Prijsaanvraag: stap voor stap van offerte tot bestelling

Wil je een deel van een offerte uitbesteden aan een onderaannemer, of zoek je de beste prijs voor je materiaal? Dan volg je deze stappen, van je offerte tot de bestelling bij de leverancier die je kiest. Wat elk veld en elke knop op een prijsaanvraag betekent, lees je in Prijsaanvragen | Algemeen.

Navigeer snel naar:

• Stap 1: maak de prijsaanvraag vanuit je offerte
• Stap 2: voeg je leveranciers toe
• Stap 3: stuur de prijsaanvraag naar je leveranciers
• Stap 4: volg de antwoorden op
• Stap 5: vergelijk de prijzen en keur een leverancier goed
• Stap 6: maak de bestelling

Stap 1: maak de prijsaanvraag vanuit je offerte

1. Open je offerte en selecteer de lijnen die je wil uitbesteden. Dat mogen ook lijnen uit de onderbouw van een post zijn.
2. Klik met de rechtermuisknop en kies Maak prijsaanvraag. Heb je meerdere templates, kies er dan een.
3. De prijsaanvraag opent. Ze is gekoppeld aan je offerte en het project.

Komt hetzelfde artikel met dezelfde omschrijving meerdere keren voor in je offerte? Dan zet Robaws het één keer op de prijsaanvraag, met het totale aantal van de hele offerte.

Kijk de prijsaanvraag na voor je ze verstuurt:

• Zet in het tabblad Items, bij Bestanden voor leveranciers, de plannen of het lastenboek die je leveranciers nodig hebben.
• Controleer de Uiterste datum. Tot en met die dag kunnen je leveranciers reageren.

Stap 2: voeg je leveranciers toe

1. Klik in het blok Prijsaanvragen leveranciers op Lijn toevoegen.
2. Kies de leverancier en eventueel de contactpersoon die de mail moet krijgen.
3. Herhaal dit voor elke leverancier bij wie je een prijs vraagt.

Vraag je vaak prijzen bij dezelfde leveranciers, bijvoorbeeld al je dakwerkers? Maak dan een leveranciersgroep aan via de actieknop Leveranciergroepen in het overzicht van je prijsaanvragen. Op de prijsaanvraag voeg je de hele groep in één keer toe met de knop Leveranciergroepen bovenaan het blok. Leveranciers die er al op staan, slaat Robaws over.

Stap 3: stuur de prijsaanvraag naar je leveranciers

Verstuur de prijsaanvraag met een leverancier e-mailtemplate. Elke leverancier krijgt een eigen mail met een persoonlijke link naar zijn leveranciersportaal.

• Naar alle leveranciers ineens: klik bovenaan de fiche op de actieknop E-mail, kies je leverancier e-mailtemplate en daarna Alle.
• Naar één leverancier: klik op zijn lijn op het e-mailicoon E-mail verzenden.

De status van de leverancier gaat naar Verzonden.

Stap 4: volg de antwoorden op

Op het portaal kiest je leverancier Ja, ik ga rekenen of Nee, ik ga niet rekenen, vult hij zijn prijzen in en dient hij zijn offerte in. Wat hij precies ziet en kan doen, lees je in Wat ziet mijn leverancier op het leveranciersportaal?

Robaws past de status van de leverancier zelf aan: Aan het berekenen, Ingediend of Geweigerd. Dient een leverancier zijn prijzen in of weigert hij, dan krijgt de verantwoordelijke van de prijsaanvraag een notificatie. Via Toon historiek op de lijn van een leverancier zie je wat hij wanneer deed. Wat elke status betekent, lees je in De status van een leverancier.

Stap 5: vergelijk de prijzen en keur een leverancier goed

Prijzen vergelijken

Klik bovenaan het blok Prijsaanvragen leveranciers op Vergelijk prijzen. In het venster Prijsvergelijking zie je per lijn de prijs van elke leverancier met de status Ingediend of Goedgekeurd, en hun totaal. De goedkoopste prijs per lijn en het goedkoopste totaal kleuren groen. De kolom Artikel kostprijs toont de kostprijs van het artikel in Robaws, zodat je de prijzen ook met je eigen artikelprijzen vergelijkt.

Een leverancier goedkeuren

Heb je gekozen? Ga met je muis over de lijn van die leverancier en klik op het vinkje Goedkeuren. Robaws vraagt of je de prijzen van de leverancier in de offerte wil inladen. Dat lukt enkel als de prijsaanvraag aan een offerte gekoppeld is en die offerte niet vergrendeld is.

Wat Robaws in de offerte aanpast:

• In een gecalculeerde offerte wordt de prijs van de leverancier de kostprijs. Staat het artikel al in de onderbouw van een post, dan past Robaws die onderbouwlijn aan. Is de post zelf het artikel en staat het niet in zijn onderbouw, dan voegt Robaws in de onderbouw een lijn toe van het calculatietype Onderaannemer, met aantal 1. De verkoopprijs is de kostprijs plus de marge.
• In een eenvoudige offerte wordt de prijs van de leverancier de prijs van de offertelijn, zonder marge. Pas je verkoopprijs daarna zelf aan.

Vindt Robaws een lijn niet terug in de offerte, dan krijg je een lijst met die lijnen. Daarna opent de offerte.

Na het goedkeuren krijgt de leverancier de status Goedgekeurd. De prijsaanvraag krijgt de status bij goedkeuren, de goedkeuringsdatum, de goedgekeurde leverancier en zijn prijzen op de lijnen.

Wil je je leverancier laten weten dat hij de opdracht krijgt? Stuur hem dan een mail via het e-mailicoon op zijn lijn, met een leverancier e-mailtemplate die je daarvoor aanmaakt.

Stap 6: maak de bestelling

Klik op de actieknop Maak bestelling (de winkelkar) bovenaan de prijsaanvraagfiche. Robaws maakt een aankoopbestelling voor de goedgekeurde leverancier, met de lijnen en zijn prijzen. Het project komt op elke lijn, en de referentie en de offerte gaan mee. Heb je meerdere templates voor aankoopbestellingen, dan kies je er eerst een.

Bijgewerkt op: 04/11/2026