GAEB in Robaws

Leistungsverzeichnisse importieren, kalkulieren und abgeben

Robaws liest und schreibt GAEB 90 und GAEB XML in den Phasen 80 bis 86. Du liest eine Ausschreibung ein, kalkulierst sie mit deinen Preisen und gibst sie im geforderten Format ab. Ein zweites Programm brauchst du dafür nicht.

Inhalt

• Was ist eine GAEB-Datei?
• In welcher Rolle nutzt du GAEB?
• Welche GAEB-Formate unterstützt Robaws?
• Was bedeuten die Phasen 80 bis 86?
• Wie importiere ich eine GAEB-Datei?
• Wie kalkuliere ich ein Leistungsverzeichnis?
• Welche Positionsarten unterstützt Robaws?
• Wie gebe ich mein Angebot als GAEB-Datei ab?
• Leistungen aus dem Leistungsverzeichnis aufbauen
• Was Robaws mit GAEB nicht macht
• Ordnungszahl, Positions-Nr. und zwei Einstellungen
• Häufige Fragen

Was ist eine GAEB-Datei?

GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Dieser Ausschuss hat den GAEB-Datenaustausch entwickelt, einen herstellerneutralen Standard für den Austausch von Leistungsverzeichnissen. Verwendet wird er bei Ausschreibung, Vergabe, und Abrechnung, kurz AVA.

Praktisch bedeutet das: Der Auftraggeber schickt sein Leistungsverzeichnis nicht als PDF, sondern als Datei mit fester Struktur. Du trägst deine Preise ein und schickst dieselbe Struktur zurück. Beim Übertragen geht nichts verloren. Die Vergabestelle kann alle Angebote direkt miteinander vergleichen.

Bei öffentlichen Ausschreibungen in Deutschland ist GAEB der Normalfall. Ohne GAEB kannst du an vielen Vergabeverfahren nicht teilnehmen. Verwendet wird das Format aber auch außerhalb von Vergabeverfahren, etwa wenn ein Generalunternehmer Preise bei seinen Nachunternehmern einholt oder wenn ein Leistungsverzeichnis von einem Programm ins andere übergeben wird.

In welcher Rolle nutzt du GAEB?

GAEB ist nicht nur das Format für öffentliche Ausschreibungen. Es ist ein Datenträger für Leistungsverzeichnisse (Baudaten, Kalkulationshilfe, usw.).
Wer ihn wofür einsetzt, entscheidet, welche Phasen für dich zählen.

Die Schritte im Programm sind in allen drei Fällen dieselben: Leistungsverzeichnis anlegen oder importieren, kalkulieren und in der passenden Phase exportieren.

Preise bei Nachunternehmern einholen

Dafür ist GAEB in Robaws nicht der Weg. Eine X84 deines Nachunternehmers lässt sich nicht als Preisauflage auf deine X83 legen.

Nutze stattdessen Preisanfrage, Preisspiegel und das Nachunternehmerportal.
Der Vergleich funktioniert dort besser, und dein Nachunternehmer braucht weder Robaws noch GAEB, um zu antworten.

GAEB 90 in GAEB XML umwandeln und zurück

Robaws liest beide Formate und schreibt beide. Du kannst also eine .d83 hochladen und als .x83 wieder ausgeben, oder umgekehrt.
Ein separates Konverterprogramm brauchst du dafür nicht.

Das hilft, wenn dein Auftraggeber in einem Format arbeitet und dein eigenes Programm im anderen.

Welche GAEB-Formate unterstützt Robaws?

Der erste Buchstabe der Dateiendung zeigt, aus welcher Generation des Standards die Datei stammt.

GAEB 90 ist der älteste der drei Standards und trotzdem weit verbreitet. Viele Vergabestellen und ältere AVA-Programme setzen ihn bis heute ein. Robaws liest und schreibt ihn direkt. Eine .d83 musst du also nicht erst konvertieren.

GAEB-XML-Dateien liest Robaws in den Versionen 3.2 und 3.3. Geschrieben wird immer 3.2. Diese Fassung liest praktisch jede AVA-Software zuverlässig. Vor jedem Export prüft Robaws die Datei gegen das offizielle Schema. Was nicht regelkonform wäre, wird nicht ausgegeben.

Was bedeuten die Phasen 80 bis 86?

Die Zahl in der Dateiendung zeigt, an welcher Stelle des Vergabeverfahrens die Datei steht. Eine .x83 ist eine Angebotsaufforderung im XML-Format. Eine .d84 ist eine Angebotsabgabe im Format von 1990.

Der häufigste Ablauf: Du bekommst eine 83, kalkulierst sie und gibst eine 84 ab.

Die Phase bestimmt, ob Preise in der Datei stehen. Preise gehören in die Phasen 82, 84 und 86. Exportierst du ein fertig kalkuliertes Angebot als X83, enthält die Datei keine Preise. So sieht der Standard es vor. Die Phasen 87 und 88 (Nachtrag) unterstützt Robaws nicht.

Wie importiere ich eine GAEB-Datei?

