Enkele aandachtspunten

Elk bedrijf is uniek en heeft eigen prioriteiten. Je kan i.f.v. jullie werking gerust afwijken van de hieronder genoemde zaken en volgorde.

Deze Quickstart is niet bedoeld om meteen een volledige flow op te zetten, maar dient puur als leidraad om structuur te bieden en snel de belangrijkste zaken te configureren in Robaws.

Elke omgeving wordt aangemaakt volgens een template, aangeleverd door Robaws. Eenmaal de omgeving aangemaakt is, ontvangen de hoofdgebruikers (admin) een e-mail van Robaws. In deze e-mail wordt er aan de hoofdgebruiker gevraagd om een wachtwoord in te stellen voor zijn/haar account. Inloggen kan via https://app.robaws.com/.

Heb je tijdens de configuratie nood aan extra ondersteuning? Raadpleeg dan zeker even de verschillende artikels in ons Helpdesk Center.

Gebruikers en rechten

Wens je een extra gebruiker toe te voegen of wens je jouw gebruikers te beheren, klik dan rechtsboven op [Gebruikers].





Nieuwe gebruikers toevoegen, bestaande gebruikers verwijderen, gebruikersrollen aanmaken en beheren en een nieuw wachtwoord instellen doe je via:




Aan elke gebruiker kan er een unieke gebruikersrol toegekend worden. Deze gebruikersrollen geven toegang tot alle of specifieke modules in Robaws. Dit betreft een volledige toegang tot de module. Op vandaag kunnen er per module nog geen specifieke rechten toegekend worden. Door de gebruikersrol in te perken wordt ook het menu met toegankelijke modules beperkt.

Modules zoals transport, time_registrations, time_tickets_employee en cash registers blijven doorgaans gedeactiveerd.

Een nieuw wachtwoord instellen of een bestaand wachtwoord wijzigen kan via het hangslotje.

Helpdesk: : Gebruikers & gebruikersrollen

Gelieve er rekening mee te houden dat eenmaal je een nieuwe gebruiker toevoegt en een Robaws en/of Wappy licentie activeert, je de volgende werkdag een factuur van deze extra gebruiker zal ontvangen.

Gebruikersprofiel

Stel per gebruiker een e-mailaccount in. Zo verstuurt elke gebruiker e-mails vanuit eigen naam en e-mailadres van het bedrijf.

Maakt gebruiker naast Robaws ook gebruik van Wappy, wijs dan zeker een werknemer toe aan het profiel van die gebruiker. Op deze manier zullen in Wappy enkel de opdrachten weergegeven worden waaraan deze werknemer specifiek toegewezen is.

Helpdesk: Hoe stel ik mijn e-mail in?
 

Bedrijfsprofiel

Bedrijfsgegevens kunnen ingevuld en bewaard worden in het bedrijfsprofiel. Dit bedrijfsprofiel kan je raadplegen via [Instellingen|Algemene instellingen| Bedrijf] .

Helpdesk: Meerdere bedrijven

Je kan in het bedrijfsprofiel een verticaal- en horizontaal briefpapier toevoegen. Het briefpapier wordt gebruikt als achtergrond voor verschillende pdf-documenten die je uit Robaws kan exporteren. Het briefpapier moet steeds een pdf-document zijn.

Helpdesk: Briefpapier

Tip: je kan heel eenvoudig een briefpapier opmaken in Microsoft Word of ander tekstverwerkingsprogramma en als pdf bewaren.

Let op! In de werkomgeving van Robaws worden alle gegevens automatisch bewaard. Je hoeft hiervoor nergens op een knop ‘bewaren’ of ‘opslaan’ te klikken. Dit dien je echter wel steeds te doen bij de instellingen. Klik dus steeds na elke wijziging die je aangebracht hebt in de instellingen op de knop ‘activeer instellingen’.

Personalisatie

Je kan in Robaws zelf heel wat personaliseren, zoals:

Extra velden toevoegen

Helpdesk: Extra velden

Kolommen in het overzicht wijzigen

Helpdesk: Overzichtsscherm

Statussen aanmaken en toekennen aan een document

Helpdesk: Statussen

Standaarddocumenten aanmaken a.d.h.v. vervangingscodes

Helpdesk: Standaarddocumenten
Helpdesk: Vervangingscodes

E-mailtemplates aanmaken a.d.h.v. vervangingscodes

Helpdesk: E-mailtemplates
 

Belangrijke instellingen

Algemene instellingen

Eindklant: extra klant die informatief kan toegevoegd worden aan een document, meestal de eindgebruiker. De klant die aan het document toegevoegd wordt is diegene die de factuur zal ontvangen. Klant: hoofdaannemer, projectontwikkelaar, … Eindklant: bewoner, huurder, …

Korting: functie waarbij er in een aankoop- of verkoopdocument een procentuele korting in mindering kan gebracht worden.

Helpdesk: Korting

Lijnen met 0 aantal niet tonen op pdf: lijnen die een ‘0’ als aantal bevatten, worden niet op de pdf van een document weergegeven.

Totalen per btw-tarief tonen: per btw-tarief wordt er een totaalbedrag weergegeven op de pdf i.p.v. enkel een algemeen totaalbedrag van de btw.

Btw-tarieven: elk land hanteert verschillende btw-tarieven. Op basis van de landen waarin je met het bedrijf actief bent, kan je hier de verschillende btw-tarieven oplijsten.

Helpdesk: btw-tarieven

Betaalvoorwaarden: betalingstermijnen en financiële kortingen kunnen hier aangemaakt worden.

Helpdesk: betaalvoorwaarden

Activiteiten: wens je i.f.v. calculatie en nacalculatie een kostenoverzicht per fase te raadplegen, dan kan het gebruik van activiteiten hiervoor interessant zijn. Opsplitsing van project in (bouw)fasen van A tot Z. In Nederland: Stabu bestekhoofdstukken

Helpdesk: Activiteiten

Opmaakstijlen: 8 headers waaraan kleur- en tekstaccenten kunnen toegewezen worden.

Helpdesk: Opmaakstijlen

Pdf-lettertypen: voeg hier de bestanden van jouw gewenste lettertype toe. Dit lettertype wordt vervolgens als basislettertype gebruikt voor de opmaak van de pdf-documenten.

Bestanden: documenten die als bijlage kunnen voorzien worden bij een e-mail en pdf.

Helpdesk: Bestanden

Bijgewerkt op: 16/06/2023