Dit artikel is ook beschikbaar in:

Combinatie van voorschotfactuur en vorderingen

Een offerte wordt niet altijd in één keer gefactureerd, dit gebeurt vaak in deelfacturen. Dit kunnen facturen zijn die vanuit de financiële planning worden opgesteld (in schijven / termijnen), of vanuit een vordering.

Indien je geen overzicht van de vorige deelfacturen wenst weer te geven op de factuur, werk je met de simpele facturatiestrategie. Dit is de meest courante werkwijze.
In sommige gevallen is het wel gewenst om bij het opstellen van de volgende deelfactuur (of slotfactuur) een overzicht van de vorige deelfacturen weer te geven op de factuur. Dit gebeurt aan de hand van een cumulatieve facturatiestrategie.

Factureren via een combinatie van voorschotfactuur en vorderingen

Als je met een combinatie van voorschotten en vorderingen werkt, zal je facturatie er meestal als volgt uitzien:

1ste factuur = voorschotfactuur: vanuit de financiële planning op offerte of project
2de factuur = op basis van de eerste vorderingsstaat

Voor de 2de (en volgende) facturen, kan je een facturatiestrategie bepalen in de instellingen van je offertes én van je vorderingen. Die strategie zal bepalen of je voorschotfactuur automatisch wordt afgehouden van de 1ste vorderingsfactuur, en of de vorige deelfacturen weergegeven worden op de factuur.
Er zijn 3 strategieën mogelijk: 'Simpel', 'Cumulatief' of 'Vragen'.

De strategie staat zowel bij je offertes als bij je vorderingen, en allebei bepalen ze mee de werkwijze. Zodra één van de twee op 'Cumulatief' of 'Vragen' staat, werk je met deelfacturen en wordt de voorschotfactuur automatisch volledig afgehouden van de 1ste vordering. Enkel wanneer ze allebei op 'Simpel' staan, houd je de voorschotfactuur zelf manueel af.

Simpel

Dit is de meest courante facturatiestrategie. Onderstaande geldt wanneer je offertes én je vorderingen allebei op 'Simpel' staan:

De voorschotfactuur zal niet automatisch worden afgehouden van de 1ste vordering.
De deelfacturen (voorschotfactuur, facturen van vorige vorderingen) zullen niet in een aparte weergave getoond worden op de vorderingsfiche en factuurfiche.
De factuur wordt opgesteld zonder de vorige deelfacturen te vermelden.

Cumulatief

De voorschotfactuur zal automatisch volledig worden afgehouden van de 1ste vordering (tenzij je ze manueel verwijdert uit het apart overzicht).
De deelfacturen (voorschotfactuur, facturen van vorige vorderingen) zijn zichtbaar in een apart overzicht op de vorderingsfiche en factuurfiche.
De factuur wordt opgesteld met vermelding van alle voorgaande deelfacturen.

Vragen

Moet je soms simpel en soms cumulatief factureren? Dan kan je de strategie 'vragen' instellen. Bij elke vorderingsfactuur zal eerst de vraag gesteld worden of je simpel of cumulatief wilt factureren.

Opgelet! Ook met de strategie 'Vragen' werk je met deelfacturen. De voorschotfactuur blijft altijd zichtbaar op de vorderingsfiche, maar ze wordt enkel afgehouden als je die vordering cumulatief factureert. Kies je 'simpel', dan waarschuwt Robaws je dat de gekoppelde voorschotfactuur niet in mindering wordt gebracht.

Facturatiestrategie instellen

Je stelt de strategie in via instellingen > offertes > Instellingen en via instellingen > vorderingen > Instellingen, bij het veld 'Fase facturatie cumulatieve strategie'. Het veld staat dus op twee plaatsen; kijk ze allebei na.

Hoe ziet het overzicht van deelfacturen eruit?

In Robaws - op de vordering

Op de vordering in Robaws is er een apart venster waarin de voorschotfacturen uit de financiële planning worden weergegeven (hieronder in rood).
Opgelet, deze voorschotten zullen automatisch van de 1ste vordering worden afgehouden.

