Hoe maak ik een offerte op?
In de module offertes kan je een nieuwe offerte opstellen. Eerst vul je de offertegegevens in, daarna ga je de eigenlijke offerte opstellen.
Via de verschillende tabbladen kan je opmerkingen, bestanden, taken toevoegen aan de offertefiche en de financiële planning van de offerte klaarzetten.
De inhoud van de offerte stel je op onder het eerste tabblad: offerte.
In dit tabblad wordt de inhoud van de offerte opgesteld. Het bevat een inleiding, een midden en een slot.
De inleiding en het slot kan je openklikken en zelf schrijven of je kan een standaard tekst inladen die je in de instellingen hebt voorzien. Daarna kan je deze tekst bewerken via de teksteditor.
Het midden van een gecalculeerde offerte bestaat uit 5 (calculatie) tabbladen: detail, parameters, directe kosten, marges en overzicht.
Een eenvoudige offerte bevat enkel de gegevens uit het tabblad "detail".
Onder het tabblad "detail" worden de lijnen van de offerte toegevoegd, gebeurt de calculatie van de offerte en kan de opmaak van de offerte aangepast worden. Er staan ook een aantal actieknoppen.
Het tabblad "parameters" bevat de offerte-parameters die de calculatie van meerdere posten in de offerte kan beïnvloeden.
In het tabblad "directe kosten" kan een bedrag worden toegevoegd aan de offerte. Dit bedrag wordt verdeeld over de offertelijnen zoals in de instellingen of in de lijnparameters bepaald wordt.
Onder het tabblad "marges" kan je een commissie instellen, de marge instellen om indirecte kosten door te rekenen en de marge op kostprijs per calculatietype aanpassen.
Het tabblad "overzicht" tenslotte geeft een analyse van de offerte weer: tabel met een totaaloverzicht, grafiek per calculatietype en grafiek per activiteit. Beweeg de muis over de grafiek om de getallen en procenten te zien.
Onder het tabblad "detail" kan je de offertelijnen ingeven.
Als je een lijn toevoegt, kan je
ofwel een artikel ophalen uit je artikeldatabase
ofwel een post ophalen uit je postdatabase
ofwel een omschrijving noteren (als je geen bestaand artikel hebt)
ofwel een artikel importeren uit een gekoppelde webshop
Tip: gebruik sneltoetsen om efficiënter te werken!
Als je over de offertelijn zweeft, verschijnen er een aantal symbolen:
voor de lijn verschijnt een blok met puntjes: versleep de lijn via de linkermuisknop, of voeg een lijn toe via de rechtermuisknop
voor het lijntype verschijnt een pijltje: hiermee klik je de lijn open om de onderbouw te zien (kan ook door op de prijs te klikken in een gecalculeerde offerte)
helemaal rechts verschijnt een vuilnisbak om de offertelijn te verwijderen (opgelet, er is geen terughaal mogelijkheid)
Boven de offertelijnen staan de kolomtitels. Sommige kan je aan- of uitzetten via de offerte-instellingen of de algemene instellingen.
Het artikel die op de 'lijn' staat kan opgebouwd worden uit samengestelde artikels. Deze artikelen kan je op voorhand samenstellen in de module 'artikels'. Hiervoor verwijzen we graag door naar de uitleg over aanmaken van artikels, of je maakt gebruik van posten.
Er zijn 4 calculatietypes: materiaal, onderaanneming, arbeid en materieel.
Onder kolom 'calculatietype' zie je ook een vijfde optie 'indirecte kosten'. Dit zijn kosten die indirect gemaakt worden voor dit artikel.
Bij jouw offerte instellingen kan je het vakje 'indirecte kosten te verdelen afhankelijk van de prijs' activeren.
Dan is het mogelijk deze indirecte kost proportioneel volgens de prijs van die lijn te verdelen. Waardoor de kleine prijzen een kleiner aandeel krijgen in de verdeling van de indirecte kost. Deze functie kan ook pas gebruikt worden op nieuwe offertes nadat deze is geactiveerd in de instellingen m.a.w. deze functie kan niet gebruikt worden met terugwerkende kracht voor bestaande offertes.
