Import

Met de import tool kan je snel en eenvoudig grote hoeveelheden data implementeren in Robaws.

Welke modules kan je importeren?

Grootboekrekeningen (accountancycodes)
Klanten + contactpersonen (clients)
Leveranciers + contactpersonen (suppliers)
Werknemers (employees)
Projecten (projects)
Bestellingen (purchases)
Offertes (offers)
Orders (orders)
Facturen (invoices)
Creditnota's (credits)
Aankoopfacturen (incominginvoices)
Artikels (articles)
Staffelprijzen (articlestierprices)
Materieel (materials)
Werkbons (timetickets)
Posten (posts)
Vorderingen (claimstates)
Abonnementen (subscriptions)

Hoe ga je te werk:

1) Download de Import template in jouw omgeving. Je vindt dit terug bij instellingen > import
In deze template kan je de data dat je wilt importeren, invoegen in het correcte tabblad. Hierboven kan je doorklikken naar de desbetreffende modules om te zien waarop er gelet moet worden wanneer je de data invoegt.
De meeste modules werken op basis van meerdere tabs, om offerte in te laden bijvoorbeeld maak je gebruik van zowel het tabblad offers als offerlines.

2) Importeer data in Robaws
Wanneer de data in de Excel correct staat kan je deze uploaden in Robaws met behulp van de knop 'Importeer' .
Er zal een balkje in het overzicht bijkomen met de datum, het aantal lijnen en de vooruitgang. Als de import klaar is, verandert de status.

Status
Klaar	Import is correct uitgevoerd, data kan je terugvinden in het systeem
Klaar met waarschuwingen	Import is uitgevoerd, maar sommigen velden konden niet gevonden worden. Mogelijke problemen: een hoofdrecord dat niet gevonden werd, datum niet in het correcte formaat, kolomtitel dat niet bestaat, ...
Klaar met fouten	Import is onderbroken en mislukt

3) Rapport opvragen
Indien je met fouten en/of waarschuwingen zit tijdens een import kan je via het rapport de fout raadplegen. Is de fout niet meteen duidelijk kan je support contacteren via de chat of [email protected] en helpen we jou verder met de correctie van de fout.

Updaten van data

Aan de hand van de import template kan ook een update van bestaande fiches gebeuren. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is een prijsupdate. Hierbij kan je in de Excel gebruik maken van de UPDATE_BY kolom. Hierin vul je de naam van de kolom in op basis van welke kolom je de update wilt uitvoeren. Je voert dus niet de waarde van het veld in, dit gebeurt in de kolom zelf.



In bovenstaand voorbeeld wordt een artikel geüpdatet op basis van het artikelnummer. Indien ART123 reeds bestaat worden de prijzen geüpdatet van dit artikel. Wordt er geen match gevonden met de waarde, dan wordt er een nieuw artikel toegevoegd met de gegevens op die lijn.
Op welke waarden je de update kan laten doorgaan kan je terugvinden op de pagina's per module.

Wordt de kolom UPDATE_BY leeg gelaten wordt er sowieso een nieuw item toegevoegd in het systeem.

Extra velden

Modules die extra velden in Robaws bevatten, zullen in de importtemplate extra kolomtitels hebben zodat je ook de extra velden in de import kan opnemen.
Indien je de template reeds downloadde en je ziet de titels voor de extra velden niet staan in de file komt dit waarschijnlijk omdat de extra velden nadien zijn toegevoegd. Wanneer je de template opnieuw download zal je deze zien staan.

Terugdraaien import

Wanneer de import foutief is afgelopen of je de ingeladen data toch wilt verwijderen om de import te herdoen met enkele aanpassingen dan kunnen wij de laatste import gaan terugdraaien.
Hiervoor kan je de support contacteren en dan maken we dit voor jou in orde. Let wel, enkel de laatste import kan teruggedraaid worden. Deed je ondertussen een nieuwe import, kan je de voorgaande niet meer ongedaan maken.
Bij het terugdraaien worden alle nieuw toegevoegde items terug verwijderd. Werd er een update gedaan, heeft het terugdraaien geen effect op geüpdatete items, enkel op nieuw toegevoegde.


In de import template moeten alle tabbladen aanwezig blijven. Tabbladen die je niet nodig hebt bij jouw import mag je gewoon laten staan, dit heeft geen invloed op jouw import. Indien je de tabbladen zou verwijderen, zal de importservice blokkeren en wordt de data niet ingeladen op jullie omgeving.

Bijgewerkt op: 20/11/2024