Ein Leistungsverzeichnis lässt sich nur in einem berechneten Angebot abbilden.
Wähle beim Anlegen eine entsprechende Vorlage. Du erkennst sie an der Schaltfläche Parameter im Angebot.

Klicke auf Hochladen und wähle deine GAEB-Datei. Robaws erkennt Format und Phase selbst.
Anschließend steht das Leistungsverzeichnis mit seiner vollständigen Gliederung im Angebot: Lose, Titel, Kapitel, Positionen sowie Kurz- und Langtexte.

Mehr erfahren: GAEB-Datei importieren und kalkulieren

Nach dem Import sind Menge, Einheit, Ordnungszahl, Kurztext und Langtext gesperrt. Als Bieter darfst du das Leistungsverzeichnis nicht verändern. Du trägst Preise ein.

Willst du das Leistungsverzeichnis als Grundlage für ein eigenes Angebot verwenden, dupliziere das Angebot. Die Kopie lässt sich frei bearbeiten.

Textergänzungen ausfüllen

Viele Leistungsverzeichnisse enthalten Stellen, die du als Bieter ausfüllen sollst. In Deutschland heißen sie Textergänzungen, in Österreich Bieterlücken. In Robaws findest du sie über die Schaltfläche Beschreibungseigenschaften. Dort siehst du, wie viele es im Dokument gibt, und springst der Reihe nach durch alle Stellen.
Beim Export werden deine Eintragungen mit ausgegeben.

Mehr erfahren: Textergänzungen in einer GAEB-Ausschreibung ausfüllen

Wie kalkuliere ich ein Leistungsverzeichnis?

Du trägst Preise direkt in der Positionszeile ein. Oder du legst deine hinterlegten Leistungen auf die Positionen. Mehr dazu weiter unten.

Enthält die Datei eine Aufgliederung der Einheitspreise, ordnet Robaws sie den Kalkulationstypen zu:
Arbeit, Material, Betriebsmittel, Subunternehmer und sonstige Kosten. Bestandteile ohne passende Zuordnung werden als Material angelegt.

Welche Positionsarten unterstützt Robaws?

Ein Leistungsverzeichnis besteht nicht nur aus normalen Positionen.
Robaws erkennt die gebräuchlichen Positions- und Beschreibungsarten, stellt sie im Angebot dar und gibt sie beim Export unverändert zurück.

Einige dieser Angaben laufen unsichtbar mit. Sie sind im Angebot nicht zu sehen, stehen nach dem Export aber unverändert wieder in der Datei.
Welche das sind, steht im Artikel Warum unterscheidet sich meine exportierte GAEB-Datei vom Original?

Wie gebe ich mein Angebot als GAEB-Datei ab?

Klicke auf Herunterladen, wähle GAEB und die gewünschte Phase.
Robaws übernimmt die Kopfdaten aus der importierten Datei.

Fehlen Angaben wie die Vergabenummer oder die Daten des Auftraggebers, fragt ein Dialog danach.

Ein vorheriger Import ist nicht nötig. Auch ein Angebot, das komplett in Robaws entstanden ist, lässt sich als GAEB-Datei ausgeben.
Das hilft, wenn ein Auftraggeber dein bereits erstelltes Angebot nachträglich in GAEB haben möchte.

Mehr erfahren: GAEB-Datei exportieren: welche Phase brauche ich?

Die X84 direkt per E-Mail versenden

Beim Versand des Angebots kannst du die X84 als Anhang auswählen. Der Umweg über den Download-Ordner entfällt.

Leistungen aus dem Leistungsverzeichnis aufbauen

Über Leistungen zuweisen kannst du bereits hinterlegte Leistungen mit ihrer Kalkulation aus Material, Arbeit und Kosten den Positionen des Leistungsverzeichnisses zuordnen.

Umgekehrt kannst du aus Positionen einer GAEB-Datei direkt neue, gespeicherte Leistungen erstellen.

1. Öffne die gewünschte Position, indem du auf den Preis oder auf die Fläche neben dem Linientyp klickst.
2. Wechsle zum Tab Formatierung.
3. Klicke auf Als neue Leistung hinzufügen.

Alles, was du hier einmal kalkulierst und als Leistung speicherst, steht dir beim nächsten Leistungsverzeichnis wieder zur Verfügung.

Bei GAEB-Dateien ordnet Robaws die Leistungen vorrangig über den Namen zu, nicht über die Ordnungszahl.

