Aan de slag met Robaws

Welkom bij Robaws!

We loodsen je graag door je nieuwe ERP-pakket via deze beknopte gids.

Veel succes en contacteer ons gerust bij vragen!

Navigeer snel naar:

Inloggen
Eerste ingebruikname
Gebruikers aanmaken
De verschillende modules
Handige tips
Mogelijke integraties
Import van je data
Heb je nog vragen?

Inloggen in Robaws

Robaws is een online softwarepakket. Je logt in via Google Chrome voor de beste ervaring.

ga naar de website app.robaws.com
log in met je gebruikersnaam en wachtwoord
TIP: met deze gegevens kan je ook inloggen op de Robaws app, die je kan downloaden via de Apple Store of Play Store.

Wil je inloggen in Wappy? Volg dan deze uitleg.

Eerste ingebruikname

Als je de eerste keer inlogt in Robaws, zal je volgende stappen eenmalig moeten zetten. Sla deze niet over, anders zal je Robaws niet goed kunnen gebruiken.

Facturering

klik rechtsboven op je naam > facturering en controleer hier je facturatie- en licentiegegevens.
Vul alles correct aan voor de proefperiode verstrijkt, zodat je de toegang tot Robaws niet verliest.

Profiel

klik rechtsboven op je naam > profiel en overloop je eigen gebruikersgegevens.
Wijzig indien gewenst je wachtwoord, kijk je gebruikersrol na, stel indien gewenst de multi-factor authenticatie in
Koppel je e-mail aan je profiel. Dit is belangrijk om mails (offertes, facturen, ...) vanuit Robaws te kunnen versturen

Bedrijfsgegevens

klik rechtsboven op je naam > instellingen > bedrijf en vul hier je bedrijfsgegevens in.
Vul je BTW nummer, IBAN en BIC in: deze zijn nodig om je facturen juist te genereren
Vul je adres in: dit is nodig om de afstand naar een projectadres te kunnen berekenen
Voeg briefpapier toe: dit dient als achtergrond voor alle documenten die je verstuurt
activeer Peppol, dit zal je nodig hebben om facturen te versturen en te ontvangen

BTW-tarieven en Betaalvoorwaarden

blijf nog even in de instellingen > algemeen
klik op BTW-tarieven: ga na of alle BTW tarieven die je zelf gebruikt hier staan. Zoniet kan je er toevoegen
klik op Betaalvoorwaarden: verwijder de betaalvoorwaarden die je niet gebruikt en voeg de betaalvoorwaarden toe die je nodig hebt.

Boekhoudprogramma

blijf nog even in de instellingen > algemeen
klik op Dagboeken: stel hier in hoe je verkoop- en aankoopfacturen gegroepeerd en genummerd worden
Zorg ervoor dat je facturen en aankoopfacturen naar je boekhouder gestuurd kunnen worden. Afhankelijk van de boekhoudsoftware waarmee je werkt, kan dit via een integratie, het doorsturen in UBL formaat, of het downloaden van je facturen.

Wijzigingen die je in de instellingen aanbrengt, moet je opslaan door rechts onderaan op 'Activeer instellingen' te klikken.

Gebruikers aanmaken en beheren

Je kan zelf je collega's of werknemers toevoegen aan Robaws door hen als gebruiker aan te maken, hen een gebruikersrol toe te kennen zodat iedereen enkel de modules ziet die hij nodig heeft, en ze toegang te geven tot Robaws of Wappy.

Koppel daarna hun email adres zodat ook zij mails kunnen versturen vanuit Robaws.

Als je voor een nieuwe gebruiker een Robaws en/of Wappy licentie activeert, zal je de volgende dag een factuur ontvangen voor deze extra gebruiker.

Van start met de verschillende modules

Per module bestaat er een kort Helpcenter artikel, dat je een algemeen beeld geeft van alle mogelijkheden uit die module, vaak met een opname die je een rondleiding geeft.

Als je doorklikt in het artikel, vind je de gedetailleerde uitleg per onderdeel.

We hebben een aparte pagina gemaakt met een overzicht van alle modules zodat je er snel je weg in terugvindt.

Wil je graag een eerste rondleiding in Robaws? Bekijk dan deze opnames.

