Wat is een UBL document?

UBL (Universal Business Language) is een gemeenschappelijke taal voor softwaresystemen om op een digitale manier informatie uit te wisselen, zodat alles snel en zonder fouten verwerkt kan worden. Dit wordt ook e-facturatie genoemd.

Een UBL document is een .xml bestand waar alle gegevens van een factuur op staan. Aan de hand van dit document, kunnen de gegevens automatisch in een facturatie- en boekhoudpakket ingelezen worden.

Het gebruik van Peppol is gebaseerd op het uitwisselen van deze UBL documenten.

Binnen Robaws is elke verkoopfactuur niet enkel als pdf, maar ook als UBL document beschikbaar. In het UBL document geven wij alle informatie van de factuur mee, alsook het PDF-document die hieraan gekoppeld is. De klant kan dit document gebruiken om de factuur automatisch in te lezen in zijn softwarepakket.

Indien je leverancier je een aankoopfactuur stuurt in UBL formaat (je herkent dit aan de extensie .xml) , kan je dit document laten inlezen via de Robawsbox. De gegevens die de leverancier hierop meegegeven heeft, worden in dit geval automatisch in Robaws ingelezen. In tegenstelling tot het gebruik van OCR is het inlezen van een UBL factuur kosteloos.

Gebruik

Verkoopfacturen

Een UBL-factuur kan je versturen naar de klant door ze als bijlage toe te voegen aan de e-mailtemplate. Dit doe je via de instellingen. In dat geval wordt deze standaard toegevoegd aan elke mail die verstuurd word met deze e-mail template. We raden aan om ook steeds de gewone pdf toe te voegen.

Aankoopfacturen

Een ontvangen UBL-factuur kan gratis verwerkt worden in Robaws door ze te versturen naar de Robawsbox. Als de functie 'verwerk UBL' geactiveerd is in de instellingen van de Robawsbox, worden alle gegevens die de UBL bevat ingelezen en verwerkt in een aankoopfactuur in jouw omgeving. Indien er aan het UBL bestand ook een PDF gekoppeld is, wordt deze ook toegevoegd.

Instellingen

Via instellingen > facturen > e-mailtemplates kan je een e-mail template aanmaken met als bijlage 'factuur UBL'. Zie screenshot hierboven.

Via instellingen > aankoopfacturen > Robawsbox kan je een Robawsbox aanmaken en daarop de functie 'UBL verwerken' activeren. Van zodra deze functie geactiveerd is, zal de UBL factuur die verstuurd werd naar de Robawsbox verwerkt kunnen worden.

Bijgewerkt op: 11/09/2025