dienst.
• Voorbeeld: ik verhuur 3 pompen, en reken telkens een onderhoud aan op het einde van de verhuurperiode: IN = niets invullen, extra dienst 'IN onderhoud' = 3 stuks.

Afwijkende verhuurtarieven

Je kan op verschillende niveaus afwijken van het verhuurtarief dat je in de artikelfiche hebt ingesteld. Deze volgen volgende hiërarchie:

1. Verhuurbon: op de verhuurbon kan je een verhuurtarief aanmaken specifiek van toepassing op deze bon. Dit bepaal je in het tabblad 'verhuurtarieven'. Het tarief op de UIT verhuurbon heeft voorrang op het tarief op de IN verhuurbon.
2. Project: op het project kan je een verhuurtarief aanmaken dat specifiek van toepassing is voor alle verhuurbonnen op het project.
3. Klant: op de klantenfiche kan je een verhuurtarief aanmaken dat specifiek van toepassing is voor alle verhuurbonnen voor deze klant.
4. Artikel: de laagste hiërarchie is op de artikelfiche: als er geen afwijkende verhuurtarieven werden ingesteld op klant, project of verhuurbon, dan zal naar het verhuurtarief van het artikel gekeken worden. Deze moet altijd ingevuld zijn voor een goeie werking.

Los daarvan is het uiteraard ook mogelijk om op het einde het tarief manueel aan te passen op de factuur of op de werkbon.

Bijgewerkt op: 03/06/2026