Tips om snel het maximum uit Robaws te halen

Er zijn een aantal handigheden ingebouwd in Robaws die je helpen om het pakket zo goed mogelijk bij je bedrijf te laten aansluiten. Je ontdekt ze hieronder!

Extra velden > maak naar wens extra velden aan in elke module om gegevens op een gestructureerde manier bij te houden, in je overzicht te zien, automatisch te kopiëren naar een andere module of via een vervangingscode op een document weer te geven.
Statussen > bepaal zelf de status van je offertes, projecten, ... zodat je snel een overzicht hebt van de stand van zaken in je bedrijf
Activiteiten > wens je i.f.v. calculatie en nacalculatie een kostenoverzicht per fase te raadplegen, dan kan het gebruik van activiteiten hiervoor interessant zijn.
Opmaak van documenten > pas je documenten (offertes, werkbonnen, bestellingen, ...) volledig naar wens aan zodat je enkel de gegevens toont die je wilt, waar je wilt, in de gewenste opmaak
Templates > maak sjablonen aan van offertes, orders, projecten, ... zodat er al een basis ingevuld is.
E-mailtemplates > schrijf een standaard mailtekst en voeg er de gewenste documenten automatisch aan toe, vb algemene voorwaarden, infobrochure, ...
Persoonlijke overzichten > in alle modules kan je meerdere overzichten persoonlijk instellen, met filters, aangepaste kolommen, analyse ...
Bulk aanpassingen > op het overzichtsscherm kan je meerdere lijnen selecteren en via de rechtermuisklik een veld in bulk wijzigen
Analyse mogelijkheden > in één oogopslag vind je de nacalculatie van één of meerdere projecten terug, zie je de openstaand bedrag aan offertes met een slaagpercentage, ...
Taken > wijs vanuit eender welke fiche taken toe aan jezelf of aan je collega's en volg ze op in je takenoverzicht
Opmerkingen > hou opmerkingen bij op een fiche zodat iedereen op de hoogte is van wat belangrijk is
Bestanden > hou de nuttige bestanden bij op de juiste plaats
Vervangingscodes > zo goed als alle velden, ook extra velden die je zelf aangemaakt hebt, kunnen via een vervangingscode automatisch op documenten, in mails, enz gebruikt worden
Standaard documenten > wens je een ander document te genereren uit Robaws, dan kan dit ahv een standaard document met vervangingscodes en je eigen lay-out
Formulieren > stel standaard checklists op voor de collega's op de werf
Longlist / shortlist > de meeste instellingen in Robaws zijn opgebouwd als lijst die je naar keuze kan aanpassen door zaken toe te voegen of te verwijderen
Automation > je kan een aantal processen in Robaws automatiseren via een workflow

Integraties

Robaws koppelt met heel wat andere software programma's. Dit gaat zowel om boekhoudprogramma's, webshops, track & trace platformen als andere systemen.

Je vindt het overzicht van de bestaande integraties via de instellingen > integraties (helemaal onderaan).

In dit Helpcenter is er een pagina per integratie, waarop we uitleggen hoe je deze kan instellen en gebruiken.

Is er een webshop waar we nog niet mee koppelen? Bezorg deze informatie dan aan de groothandel / leverancier zodat ze een webshop koppeling met Robaws kunnen bouwen.

Import en update van gegevens

Je start op met een lege omgeving, maar wellicht heb je een aantal lijsten voorhanden die je graag in Robaws wilt importeren. Dit kan aan de hand van onze import template.

Je vindt hier alle info terug over de importmogelijkheden en de specificiteiten per module. Via deze template is het ook mogelijk om achteraf bestaande gegevens in Robaws te updaten.

Tip: ben je niet vertrouwd met importeren? Vraag dan hulp aan onze support medewerkers. Enkel de laatste import kunnen we terugdraaien, andere niet.

Wil je toch zelf importeren? Dan raden we aan om dit eerst even op een testomgeving te proberen, zodat je geen fouten maakt in je eigen omgeving. Doe dit via staging.robaws.com.

Heb je vragen?

Heb je een vraag, nood aan een opleiding of begeleiding, extra handen nodig om Robaws gebruiksklaar te maken of zoek je een specialist om een integratie te ontwikkelen?

We luisteren en brengen je met de juiste persoon in contact.

Bijgewerkt op: 09/08/2025

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!