Een Robawsbox is een mailadres die gebruikt wordt om aankoopfacturen naartoe te sturen. De aankoopfacturen die je verstuurt naar de Robawsbox worden daarna automatisch toegevoegd in jouw Robaws omgeving. Het gebruik van de Robawsbox is zeer tijdsbesparend. Je kan mails van leveranciers bijvoorbeeld meteen doorsturen waardoor je de pdf-documenten niet meer moet downloaden op jouw computer om deze daarna opnieuw up te loaden in Robaws.

Een Robawsbox kan je gebruiken in combinatie met OCR of UBL, maar dat is niet verplicht.
OCR in combinatie met de Robawsbox is uiteraard wel een grote meerwaarde. Het zorgt ervoor dat ook de lijnen en gegevens van het doorgestuurde document automatisch toegevoegd worden. Afhankelijk van het type OCR die gebruikt wordt, zullen de lijnen ook allemaal afzonderlijk ingelezen worden.
UBL in combinatie met de Robawsbox heeft hetzelfde resultaat. Alle gegevens die meegegeven worden in het UBL bestand van de leverancier, worden ingelezen bij het aanmaken van de aankoopfactuur in Robaws.

Je kan gebruik maken van 1 Robawsbox, maar je kan er ook meerdere aanmaken. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om één Robawsbox aan te maken per type OCR zodat je op het moment zelf een keuze kan maken met welk OCR type je de factuur laat inlezen. Het gebruik van meerdere Robawsboxen kan ook een meerwaarde zijn als je met meerdere bedrijven werkt.

Gebruik

De Robawsbox kan gebruikt worden als effectief mailadres om mails met bijlagen naartoe te sturen. Dit doe je vanuit jouw mailbox.
Daarnaast kan de Robawsbox gebruikt worden als je aankoopfacturen uploadt in Robaws. Dit doe je via het overzicht van de aankoopfacturen via het icoontje met wolkje bovenaan in de balk. Je kan vervolgens de Robawsbox kiezen die je wenst te gebruiken.
Tot slot wordt de eerste Robawsbox in de lijst gebruikt bij het uploaden van aankoopdocumenten via de Robaws App.

Van zodra de aankoopfacturen doorgestuurd werden, komen deze in Robaws terecht.
Bij gebruik van de OCR premium, worden deze eerst nog toegevoegd in de 'scans in behandeling'. Deze kan je raadplegen via het icoontje in de balk bij het overzicht van de aankoopfacturen.

Instellingen

Via instellingen > aankoopfacturen > Robawsbox kan je één of meerdere Robawsboxen aanmaken.

Enkele instellingen zijn van toepassing voor alle Robawsboxen die aangemaakt werden in de omgeving. Hier kan je geen onderscheid maken per Robawsbox.

Instelling	Uitleg
Dubbele aankoopfacturen blokkeren en melden	Als deze functie geactiveerd is, kan je een aankoopfactuur niet nogmaals uploaden. Indien je dit probeert, zal je een melding krijgen dat dit mislukt is.
Goedkeuringsaanvraag automatisch starten voor aankoopfacturen via de Robawsbox	Als deze functie geactiveerd is, zal bij het uploaden van een aankoopfactuur meteen de goedkeuringsaanvraag voor deze factuur gestart worden.
Probeer artikelen te koppelen	Er wordt gekeken als er artikelen in de database zitten die automatisch gekoppeld kunnen worden aan de aankoopfactuur die ingelezen werd.
Probeer bestellingen te koppelen	Er wordt gekeken naar de lijnen van de ingelezen aankoopfactuur. Als daar de artikelen, aantallen, totaalbedragen hetzelfde zijn als een lijn van een bestelling, wordt deze bestelling automatisch gekoppeld.

Naast deze algemene instellingen met betrekking tot de Robawsbox, zijn er ook nog instellingen die per Robawsbox specifiek ingesteld kunnen worden.

Instelling	Uitleg
E-mail achtervoegsel	Deze functie is pas zichtbaar als je meer dan 1 Robawsbox instelt. Dit is het achtervoegsel die na de punt komt na de bedrijfsid. Op deze manier maak je een onderscheid tussen de verschillende Robawsboxen.
Bedrijf	Je kan aan een Robawsbox reeds een bedrijf koppelen. Indien je gebruik maakt van meerdere bedrijven, kan je op deze manier reeds een bedrijf vastzetten op de aankoopfactuur.
Dagboek	Je kan aan een Robawsbox reeds een dagboek koppelen. Dit zorgt ervoor dat je bij het gebruik van meerdere dagboeken ervoor zorgt dat de juiste nummering gevolgd wordt.
Verzender beperken tot	Indien je wil beperken vanuit welke mailadressen er gestuurd wordt, dan geef je de mailadressen die mogen sturen hier in. Indien dit niet het geval is, kan je dit leeg laten.
UBL verwerken	Deze functie moet geactiveerd zijn als het inlezen van UBL wil activeren.
DICO verwerken
OCR toepassen	Deze functie moet geactiveerd zijn als je toepassen van OCR wil activeren.
OCR type	Deze functie komt pas zichtbaar als de functie 'OCR toepassen' geactiveerd werd. Hier kan je de keuze maken tussen de 2 types OCR.

Bijgewerkt op: 20/11/2024