Als je deze functie niet actief plaatst, dan wordt bij het toevoegen van een indirecte kost, de kost gelijk verdeeld over alle lijnen.
Een artikel kan deel uitmaken van een activiteit, bijvoorbeeld: 'voorbereiding'. Het koppelen van een artikel met een activiteit kan een meerwaarde zijn voor jouw nacalculatie. Voor het toevoegen van verschillende activiteiten ga je naar de algemene instellingen.
Het begrip 'totaliteit' leggen we graag uit aan de hand van een voorbeeld. Stel je hebt een artikel 'grondwerken'. Dit artikel bestaat uit 3 artikels: arbeid grondwerken, betonpaneel en een extra kraan. Het gebruik van een extra kraan kost standaard € 200/dag ongeacht het aantal m³ grondwerken. Door totaliteit in te schakelen wordt de extra kraan niet vermenigvuldigd met het aantal op de artikellijn, maar slechts 1x aangerekend.
Per artikellijn kan je een marge toekennen, uitgedrukt in procenten, of door het invullen van de 'eindprijs'.
Hoe wijzig ik de opmaak van mijn artikellijnen?
Deze formules zijn beschikbaar op alle lijnen van de offerte en zijn niet toegepast op 1 specifiek artikel. Om een formule in te voeren werk kejep dezelfde manier als op lijndetail.
Wij verwijzen je graag door naar parameters voor een gedetailleerde uitleg.
Dit zijn indirecte kosten die gekoppeld worden aan een offerte, daar zij niet onmiddellijk gekoppeld kunnen worden aan een artikel. Dit gaat voornamelijk over achterliggende administratieve of andere taken die uitgevoerd worden op kantoor zoals het opmaken van planningen.
Indirecte kosten worden niet verdeeld over lijnen waar een 'aparte prijs' van toepassing is.
Indirecte kosten marge: Hiermee kan je een procentuele marge voor indirecte kosten toevoegen over de gehele offerte die variabel is voor materieel, materiaal, OA en arbeid. Dit is een ideale mogelijkheid om investeringen door te rekenen of wanneer je een deel afstaat als onderaannemer. Aanpassingen worden steeds automatisch verrekend.
Standaard marge: Je kan een standaard marge toekennen per soort calculatietype over heel de offerte. Dit pas je toe door op de knop 'marge aanpassen voor alle lijnen' te klikken.
Totaal en relatief:
Totaal:
Met de knop 'totaal' kan je de marges van alle artikels met een bepaald calculatietype in één beweging op dezelfde marge plaatsten.
Hierbij is het wel belangrijk om de overige waarden uit de andere velden te verwijderen, anders zal dit ook een effect hebben op de marges van artikels met andere calculatietypes.
Wens je enkel de marges op ‘materiaal’ te wijzigen naar 60%, dan dien je het volgende in te geven:
Je verwijdert dus als het ware de andere 0-waarden.
Relatief:
Met de knop ‘relatief’ worden alle marges verhoogd met de waarde die aan een bepaald calculatietype toegekend wordt. Mocht je bovenstaand voorbeeld nemen, dan zouden alle marges van de artikels met calculatietype ‘materiaal’ verhoogd worden met 60%.
Wanneer je een meetstaat ontvangt en inleest in ROBAWS, komen alle lijndetails op je offerte. Om de posten te koppelen met de vooropgemaakte posten in jouw systeem klik je op 'posten toewijzen' of vul je het postnummer in bij het artikelnummer, en drukt op enter. De posten worden aan elkaar gelinkt d.m.v. het postnummer.
Belangrijk: enkel als de post op het lijntje leeg is wordt de informatie ingevuld.