Wens je de voorschotten niet automatisch te laten afhouden? Dan moet de facturatiestrategie bij instellingen > offertes én instellingen > vorderingen allebei op 'Simpel' staan. Enkel dan verschijnt dit venster niet.

In Robaws - op de factuur vanuit een vordering

Op de factuur in Robaws is er een apart venster waarin de vorige deelfacturen worden weergegeven (hieronder in rood).
Dit verschijnt enkel als je kiest om gecumuleerd te factureren. Was er nog geen voorgaande deelfactuur, dan zie je een leeg overzicht.

Op de factuurlijnen wordt enkel de huidige vorderingsstaat weergegeven, met het totaalbedrag te vorderen. (hieronder in groen).
Het totaalbedrag van de factuur houdt enkel rekening met het bedrag dat nog niet gefactureerd werd.

Op de factuur (pdf)

Op de factuur pdf voor de klant wordt cumulatief weergegeven wat tot nu toe kan gefactureerd worden, en daar worden de deelfacturen (voorschot- of vorderingsfacturen) van afgehouden.

FAQ

Waarom zie ik mijn voorschotfactuur niet staan op mijn 1ste vordering?

Het overzicht wordt enkel getoond als aan al deze voorwaarden wordt voldaan:

de voorschotfactuur moet voor de 1ste vordering opgesteld zijn
ze moet via de financiële planning van de offerte of het project opgesteld zijn
ze moet aan de offerte van de vordering gekoppeld zijn
de facturatiestrategie van je offertes en vorderingen mag niet allebei op 'Simpel' staan: minstens één van de twee moet op 'Cumulatief' of 'Vragen' staan

Waarom zie ik geen overzicht van deelfacturen op mijn factuur?

Het overzicht wordt enkel getoond als je die factuur cumulatief opmaakt. Is dat het geval, dan zie je:

het overzicht met de vorige deelfacturen, als er al een deelfactuur opgesteld was;
een leeg overzicht als er nog geen deelfactuur was, zodat je het manueel kan aanvullen indien gewenst.

Kan ik een deelfactuur toevoegen aan het overzicht?

Ja, je kan dit doen door op het + teken in het overzicht te klikken en een factuur op te zoeken.
Dit kan handig zijn als je een 'losse' deelfactuur opgesteld hebt (niet via de financiële planning) en deze toch wilt meenemen in het overzicht.

De voorschotfactuur mag niet worden afgehouden van de 1ste vordering

Verschijnt je voorschotfactuur op de 1ste vordering in het overzicht van deelfacturen, dan wordt ze daar automatisch volledig van afgehouden. Dat is het geval zodra de facturatiestrategie van je offertes of je vorderingen op 'Cumulatief' of 'Vragen' staat.
Wil je dit niet, dan zijn er 2 oplossingen:

verwijder de voorschotfactuur manueel uit het overzicht van deelfacturen.
zet de facturatiestrategie bij instellingen > offertes én instellingen > vorderingen allebei op 'Simpel'. Dan zie je het overzicht van deelfacturen niet meer, maar kan je ook enkel nog simpel factureren vanuit de vordering.

Kan ik een deel van mijn voorschotfactuur aftrekken van de 1ste vordering?

Dit kan niet via de deelfacturen. Je kan dit wel doen op volgende manier:

verwijder de voorschotfactuur uit het overzicht van deelfacturen op de 1ste vordering (anders wordt deze volledig afgehouden van de 1ste vordering)
voeg een lijn toe op de vordering, vink 'VR' aan, vul het bedrag van de voorschotfactuur als negatief bedrag in, zet bij aantal 1.
je kan deze lijn nu geleidelijk aan vorderen, vb op vordering 1 vorder je 20% terug van de voorschotfactuur.

Wat als het bedrag van de voorschotfactuur hoger is dan het bedrag van de 1ste vordering?

Staat je voorschotfactuur in het overzicht van de deelfacturen op je 1ste vordering, dan wordt ze daar normaalgezien volledig van afgehouden. Als het bedrag van de voorschotfactuur echter het bedrag van de 1ste vordering overschrijdt, dan zal er een pop-up venster verschijnen om je te waarschuwen.

Bijgewerkt op: 08/09/2026

Was dit artikel nuttig?

Dankuwel!