Artikelen over: Import
Dit artikel is ook beschikbaar in:

Import | Algemene uitleg

Met de import tool kan je snel en eenvoudig grote hoeveelheden data importeren en bestaande data updaten in Robaws.


Navigeer snel naar:


Basisprincipes


  • Als je in je werkomgeving importeert, heeft dit meteen gevolgen voor je data. Wees voorzichtig met de import tool om fouten en datavervuiling te vermijden. Lees deze uitleg en de uitleg per module grondig door.
  • De data die je invult in de import template mag geen witregels of lege lijnen bevatten. Dit stopt de import.
  • De data die je invult in de import template moet in het juiste formaat staan: als je een getal in Robaws kan invullen, dan moet je import ook een getal zijn, zonder € of tekst erbij.
  • De data in je template mag geen formules bevatten. Dit blokkeert de import.
  • Als je verwijst naar bestaande data in Robaws, let dan goed op de schrijfwijze en hoofdletters, deze moeten exact overeenkomen.
Tip: als je niet vertrouwd bent met de import tool, kan je deze best eerst uittesten via staging.robaws.com. Dit is een testomgeving die geen gevolgen heeft voor je werkomgeving. Deze wordt 's nachts overschreven waardoor je je testen de volgende dag kwijt bent.


Data importeren


1) Download de Import template in jouw omgeving. Je vindt deze terug bij instellingen > import

In deze template kan je de data dat je wilt importeren, invoegen in het correcte tabblad. Hierboven kan je doorklikken naar de desbetreffende modules om te zien waarop er gelet moet worden wanneer je de data invoegt. Hou rekening met een aantal belangrijke basisprincipes.

De meeste modules werken op basis van meerdere tabs, om artikelen in te laden bijvoorbeeld maak je gebruik van zowel het tabblad 'articles' als 'articlesuppliers'.


2) Importeer data in Robaws

Wanneer de data in de Excel correct staat kan je deze uploaden in Robaws met behulp van de knop 'Importeer' .

Er zal een balkje in het overzicht bijkomen met de datum, het aantal lijnen en de vooruitgang. Als de import klaar is, verandert de status.


Status

Uitleg

Klaar

Import is correct uitgevoerd, data kan je terugvinden in het systeem

Klaar met waarschuwingen

Import is uitgevoerd, maar sommigen velden konden niet gevonden worden. Mogelijke problemen: een hoofdrecord dat niet gevonden werd, datum niet in het correcte formaat, kolomtitel die niet bestaat, ...

Klaar met fouten

Import is onderbroken en mislukt

3) Rapport opvragen

Indien je met fouten en/of waarschuwingen zit tijdens een import kan je via het rapport de fout raadplegen. Is de fout niet meteen duidelijk kan je support contacteren via de chat of support@robaws.be en helpen we jou verder met de correctie van de fout.


Data updaten


Aan de hand van de import template kan ook een update van bestaande fiches gebeuren. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is een prijsupdate. Hierbij kan je in de Excel gebruik maken van de UPDATE_BY kolom. Hierin vul je de naam van de kolom in op basis van welke kolom je de update wilt uitvoeren. Je voert dus niet de waarde van het veld in, dit gebeurt in de kolom zelf.



In bovenstaand voorbeeld wordt een artikel geüpdatet op basis van het artikelnummer. Indien artikelnummer 'ART123' in Robaws bestaat, zal de prijs van dit artikel geüpdatet worden. Wordt er geen match gevonden, dan wordt er een nieuw artikel toegevoegd met de gegevens op die lijn. Per module kan je nalezen op welke waarden je de updaten kan baseren.


Als je de kolom UPDATE_BY leeg laat, dan wordt er altijd een nieuw item toegevoegd in het systeem.



Extra mogelijkheden


Extra velden

Modules die extra velden in Robaws bevatten, zullen in de importtemplate extra kolomtitels hebben zodat je ook de extra velden in de import kan opnemen.

Indien je de template reeds downloadde en je ziet de titels voor de extra velden niet staan in de file komt dit waarschijnlijk omdat de extra velden nadien zijn toegevoegd. Wanneer je de template opnieuw download zal je deze zien staan.


Terugdraaien import

Wanneer de import foutief is afgelopen of je de ingeladen data toch wilt verwijderen om de import te herdoen met enkele aanpassingen dan kunnen wij de laatste import gaan terugdraaien.

Hiervoor kan je de support contacteren en dan maken we dit voor jou in orde. Let wel, enkel de laatste import kan teruggedraaid worden. Deed je ondertussen een nieuwe import, kan je de voorgaande niet meer ongedaan maken.

Bij het terugdraaien worden alle nieuw toegevoegde items terug verwijderd. Werd er een update gedaan, dan heeft het terugdraaien geen effect op geüpdatete items, enkel op nieuw toegevoegde.


Tip: als je een import wenst terug te draaien maar dit kan niet meer, dan kan er soms nog via bulk update of automation een oplossing gevonden worden.


Welke modules kan je importeren?


Bijgewerkt op: 11/09/2025

Was dit artikel nuttig?

Deel uw feedback

Annuleer

Dankuwel!