Enkele aandachtspunten

• Elk bedrijf is uniek en heeft eigen prioriteiten. Je kan i.f.v. jullie werking gerust afwijken van de hieronder genoemde zaken en volgorde.

• Deze Quickstart is niet bedoeld om meteen een volledige flow op te zetten, maar dient puur als leidraad om structuur te bieden en snel de belangrijkste zaken te configureren in Robaws.

• Elke omgeving wordt aangemaakt volgens een template, aangeleverd door Robaws. Eenmaal de omgeving aangemaakt is, ontvangen de hoofdgebruikers (admin) een e-mail van Robaws. In deze e-mail wordt er aan de hoofdgebruiker gevraagd om een wachtwoord in te stellen voor zijn/haar account. Inloggen kan via https://app.robaws.com/.

• Heb je tijdens de configuratie nood aan extra ondersteuning? Raadpleeg dan zeker even de verschillende artikels in ons Helpdesk Center. 

Gebruikers en rechten

1. Wens je een extra gebruiker toe te voegen of wens je jouw gebruikers te beheren, klik dan rechtsboven op [Gebruikers].

2. Nieuwe gebruikers toevoegen, bestaande gebruikers verwijderen, gebruikersrollen aanmaken en beheren en een nieuw wachtwoord instellen doe je via:

3. Aan elke gebruiker kan er een unieke gebruikersrol toegekend worden. Deze gebruikersrollen geven toegang tot alle of specifieke modules in Robaws. Dit betreft een volledige toegang tot de module. Op vandaag kunnen er per module nog geen specifieke rechten toegekend worden. Door de gebruikersrol in te perken wordt ook het menu met toegankelijke modules beperkt.

4. Een nieuw wachtwoord instellen of een bestaand wachtwoord wijzigen kan via het hangslotje.

Gebruikersprofiel

1. Stel per gebruiker een e-mailaccount in. Zo verstuurt elke gebruiker e-mails vanuit eigen naam en e-mailadres van het bedrijf.

2. Maakt gebruiker naast Robaws ook gebruik van Wappy, wijs dan zeker een werknemer toe aan het profiel van die gebruiker. Op deze manier zullen in Wappy enkel de opdrachten weergegeven worden waaraan deze werknemer specifiek toegewezen is.

Bedrijfsprofiel

1. Bedrijfsgegevens kunnen ingevuld en bewaard worden in het bedrijfsprofiel. Dit bedrijfsprofiel kan je raadplegen via [Instellingen|Algemene instellingen| Bedrijf] .

2. Je kan in het bedrijfsprofiel een verticaal- en horizontaal briefpapier toevoegen. Het briefpapier wordt gebruikt als achtergrond voor verschillende pdf-documenten die je uit Robaws kan exporteren. Het briefpapier moet steeds een pdf-document zijn.

Personalisatie

Je kan in Robaws zelf heel wat personaliseren, zoals:

• Extra velden toevoegen

• Kolommen in het overzicht wijzigen

• Statussen aanmaken en toekennen aan een document

• Standaarddocumenten aanmaken a.d.h.v. vervangingscodes

• E-mailtemplates aanmaken a.d.h.v. vervangingscodes

Belangrijke instellingen

Algemene instellingen

• Eindklant: extra klant die informatief kan toegevoegd worden aan een document, meestal de eindgebruiker. De klant die aan het document toegevoegd wordt is diegene die de factuur zal ontvangen. Klant: hoofdaannemer, projectontwikkelaar, … Eindklant: bewoner, huurder, …

• Korting: functie waarbij er in een aankoop- of verkoopdocument een procentuele korting in mindering kan gebracht worden.

• Lijnen met 0 aantal niet tonen op pdf: lijnen die een ‘0’ als aantal bevatten, worden niet op de pdf van een document weergegeven.

• Totalen per btw-tarief tonen: per btw-tarief wordt er een totaalbedrag weergegeven op de pdf i.p.v. enkel een algemeen totaalbedrag van de btw.

• Btw-tarieven: elk land hanteert verschillende btw-tarieven. Op basis van de landen waarin je met het bedrijf actief bent, kan je hier de verschillende btw-tarieven oplijsten.

• Betaalvoorwaarden: betalingstermijnen en financiële kortingen kunnen hier aangemaakt worden.

• Activiteiten: wens je i.f.v. calculatie en nacalculatie een kostenoverzicht per fase te raadplegen, dan kan het gebruik van activiteiten hiervoor interessant zijn. Opsplitsing van project in (bouw)fasen van A tot Z. In Nederland: Stabu bestekhoofdstukken

• Opmaakstijlen: 8 headers waaraan kleur- en tekstaccenten kunnen toegewezen worden.

• Pdf-lettertypen: voeg hier de bestanden van jouw gewenste lettertype toe. Dit lettertype wordt vervolgens als basislettertype gebruikt voor de opmaak van de pdf-documenten.

• Bestanden: documenten die als bijlage kunnen voorzien worden bij een e-mail en pdf.

Bijgewerkt op: 30/09/2024