Hoe werkt de koppeling met Peppol?
Peppol is een manier om op een elektronische manier facturen te versturen en ontvangen. Vanaf 1 januari 2026 is het een wettelijke verplichting in België om facturen tussen BTW-plichtigen te verzenden via e-facturatie/Peppol. Robaws is erkend Access Point voor zowel uitgaande als inkomende facturen.
Navigeer snel naar:
- Peppol activeren
- Facturen versturen naar de klant via Peppol
- Aankoopfacturen ontvangen van de leverancier via Peppol
- Interessante mogelijkheden om een beter overzicht te bewaren
Peppol activeren
Om met Peppol aan de slag te gaan, moet je je bedrijf eenmalig aanmelden via het Access Point van Robaws. Hiervoor doorloop je een aantal eenvoudige stappen, die amper een paar minuten in beslag nemen. Momenteel is dit mogelijk in Robaws voor alle bedrijven met een BE of NL BTW-nummer.
voor verkoopfacturen
- Ga naar instellingen > algemeen > bedrijf en open het bedrijf dat je wenst aan te melden. (Heb je meerdere 'bedrijven' met verschillende BTW-nummers? Activeer Peppol dan voor elk bedrijf apart.)
- In het kader 'Peppol' klik je op de knop 'activeer'.
- In het dialoog venster vul je alle informatie in die nodig is om de aanmelding te voltooien.
- Klik op 'aanvraag versturen'.
Van zodra wij de aanmelding goedkeuren, verschijnt er in het groen 'Bedrijf is geverifieerd voor Peppol'. Vanaf dat moment ben je geregistreerd om verkoopfacturen te versturen via Peppol.
voor aankoopfacturen
Dit is pas mogelijk nadat Peppol geactiveerd werd voor verkoopfacturen.
- Ga naar instellingen > algemeen > bedrijf en open het bedrijf dat je wenst aan te melden. (Heb je meerdere 'bedrijven' met verschillende BTW-nummers? Activeer Peppol dan voor elk bedrijf apart.)
- In het kader 'Peppol' klik je op de knop 'Peppol-inbox activeren'
- Er wordt een automatisch controle uitgevoerd om te zien of dit bedrijf niet bij een ander Access Point is aangemeld. Het is namelijk niet mogelijk om aankoopfacturen in meerdere softwarepakketten te laten binnenkomen via Peppol. Als je op dit moment via een andere instantie (vb je boekhoudpakket) verbonden bent om aankoopfacturen te ontvangen via Peppol, zal je daar eerst moeten afmelden alvorens bij Robaws te kunnen koppelen
Van zodra de controle positief is, verschijnt er in het groen 'Ontvangen actief'. Je vindt hier ook je ID's terug waarmee je gevonden kan worden in Peppol. Vanaf dat moment zullen de aankoopfacturen die via Peppol naar jouw bedrijf worden gestuurd, automatisch in Robaws binnenkomen.
Peppol niet actief | Peppol enkel actief voor versturen | Peppol actief voor versturen en ontvangen |
|---|---|---|
| | |
Facturen versturen met Peppol
Na het activeren kan je vanuit Robaws verkoopfacturen versturen via Peppol.
Aankoopfacturen ontvangen via Peppol
Om facturen via Peppol te kunnen ontvangen, moet de Peppol-inbox actief staan. Van zodra deze actief staat, zal je facturen kunnen ontvangen via Peppol. (tip: maak een overzicht van alle nieuwe Peppol facturen OF krijg een melding als er een nieuwe factuur binnenkomt via Peppol)
Bij het inlezen van een aankoopfactuur via Peppol worden alle lijnen overgenomen in de aankoopfactuur. Op de lijnen koppelen we het project en/of bestelling indien deze informatie in de XML staat.
Het totaal bedrag die we binnengekregen hebben via Peppol, zal toegevoegd worden in het veld 'Totaal Incl. BTW'.
Wat indien er een fout staat in het totaal bedrag van de factuur?
Het veld 'Totaal Incl. BTW' zal voor aankoopfacturen die binnenkomen via Peppol aanpasbaar zijn.
Indien het bedrag die binnenkomt via Peppol niet overeenkomt met het bedrag die wij calculeren achterliggend, zal er een rood venster rond het bedrag zichtbaar zijn.
Het zal in dat geval niet mogelijk zijn om de factuur te versturen naar de boekhouder.
Om dit recht te zetten zijn er 2 mogelijkheden:
- Je past de prijzen op de lijnen aan of voegt extra lijnen toe zodat het totaal van Peppol correct is.
- Je past het totaal van Peppol aan naar het totaal die wij calculeren. (Dit kan je door doen gebruik te maken van de 2 pijltjes)
Interessante mogelijkheden - automatiseringen
- Overzicht maken met alle verkoopfacturen die via Peppol verstuurd kunnen worden
- Overzicht met de status van een verzonden verkoopfactuur via Peppol raadplegen
- Automatisch de verkoopfactuur via Peppol versturen naar de klant bij het versturen naar de boekhouder
- Overzicht maken met enkel de aankoopfacturen die je ontvangen hebt via Peppol
- Notificatie ontvangen bij het ontvangen van een aankoopfactuur via Peppol
Bijgewerkt op: 04/12/2025
Dankuwel!