Foutmeldingen bij het versturen van e-mails

Het kan gebeuren dat je bij het versturen van mails of instellen van e-mailaccount een foutmelding krijgt. Deze foutmelding geeft een specifiek probleem weer waardoor de mail niet verstuurd kan worden.
Deze foutmeldingen verschijnen rechtsboven via een pop-up. Daarnaast wordt hiervoor ook een notificatie aangemaakt. Deze notificatie kan je open klikken om meer details over de foutmelding te zien.

Iedere foutmelding bestaat uit 4 blokken:

1. Titel: hier kan je zien tot welk document deze foutmelding betrekking heeft
2. Detail: je krijgt de foutmelding te zien waarom de e-mail niet verstuurd kon worden.
3. Betreft: je krijgt te zien tot welke e-mail deze foutmelding betrekking heeft. Je kan hier ook op doorklikken.
4. Help: je krijgt een link naar de pagina van de helpdesk waarop je meer informatie kan vinden met betrekking tot uw foutmelding

Meest voorkomende foutmelding bij versturen mails

**Authentication error 5.7.3. ** ****
Foutief gebruik van gebruikersnaam of wachtwoord. Stel de correcte gegevens opnieuw in.

Couldn't connect to host, port: smtp-auth.mailprotect.be, 995; timeout 60000; nested exception is: java.net.SocketTimeoutException: connect timed out:
We kunnen geen verbinding leggen met de server. De poort van de SMTP-verbinding is verkeerd. Stel de correcte poort in.

User doesn't have rights to send e-mail:
Bij het gebruik van een office-account, moet je inloggen met hetzelfde e-mailadres als het 'van e-mailadres' op de account. Bij deze foutmelding is dit niet het geval.

De e-mail is te groot om te versturen door de bijlagen:
Je bijlagen samen zijn te groot voor de mailserver. Verstuur de bijlagen in meerdere e-mails, of laat een grote bijlage weg en deel ze op een andere manier. Werk je met een Office 365-account, dan krijg je deze melding in gewone taal; bij andere accounttypes kan de melding van je eigen mailserver komen en er technischer uitzien.

Microsoft kon het bestand niet aan de e-mail toevoegen. Probeer de e-mail opnieuw te verzenden:
Deze melding krijg je enkel bij een Office 365-account, en enkel bij grote bijlagen. Bijlagen vanaf 3 MB worden in stukken naar Microsoft geüpload; loopt daar iets mis, dan raakt de bijlage niet aan de e-mail gekoppeld. Robaws probeert het automatisch tot drie keer. Zie je deze melding, dan zijn die pogingen allemaal mislukt en is de e-mail niet verstuurd. Verstuur hem gewoon opnieuw: meestal lukt het dan wel. Blijft het misgaan, dan verklein je best je bijlagen, bijvoorbeeld door de e-mail in meerdere keren te versturen. Het probleem duikt vooral op wanneer je meerdere grote bijlagen tegelijk meestuurt.

E-mail kon niet worden afgeleverd

Soms vertrekt een e-mail wel, maar weigert de mailserver van de ontvanger hem achteraf. Gaat de e-mail via de mailserver van Robaws, en dus niet via je eigen Office 365-, Gmail- of SMTP-account, dan krijg je in dat geval de notificatie E-mail "…" kon niet worden afgeleverd, met het onderwerp van de e-mail in de titel. Dat geldt bijvoorbeeld voor de UBL die Robaws naar de digitale brievenbus van je boekhoudpakket stuurt.

Per e-mailadres zie je of het probleem tijdelijk of definitief is, en waarom: bijvoorbeeld omdat de mailbox vol is, het adres niet bestaat, een bijlage geweigerd werd of de ontvanger de e-mail als spam meldde. Meldt de mailserver enkel dat hij de e-mail geweigerd heeft, dan toont de notificatie waar mogelijk ook de Oorzaak, bijvoorbeeld 'de mailbox bestaat niet' of 'het domein bestaat niet of ontvangt geen e-mail'. Bij Antwoord van de mailserver lees je daarnaast letterlijk wat de mailserver van de ontvanger antwoordde, bijvoorbeeld '550 5.1.1 user unknown': dat noemt vaak het eigenlijke probleem. Vanuit de notificatie open je de e-mail in kwestie. De notificatie gaat naar wie de e-mail verstuurde; bij een automatische e-mail krijgt iedereen met beheerdersrechten ze.

• Controleer het e-mailadres bij de ontvanger, pas het aan waar nodig en verstuur de e-mail opnieuw. Is de mailbox vol, probeer het dan later opnieuw.
• Weigert de mailserver de e-mail definitief, dan verstuurt Robaws niet meer naar dat adres. Ook latere e-mails krijgen dan de melding dat Robaws niet meer naar dit adres verstuurt. Controleer het adres in dat geval eerst bij de ontvanger: zolang zijn mailserver de e-mail weigert, heeft deblokkeren geen zin. Klopt het adres en is het probleem bij de ontvanger opgelost, neem dan contact op met support@robaws.com om het te laten deblokkeren.

Bijgewerkt op: 02/11/2026