Artikel über: Arbeiten mit Robaws

Eingangsrechnungen

Das Modul Eingangsrechnungen ist in der Robaws Pro-Lizenz enthalten.


Warum Eingangsrechnungen in Robaws verwalten?


Du kannst dich entscheiden, deine Eingangsrechnungen in Robaws zu verwalten.

Das ist für deine Buchhaltung nicht zwingend notwendig, da diese nicht in Robaws stattfindet, bringt aber viele Vorteile:


  • vollständige Nachkalkulation deiner Projekte
  • verknüpft: Anbindung an Bestellungen, Möglichkeit zur Weiterverrechnung an Kunden, …
  • übersichtlich: alle Dokumente in einer Software (Verkaufsrechnungen, Angebote, Eingangsrechnungen, Teilrechnungen, …)
  • praktische Extras in Robaws: Genehmigungsflow für Zahlungen, vertrauliche Eingangsrechnungen
  • Schnittstellen zu Peppol, Buchhaltungsprogrammen, Banking-Plattformen, Bezahlung und Weiterleitung an den Buchhalter per Knopfdruck
  • keine zusätzliche Pre-Buchhaltung-Software mehr nötig
  • klares und personalisierbares Überblick über bezahlte / offene Eingangsrechnungen, Übersicht aller Eingangsrechnungen pro Lieferant



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Übersichtsbildschirm


Das Übersicht der Eingangsrechnungen kannst du über die Einstellungen anpassen: welche Spalten, in welcher Reihenfolge, welche Schnellfilter?

Zusätzlich kann jeder Benutzer eigene Übersichten anlegen und personalisieren.


So kannst du z. B. ein Überblick aller Rechnungen erstellen, die du über Peppol erhalten hast, die du noch an den Buchhalter schicken oder bezahlen musst …


Über das Übersichtsbildschirm kannst du auch Massenänderungen für mehrere Eingangsrechnungen gleichzeitig durchführen.

Eingangsrechnungen können über die Aktionsbuttons oben gelöscht, archiviert oder gesperrt werden und lassen sich nach Excel exportieren.



Eingangsrechnungen nach Robaws schicken


Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Eingangsrechnungen und Gutschriften in Robaws einzuspielen. Die gängigsten sind:



Du kannst auch manuell eine Eingangsrechnung hinzufügen:


  • Klicke oben im Überblick auf + um eine Eingangsrechnung oder auf - um eine Gutschrift hinzuzufügen, lade das Dokument hoch (.jpg oder .pdf) und ergänze die Daten.
  • Klicke oben im Überblick auf „Eingangsrechnungen hochladen“, wähle die passende Robawsbox und lade eine Datei hoch. Über die aktivierte OCR-Erkennung werden die Rechnungsdaten teilweise oder vollständig eingelesen.



Eingangsrechnung hochladen




Weitere Möglichkeiten:


  • Eine Bestellung kann in eine Eingangsrechnung umgewandelt werden. Gehe dazu in die Bestellung und klicke im Überblick auf + bei Eingangsrechnungen. Alle Zeilen werden übernommen, das Dokument kannst du hochladen.
  • Über die Robaws App kannst du schnell Kassenzettel, Spesenbelege oder andere Dokumente als Eingangsrechnung weiterleiten. Menü: „Eingangsrechnung hochladen“ (sichtbar, wenn OCR aktiv ist).



Nummerierung oder Proforma


Jede Eingangsrechnung wird einem Journal zugeordnet. Dieses Journal bestimmt u. a. die Nummerierung der Eingangsrechnungen und Gutschriften.

Wenn du mehrere Journale nutzt, kannst du festlegen, welchem Journal neue Eingangsrechnungen/Gutschriften zugeordnet werden.


Hier kannst du außerdem einstellen, ob Rechnungen automatisch nummeriert oder zunächst als Proforma gespeichert werden.



Details der Eingangsrechnung


Bei den Rechnungsdaten werden die Angaben aus der Eingangsrechnung übernommen. Hier kannst du auch angeben, ob die Rechnung vertraulich ist und welchen Status sie hat.


Rechts siehst du die Lieferantendaten, die aus der Lieferantenakte stammen. So kannst du Bankdaten und USt-IdNr. prüfen und ggf. interne Hinweise sehen.


Unten findest du die Rechnungszeilen. Jede Zeile kannst du einem Projekt, Gerät, einer Aktivität, einem Auftrag … zuordnen.

Außerdem kannst du die Kontierung für dein Buchhaltungsprogramm vorbereiten.


Zusätzlich kannst du wie in anderen Modulen Bemerkungen, Dateien und Aufgaben hinzufügen.

Und du kannst zusätzliche Felder erstellen, um weitere Infos strukturiert zu erfassen.



Bezahlung der Eingangsrechnung


Bei den Rechnungsdaten siehst du den offenen Betrag (Rechnungsbetrag minus erfasste Zahlungen).


Tipp: Füge den offenen Betrag als Spalte ins Rechnungs-Übersicht hinzu.


Von hier kannst du Rechnungen bezahlen:



Wenn du Zahlungen nicht über Robaws anstößt, kannst du sie auch manuell erfassen:


  • ändere den Status auf „Bezahlt“ und der offene Betrag springt auf 0
  • klicke auf den offenen Betrag und erfasse deine Zahlung → sobald 0 €, ändert sich der Status automatisch auf „Bezahlt“


Im Überblick findest du oben die Aktionstaste €, darunter siehst du alle Banktransaktionen (eingelesen via Schnittstelle Buchhaltung oder Bank).



Weiterleiten an den Buchhalter


Eingangsrechnungen werden als UBL-Datei an dein Buchhaltungsprogramm geschickt. Sie enthält die PDF-Rechnung und die strukturierten Daten.


Im Überblick kannst du Rechnungen auswählen und:


  • bei Online-Buchhaltungen: direkt an den Buchhalter senden (Button „an Buchhalter senden“)
  • bei Offline-Buchhaltungen: Rechnungen als ZIP-Datei herunterladen und dem Buchhalter schicken oder manuell importieren. Button: „UBL“.


Aktiviere das richtige Icon über Einstellungen > Eingangsrechnungen > E-Rechnung-Download oder E-Rechnung-E-Mail




Gutschriften


Eine Gutschrift folgt weitgehend dem gleichen Flow wie eine Eingangsrechnung, mit einigen Besonderheiten:




Genehmigungsflow


In Robaws kannst du einstellen, dass nur genehmigte Eingangsrechnungen bezahlt werden dürfen.

Hierfür lässt sich ein Genehmigungsflow einrichten.



Vertrauliche Eingangsrechnung


Eine Eingangsrechnung kann als vertraulich markiert werden, sodass nur bestimmte Personen sie sehen und bearbeiten können.


Aktualisiert am: 28/08/2025

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