Wat is een confidentiële aankoopfactuur?

In Robaws kan je bepaalde aankoopfacturen als confidentieel markeren. Enkel gebruikers met de juiste rechten zien die facturen dan nog. Dat is vooral nuttig als alle aankoopfacturen van je bedrijf via Peppol in Robaws binnenkomen: dan passeert álles langs Robaws, ook wat niet voor iedereen bestemd is.

Voorbeeld: je wil niet dat de facturen voor relatiegeschenken of van het sociaal secretariaat door de administratief bediende behandeld worden. Die behandel je zelf.

Afschermen via de gebruikersrol

Via de gebruikersrollen bepaal je wie toegang heeft tot welke module. Bij de module aankoopfacturen kies je uit 'Alles', 'Alles exclusief confidentieel', 'Team', 'Eigen' en 'Niets'. Enkel 'Alles' geeft toegang tot de confidentiële aankoopfacturen. Bij elke andere keuze blijven ze verborgen.

Deze afscherming zit in de database zelf, niet enkel in het scherm. Een gebruiker zonder het recht 'Alles' ziet de factuur dus ook niet in een export of via de API.

Één uitzondering: staat een gebruiker als goedkeurder in een goedkeuringsflow op een confidentiële factuur, dan ziet die gebruiker de factuur wél. Zet confidentiële facturen dus niet in een goedkeuringsflow met mensen die ze niet mogen zien.

Facturen als confidentieel markeren

Per leverancier

Je kan alle facturen van een bepaalde leverancier als confidentieel beschouwen. Vink daarvoor op de leveranciersfiche de optie 'confidentieel' aan. Alle facturen die daarna van die leverancier binnenkomen, worden automatisch als confidentieel gemarkeerd. Je kan de optie nadien nog per factuur uitvinken.

Voorbeeld: alle facturen van het sociaal secretariaat.

De vink wordt overgenomen op het moment dat de factuur aangemaakt wordt. Zet je een leverancier pas later op confidentieel, dan blijven de facturen die al in Robaws staan gewoon zichtbaar. Die moet je zelf nog aanvinken.

Het recht op de aankoopfacturen zegt niets over de leveranciersfiche zelf: wie de confidentiële facturen niet mag zien, ziet de fiche van die leverancier nog gewoon. Dat is een aparte instelling — zie de leveranciersfiche afschermen.

Per factuur

Je kan een aankoopfactuur ook ad hoc als confidentieel markeren. Vink daarvoor op de aankoopfactuur de optie 'confidentieel' aan.

Tip: maak een eigen overzicht van de confidentiële aankoopfacturen, zodat je niet vergeet ze te behandelen.

De leveranciersfiche zelf afschermen

Wil je dat een gebruiker de fiche van een confidentiële leverancier ook niet ziet, dan zet je dat apart in op de gebruikersrol. Ga naar jouw naam (rechtsboven) > gebruikers > actieknop gebruikersrollen, open de rol en zoek bij toegangsrechten de rij van de module leveranciers.

Elke module heeft daar drie rechten — lezen, wijzigen en verwijderen — elk met een eigen keuzelijst. Voor leveranciers heb je maar drie keuzes:

Keuze	Wat de gebruiker ziet
Alles	Alle leveranciers, ook de confidentiële.
Alles exclusief confidentieel	Alle leveranciers behalve die met de vink 'confidentieel'.
Niets	Geen enkele leverancier.

Zet lezen op 'Alles exclusief confidentieel' om de fiches van confidentiële leveranciers te verbergen. Net als bij de aankoopfacturen zit die afscherming in de database, dus de leverancier verdwijnt ook uit zoekvelden, exports en de API.

De keuzelijsten naast de rechten zijn alleen aanpasbaar als geavanceerde rechten actief zijn op je omgeving. Staan ze op alleen-lezen, neem dan contact op met support@robaws.com.

Dit is een aparte permissie, los van de aankoopfacturen. Iemand het recht 'Alles exclusief confidentieel' geven op leveranciers verbergt dus niet automatisch de confidentiële aankoopfacturen, en omgekeerd. Wil je beide afschermen, zet ze dan beide.

Nieuwe leveranciers standaard confidentieel

Wil je dat elke nieuwe leverancier standaard op confidentieel staat? Stel dan een automation in op de leverancier die het veld 'confidentieel' aanzet bij het aanmaken. Vanaf dan worden ook de facturen van die leveranciers automatisch als confidentieel gemarkeerd.

Bijgewerkt op: 28/08/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!