Heb je een meetstaat ingeladen en gebruik je de functie 'posten toewijzen' om posten automatisch toe te wijzen op basis van het postnummer, dan worden posten met een afwijkende eenheid t.o.v. de posteenheid in de meetstaat, niet meer automatisch overschreven. Indien de posteenheid afwijkt, dan wordt er een foutmelding weergegeven.
Als je posten wenst toe te voegen op jouw offerte kan je dit gemakkelijk doen via de F2 toets. Als je hierop geklikt heeft dan krijg je een scherm met een overzicht van jouw artikels en jouw posten.
Hier kan je dan jouw artikels/posten selecteren die je wenst toe te voegen en dan klik je op 'naar klembord kopiëren.
Dan ga je terug naar jouw offerte en kan je hier dan je artikels/posten plakken in de offertelijnen.
Via de verschillende tabbladen kan je opmerkingen, bestanden, taken toevoegen aan de offertefiche en de financiële planning van de offerte klaarzetten.
De inhoud van de offerte stel je op onder het eerste tabblad: offerte.
Tabblad "offerte"
In dit tabblad wordt de inhoud van de offerte opgesteld. Het bevat een inleiding, een midden en een slot.
De inleiding en het slot kan je openklikken en zelf schrijven of je kan een standaard tekst inladen die je in de instellingen hebt voorzien. Daarna kan je deze tekst bewerken via de teksteditor.
Het midden van een gecalculeerde offerte bestaat uit 5 (calculatie) tabbladen: detail, parameters, directe kosten, marges en overzicht.
Een eenvoudige offerte bevat enkel de gegevens uit het tabblad "detail".
Onder het tabblad "detail" worden de lijnen van de offerte toegevoegd, gebeurt de calculatie van de offerte en kan de opmaak van de offerte aangepast worden. Er staan ook een aantal actieknoppen.
Het tabblad "parameters" bevat de offerte-parameters die de calculatie van meerdere posten in de offerte kan beïnvloeden.
In het tabblad "directe kosten" kan een bedrag worden toegevoegd aan de offerte. Dit bedrag wordt verdeeld over de offertelijnen zoals in de instellingen of in de lijnparameters bepaald wordt.
Onder het tabblad "marges" kan je een commissie instellen, de marge instellen om indirecte kosten door te rekenen en de marge op kostprijs per calculatietype aanpassen.
Het tabblad "overzicht" tenslotte geeft een analyse van de offerte weer: tabel met een totaaloverzicht, grafiek per calculatietype en grafiek per activiteit. Beweeg de muis over de grafiek om de getallen en procenten te zien.
Lijnen ingeven op de offerte
Onder het tabblad "detail" kan je de offertelijnen ingeven.
Als je een lijn toevoegt, kan je
ofwel een artikel ophalen uit je artikeldatabase
ofwel een post ophalen uit je postdatabase
ofwel een omschrijving noteren (als je geen bestaand artikel hebt)
ofwel een artikel importeren uit een gekoppelde webshop
Tip: gebruik sneltoetsen om efficiënter te werken!
De offertelijn in detail
Als je over de offertelijn zweeft, verschijnen er een aantal symbolen:
voor de lijn verschijnt een blok met puntjes: versleep de lijn via de linkermuisknop, of voeg een lijn toe via de rechtermuisknop
voor het lijntype verschijnt een pijltje: hiermee klik je de lijn open om de onderbouw te zien (kan ook door op de prijs te klikken in een gecalculeerde offerte)
helemaal rechts verschijnt een vuilnisbak om de offertelijn te verwijderen (opgelet, er is geen terughaal mogelijkheid)
Kolomtitels van de offertelijnen
Boven de offertelijnen staan de kolomtitels. Sommige kan je aan- of uitzetten via de offerte-instellingen of de algemene instellingen.
