Gebruik van bestanden in ROBAWS
Bestanden kunnen documenten, afbeeldingen of andere digitale bestanden zijn die worden geüpload en gedeeld binnen de omgeving. Dit maakt het eenvoudig om informatie te centraliseren en voor alle gebruikers toegankelijk te maken.
Het tabblad 'bestanden' wordt in elke module getoond. In dit tabblad kan je op basis van de module enkele toepasselijke bestanden bewaren. Deze zijn ook enkel intern raadpleegbaar door de gebruikers.
Je kan de foto of het bestand aanklikken in ROBAWS, dit is een quick view, maar deze is altijd van een mindere kwaliteit. Om de perfecte kwaliteit te hebben, kan je. deze openen door te klikken op het gele vierkant links onderaan op een foto of document.
Het is mogelijk om losse bestanden toe te voegen, maar je kan ook werken met een mappenstructuur. Dit zorgt ervoor dat je een duidelijke structuur hebt per module, bv. een map 'belangrijke documenten', map 'e-mail berichten' en een map 'plannen".
Je kan per project, per klant, ... telkens nieuwe mappen aanmaken, maar het is ook mogelijk om dit éénmalige aan te maken via een template.
Je kan ook documenten vanop jouw computer verslepen naar het tabblad 'bestanden' in een module in ROBAWS.
Maar Outlook heeft een beperking ten opzichte van overige e-mailprogramma's waar het niet mogelijk is om documenten rechtstreeks te verslepen in ROBAWS. Hiervoor is er een online tool die deze functionaliteit wel voorziet.
Via deze link kan je de tool downloaden en vervolgens installeren. Daarna kan je moeiteloos vanuit Outlook bestanden naar ROBAWS slepen.
Foto's kunnen ook als bestand bewaard worden en zijn steeds aanpasbaar in ROBAWS via de edit functie op een afbeelding. Door op het potlood te klikken bij een foto (Afbeelding 1) wordt er een nieuw venster geopend waar het mogelijk is om de foto volledig te gaan bewerken en op te slaan in ROBAWS (Afbeelding 2).
Als je een foto of een bestand toevoegt in ROBAWS, dan wordt de naam overgenomen van het document of van de foto hoe het werd opgeslagen op jouw computer bv. image.jpeg of kopie_1.pdf
Maar het is mogelijk om deze naam te wijzigen door gewoon te klikken op de bestandsnaam of fotonaam en deze aan te passen naar bv. logo-robaws.jpeg of algemenevoorwaarden.pdf
Stel dat je een document hebt toegevoegd, maar er is een aanpassing gebeurt in dit document of je hebt een foto toevoegt en er is iets aangepast, dan is het mogelijk om een nieuw bestand of een nieuwe foto gewoon te verslepen op het 'oude' document of de 'oude' foto.
Het is mogelijk om verschillende documenten of foto's te selecteren op jouw computer en deze in 1 keer te slepen in ROBAWS.
Bestanden
Het tabblad 'bestanden' wordt in elke module getoond. In dit tabblad kan je op basis van de module enkele toepasselijke bestanden bewaren. Deze zijn ook enkel intern raadpleegbaar door de gebruikers.
Je kan de foto of het bestand aanklikken in ROBAWS, dit is een quick view, maar deze is altijd van een mindere kwaliteit. Om de perfecte kwaliteit te hebben, kan je. deze openen door te klikken op het gele vierkant links onderaan op een foto of document.
Bestanden en mappen
Het is mogelijk om losse bestanden toe te voegen, maar je kan ook werken met een mappenstructuur. Dit zorgt ervoor dat je een duidelijke structuur hebt per module, bv. een map 'belangrijke documenten', map 'e-mail berichten' en een map 'plannen".
Je kan per project, per klant, ... telkens nieuwe mappen aanmaken, maar het is ook mogelijk om dit éénmalige aan te maken via een template.
Documenten verslepen vanuit Outlook
Je kan ook documenten vanop jouw computer verslepen naar het tabblad 'bestanden' in een module in ROBAWS.
Maar Outlook heeft een beperking ten opzichte van overige e-mailprogramma's waar het niet mogelijk is om documenten rechtstreeks te verslepen in ROBAWS. Hiervoor is er een online tool die deze functionaliteit wel voorziet.
Via deze link kan je de tool downloaden en vervolgens installeren. Daarna kan je moeiteloos vanuit Outlook bestanden naar ROBAWS slepen.
Foto's toevoegen + bewerken
Foto's kunnen ook als bestand bewaard worden en zijn steeds aanpasbaar in ROBAWS via de edit functie op een afbeelding. Door op het potlood te klikken bij een foto (Afbeelding 1) wordt er een nieuw venster geopend waar het mogelijk is om de foto volledig te gaan bewerken en op te slaan in ROBAWS (Afbeelding 2).
Bestand of foto een andere naam geven
Als je een foto of een bestand toevoegt in ROBAWS, dan wordt de naam overgenomen van het document of van de foto hoe het werd opgeslagen op jouw computer bv. image.jpeg of kopie_1.pdf
Maar het is mogelijk om deze naam te wijzigen door gewoon te klikken op de bestandsnaam of fotonaam en deze aan te passen naar bv. logo-robaws.jpeg of algemenevoorwaarden.pdf
File change
Stel dat je een document hebt toegevoegd, maar er is een aanpassing gebeurt in dit document of je hebt een foto toevoegt en er is iets aangepast, dan is het mogelijk om een nieuw bestand of een nieuwe foto gewoon te verslepen op het 'oude' document of de 'oude' foto.
In bulk documenten of foto's uploaden in ROBAWS
Het is mogelijk om verschillende documenten of foto's te selecteren op jouw computer en deze in 1 keer te slepen in ROBAWS.
Bijgewerkt op: 19/11/2024
Dankuwel!