Abonnementen | Algemene uitleg
De module abonnementen dient om automatisch, op vastgelegde tijdstippen, een order of een factuur te genereren.
Factuur = als er een afgesproken bedrag gefactureerd wordt, order = als er een prestatie gepland moet worden.
Voorbeeld 1: je biedt een wachtdienst aan waarvoor de klant maandelijks een vastgelegd bedrag betaalt -> maak een abonnement aan dat maandelijks een factuur genereert.
Voorbeeld 2: je gaat 2x per jaar een tuinonderhoud doen bij je klant -> maak een abonnement aan dat om de 6 maanden een order genereert.
Overzichtsscherm
Het overzicht van de abonnementen kan je aanpassen via de instellingen: welke kolommen wens je, in welke volgorde, welke snelfilters? Daarnaast kan iedere gebruiker zijn eigen overzichten aanmaken en personaliseren.
Via het overzichtsscherm kan je bulk aanpassingen doen voor meerdere abonnementen ineens.
Abonnementen kunnen via de actieknoppen bovenaan verwijderd, gearchiveerd of vergrendeld worden, en kunnen naar excel geëxporteerd worden.
Een nieuw abonnement aanmaken
Volg volgende stappen om een nieuw abonnement aan te maken:
- Voeg een nieuw abonnement toe door op het + teken te klikken. Dit kan vanuit de module abonnementen of vanuit verschillende andere modules (klant, project, offerte,...)
- Vul de algemene info van het abonnement links in
- Kies bij de abonnementsgegevens of het abonnement een factuur of een order moet genereren en zet actief.
- Zodra het abonnement actief staat, kan je de herhaling en de volgende uitvoering kiezen. Je kan in de instellingen zelf de herhalende periodes vastleggen en bepalen of ze een einddatum hebben of niet. Wil je voor één abonnement afwijken van een herhalende periode, kies dan in het abonnement voor de herhaling 'aangepast' en stel deze in.
- Vul onderaan bij items de lijnen aan die op het order / de factuur moeten verschijnen. De details worden hieronder uitgebreid toegelicht.
Een abonnement stopzetten
Ga naar het abonnement en vink bij de abonnementsgegevens 'actief' uit. Er zal vanaf nu geen order / factuur meer gegenereerd worden.
Abonnement voor onderhoud
Je kan een abonnement aanmaken voor vb. jaarlijks onderhoud van een bepaalde installatie, vb een condensatieketel, aan een afgesproken prijs. Tijdens het jaarlijks onderhoud zullen er werkuren en/of materiaal geregistreerd worden. In het abonnement kan je bepalen of deze bovenop de afgesproken prijs gefactureerd moeten worden of niet.
- Kies voor type 'factuur'.
- Vul bij de abonnementslijnen in wat de afgesproken prijs is voor het onderhoud. Dit zal dan vb jaarlijks een factuur genereren.
- Om het onderhoud in te plannen op een installatie, moet je een installatie aan het abonnement koppelen.
- gaat het om een nieuwe installatie, maak dan een installatie aan vanuit het abonnement (klik bij 'overzicht' op +)
- gaat het om een bestaande installatie, ga naar de bestaande installatie en vul het abonnementsnummer in.
- Vul de installatie verder aan en voorzie hierop een onderhoudsschema dat jaarlijks een onderhoudsorder genereert.
- Op het abonnement kan je bij 'onderhoud facturatiestrategie' aangeven of de werknemer uren en het verbruikte materiaal al dan niet gefactureerd zullen worden. Indien ze al in het abonnement vervat zitten, kan je kiezen voor 'niet factureren'.
Dit betekent dat alle orders die gegenereerd zullen worden vanuit de installatie die aan dit abonnement gekoppeld is, deze facturatiestrategie zullen volgen voor de items op de werkbon indien 'uitvoeringsgebaseerd factureren' aan staat in de instellingen van de orders.
Tabbladen en extra velden
Net als bij de andere modules in Robaws, is het ook bij abonnementen mogelijk om opmerkingen, bestanden of taken toe te voegen.
Ook kan je extra velden aanmaken via de instellingen om informatie over de abonnement bij te houden.
Tabblad 'items'
Onder dit tabblad geef je de lijnen in van het abonnement. Dit kunnen posten, artikelen of omschrijvingen zijn. Deze zullen op de factuur / het order verschijnen.
- Je kan de kolommen 'lijnnummer' en 'postnummer' toevoegen via de instellingen.
- Je kan het abonnement per lijn koppelen aan een project, materieel, en het grootboekrekening invullen.
- Er kan een kolom 'korting' toegevoegd worden via de algemene instellingen.
- Per lijn wordt de jaarlijkse prijs weergegeven van dit abonnement. Je kan de prijs invullen onder 'prijs' of onder 'jaarlijkse prijs'. Dit wordt automatisch herberekend in functie van de herhalende periode die gekozen is.
Extra mogelijkheden
Manueel een order of factuur genereren
Als je het abonnement hebt geactiveerd, wil je misschien graag meteen een eerste factuur of order aanmaken. Dit kan door bovenaan op '€' (factuur) of 'order' te klikken of door in het overzicht op + te klikken naast orders of facturen. Let er wel op dat de volgende uitvoering correct staat.
Overzicht van de facturen / orders
In het vakje 'overzicht' zie je hoeveel orders / facturen / installaties er al werden gemaakt voor dit abonnement. Je kan op het woord doorklikken om de lijst te bekijken.
Een offerte omzetten naar een abonnement
Je kan een offerte met één klik omzetten naar een abonnement. Dit doe je door in de offerte bovenaan op de actieknop 'maak abonnement' te klikken. Zie je deze knop niet staan, dan zal je deze moeten activeren in de instellingen van de offerte.
De lijnen van de offerte worden dan automatisch overgenomen op het abonnement.
Bijgewerkt op: 11/09/2025
Dankuwel!