| kolomtitels | uitleg |
|---|---|
| Lijn | Lijntype: kies uit verschillende mogelijkheden die de opmaak van deze offertelijn beïnvloeden |
| Nr. | Lijnnummer: nummer je offertelijnen manueel of automatisch (offerte-instelling). |
| Post | Geeft het nummer van de post weer (offerte-instelling) |
| Artikel | Selecteer een artikel of een post uit de artikel- of postenbibliotheek in Robaws. Een post herken je aan het vierkant symbool. |
| Omschrijving | Omschrijving die op de pdf verschijnt. Deze wordt automatisch ingevuld als je een artikel of post selecteert, maar kan je hier aanpassen. Indien je geen artikel hebt, kan je deze vrij invullen. Je kan hier vervangingscodes gebruiken om naar parameters uit deze post te verwijzen. |
| Verdeelsleutel | Bepaalt de financiële verdeling van de offertelijn indien er meerdere partijen zijn. |
| Type | SOG, VH, PM, TP,... De kolomtitel kan je aanzetten via de offerte-instellingen, de lijst van de types vind je in de algemene instellingen |
| Aantal | Indien je een artikel selecteert, zal hier het "minimum aantal" ingevuld worden dat op de artikelfiche staat |
| Eenheid | Indien je een artikel selecteert, zal hier de standaard eenheid ingevuld worden. Klik om de alternatieve eenheden te kiezen die op je artikel ingesteld staan. Vink toon alles aan om toch een andere eenheid te selecteren. |
| Prijs | Verkoopprijs zonder BTW. Bij een eenvoudige offerte kan je de prijs bewerken, bij een gecalculeerde offerte gaat de onderbouw open als je op de prijs klikt. Zwarte prijs = eenvoudige offerte, grijze prijs = gecalculeerde offerte, gele prijs = gecalculeerde offerte met aparte prijs |
| Korting | Per offertelijn kan een kortings % worden toegekend. Deze kolom verschijnt niet op de offerte als er geen korting werd ingevuld op de offerte. (algemene instelling) |
| BTW | wordt automatisch ingevuld, kan gewijzigd worden. Volgorde waarop teruggevallen wordt: BTW op klant, tenzij BTW op artikel, tenzij BTW op template, tenzij manuele aanpassing op offerte |
| Totaal | aantal * prijs (zonder BTW) |
Het artikel die op de 'lijn' staat kan opgebouwd worden uit samengestelde artikels. Deze artikelen kan je op voorhand samenstellen in de module 'artikels'. Hiervoor verwijzen we graag door naar de uitleg over aanmaken van artikels, of je maakt gebruik van posten.
Calculatietype
Er zijn 4 calculatietypes: materiaal, onderaanneming, arbeid en materieel.
Onder kolom 'calculatietype' zie je ook een vijfde optie 'indirecte kosten'. Dit zijn kosten die indirect gemaakt worden voor dit artikel.
Bij jouw offerte instellingen kan je het vakje 'indirecte kosten te verdelen afhankelijk van de prijs' activeren.
Dan is het mogelijk deze indirecte kost proportioneel volgens de prijs van die lijn te verdelen. Waardoor de kleine prijzen een kleiner aandeel krijgen in de verdeling van de indirecte kost. Deze functie kan ook pas gebruikt worden op nieuwe offertes nadat deze is geactiveerd in de instellingen m.a.w. deze functie kan niet gebruikt worden met terugwerkende kracht voor bestaande offertes.
Als je deze functie niet actief plaatst, dan wordt bij het toevoegen van een indirecte kost, de kost gelijk verdeeld over alle lijnen.
Activiteit
Een artikel kan deel uitmaken van een activiteit, bijvoorbeeld: 'voorbereiding'. Het koppelen van een artikel met een activiteit kan een meerwaarde zijn voor jouw nacalculatie. Voor het toevoegen van verschillende activiteiten ga je naar de algemene instellingen.
Totaliteit
Het begrip 'totaliteit' leggen we graag uit aan de hand van een voorbeeld. Stel je hebt een artikel 'grondwerken'. Dit artikel bestaat uit 3 artikels: arbeid grondwerken, betonpaneel en een extra kraan. Het gebruik van een extra kraan kost standaard € 200/dag ongeacht het aantal m³ grondwerken. Door totaliteit in te schakelen wordt de extra kraan niet vermenigvuldigd met het aantal op de artikellijn, maar slechts 1x aangerekend.
