Rechnungskorrektur, Gutschrift und Stornorechnung erstellen

In der Buchhaltung sind Gutschriften und Stornorechnungen wichtige Instrumente, um Korrekturen oder Anpassungen an Rechnungen vorzunehmen. In Robaws können Sie beide Arten von Dokumenten erstellen, abhängig von der jeweiligen Situation. Es ist wichtig, den Unterschied zwischen einer Gutschrift (oder Rechnungskorrektur) und einer Stornorechnung zu kennen, um sie korrekt einzusetzen.

Gutschrift (Rechnungskorrektur)

Eine Gutschrift wird erstellt, wenn es eine Anpassung an einer Rechnung gibt, beispielsweise bei:
- Rücksendung eines Produkts durch den Kunden.
- Überzahlung durch den Kunden.
- Vertragsgemäßen Vereinbarungen (z. B. Provisionen oder Boni).

Eine Gutschrift stellt eine Art "Korrekturrechnung" dar und berücksichtigt folgende Aspekte:
- Einzigartige Nummerierung: Eine Gutschrift muss, wie eine Rechnung, eine eindeutige Nummer haben.
- Referenz zur ursprünglichen Rechnung: Die Gutschrift muss die ursprüngliche Rechnung, die korrigiert wird, eindeutig referenzieren.
- Negativer Betrag: Der Betrag wird als negativ dargestellt, da Geld an den Kunden zurückgegeben wird oder die Schuld reduziert wird.
- Korrekte Buchhaltung: Gutschriften stellen sicher, dass die Buchhaltung korrekt bleibt.

Beispiel:

Wenn Sie eine Rechnung über 100 € ausgestellt haben und der Kunde ein Produkt im Wert von 20 € zurücksendet, erstellen Sie eine Gutschrift über 20 €. Der Kunde muss dann nur noch 80 € zahlen, oder Sie erstatten 20 €, wenn bereits gezahlt wurde.

Stornorechnung (Annullierung)

Eine Stornorechnung wird erstellt, um eine ursprünglich ausgestellte Rechnung vollständig zu annullieren. Dies geschieht z. B. bei:
- Fehlern in der ursprünglichen Rechnung (z. B. falsche Beträge, fehlerhafte Steuersätze, falsche Empfängerangaben).
- Stornierung der zugrunde liegenden Transaktion (z. B. ein Auftrag wurde storniert).

Merkmale der Stornorechnung:
- Eine Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf.
- Sie muss die ursprüngliche Rechnung klar referenzieren.
- Der Betrag ist negativ und entspricht exakt dem Betrag der ursprünglichen Rechnung, um diese "auf Null" zu setzen.

Verwendung

Gutschrift in Robaws

In Robaws können Sie Gutschriften sowohl für Verkaufsrechnungen als auch für Einkaufsrechnungen erstellen:

Verkaufsrechnungen: Wählen Sie die zu korrigierende Rechnung aus und klicken Sie auf das „Minus“-Symbol in der oberen Leiste.
Einkaufsrechnungen: Sie können Gutschriften als eigenständige Dokumente erstellen, indem Sie ebenfalls auf das „Minus“-Symbol klicken.

Nummerierung

Die erstellte Gutschrift erhält eine eindeutige Nummer (z. B. G240001), um sie von anderen Rechnungen zu unterscheiden. Dies erleichtert die Übersicht zwischen Rechnungen und Gutschriften.

Es ist auch möglich, den Status der korrigierten Rechnung automatisch in z. B. „Gutschrift erstellt“ zu ändern (nur für Verkaufsrechnungen).

Link zwischen Gutschrift / Stonorechnung und Rechnung

Verknupfte Rechnung

Das Feld „Verknupfte Rechnung“ legt einen Bezug zwischen der Gutschrift und der ursprünglichen Rechnung, hat jedoch keine Auswirkungen auf den offenen Betrag der Rechnung.

Abziehen von

Das Feld „Abziehen von“ beeinflusst den offenen Betrag der ursprünglichen Rechnung. Wenn dieses Feld ausgefüllt wird, wird der Betrag der Gutschrift vom offenen Betrag der ursprünglichen Rechnung abgezogen.

Beispiel: Eine Rechnung über 100 € und eine Gutschrift über 50 €. Wenn die Gutschrift im Feld „Verrechnung mit“ mit der Rechnung verknüpft wird, reduziert sich der offene Betrag der Rechnung auf 50 €.

Stornorechnung in Robaws

Eine Stornorechnung wird genauso wie eine Gutschrift erstellt, aber mit der Absicht, eine Rechnung vollständig aufzuheben. Achten Sie darauf, dass die Stornorechnung die ursprüngliche Rechnung klar referenziert und den Betrag der ursprünglichen Rechnung vollständig ausgleicht.

Einstellungen in Robaws

Robaws fügt standardmäßig eine gesetzlich vorgeschriebene Klausel zu Gutschriften hinzu:
„Stornorechnung zur Rechnung ${originalLogicId} vom ${originalDate}. Die Mehrwertsteuer wird an den Staat zurückerstattet, soweit sie ursprünglich abgezogen wurde (§ 17 Abs. 1 Nr. 1 UStG).“

In Robaws wird der Betrag der Gutschriften als positiver Wert angezeigt. In Belgien ist es zulässig, Gutschriften entweder mit positiven oder negativen Beträgen auszustellen.

Aktualisiert am: 05/01/2025