Qu'est-ce qu'une facture d'achat confidentielle ?

Dans Robaws, vous pouvez marquer certaines factures d'achat comme confidentielles. Seuls les utilisateurs disposant des bons droits voient encore ces factures. C'est surtout utile lorsque toutes les factures d'achat de votre entreprise arrivent dans Robaws via Peppol : dans ce cas, tout passe par Robaws, y compris ce qui n'est pas destiné à tout le monde.

Exemple : vous ne souhaitez pas que les factures pour les cadeaux d'affaires ou du secrétariat social soient traitées par l'employé administratif. Vous les traitez vous-même.

Protéger via le rôle d'utilisateur

Via les rôles d'utilisateurs, vous déterminez qui a accès à quel module. Pour le module factures d'achat, vous choisissez entre « Tous », « Tout (exclusivement confidentiel) », « Team », « Propre » et « Rien ». Seul « Tous » donne accès aux factures d'achat confidentielles. Avec tout autre choix, elles restent masquées.

Cette protection se situe dans la base de données elle-même, pas uniquement dans l'écran. Un utilisateur sans le droit « Tous » ne voit donc pas non plus la facture dans un export ou via l'API.

Une seule exception : si un utilisateur figure comme approbateur dans un flux d'approbation sur une facture confidentielle, cet utilisateur voit bien la facture. Ne mettez donc pas de factures confidentielles dans un flux d'approbation avec des personnes qui ne peuvent pas les voir.

Cocher des factures d'achat comme confidentielles

Par fournisseur

Vous pouvez considérer toutes les factures d'un fournisseur déterminé comme confidentielles. Cochez pour cela l'option « confidentiel » sur la fiche fournisseur. Toutes les factures de ce fournisseur qui arrivent ensuite sont automatiquement marquées comme confidentielles. Vous pouvez encore décocher l'option par la suite, facture par facture.

Exemple : toutes les factures du secrétariat social.

La coche est reprise au moment où la facture est créée. Si vous ne mettez un fournisseur sur confidentiel que plus tard, les factures déjà présentes dans Robaws restent simplement visibles. Vous devez encore les cocher vous-même.

Le droit sur les factures d'achat ne dit rien sur la fiche fournisseur elle-même : celui qui ne peut pas voir les factures confidentielles voit encore normalement la fiche de ce fournisseur. Il s'agit d'un réglage distinct — voir protéger la fiche fournisseur.

Par facture

Vous pouvez également marquer une facture d'achat comme confidentielle de manière ad hoc. Cochez pour cela l'option « confidentiel » sur la facture d'achat.

Astuce : créez un aperçu personnalisé des factures d'achat confidentielles, afin de ne pas oublier de les traiter.

Protéger la fiche fournisseur elle-même

Vous voulez qu'un utilisateur ne voie pas non plus la fiche d'un fournisseur confidentiel ? Vous réglez cela séparément sur le rôle d'utilisateur. Allez dans votre nom (en haut à droite) > utilisateurs > bouton d'action rôles d'utilisateurs, ouvrez le rôle et cherchez sous autorisations la ligne du module fournisseurs.

Chaque module y dispose de trois droits — Lire, Modifier et Supprimer — chacun avec sa propre liste de choix. Pour les fournisseurs, vous n'avez que trois choix :

Choix	Ce que l'utilisateur voit
Tous	Tous les fournisseurs, y compris les confidentiels.
Tout (exclusivement confidentiel)	Tous les fournisseurs sauf ceux avec la coche « confidentiel ».
Rien	Aucun fournisseur.

Mettez Lire sur « Tout (exclusivement confidentiel) » pour masquer les fiches des fournisseurs confidentiels. Comme pour les factures d'achat, cette protection se situe dans la base de données : le fournisseur disparaît donc aussi des champs de recherche, des exports et de l'API.

Les listes de choix à côté des droits ne sont modifiables que si les droits avancés sont actifs sur votre environnement. Si elles sont en lecture seule, prenez contact avec support@robaws.com.

Il s'agit d'une permission distincte, indépendante des factures d'achat. Donner à quelqu'un le droit « Tout (exclusivement confidentiel) » sur les fournisseurs ne masque donc pas automatiquement les factures d'achat confidentielles, et inversement. Si vous voulez protéger les deux, réglez-les tous les deux.

Nouveaux fournisseurs confidentiels par défaut

Vous voulez que chaque nouveau fournisseur soit confidentiel par défaut ? Configurez alors une automation sur le fournisseur qui active le champ « confidentiel » lors de la création. À partir de ce moment, les factures de ces fournisseurs sont également marquées automatiquement comme confidentielles.

Mis à jour le : 28/08/2026

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