Marges
Per artikellijn kan je een marge toekennen, uitgedrukt in procenten, of door het invullen van de 'eindprijs'.
Opmaak
Hoe wijzig ik de opmaak van mijn artikellijnen?
Calculatie over alle lijnen heen
Parameters
Deze formules zijn beschikbaar op alle lijnen van de offerte en zijn niet toegepast op 1 specifiek artikel. Om een formule in te voeren werk kejep dezelfde manier als op lijndetail.
Wij verwijzen je graag door naar parameters voor een gedetailleerde uitleg.
Kosten
Dit zijn indirecte kosten die gekoppeld worden aan een offerte, daar zij niet onmiddellijk gekoppeld kunnen worden aan een artikel. Dit gaat voornamelijk over achterliggende administratieve of andere taken die uitgevoerd worden op kantoor zoals het opmaken van planningen.
Indirecte kosten worden niet verdeeld over lijnen waar een 'aparte prijs' van toepassing is.
Marges
Indirecte kosten marge: Hiermee kan je een procentuele marge voor indirecte kosten toevoegen over de gehele offerte die variabel is voor materieel, materiaal, OA en arbeid. Dit is een ideale mogelijkheid om investeringen door te rekenen of wanneer je een deel afstaat als onderaannemer. Aanpassingen worden steeds automatisch verrekend.
Standaard marge: Je kan een standaard marge toekennen per soort calculatietype over heel de offerte. Dit pas je toe door op de knop 'marge aanpassen voor alle lijnen' te klikken.
Totaal en relatief:
Totaal:
Met de knop 'totaal' kan je de marges van alle artikels met een bepaald calculatietype in één beweging op dezelfde marge plaatsten.
Hierbij is het wel belangrijk om de overige waarden uit de andere velden te verwijderen, anders zal dit ook een effect hebben op de marges van artikels met andere calculatietypes.
Wens je enkel de marges op ‘materiaal’ te wijzigen naar 60%, dan dien je het volgende in te geven:
Je verwijdert dus als het ware de andere 0-waarden.
Relatief:
Met de knop ‘relatief’ worden alle marges verhoogd met de waarde die aan een bepaald calculatietype toegekend wordt. Mocht je bovenstaand voorbeeld nemen, dan zouden alle marges van de artikels met calculatietype ‘materiaal’ verhoogd worden met 60%.
Posten toewijzen op offerte
Wanneer je een meetstaat ontvangt en inleest in ROBAWS, komen alle lijndetails op je offerte. Om de posten te koppelen met de vooropgemaakte posten in jouw systeem klik je op 'posten toewijzen' of vul je het postnummer in bij het artikelnummer, en drukt op enter. De posten worden aan elkaar gelinkt d.m.v. het postnummer.
Belangrijk: enkel als de post op het lijntje leeg is wordt de informatie ingevuld.
Heb je een meetstaat ingeladen en gebruik je de functie 'posten toewijzen' om posten automatisch toe te wijzen op basis van het postnummer, dan worden posten met een afwijkende eenheid t.o.v. de posteenheid in de meetstaat, niet meer automatisch overschreven. Indien de posteenheid afwijkt, dan wordt er een foutmelding weergegeven.
Posten toevoegen op uw offerte
Als je posten wenst toe te voegen op jouw offerte kan je dit gemakkelijk doen via de F2 toets. Als je hierop geklikt heeft dan krijg je een scherm met een overzicht van jouw artikels en jouw posten.
Hier kan je dan jouw artikels/posten selecteren die je wenst toe te voegen en dan klik je op 'naar klembord kopiëren.
Dan ga je terug naar jouw offerte en kan je hier dan je artikels/posten plakken in de offertelijnen.
Bijgewerkt op: 14/05/2025
Dankuwel!