Hoe maak ik een prijsvergelijk voor OA?

Via de module prijsaanvraag kan je een prijsvergelijk maken voor delen van de offerte die je wenst uit te besteden aan een onderaannemer.

De module prijsaanvraag staat in verbinding met de module offertes. Dit zorgt ervoor dat je een offerte kan opstellen op vraag van een klant en dat je vanuit de offerte voor bepaalde lijnen een prijsaanvraag kan indienen bij verschillende leveranciers. Van zodra de prijzen van een leverancier goedgekeurd zijn, kan je deze ook doorsturen naar de offerte waardoor de offerte gefinaliseerd kan worden met de correcte prijzen.

Instellingen

Via instellingen > prijsaanvragen kan je het gebruik van de prijsaanvraag volledig instellen.

Volgende zaken kunnen ingesteld worden:

• Snelle filters en overzichtsscherm
• Extra velden
• Standaard teksten
• PDF templates
• Statussen
• Templates
• Standaard documenten
• Algemene e-mailtemplate
• Leverancier e-mailtemplate

De leverancier e-mailtemplate is een specifieke e-mailtemplate die je gebruikt om naar de leverancier te versturen. In deze e-mailtemplate staat een link naar het OA-portaal waarop de leverancier zijn prijzen kan registreren. Deze link kan je in de e-mail toevoegen door in de template gebruik te maken van de vervangingscode ${portalLink}.

Prijsaanvraag versturen naar de OA

Van zodra bovenstaande instellingen gebeurd zijn, kan je gebruik maken van de prijsaanvraag module.
Om een prijsaanvraag te versturen naar verschillende OA doorloop je volgende stappen:

1. Selecteer in de offerte alle lijnen waarvoor je een prijsaanvraag wil doen.
2. Klik op rechter muisknop en kies voor 'prijsaanvraag maken'.
3. Je kiest de template van de prijsaanvraag.
4. Er opent een prijsaanvraag voor de geselecteerde offertelijnen waarin je verder kan werken.

Eens de prijsaanvraag geopend is, heb je hier een venster 'prijsaanvragen leveranciers'. Aan dit venster voeg je alle leveranciers toe waarvoor je de prijsaanvraag wil doen.
Het toevoegen van een leverancier kan je ofwel manueel doen, ofwel werken met 'leveranciersgroepen'.

Om de prijsaanvraag te versturen naar de leverancier heb je verschillende mogelijkheden:

• Je verstuurt naar elke leverancier afzonderlijk via het e-mailicoontje op de lijn van de leverancier. Dit zijn de leverancier e-mailtemplates.
• Je verstuurt via het e-mailicoontje bovenaan de prijsaanvraag. Hier kan je kiezen voor de algemene e-mailtemplate, of de e-mailtemplate naar de leverancier. De leveranciers e-mailtemplate kan je hier versturen naar elke leverancier afzonderlijk of in bulk naar alle leverancier samen.

OA-portaal

Door gebruik te maken van de link in de e-mail, kan de leverancier het OA-portaal openen (zie screenshot).

Op het portaal ziet de leverancier de lijnen staan waarvoor jij een prijsaanvraag bij hem doet.
De leverancier heeft 2 mogelijkheden:

1. Nee, ik ga niet rekenen: in dit geval besluit de OA dat hij voor dit project geen prijs geeft en wordt er gevraagd om een opmerking mee te sturen.
2. Ja, ik ga rekenen: in dit geval besluit de OA dat hij voor dit project wel prijzen ingeeft. Nadat hij zijn prijzen ingevuld heeft, kan hij kiezen voor 'offerte indienen'.

Van zodra de leverancier zijn offerte ingediend heeft, heeft hij niet meer de mogelijkheid om dit nog via hetzelfde portaal aan te passen.

Prijsvergelijk OA maken

Nadat elke OA zijn prijzen doorgestuurd heeft, is het mogelijk om in Robaws een prijsvergelijk te maken om daarna te beslissen met welke OA je een samenwerking aangaat voor dit project.

Van zodra een OA zijn offerte ingediend heeft, wordt de status op de lijn van deze leverancier aangepast naar 'ingediend' en krijg je hier een totaal bedrag te zien. Door op het bedrag te klikken of op de 3 streepjes rechts, krijg je de specifieke prijzen per lijn te zien voor deze OA.

Nadat alle OA's hun prijs ingediend hebben, kan je een prijsvergelijk doen voor alle lijnen én het totaal bedrag. Dit doe je door te klikken op de knop 'vergelijk prijzen'. Er opent zich een pop-up venster waarop je een prijsvergelijk ziet voor alle leveranciers die hun prijzen ingediend hebben.

Prijzen toevoegen aan de offerte

Nadat je het prijsvergelijk gemaakt hebt, maak je een keuze voor een specifieke OA.
Het is mogelijk om deze prijzen meteen toe te voegen aan de offerte voor de geselecteerde lijnen.
Om dit te doen doorloop je volgende stappen:

1. Naast de OA waarmee je wil samenwerken, klik je op het vinkje.
2. Vul een aangepaste marge in, indien je dit wenst. Als je dit niet doet, dan wordt de logica van de offerte gevolgd voor het bepalen van de marge.
3. Klik op 'ja' om de prijzen van de OA toe te voegen aan de offerte.
4. De prijs van de geselecteerde OA is nu ingeladen in de offerte.

Er zijn 3 mogelijke cases waarin de prijs meegenomen wordt:

• Op de offerte is er geen onderbouw gekend bij de post > er wordt een nieuwe lijn met prijs toegevoegd aan de onderbouw.
• Op de offerte is er in de onderbouw een artikel gekend met dezelfde entiteit als de post > de prijs van dit artikel wordt aangepast naar de prijs van de OA.
• Op de offerte is er in de onderbouw geen artikel gekend met dezelfde entiteit als de post > er wordt een nieuwe lijn met prijs toegevoegd aan de onderbouw.

Indien je de OA op de hoogte wil brengen dat je met hem wenst samen te werken, kan je dit doen via een leveranciers e-mailtemplate die je dan specifiek naar deze leverancier kan versturen.

Prijsomvraag omzetten naar een bestelling

Van zodra de offerte goedgekeurd wordt, kunnen de werken uitgevoerd worden.
Je brengt de leverancier hiervan op de hoogte via een e-mail die je vanuit de prijsaanvraag naar de leverancier kan versturen.
Tevens is het mogelijk om je prijsaanvraag om te zetten naar een bestelling.

Om de prijsaanvraag om te zetten naar een bestelling doorloop je volgende stappen:

1. Zorg ervoor dat de leverancier waarvoor je kiest op de status 'goedgekeurd staat'
2. Klik bovenaan op het icoontje 'maak bestelling'
3. De lijnen van de prijsaanvraag worden overgenomen naar een bestelling met de prijzen die de leverancier ingevuld heeft

Bijgewerkt op: 25/06/2025