Was Robaws mit GAEB nicht macht

• Zuschlagspositionen (Markups) werden eingelesen und beim Export wieder mitgegeben, aber nicht berechnet. Die Angebotssumme in Robaws kann deshalb von der vollständigen GAEB-Angebotssumme abweichen. Robaws weist beim Import und beim Export darauf hin. Prüfe die Zuschläge im Original-LV, bevor du das Angebot weiterverwendest.
• Skonto lässt sich im Angebot nicht abbilden. Skonto ist eine Zahlungsbedingung und wird in Robaws erst auf der Rechnung berücksichtigt, nicht bei der Auftragserteilung. Der Wert aus der Datei bleibt erhalten, ist aber weder sichtbar noch änderbar.
• Lose, Wiederholungspositionen und entfallende Positionen bleiben beim Durchlauf erhalten. Anlegen oder anzeigen lassen sie sich in Robaws nicht. Wer sie erstellen will, braucht dafür seine AVA-Software.
• Eine X84 lässt sich nicht als Preisauflage auf eine X83 legen. Für den Preisvergleich mit Nachunternehmern nutzt du Preisanfrage, Preisspiegel und das Nachunternehmerportal.
• Die Phasen 87 und 88 (Nachtrag) werden momentan nicht unterstützt, ebenso wenig die Formate für Aufmaß und Bestellung (x31, x50, x92, x94).

Ordnungszahl, Positions-Nr. und zwei Einstellungen

Robaws führt zwei Nummern nebeneinander, und für GAEB ist der Unterschied wichtig.

Die Positions-Nr. ist die laufende Nummer der Zeile in Robaws. Sie ergibt sich aus dem Aufbau des Dokuments, also daraus, ob ein Position ein Kapitel, ein Unterkapitel, eine normale Zeile, eine Textzeile oder eine Variante ist.

Die Ordnungszahl gehört zur Leistung selbst. Sie funktioniert wie eine Artikelnummer für eine in Robaws hinterlegte Leistung.

Bei einem GAEB-Import kommt eine zweite Verwendung dazu: Die Positionsnummern aus der Datei, aufgebaut nach der OZ-Maske, schreibt Robaws in die Ordnungszahl. Die Nummer aus der Ausschreibung steht also in der Spalte Ordnungszahl und nicht in der Spalte Pos.

Daraus folgen zwei Einstellungen, die du für GAEB-Angebote setzen solltest:

• Ordnungszahlen anzeigen (Einstellungen > Angebote). Blendet die Spalte Ordnungszahl auf den Angebotszeilen ein. Wer nach VOB/B abrechnet, fakturiert diese Nummer.
• Anzahl der Dezimalstellen, Verkaufspreis: höchstens drei (Einstellungen > Allgemeines). GAEB lässt beim Einheitspreis nicht mehr zu.

Wenn der Export nicht funktioniert

Häufige Fragen

Welche GAEB-Formate kann Robaws lesen und schreiben?

GAEB 90 (.d80 bis .d86) und GAEB XML (.x80 bis .x86), jeweils beim Import und beim Export.

Brauche ich für GAEB-90-Dateien ein Konverterprogramm?

Nein. Robaws liest und schreibt GAEB 90 direkt. Du kannst eine .d83 auch hochladen und als .x83 wieder ausgeben.

Kann ich die X84 meines Nachunternehmers in meine Ausschreibung einlesen?

Nein. Eine X84 lässt sich nicht als Preisauflage auf eine X83 legen. Für den Preisvergleich mit Nachunternehmern nutzt du Preisanfrage, Preisspiegel und das Nachunternehmerportal. Dein Nachunternehmer braucht dafür weder Robaws noch GAEB.

Kann ich eine GAEB-Datei erzeugen, ohne vorher eine importiert zu haben?

Ja. Jedes Angebot in Robaws lässt sich als GAEB-Datei ausgeben.

Was ist der Unterschied zwischen GAEB-Format und GAEB-Phase?

Das Format ist der Buchstabe der Dateiendung und zeigt die Generation des Standards. Die Phase ist die Zahl und zeigt die Stelle im Vergabeverfahren.

Ich habe eine X84 erhalten und sehe keine Mengen.

Eine X84 ist eine Preisauskunft zu einer zuvor ausgetauschten X83, kein vollständiges Leistungsverzeichnis. Sie führt weder alle Texte noch zwingend die Mengen. Importiere die X83 und nutze die X84 für die Preise.

Werden GAEB-2000-Dateien (.p) unterstützt?

Nein. Bitte deinen Auftraggeber um eine GAEB-XML- oder GAEB-90-Datei. Alternativ wandelst du die Datei mit einem GAEB-Konverter selbst nach GAEB XML um und lädst das Ergebnis hoch.

Kann ich Positionen zu einem importierten Leistungsverzeichnis hinzufügen?

Nein. Das Leistungsverzeichnis bleibt so, wie der Auftraggeber es ausgeschrieben hat.

Für eine Weiterverwendung gehst du in die Angebotsübersicht, wählst das Angebot aus und klickst auf Duplizieren. Die Kopie enthält das vollständige Leistungsverzeichnis und lässt sich frei bearbeiten. Exportierst du sie später als GAEB-Datei, öffnet sich der Export-Dialog. Dort passt du Vergabenummer und Auftraggeber für die neue Ausschreibung an.

Warum unterscheidet sich meine exportierte Datei vom Original?

Robaws schreibt die Datei neu, statt das Original zu kopieren. Die einzelnen Gründe stehen im Artikel Warum unterscheidet sich meine exportierte GAEB-Datei vom Original?

Aktualisiert am: 03/09/2026