Verlofaanvragen

Een goeie verlofregistratie is de ruggengraat voor een goeie planning.

Als zaakvoerder of HR wil je in één oogopslag zien wie afwezig is en op hoeveel uren verlof deze persoon nog recht heeft.

Als werknemer daarentegen wil je op een gemakkelijke manier verlof kunnen aanvragen op de gewenste dagen via de gebruikelijke Wappy-app.

Hiervoor kan je in Robaws gebruik maken van de module 'verlofaanvragen'.

Gebruiker toegang geven tot de module 'verlofaanvragen'

Om gebruik te kunnen maken van de module is het noodzakelijk dat deze geactiveerd is via de gebruikersrechten.

De rechten kan je geavanceerd instellen:

• Alles: Hiermee zie je alle verlofaanvragen van alle werknemers
• Team: Hiermee zie je enkel verlofaanvragen van de werknemers in jouw team
• Eigen: Hiermee zie je enkel je eigen verlofaanvragen

Dit kan bijvoorbeeld interessant zijn om een ploegleider de aanvragen te laten zien van het volledige team, terwijl elk teamlid enkel de aanvragen van zichzelf kan zien.

Instellingen alvorens van start te gaan

Om gebruik te maken van verlofaanvragen, zijn enkele instellingen noodzakelijk. Hieronder staat beschreven welke instellingen je moet doorlopen om de flow van verlofaanvragen te gebruiken.

De instellingen vind je terug via instellingen > verlofaanvragen.

• Afwezigheidscategorieën: Maak de verschillende afwezigheidscategorieën aan. Deze categorieën kunnen door de werknemer geselecteerd worden in Wappy.
• Uursoorten: Maak de verschillende uursoorten aan. Dit is belangrijk voor HR. Aan de uursoort kan je een afwezigheidscategorie koppelen.
• Goedkeuringsflows aanmaken: Maak verschillende goedkeuringsflows aan die van toepassing zijn voor de verlofaanvragen.
• Uurrooster: Koppel aan je werknemer een uurrooster. Dit zal belangrijk zijn om de gevraagde verlofuren automatisch voor te stellen.
• Budget ingeven: Koppel aan je werknemer een verlofbuget, dit moet je elk jaar opnieuw doen. Er zijn 3 mogelijkheden om een budget te bepalen, namelijk: start van een leeg budget, kopieer budget van een werknemer of kopieer budget van vorig jaar.

Verlofaanvragen aanmaken

Verlofaanvragen kan je op 2 verschillende manieren doen. Elke manier heeft zijn eigen doelgroep waarvoor het gebruikt zal worden.

1. Verlofaanvragen via Robaws webversie: dit zal vooral gebruikt worden door HR of administratieve medewerkers
2. Verlofaanvragen via Wappy: dit zal vooral gebruikt worden door de arbeiders die gebruik maken van Wappy

Verlofaanvragen via Robaws

Een verlofaanvraag via de Robaws web gebeurt via de module 'verlofaanvragen'.

Om een aanvraag te vervolledigen, gebruik je volgende stappen:

1. Klik op het + icoontje om een nieuwe verlofaanvraag aan te maken
2. Kies werknemer waarvoor je de verlofaanvraag doet
3. Vul afwezigheidscategorie en uursoort in
4. Vul start- en eindmoment in waarvoor je de aanvraag indient

Verlofaanvragen via Wappy

Een verlofaanvraag via Wappy gebeurt via de module 'verlofaanvragen'.

Om een nieuwe verlofaanvraag te doen ga je naar het tabblad 'aanvragen'. In het tabblad 'budget in uren' vind je jouw beschikbare budget verlof.

Om een verlofaanvraag te doen via Wappy doorloop je volgende stappen:

1. Klik op het + icoontje rechts onderaan om een nieuwe verlofaanvraag te maken
2. Vul afwezigheidscategorie in
3. Vul start- en eindmoment in waarvoor je de aanvraag indient

Verlofaanvragen goedkeuren

De gebruiker die in een goedkeuringsflow zit, zal via het icoontje 'goedkeuringsaanvragen' de verlofaanvragen kunnen raadplegen en goedkeuren.

In de goedkeuringsflow kan je volgende zaken doen:

• Gegevens verlofaanvraag aanpassen: Gegevens zoals afwezigheidscategorie, uursoort, aantal uren kunnen aangepast worden indien nodig
• Budget raadplegen: Je kan het budget van de gekozen werknemer raadplegen om af te toetsen als je kan goedkeuren
• Historiek raadplegen: Je kan alle aanvragen uit het verleden voor deze werknemer raadplegen
• Status aanpassen: Je kan de goedkeuringsflow accepteren, wachten of weigeren.

Zodra een verlofaanvraag goedgekeurd is, zal deze toegevoegd worden in de dagplanning en uurcontrole op de werkbonnen.

Stel dat je uren ingegeven heb die niet overeenkomen met het gekoppelde uurrooster, zal in de uurcontrole een lijn toegevoegd zijn volgens het uurschema én een correctielijn volgens het ingegeven aantal uren.

Bijgewerkt op: 18/03/2026