Een dagboek is een manier om in de facturatie ervoor te zorgen dat er een logische nummering en chronologische volgorde zit in de facturen/aankoopfacturen. Dit zorgt voor een correcte boekhouding.

Voorbeeld: Voor het bedrijf Robaws heb ik een dagboek voor het boekingsjaar 2024 geopend. Dit dagboek zorgt ervoor dat onder andere al mijn factuurnummers elkaar mooi opvolgen en de nummering hebben die ik wens (bv. F240001)

Zowel voor verkoop- als aankoopfacturen kan je een afzonderlijk dagboek aanmaken. Je kan je beperken tot 1 dagboek, maar je kan ook gebruik maken van meerdere dagboeken. Dit laatste kan interessant zijn bij het gebruik van meerdere bedrijven in Robaws.
Je kan er ook voor kiezen om je dagboek reeds te koppelen aan een specifiek bedrijf.

Gebruik

Het gebruik van een dagboek binnen Robaws situeert zich binnen de modules facturen en aankoopfacturen.
Bij het aanmaken van een losse factuur krijg je de keuze tussen de dagboeken die in de instellingen gekend zijn. Je kiest voor het juiste dagboek om het juiste nummer van de factuur te bepalen.
Bij het aanmaken van een factuur vanuit bijvoorbeeld een project, wordt er in eerste instantie gekeken naar het dagboek die reeds gekoppeld is aan het bedrijf. Indien er geen dagboek gekoppeld is aan het bedrijf, kan je ook hier opnieuw manueel kiezen voor welk dagboek je een factuur wenst te maken.

Indien er iets verkeerd loopt met de automatische nummering, heeft dit te maken met een instelling op het dagboek. Over het beheer van je facturatienummering kan je meer info terugvinden via volgend artikel: Hoe beheer ik mijn factuurnummers?

Instellingen

Een dagboek instellen doe je via instellingen > facturen (of aankoopfacturen) > dagboeken. Je klikt op '+ toevoegen' om een dagboek aan te maken.
Instellingen die je doet voor het dagboek:

Instelling	Uitleg
Standaard	Je bent verplicht om 1 standaard dagboek te hebben. Dit vinkje kan je activeren bij het dagboek die jij als standaard wenst te gebruiken.
Naam	Je geeft je dagboek een naam. Dit is belangrijk om een duidelijk onderscheid te hebben tussen de verschillende dagboeken.
Bedrijf	Je kan reeds een bedrijf koppelen aan je dagboek. Dit kan belangrijk zijn bij het gebruik van meerdere bedrijven binnen een omgeving.
Automatisch inboeken	Indien deze functie geactiveerd is, zal de factuur meteen een factuurnummer krijgen. Indien deze functie gedeactiveerd is, wordt er eerst een proforma factuur aangemaakt.
Prefix factuur	De prefix is een combinatie van cijfers/letters die je toevoegt voor de start van de effectieve nummering van de facturen.
Suffix factuur	De suffix is een combinatie van cijfers/letters die je toevoegt na de effectieve nummering van de facturen.
#nummers factuur nr.	Het aantal nummers die de effectieve factuurnummer bevindt na de prefix of voor de suffix.
Dagboek code	De dagboek code van het boekhoudprogramma. Deze code wordt doorgegeven wanneer de factuur verstuurd wordt naar boekhouder.
UBL naar e-mailadres	Indien je niet gebruik maakt van een rechtstreekse integratie met boekhoudprogramma, kan je toch gebruik maken van een UBL e-mail om de factuur te versturen naar boekhouder.

Indien de instellingen van dit dagboek afwijkend zijn voor de creditnota's kan je ook deze instellingen doorlopen specifiek voor de creditnota's.

Bij de prefix en suffix kan je gebruik maken van "yy" als je wenst te verwijzen naar het jaartal waar we ons momenteel in bevinden.

Bijgewerkt op: 20/11/2024